HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM TRẦN QUANG TRUNG | NGÔ THỊ THU HẰNG | VŨ THỊ HẢI NGUYỄN THỊ THÙY DUNG | LÊ THANH HÀ Chủ biên: TRẦN QUANG TRUNG, NGÔ THỊ THU HẰNG GI
ÁO TRÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NHÀ XUẤT BẢN HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP - 2021 LỜI NÓI ĐẦU Trong xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng mạnh mẽ
cả về chiều rộng và chiều sâu, doanh nghiệp có nhiều cơ hội hơn để phát triển nhưng cũng phải đối mặt nhiều hơn với các nguy cơ, rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh. Để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh tế hội nhập, các doanh nghiệp phải hoạt động có hiệu quả trên nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi theo mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Muốn vậy, công tác quản lý doanh nghiệp nói chung, quản lý rủi ro nói riêng phải sử dụng những phương pháp, công cụ quản lý khoa học nhằm hạn chế tối đa các nguy cơ rủi ro cũng như cung cấp các thông tin kinh tế chính xác nhất phục vụ cho yêu cầu điều hành và ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp. Để hướng tới đạt được mục tiêu hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, vấn đề quản trị rủi ro luôn là nội dung được quan tâm hàng đầu và là một trong những yếu tố có ý nghĩa quan trọng nhất đối với nhà quản trị các cấp trong doanh nghiệp. Việc giảm thiểu tối đa các rủi ro sẽ góp phần quan trọng đảm bảo cho doanh nghiệp tăng lợi nhuận, đồng thời đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán và thông tin kinh doanh có vai trò quyết định đến chất lượng công tác điều hành và ra quyết định của nhà quản trị, nhất là trong điều kiện hội nhập có tính toàn cầu như hiện nay. Xuất phát từ thực tế trên, hệ thống kiểm soát nội bộ được phát triển và áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp như là một công cụ hữu hiệu nhất để hạn chế rủi ro và đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán, thông tin kinh doanh. Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được phát triển mạnh ở các nước có nền kinh tế phát triển, còn ở Việt Nam hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn là một vấn đề mới và chưa thực sự được chú ý. Để giúp cho người học và các nhà quản lý doanh nghiệp nắm được những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ, nhóm tác giả của Bộ môn Kế toán quản trị và Kiểm toán, Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam biên soạn cuốn Giáo trình Hệ thống kiểm soát nội bộ này với sự phân công cụ thể như sau: - PGS.TS. Trần Quang Trung: chủ biên và biên soạn Chương 1; - TS. Ngô Thị Thu Hằng: đồng chủ biên và biên soạn Chương 3, Chương 5; - ThS. Vũ Thị Hải, ThS. Nguyễn Thị Thùy Dung và ThS. Lê Thanh Hà: biên soạn Chương 2, Chương 4. Đây là cuốn giáo trình được dùng làm tài liệu giảng dạy, học tập và nghiên cứu trong chương trình đào tạo các ngành trong lĩnh vực quản trị kinh doanh, kế toán, quản lý và các ngành đào tạo có liên quan khác của Học viện Nông nghiệp Việt Nam. Giáo trình cũng có thể là tài liệu tham khảo cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu ở các lĩnh vực khác liên quan đến khoa học kiểm soát và tổ chức. Hy vọng rằng cuốn giáo trình iii này sẽ cung cấp những kiến thức bổ ích về hệ thống kiểm soát nội bộ cho người học, nhà nghiên cứu, các nhà quản trị doanh nghiệp và những người quan tâm khác. Mặc dù nhóm tác giả đã nỗ lực rất nhiều trong quá trình biên soạn nhưng chắc chắn cuốn sách không thể tránh khỏi những sai sót trong lần xuất bản đầu tiên. Chúng tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của bạn đọc để cuốn giáo trình ngày càng được hoàn thiện. Nhóm tác giả iv MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU . iii CÁC TỪ VIẾT TẮT viii Chương 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ . 1 1.1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .1 1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 1 1.1.2. