wikiHow là một trang "wiki", nghĩa là nhiều bài viết ở đây là nội dung của nhiều tác giả cùng viết nên. Để tạo ra bài viết này, 44 người, trong đó có một số người ẩn danh, đã thực hiện chỉnh sửa và cải thiện bài viết theo thời gian.
Bài viết này đã được xem 10.576 lần.
Thao tác thay đổi khoảng cách dòng sẽ giúp nội dung và ghi chú trong tài liệu Word dễ đọc hơn khi in. wikiHow hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách giãn dòng trên mọi phiên bản Word và hệ điều hành.
- Trình đơn tùy chọn giãn cách sẽ mở rộng.
- Khoảng cách trong toàn bộ tài liệu sẽ được tăng gấp đôi.
- Để tăng gấp đôi khoảng cách trong vùng văn bản cụ thể, bạn cần tô sáng vùng chọn, nhấp vào nút Line and Paragraph Spacing [Giãn cách đoạn và dòng] trong tab Home [biểu tượng 4 đường ngang và hai mũi tên xanh] rồi chọn 2.0. Quảng cáo
- Nếu bạn muốn các dòng được giãn cách đồng bộ trong xuyên suốt tài liệu đồng thời tiết kiệm thời gian về sau, hãy đặt khoảng cách trước khi bắt đầu. Với tài liệu trống, những thay đổi giãn dòng sẽ xuất hiện từ sau con trỏ chuột trở đi. Để điều chỉnh khoảng cách dòng, bạn nhấp vào tab Home hoặc Page Layout.
- Trong tab Home, hãy tìm phần Paragraph [Đoạn]. Nhấp vào nút có biểu tượng 4 đường ngang với mũi tên hai chiều lên và xuống để mở trình đơn Line Spacing. Từ trình đơn này, bạn có thể chọn các tùy chọn giãn dòng phổ biến.
- Nếu bạn không tìm thấy nút Line Spacing, có thể tùy chọn này đã bị ẩn do cửa sổ không đủ lớn. Bạn có thể truy cập bằng cách nhấp vào nút mũi tên cạnh mục Paragraph. Trình đơn Paragraph sẽ mở ra.
- Trong trình đơn Paragraph, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách dòng bằng trình đơn thả xuống Line Spacing của phần Spacing.
- Trong tab Page Layout, hãy nhấp vào nút mũi tên cạnh dòng Paragraph. Trình đơn Paragraph sẽ mở ra. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh khoảng cách dòng bằng trình đơn thả xuống Line Spacing trong phần Spacing.
- Bên cạnh thao tác thay đổi khoảng cách mỗi dòng, bạn còn có thể thực hiện tương tự giữa các đoạn văn. Trong tab Page Layout, hãy tìm tùy chọn Spacing thuộc phần Paragraph.
- Before sẽ thêm khoảng cách trước khi đoạn văn bắt đầu.
- After sẽ thêm khoảng cách sau mỗi lần bạn nhấn Enter để bắt đầu đoạn văn mới.
- Khoảng cách dòng mặc định trong Word là 1,15 chứ không phải 1. Nếu muốn văn bản có khoảng cách dòng đơn [1 dòng], bạn cần chọn Single từ trình đơn thả xuống Line Spacing.
- ”Exactly” sẽ cho phép bạn đặt khoảng cách chính xác giữa các dòng, được tính theo điểm. Sẽ có 72 điểm trong 2,54 cm.
- ”Multiple” cho phép bạn đặt khoảng cách lớn hơn, chẳng hạn như gấp ba lần.
- Nếu bạn muốn sử dụng khoảng cách mặc định khác thay vì 1,15, hãy chọn cài đặt này trong trình đơn Paragraph rồi nhấp vào nút Default… [Mặc định]. Word sẽ yêu cầu bạn xác nhận các thay đổi vĩnh viễn với mẫu mặc định.
- Bạn có thể thay đổi khoảng cách của các phần riêng biệt trong tài liệu bằng cách chọn văn bản mà bạn muốn giãn dòng và tiến hành điều chỉnh như hướng dẫn bên trên.
- Để thay đổi khoảng cách toàn bộ văn bản, hãy chọn tất cả rồi điều chỉnh giãn cách. Nếu muốn chọn nhanh toàn bộ văn bản, bạn có thể nhấn Ctrl+A [PC] hoặc ⌘ Command+A [Mac]. Thao tác này không ảnh hưởng gì đến đầu trang, chân trang hay các hộp văn bản. Sau đó, tiến hành chọn từng phần riêng biệt và thay đổi khoảng cách.
Nếu bạn thường sử dụng thao tác giãn cách dòng, hãy tìm hiểu về các tổ hợp phím tắt nhằm tiết kiệm thời gian. Sau đây là các lệnh giúp giãn dòng nhanh hơn:
“Tab” được sử dụng nhiều cho việc dàn trang và soạn thảo văn bản trên word. Cho phép người dùng tạo tạo khoảng trống mặc định [1,27 cm] khi nhấn vào nút “Tab” trên bàn phím.
Một ví dụ dễ thấy nhất là khoảng cách của các numbering tự động.
Mã ký tự: “ ^t ” hoặc “ ^9 ”. Bạn có thể sử dụng mã ký tự này để tìm kiếm, thay thế một hoặc toàn bộ ký tự “tab” có trong văn bản word.
Hiển thị ẩn của ký hiệu định dạng TAB:
Mô tả: Mũi tên nằm ngang, hướng sang bên phải
2. Ký hiệu Column break [dấu ngắt cột]
“Column break” được sử dụng trong các văn bản trình bày dưới dạng nhiều hơn một cột, ký tự này cho phép bạn ngắt cột theo ý muốn của mình.
