Báo cáo kiên tập văn thư ở trường cấp 2 năm 2024

1.849 lượt xem 266 download

Nội dung Text: Báo cáo thực tập tốt nghiệp: Công tác văn thư - Công tác lưu trữ

1. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp Luận văn Đề tài: " Công tác văn thư " HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 1 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
2. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp Mục lục LỜI NÓI ĐẦU ..................................................................... 3 BẢN TỰ KIỂM ................................................................... 4 BÁO CÁO CHUNG ........................................................ 6 A. KHẢO SÁT BỘ MÁY CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN : ................................................................................ 7 I. Quá trình hình thành và phát triển của Trường trung học phổ thông Pró : ..................................................................... 7 II. Quyền hạn và nhiệm vụ của Trường trung học phổ thông Pró :...................................................................................... 8 III. Cơ cấu tổ chức của trường THPT Pró – Đơn Dương : ... 8 IV. Khảo sát tình hình công tác văn thư tại cơ quan : ........ 10 PHẦN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ ....................................... 12 I. CÔNG TÁC VĂN THƯ ................................................. 13 1.Tình hình ban hành và sử dụng văn bản của cơ quan : .. 13 2. Tổ chức quản lý văn bản : .............................................. 21 HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 2 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
3. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp LỜI NÓI ĐẦU Trong th ời đại đổi mới đất nước , việc “ Hiện đại hoá” trong công tác văn phòng là một vấn đề mà mọi cơ quan, tổ chức hết sức quan tâm . Để đáp ứng nhu cầu trên trường trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II đã đào tạo được nhiều nhân viên văn phòng được trang bị đầy đủ kiến thức về lĩnh vực hành chính văn phòng . Công tác văn thư là đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, … . Từ thực tế đó : Trường Trung Học Văn Thư Lưu Trữ Trung Ương II đ ã tổ chức đào tạo ngành văn thư nhằm đ ào tạo những cán bộ văn phòng có n ăng lực và trình độ chuyên môn đ ể giúp các cơ quan đơn vị trong việc phục vụ công tác quản lý và điều hành. Trong quá trình đào tạo, ngoài giờ học trên lớp Nhà trường còn tổ chức cho học viên tiếp xúc với thực tế công việc của cơ quan thông qua h ình thức học tập đó là “ Th ực tập tốt nghiệp ”. Thực tập tốt nghiệp có vai trò rất quan trọng, giúp học viên vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc của cơ quan, m ặt khác giúp học viên làm quen với môi trường làm việc của cơ quan để khi ra trư ờng không bị bỡ ngỡ . Cuối đợt thực tập, học viên nhận xét của mình trong quá trình thực tập thông qua bài “báo cáo thực tập” để từ đó Nhà trường nói chung và tổ giáo viên Hành chính văn thư nói riêng xem xét đánh giá mức độ vận dụng giữa thực tế với lý thuyết của từng học viên . Vì vậy đợt thực tập này có vai trò quan trọng đối với học viên trong quá trình được đào tạo . Được sự giới thiệu của Nhà trường đồng thời sự chấp thuận của Ban Giám Hiệu trường THPT Pró – Đơn Dương, tôi đã về cơ quan thực tập từ ngày 01 tháng 8 năm 2006 đ ến ngày 15 tháng 9 năm 2006. HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 3 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
4. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp Trư ờng TH Văn Thư Lưu Trữ TWII CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Lớp TC VT-LT Lâm Đồng Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Đơn Dương , ngày 15 tháng 9 năm 2006 BẢN TỰ KIỂM Kính gửi : Ban Giám hiệu Trư ờng THPT Pró huyện Đơn Dương tỉnh Lâm Đồng Tôi tên là : Trần Nguyễn Linh Giang , hiện đang công tác tại trư ờng và đang học lớp Văn Thư Lưu Trữ khoá 57 tại chức của Trường TH Văn Th ư Lưu Trữ Trung Ương II m ở tại Trường TH Kinh tế kỹ thuật Lâm Đồng. Theo kế hoạch đào tạo của Trư ờng, đồng thời được sự chấp thuận của Ban giám hiệu Nhà trường, tôi đ ã về lại cơ quan đang công tác và thực tập từ ngày 01 tháng 8 năm 2006 đến ngày 15 tháng 9 năm 2006. Trong quá trình thực tập, tôi luôn cố gắng thực hiện tốt nội quy làm việc của cơ quan : đ ảm bảo ngày công lao động, tiếp thu và vận dụng những gì đ ã học vào thực tế. Đối với công việc của mình, tôi luôn bám sát kế hoạch thực tập đề ra, luôn cố gắng tìm hiểu