Kế hoạch sản xuất là quá trình tổng hợp các ý tưởng nhằm tạo lập quy trình hoàn chỉnh cho một dự án của doanh nghiệp. Bản kế hoạch này phải có đầy đủ các quy trình từ khi nhập nguyên liệu đầu vào cho đến khi sản phẩm đi đến tay khách hàng.
2. Vì sao doanh nghiệp cần lập mẫu kế hoạch sản xuất?
Sau đây là một số lợi ích mà doanh nghiệp sẽ nhận được khi lập mẫu kế hoạch sản xuất:
- Xác định rõ đầu vào và đầu ra sản xuất, từ đó cắt giảm chi phí hiệu quả
- Quản lý nguồn lực hiệu quả trong quá trình sản xuất, hạn chế lãng phí tài nguyên.
- Sử dụng hiệu quả nguồn lực.
- Gia tăng năng suất công việc.
- Giúp quy trình vận hành của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
\>>>> Khám Phá Thêm: TPM là gì? 8 trụ cột của TPM và cách áp dụng vào sản xuất
3. Quy trình lập kế hoạch sản xuất hiệu quả
3.1 Bước 1: Nghiên cứu và dự tính về nhu cầu hàng hóa, sản phẩm
Bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch này đó chính là nghiên cứu và dự tính về nhu cầu hàng hóa, sản phẩm. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về nhu cầu thị trường để lên kế hoạch sản xuất cho phù hợp và hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dự tính được nguồn lực cần thiết để sản xuất, tránh sự lãng phí.
\>>>> Đọc Về: 4M trong sản xuất là gì? Cách áp dụng và cải thiện 4M hiệu quả
3.2 Bước 2: Lên kế hoạch kiểm soát và quản lý hàng tồn kho
Kiểm soát và quản lý, kiểm kê hàng tồn kho là điều vô cùng cần thiết trong quy trình sản xuất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt được lượng hàng còn lại trong kho, tránh tình trạng sản xuất quá nhiều dẫn đến dư thừa hay quá ít làm thiếu hụt, không đáp ứng được nhu cầu thị trường.
3.3 Bước 3: Hoạch định nguồn nhân công
Hoạch định năng lực sản xuất và nguồn nhân lực là bước không thể bỏ qua trong quá trình lên kế hoạch sản xuất. Hoạch định tốt nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa chi phí trong quá trình sản xuất. Từ đó doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu suất làm việc, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.
3.4 Bước 4: Lên danh sách các giai đoạn và mục tiêu của từng giai đoạn
Bước tiếp theo trong quy trình lên kế hoạch sản xuất là lên kế hoạch về các giai đoạn. Trong bước này, doanh nghiệp cần phải có quy hoạch cụ thể về các bước sản xuất từ thu mua nguyên vật liệu cho đến sản xuất, phân phối thành phẩm đến tay khách hàng.
Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần xác định mục tiêu cụ thể của từng giai đoạn. Điều này sẽ giúp nhà quản trị biết được trong mỗi giai đoạn doanh nghiệp cần làm gì để đạt được mục tiêu. Các mục tiêu trong từng giai đoạn này phải phù hợp với mục đích chung của cả doanh nghiệp. Từ đó, việc quản lý, kiểm soát các hoạt động trong quá trình sản xuất cũng diễn ra dễ dàng hơn.
3.5 Bước 5: Theo dõi và giám sát sản xuất theo kế hoạch
Sau khi lên danh sách các giai đoạn cần thực hiện, doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát quá trình sản xuất theo kế hoạch đã đề ra. Đây là bước rất quan trọng để doanh nghiệp biết được rằng toàn bộ quy trình sản xuất đã diễn ra theo dự tính hay chưa. Điều này cũng giúp nhà quản trị doanh nghiệp nhìn nhận được những rủi ro tiềm ẩn và tìm cách ứng phó tốt nhất.
Trong bước này, doanh nghiệp cần theo dõi tiến trình sản xuất và so sánh với kế hoạch, mục tiêu đã đề ra. Đây là việc cần được thực hiện liên tục và kéo dài nhằm đảm bảo quá trình đã đi theo đúng kế hoạch đã đề ra.
3.6 Bước 6: Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch
Sau khi thực hiện kế hoạch, nhà quản trị doanh nghiệp cần phải đánh giá lại toàn bộ quy trình sản xuất để biết được hoạt động đã đi theo đúng hướng và đạt được mục tiêu đã đề ra hay chưa. Từ đó, doanh nghiệp có thể biết được yếu tố nào cần phát huy, điều nào cần cải thiện để quy trình sản xuất đạt hiệu quả tối ưu.
4. Mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel
Sau đây là mẫu kế hoạch sản xuất bằng Excel mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
5. Những sai lầm thường gặp trong quá trình lập kế hoạch sản xuất
Sau đây là những sai lầm mà doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình lên kế hoạch sản xuất:
- Không có sự chuẩn bị trước cho những tình huống xấu: Trong quá trình sản xuất, những tình huống xấu là không thể tránh khỏi. Nếu không có những kế hoạch đối phó trước với những tình huống này thì doanh nghiệp sẽ trở nên bị động hơn và khó có biện pháp phản ứng hiệu quả.
- Dự trù tài chính chưa chuẩn xác: Dự trù tài chính là vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà đầu tư khi muốn tìm hiểu về bất cứ dự án nào. Nếu việc dự trù tài chính không chuẩn xác thì doanh nghiệp sẽ trở nên không còn uy tín trong mắt nhà đầu tư. Việc dự trù tài chính không được chuẩn xác sẽ khiến doanh nghiệp không khai thác hiệu quả nguồn lực tài chính.
- Chưa xác định rõ ràng mục tiêu sản xuất: Doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu dựa trên số liệu cụ thể để có phương hướng thực hiện đúng đắn và có thể kiểm soát kết quả sản xuất hiệu quả nhất.
- Thiếu lộ trình cụ thể: Một kế hoạch sản xuất hiệu quả là phải có lộ trình thực hiện cụ thể cho từng giai đoạn khác nhau. Lộ trình này sẽ giúp doanh nghiệp biết được trong mỗi giai đoạn cần thực hiện điều gì. Không có lộ trình cụ thể sẽ khiến doanh nghiệp không có định hướng, hoạt động sản xuất sẽ kém hiệu quả hơn.
- Dự báo nhu cầu thiếu chính xác: Dự báo nhu cầu là điều quan trọng hàng đầu cho việc lập kế hoạch sản xuất hiệu quả. Nếu doanh nghiệp không dự báo đúng nhu cầu thị trường, kế hoạch sản xuất sẽ trở nên kém hiệu quả hơn. Khi đó, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng sản xuất thừa gây lãng phí nguồn lực hoặc thiếu dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu.
Qua bài viết trên, Viindoo đã tổng hợp đến bạn các thông tin chi tiết về mẫu lập kế hoạch sản xuất. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp quý doanh nghiệp lập kế hoạch cho quy trình sản xuất hiệu quả. Hãy theo dõi những bài viết tiếp theo trên website của chúng tôi để tìm hiểu thêm về các phương pháp quản lý sản xuất trong doanh nghiệp hiệu quả hàng đầu hiện nay.