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 2 1.2. VỊ TRÍ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP .3 1.3. LỢI ÍCH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ4 1.4. NHỮNG HẠN CHẾ CỐ HỮU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7 1.4.1. Hạn chế do năng lực kiểm soát của con người 7 1.4.2. Thủ tục kiểm soát không theo kịp sự thay đổi . 8 1.4.3. Kiểm soát bị vô hiệu hóa bởi nhà quản lý . 8 1.4.4. Vấn đề chi phí - lợi ích trong thiết kế và duy trì các hoạt động kiểm soát 9 CÂU HỎI THẢO LUẬN CHƯƠNG 1 .9 Chương 2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 11 2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 11 2.2. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 13 2.2.1. Những vấn đề chung về môi trường kiểm soát 13 2.2.2. Các nguyên tắc xây dựng môi trường kiểm soát .16 2.3. ĐÁNH GIÁ RỦI RO 19 2.3.1. Giới thiệu chung về đánh giá rủi ro .19 2.3.2. Các bước đánh giá rủi ro . 20 2.4. CƠ CHẾ KIỂM SOÁT . 24 2.4.1. Giới thiệu chung về cơ chế kiểm soát .24 2.4.2. Các nguyên tắc thiết lập cơ chế kiểm soát . 26 2.4.3. Thủ tục kiểm soát 28 2.5. HỆ THỐNG THÔNG TIN . 32 2.5.1. Giới thiệu chung về hệ thống thông tin .32 v 2.5.2. Vai trò của hệ thống thông tin .33 2.5.3. Các bộ phận của hệ thống thông tin trong hệ thống kiểm soát nội bộ 34 2.6. GIÁM SÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ 37 2.6.1. Giới thiệu chung về giám sát kiểm soát nội bộ . 37 2.6.2. Các cách thức thực hiện giám sát kiểm soát nội bộ .37 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 2 38 I. Câu hỏi . 38 II. Bài tập tình huống .38 Chương 3. THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .40 3.1. QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ CƠ SỞ THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 40 3.1.1. Quản trị rủi ro trong doanh nghiệp 40 3.1.2. Cơ sở thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ ứng phó phù hợp .41 3.2. NGUYÊN TẮC VÀ QUY TRÌNH THIẾT LẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ . 46 3.2.1. Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ 46 3.2.2. Quy trình thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ . 51 3.3. CÁC LỚP PHÒNG THỦ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ . 56 3.3.1. Các lớp phòng thủ 56 3.3.2. Kiểm soát bởi cấp quản trị vận hành [lớp phòng thủ thứ nhất] . 57 3.3.3. Kiểm soát bởi các bộ phận chức năng [lớp phòng thủ thứ 2] 57 3.3.4. Kiểm soát bởi bộ phận kiểm toán nội bộ [lớp phòng thủ thứ 3] 58 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 3 59 I. Thảo luận các nhận định sau là đúng hay sai, giải thích và cho ví dụ . 59 II. Bài tập . 59 Chương 4. HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP .62 4.1. KIỂM SOÁT THEO CÁC CHỨC NĂNG . 62 4.1.1. Kiểm soát nhân sự .62 4.1.2. Kiểm soát tài chính 67 4.1.3. Kiểm soát vật chất .72 4.1.4. Kiểm soát hệ thống thông tin .74 4.2. KIỂM SOÁT THEO CÁC CHU TRÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 77 vi 4.2.1. Quy trình vận động của tài sản - nguồn vốn trong doanh nghiệp 77 4.2.2. Kiểm soát chu trình vận động của tài sản - nguồn vốn .78 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 4 134 I. Thảo luận các mệnh đề sau là đúng hay sai, giải thích và cho ví dụ 134 II. Chọn đáp án đúng nhất cho các câu hỏi 134 III. Giải quyết các tình huống 137 Chương 5. ĐÁNH GIÁ VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 142 5.1. MỤC TIÊU VÀ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 142 5.1.1. Sự cần thiết phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ .142 5.1.2. Mục tiêu và nguyên tắc trong đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ . 142 5.1.3. Tiêu chí đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ . 146 5.2. QUY TRÌNH VÀ KỸ THUẬT ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 151 5.2.1. Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. 151 5.2.2. Kỹ thuật đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 151 5.2.3. Bày tỏ ý kiến về hệ thống kiểm soát nội bộ. 154 5.3. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .155 5.3.1. Các phương án hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ .155 5.3.2. Chu trình PDCA trong hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. 156 CÂU HỎI THẢO LUẬN VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 5 158 I. Thảo luận các mệnh đề sau là đúng hay sai và giải thích.158 II. Bài tập . 158 TÀI LIỆU THAM KHẢO . 161 vii CÁC TỪ VIẾT TẮT viii BCTC Báo cáo tài chính CNTT Công nghệ thông tin GTGT Giá trị gia tăng HĐBH Hóa đơn bán hàng HĐQT Hội đồng quản trị HTK Hàng tồn kho HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ KHtài sản cố định Khấu hao tài sản cố định KSNB Kiểm soát nội bộ KTV Kiểm toán viên NCC Nhà cung cấp QTKD Quản trị kinh doanh SXKD Sản xuất kinh doanh TNDN Thu nhập doanh nghiệp TNHH Trách nhiệm hữu hạn tài sản cố định Tài sản cố định Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nội dung của chương 1 giới thiệu cho người đọc một số vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ [HTKSNB], bao gồm khái niệm và bản chất của HTKSNB, sự cần thiết của HTKSNB trong quản lý hoạt động của các doanh nghiệp cũng như các lợi ích và hạn chế cố hữu của HTKSNB để hình thành các kiến thức cơ bản cho việc hiểu và vận dụng các nội dung cụ thể của HTKSNB trong công tác quản lý doanh nghiệp được đề cập ở các chương tiếp theo. 1.1. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong điều kiện kinh tế thị trường luôn làm nảy sinh cơ hội nhưng cũng phải thường xuyên đối mặt với các nguy cơ tiềm ẩn, khó lường. Để ngăn chặn tối đa các sự cố, thiệt hại, mất mát và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến quản trị rủi ro. Trong trường hợp này, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng và việc tổ chức vận hành HTKSNB một cách hữu hiệu được coi là chìa khóa đảm bảo cho sự thành công trong việc hạn chế rủi ro. Có rất nhiều định nghĩa về HTKSNB, cụ thể như sau: Theo Ủy ban Hỗ trợ tổ chức về Chống gian lận thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ [The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO], “Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết kế bởi các nhà quản lý, hội đồng quản trị để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: [i] Báo cáo tài chính đáng tin cậy; [ii] Sự tuân thủ luật pháp và các quy định của doanh nghiệp; [iii] Hiệu lực và hiệu quả hoạt động”. Hiệp hội Kế toán Anh quốc [England Association of Accountants - EAA] định nghĩa rằng “Kiểm soát nội bộ được thiết lập bởi Hội đồng quản trị của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục đích: [i] Tiến hành các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong trật tự và có hiệu quả; [ii] Đảm bảo thực hiện đúng chiến lược kinh doanh mà Hội đồng quản trị đã đề ra; [iii] Bảo đảm sự an toàn cho tài sản và [iv] Đảm bảo tính toàn diện và độ tin cậy của thông tin kế toán”. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế [IAFC], “HTKSNB là một tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đạt được 4 mục tiêu: [i] Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; [ii] Đảm bảo độ tin cậy của thông tin; [iii] Bảo đảm tuân thủ luật pháp và [iv] Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý”. 1 Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế số 400 [ISA400], “HTKSNB là các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ được xây dựng bởi ban quản lý của doanh nghiệp nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu quản lý: Quản lý một cách trật tự và có hiệu quả các công việc kinh doanh gắn liền với những chính sách quản lý; Bảo vệ tài sản; Ngăn ngừa, phát hiện gian lận và sai sót; Đảm bảo sự đầy đủ và chính xác trong ghi chép kế toán, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy”. Theo Luật Kế toán 2015, “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 [thay thế cho VAS 400] cũng đã định nghĩa rõ rằng “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong doanh nghiệp thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của doanh nghiệp trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Từ các định nghĩa dẫn ra ở trên cho thấy cả kiểm soát nội bộ [KSNB] và HTKSNB đều do con người thiết kế, xây dựng để đạt được các mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra. Tuy nhiên, giữa KSNB và HTKSNB lại có mục tiêu trọng tâm khác nhau. KSNB tập trung vào mục tiêu kiểm soát hơn là các hành vi cụ thể và thủ tục kiểm soát với những quan điểm khác nhau trong từng điều kiện và giai đoạn cụ thể. Do đó, KSNB thường gắn liền với kiểm soát hành vi, với những thủ tục kiểm soát cụ thể. Nói cách khác, KSNB có thể là các hoạt động kiểm soát quản lý hay kiểm soát độc lập trong kiểm soát trực tiếp theo một hệ thống chỉ tiêu nào đó. Trong khi đó, HTKSNB đề cập nhiều hơn đến mục tiêu vĩ mô, tập trung chủ yếu vào các chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát có tính chất bao trùm tất cả mọi lĩnh vực trong doanh nghiệp. Có thể nói, HTKSNB bao gồm cả KSNB và bản thân con người cùng với những phương tiện có tính chất kỹ thuật, cấu trúc hướng vào kiểm soát mang tính bền vững, ổn định, đảm bảo và lâu dài. HTKSNB thường được thiết lập bởi các nhà quản lý của doanh nghiệp để hướng vào kiểm soát các hoạt động trong phạm vi và trách nhiệm của doanh nghiệp. Tóm lại, có rất nhiều quan điểm về HTKSNB khác nhau do yêu cầu và góc độ nhìn nhận khác nhau. Tuy nhiên, quan điểm chung được thừa nhận rộng rãi nhất hiện nay thì HTKSNB là toàn bộ các chính sách, những quy định, các thủ tục kiểm soát, các bước công việc được thiết lập và áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp nhằm quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp đạt kết quả và hiệu quả. 1.1.2. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ Về mặt bản chất, HTKSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được thiết lập phù hợp với các quy định của pháp 2 luật và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và cung cấp thông tin trung thực, phục vụ kịp thời cho việc ra các quyết định quản lý; đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đã đề ra. Nói một cách khác đơn giản hơn, đây là tập hợp tất cả những việc mà một doanh nghiệp cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, bộ phận của doanh nghiệp đang vận hành ra sao, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng đạt được mục tiêu đề ra hay không. Như vậy, HTKSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp để phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một môi trường KSNB phù hợp nhằm hỗ trợ cho HTKSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục. Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều phải tham gia vào việc tổ chức thực hiện HTKSNB. 1.2. VỊ TRÍ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Trong quá trình quản lý, kiểm soát đóng vai trò quan trọng đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu của quá trình quản lý mà nó đóng vai trò như một chức năng của quản lý ở tất cả các giai đoạn, các khâu trong quá trình quản lý. Nhờ có chức năng này mà các kế hoạch, mục tiêu đề ra và việc sử dụng các yếu tố nguồn lực luôn được giám sát một cách chặt chẽ từ khi xây dựng đến khi thực hiện. Việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tiến độ thực hiện sẽ giúp điều hòa mối quan hệ, điều chỉnh định mức và mục tiêu, từ đó giúp tiết kiệm chi phí nguồn lực mà vẫn đạt kết quả cao. Hơn nữa, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát sẽ đảm bảo tiến độ thực hiện các công việc, qua đó nâng cao hiệu năng quản lý của doanh nghiệp. Trong phạm vi của một doanh nghiệp, KSNB luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị. Do đó, các nhà quản trị thường chú trọng đến việc thiết lập và duy trì HTKSNB như là một tập hợp các nguyên tắc, cơ sở để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, thể hiện ở các khía cạnh sau: - HTKSNB là phương tiện để các bộ phận quản lý thực hiện các nhiệm vụ: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất kinh doanh [SXKD], phát hiện và ngăn ngừa các gian lận, sai sót của các thành viên trong doanh nghiệp, từ đó giúp các nhà quản lý doanh nghiệp xử lý và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp; Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính để giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và giúp các nhà đầu tư quyết định có đầu tư vào doanh nghiệp hay không. 