Để sử dụng “Column break” bạn có thể vào thẻ Layout trên thanh công cụ sau đó chọn Breaks/ Column. Hoặc bạn có thể ấn tổ hợp phím “Ctrl + Shift + Enter”.
Mã ký tự: “ ^14 ” hoặc “ ^n ”. Ký tự này sử dụng trong cả tìm kiếm và thay thế.
3. Ký hiệu đặc biệt Paragraph Mark [Xuống dòng]
“paragraph mark” được sử dụng khi bạn muốn ngắt câu xuống dòng và tạo ra các khoảng trắng giữa các câu hoặc các đoạn.
Để sử dụng “paragraph mark” bạn chỉ cần nhấn phím Enter trên bàn phím.
Mã ký tự: “ ^13 ” hoặc “ ^p ”. Bạn có thể tìm và thay thế khoảng trắng “ ^p^p ” thành khoảng trắng đơn “ ^p ”. Hoặc xóa toàn bộ khoảng trắng trong văn bản bằng cách điền “ ^ps ” vào Find what và bỏ trống ô Replace with.
Hiển thị ẩn của ký tự:
Mô tả: Paragraph mark hiển thị dạng chữ P ngược
4. Ký hiệu đặc biệt Section Break [dấu Ngắt phần]
“section break” được sử dụng khi bạn muốn “ngắt phần” trong văn bản word. Sử dụng “section break” cho phép bạn tùy chọn cài đặt riêng biệt các phần như số trang, đầu trang, chân trang.
Để sử dụng “Column break” bạn có thể vào thẻ Layout trên thanh công cụ sau đó chọn Breaks/ Next page
Mã ký tự: “ ^b ”. Bạn có thể xóa toàn bộ ký tự “section break” bằng cách điền “^b” vào Find what và bỏ trống ô Replace with.
5. Ký tự đặc biệt trong word: New Line [Dòng mới]
“New line” được sử dụng khi bạn muốn xuống dòng bất kỳ trong một đoạn văn bản mà vẫn đảm bảo không thay đổi cấu trúc format của đoạn văn bản đó.
Để tạo nhanh một “New line” bạn có thể ấn tổ hợp phím “Shift + Enter”
Mã ký tự: “ ^l ” hoặc “ ^11 “. Bạn có thể tìm kiếm và thay thế một hoặc toàn bộ ký tự ẩn “New line” trong văn bản.
Hiển thị ẩn của ký tự:
Mô tả: Mũi tên vuông đi xuống hướng về bên trái
6. Ký tự đặc biệt trong word “Page break-ngắt trang”
“Page break” được sử dụng khi bạn muốn ngắt trang để tạo 1 trang mới. Việc sử dụng “Page break” sẽ giúp bạn đảm bảo được đầu trang và chân trang không bị phá vỡ format. Tuy nhiên “Page break” lại khiến cho bạn không thể tùy chỉnh format cho từng trang hay từng phần riêng biệt trong văn bản.
Để sử dụng “Page break” bạn có thể vào thẻ “Layout” sau đó chọn Breaks/ Page. Hoặc bạn có thể nhấn tổ hợp phím “Ctrl + Enter”.
Mã ký tự: “ 12 ”. Bạn có thể tìm kiếm và thay thế một hoặc toàn bộ ký tự ẩn “Page break” trong văn bản.
Hiển thị ẩn của ký tự:
7. Ký tự đặc biệt trong word “Picture”
“Picture” được sử dụng khi bạn muốn tìm kiếm những hình ảnh tồn tại trong văn bản word. Để tìm kiếm hình ảnh trong văn bản word bạn sử dụng công cụ Find.
Mã ký tự của “Picture” là “ 1 ” hoặc “ g ”. Ký tự “Picture” chỉ có thể sử dụng trong công cụ tìm kiếm, không sử dụng được trong công cụ thay thế.
8. Ký hiệu Annotation / Comment Mark
“Comment mark” được sử dụng khi bạn muốn tìm kiếm các chú thích/bình luận trong văn bản word như hình mô tả bên dưới.
Mã ký tự của “Comment mark”: “^5”. Ký tự này chỉ có thể sử dụng trong công cụ tìm kiếm.
9. Ký hiệu Auto-referenced footnotes / endnotes
Ký hiệu này được sử dụng khi bạn muốn tìm kiếm các chú thích hoặc chú thích cuối trong văn bản word.
Mã ký tự: 2, ^f [ghi chú], hoặc e [chú thích cuối]
10. Ký hiệu định dạng White Space [khoảng trắng]
“white space” chính là khoảng trắng được tạo ra bằng cách sử dụng phím “space” mỗi khi bạn muốn “cách” giữa các từ trong văn bản.
Mã ký tự của “white space” là: “ ^w”. Bạn sử dụng trong cả công cụ tìm kiếm và công cụ thay thế. Sau khi soạn thảo xong một văn bản bạn có thể sử dụng ký tự này để tìm kiếm và thay thế những chỗ bị thừa dấu “space”.
Hiển thị ẩn của “white space” là các dấu chấm xen giữa các từ trong câu.
Kết luận
10 ký hiệu đặc biệt tôi trình bày ở trên chưa bao quát hết toàn bộ tất cả các ký hiệu trong soạn thảo Word. Tôi sẽ liên tục cập nhật thêm để cùng các bạn nâng cao trải nghiệm cũng như kỹ năng văn phòng của mình.
Bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp để hỏi về các vấn đề thắc mắc khác trong soạn thảo văn bản với tôi: Lê Quốc Khánh | | 0836869800