3 - HTKSNB là nguyên tắc và cơ sở để đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các quy định của luật pháp. Trong doanh nghiệp có thể có sự mâu thuẫn về quyền lợi của người lao động và người sử dụng lao động, của chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư. Do vậy, HTKSNB là cơ sở để đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Ví dụ, người lao động và người sử dụng lao động dựa vào quy chế trả lương của doanh nghiệp để giải quyết mâu thuẫn về chế độ tiền lương, người lao động muốn được trả nhiều hơn cũng không được và người sử dụng lao động muốn trả ít hơn cũng không được. Ngoài ra, HTKSNB là cơ sở để giám sát việc tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp và các thành viên trong doanh nghiệp, đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động không trái với quy định của pháp luật. - HTKSNB thể hiện năng lực, thái độ của nhà quản lý doanh nghiệp. HTKSNB được thiết lập và vận hành bởi các nhà quản lý. Do vậy, một HTKSNB hữu hiệu bằng những chính sách phù hợp và thủ tục kiểm soát hợp lý sẽ đảm bảo được hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. Điều này càng có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn. Bởi vì, khi quy mô của doanh nghiệp càng lớn thì xuất hiện càng nhiều vấn đề, ví dụ: Quyền hạn càng phân chia cho nhiều cấp. Mối quan hệ giữa các bộ phận càng phức tạp. Tài sản càng phân tán cho nhiều địa điểm/chi nhánh và hoạt động. Sự truyền đạt, phản hồi thông tin và thu thập thông tin càng khó khăn. Do đó, một HTKSNB tốt thực sự có vai trò rất lớn và rất cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp và cho công tác điều hành quản lý của nhà lãnh đạo. 1.3. LỢI ÍCH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Trong thực tế công tác quản lý tại các doanh nghiệp vẫn đang tồn tại tình trạng công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn công ty lớn thực hiện phân quyền điều hành cho cấp dưới nhưng lại thiếu sự giám sát, kiểm tra hiệu quả. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa sai sót, gian lận. Trong trường hợp như vậy, việc doanh nghiệp phải đối mặt với những sai lầm, thiệt hại… sẽ là một điều tất yếu. Các rủi ro có thể kể ra là: - Nhà quản lý doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng bảo thủ, không tin bất cứ ai và tự cho rằng trong mọi vấn đề thì ý kiến của mình đều đúng. Khi đó, quản lý doanh nghiệp sẽ xảy ra tình trạng “ôm đồm”, tức là người quản lý tự mình làm mọi thứ. Vậy là, người quản trị thì làm điều hành, người điều hành thì thành giám sát, người quản lý trở thành tác nghiệp quá chi tiết, nhân viên chỉ là người để “sai vặt”. Hệ quả là hoạt động của doanh nghiệp có thể bị dồn lại do nhân viên luôn thiếu chủ động và sáng tạo, vấn đề gì cũng 4 phải báo cáo và xin ý kiến của người quản lý trong khi người quản lý bị cuốn vào các sự vụ và do đó giảm sự sáng tạo mang tính chiến lược. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể sụp đổ hoặc bị thôn tính khi vượt quá lợi thế quy mô mà từ trước đã làm theo “thói quen” và “ôm đồm” trong quản lý, điều hành. - Chủ doanh nghiệp và người quản lý luôn bất an, lo sợ tài sản bị mất mát, bị chiếm đoạt… nên có xu hướng sử dụng người thân. Chính điều này có thể dẫn đến tình trạng lạm dụng, chiếm đoạt tài sản lớn hơn đồng thời vi phạm nghiêm trọng các quy tắc bất kiêm nhiệm trong quản lý nói chung, quản lý tài chính và kế toán nói riêng. - Tạo ra một thói quen thiếu chuyên nghiệp trong điều hành, giải quyết công việc mang nặng cảm tính, thiếu khách quan. Hệ quả là thông tin cung cấp thiếu tính định lượng và không được kiểm chứng một cách khách quan nên không đủ tin cậy để ra các quyết định kinh doanh và quản lý. Người quản lý trong trường hợp này sẽ rơi vào tình trạng “nửa tin tưởng, nửa nghi ngờ” khi ra quyết định. - Nhà quản lý điều hành dựa trên sự tin tưởng của cá nhân, mang nặng cảm tính có thể xảy ra tình trạng thiên vị một hoặc một số người nào đó và điều này sẽ là một trong các nguyên nhân chính của các mâu thuẫn nội bộ, không công bằng và nặng hơn là tình trạng mất đoàn kết trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc thiết lập và vận hành một HTKSNB hay nói cách chính xác hơn là xác lập một cơ chế giám sát, kiểm tra mà ở đó công tác quản lý được dựa trên những quy định rõ ràng, minh bạch thay cho lòng tin nặng về cảm tính, chủ quan là rất cần thiết. HTKSNB được coi là công cụ đắc lực được nhà quản lý sử dụng để đảm bảo thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp. Thông qua các thông tin được cung cấp một cách khoa học và đáng tin cậy từ HTKSNB, nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, góp phần thực hiện có hiệu quả, hiệu năng và kinh tế các hoạt động. Lợi ích của HTKSNB được thể hiện cụ thể ở các mặt sau: - Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Kiểm toán viên nội bộ kiểm soát quá trình vận động của tài sản nhằm giảm bớt sự mất mát, hư hỏng tài sản do các hành vi trộm cắp, sử dụng lãng phí, sai mục đích hoặc bất hợp pháp và các thiệt hại về tài sản do hỏa hoạn, thiên tai. Trên cơ sở phân tích đặc điểm của quá trình vận động đối với từng loại tài sản, đánh giá rủi ro thất thoát, hư hỏng tài sản ở từng khâu… kiểm toán viên nội bộ sẽ xây dựng các thủ tục kiểm soát phù hợp. Ví dụ, tiền mặt dễ bị biển thủ, xâm phạm nên cần phải được bảo vệ kỹ lưỡng hơn bằng cách thiết kế chứng từ thu, chi với nhiều chữ ký, kiểm kê quỹ hàng ngày. Trong khi đó, các tài sản cồng kềnh, khó di chuyển thì rủi ro mất mát ít hơn, tập trung vào các thủ tục kiểm soát để hạn chế hư hỏng nhiều hơn là hạn chế mất mát. - Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ phận kế toán cung cấp là căn cứ quan trọng để nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp đối với doanh nghiệp trong từng giai đoạn và trường hợp cụ thể. Do vậy, thông qua các chính 5 sách, thủ tục KSNB, kiểm toán viên nội bộ phải xác định được rằng các thông tin trên sổ sách kế toán, báo cáo tài chính là đáng tin cậy, phù hợp với hệ thống thông tin chung của doanh nghiệp và hữu ích. - Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: HTKSNB là công cụ hỗ trợ cho nhà quản lý giám sát việc tuân thủ các chính sách, pháp luật và các nội quy, quy chế, quy định có ảnh hưởng quan trọng đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp thông qua các biện pháp cụ thể sau: Kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ các chính sách pháp luật có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp; Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và lập báo cáo tài chính trung thực, khách quan. - Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: HTKSNB góp phần tăng cường việc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực, giảm thiểu sự lãng phí do nảy sinh các hoạt động tác nghiệp thừa, không cần thiết. Mặt khác, HTKSNB có vai trò quan trọng trong việc tạo ra cơ chế vận hành trơn tru, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành thông qua việc tuân thủ các quan điểm quản trị, hệ thống quy trình, quy chuẩn hoạt động cũng như quản lý. Hơn hết, HTKSNB tạo ra môi trường làm việc có quy củ, chuyên nghiệp từ đó thúc đẩy và làm cơ sở cho sự hình thành văn hóa đặc thù, khai thác hữu hiệu tiềm năng nguồn nhân lực, tính tổ chức và làm việc nhóm được tôn trọng. Để đảm bảo tính hiệu quả và hiệu năng quản lý trong doanh nghiệp, kiểm toán viên nội bộ cần rà soát lại các quy trình nghiệp vụ và quy trình quản lý để hạn chế tối đa các tình trạng: hiệu suất công việc thấp so với năng lực, thủ tục rườm rà và tốn kém, tồn tại các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng. Trên giác độ công tác quản lý, HTKSNB giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp hoàn thiện tổ chức và điều hành bộ máy quản lý bằng cách cung cấp thông tin về quá trình hoạt động của các bộ phận. Ví dụ như việc sử dụng tài sản tại một bộ phận như thế nào, hiệu suất khai thác cao hay thấp, có hiệu quả hay không để từ đó lãnh đạo doanh nghiệp, nhà quản lý các cấp đưa ra các biện pháp sử dụng tài sản hợp lý, quản lý hiệu quả hơn các nguồn lực tại bộ phận đó nói riêng và trong toàn doanh nghiệp nói chung. Trên giác độ công tác kiểm tra, kiểm soát, việc thiết lập và tổ chức vận hành HTKSNB và đánh giá đúng hiệu quả hoạt động KSNB là cơ sở để kiểm toán viên quyết định nội dung, lịch trình, phạm vi và các thủ tục kiểm toán. Nếu doanh nghiệp có một HTKSNB được đánh giá tốt thì điều đó cũng làm cho kiểm toán viên tự tin hơn trong việc, giảm bớt công việc kiểm toán, bao gồm cả kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập. 6 1.4. NHỮNG HẠN CHẾ CỐ HỮU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HTKSNB được thiết lập nhằm mục tiêu hỗ trợ, kiểm soát, giúp doanh nghiệp kiểm soát được rủi ro nhằm đạt được mục tiêu hoạt động của mình. Tuy nhiên, KSNB chỉ có thể đưa ra sự đảm bảo hợp lý trong việc hỗ trợ/giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo, tuân thủ và bảo vệ tài sản chứ không phải sự đảm bảo tuyệt đối, do những hạn chế tiềm tàng có thể tồn tại trong HTKSNB của doanh nghiệp [COSO 2013]. Ở bất kỳ doanh nghiệp nào, cho dù HTKSNB đã được đầu tư nhiều công sức và kinh phí để thiết kế và vận hành nhưng vẫn không thể phát hiện, ngăn ngừa được mọi sai sót và gian lận. Thậm chí ngay cả khi HTKSNB được xây dựng một cách hoàn hảo về cấu trúc thì hiệu quả thật sự của nó vẫn phụ thuộc vào khâu tổ chức vận hành HTKSNB, ví dụ như phụ thuộc vào yếu tố con người, nghĩa là phụ thuộc vào năng lực, đạo đức và tính chuyên nghiệp của kiểm toán viên thực hiện công việc KSNB. Do đó, HTKSNB chỉ giúp hạn chế đến mức thấp nhất có thể chấp nhận được các rủi ro, sai phạm có thể xảy ra. Điều đó cũng có nghĩa là một HTKSNB luôn có những hạn chế mang tính cố hữu, có thể được khái quát như sau: 1.4.1. Hạn chế do năng lực kiểm soát của con người Trước hết, HTKSNB do con người thiết kế và vận hành, do vậy luôn có thể xảy ra những hạn chế xuất phát từ yếu tố con người như: sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, chủ quan ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên, hoặc hiểu sai các báo cáo của cấp dưới. Ngoài ra, vẫn có thể xảy ra tình trạng nhân viên lợi dụng các kẽ hở của các chính sách, thủ tục, quy định của doanh nghiệp để trục lợi cá nhân với các hình thức móc ngoặc, thông đồng với nhau hoặc với các cá nhân, tổ chức bên ngoài doanh nghiệp. Ở góc độ của người quản lý, luôn luôn tiềm ẩn khả năng các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát sẽ lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng. Nhà quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo cho KSNB hoạt động hiệu quả. Nếu nhà quản lý thiếu năng lực chuyên môn, đưa ra các mục tiêu, chỉ số đo lường hiệu quả không phù hợp, dẫn đến việc thiết kế kiểm soát không phù hợp; hay nhà quản lý thiếu hiểu biết về vai trò của KSNB đối với hoạt động của doanh nghiệp nên việc thiết lập các bộ phận cấu thành HTKSNB cũng không được chú trọng. Ví dụ như việc kiểm tra giám sát hoạt động tài chính kế toán giao cho Trưởng phòng toàn quyền có thể dẫn đến khả năng xảy ra rủi ro cao. HTKSNB được thiết kế phù hợp nhưng trong quá trình vận hành có thể vẫn không đảm bảo kết quả mong muốn do vấn đề năng lực triển khai. Trong một số doanh nghiệp, tình trạng thiếu nhân viên dẫn đến các kiểm soát liên quan đến ủy quyền, kiểm tra nội bộ, phân chia trách nhiệm hay giám sát có thể không được đảm bảo. Ví dụ, trong doanh nghiệp nhỏ, bộ phận kế toán chỉ có một người, người này sẽ đảm nhận tất cả các khâu từ thu thập, xử lý, ghi nhận nghiệp vụ, báo cáo và lưu trữ tài liệu ở tất cả phần hành; việc phân chia trách nhiệm giữa các phần hành là không thể thực hiện được. Đồng thời, tại một số doanh nghiệp có bộ phận kiểm soát riêng biệt nhưng quyền lực của ban kiểm soát 7 .