về hoạt động của cơ quan để học hỏi bổ sung những kiến thức đ ã học. Đồng thời không ngừng kết hợp giữa thực tế và lý thuyết đã học nhằm tạo điều kiện cho công việc đạt kết quả tốt . Một số thuận lợi và khó khăn trong thời gian thực tập tại cơ quan : Thuận lợi : - Cơ quan nhận thực tập là cơ quan bản thân đang công tác n ên việc tiếp xúc với những văn bản đã ban hành được dễ d àng. - Được sự hướng dẫn tận tình của giáo viên. - Đối chiếu giữa lý thuyết và thực tế để củng có kiến thức đã học. - Tiếp xúc và sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại. Bản thân lại công tác tại cơ quan cho nên mọi vướng mắc đều được giúp đỡ tận tình. Trong quan hệ ứng xử, luôn hòa nhã, vui vẻ, lễ phép với mọi người trong cơ quan và được mọi người yêu mến. Luôn hoàn thành những công việc mà lãnh đ ạo giao. Qúa trình thực tập đã biết vận dụng những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế công việc của cơ quan. Khó khăn : HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 4 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
5. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp - Từ thực tế đến lý thuyết không đồng bộ, nên việc áp dụng lý thuyết vào thực tế còn gặp nhiều khó khăn. - Cơ quan không có hồ sơ nguyên tắc về công tác văn thư nên cán bộ Văn thư chưa áp dụng được những quy định Nhà nước cụ thể là cách trình bày văn bản. - Sắp xếp công việc đôi khi còn thiếu khoa học. Đó cũng là một hạn chế trong quá trình thực tập. Do bản tính rụt rè, hay e ngại nên tôi chưa mạnh dạn đề xuất những ý kiến của m ình mặc dù biết trong công tác văn thư của Trường . Trên đây là bản tự nhận xét của tôi trong qúa trình thực tập, kính mong lãnh đạo Trường trung học phổ thông Pró cho ý kiến nhận xét về bản thân. Suốt thời gian học tập học viên đã tổng kết những nhận xét của mình thành bài “ Báo cáo Thực tập” . Trong quá trình làm báo cáo, do sự tiếp thu và nhận thức của học viên còn nhiều hạn chế n ên không tránh khỏi những thiếu sót mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô cùng ban giám hiệu Trư ờng trung học phổ thông Pró huyện Đơn Dương tỉnh Lâm Đồng. Em xin chân thành cảm ơn ! Học viên thực tập Trần Nguyễn Linh Giang NHẬN XÉT CỦA LÃNH ĐẠO TRƯỜNG THPT PRÓ – ĐƠN DƯƠNG ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... ................................................................ ................................ ....................... Đơn Dương, ngày tháng năm 2006 HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 5 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
6. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp HIỆU TRƯỞNG BÁO CÁO CHUNG HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 6 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
7. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp A. KHẢO SÁT BỘ MÁY CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN : I. Quá trình hình thành và phát triển của Trường trung học phổ thông Pró : Trường THPT Pró Huyện Đơn Dương được thành lập trên cơ sở tách ra từ trường THCS Pró theo Quyết định số : 47/2002 / QĐ - UB ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Lâm Đồng . Trường THPT Pró là đơn vị sự nghiệp thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, chịu sự quản lý, ch ỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo Dục và Đào Tạo Lâm Đồng, đồng thời chịu sự quản lý về mặt Nhà nước của chính quyền địa ph ương ; Trường THPT Pró có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng và mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước để giao dịch ; Trường THPT Pró có chức năng giúp Sở Giáo Dục và Đào Tạo Lâm Đồng quản lý giáo dục và đào tạo học sinh bậc THCS xã Pró và học sinh THPT ở 5 xã Nam sông Đanhim [Ka Đô, Quãng Lập, Ka Đơn, Tu Tra và Próh ] HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 7 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
8. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp II. Quyền hạn và nhiệm vụ của Trường trung học phổ thông Pró : - Tổ chức giảng dạy, học tập và các ho ạt động giáo dục khác theo chương trình giáo dục trung học do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành ; - Tiếp nhận học sinh, vận động học sinh bỏ học đến trư ờng, thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trung học trong phạm vi cộng đồng theo qu y định Nhà nước ; - Quản lý giáo viên, nhân viên và học sinh ; - Quản lý, sử dụng đất đai trường Sở, trang thiết bị và tài chính theo quy địmh của pháp luật; - Phối hợp với gia đ ình học sinh, tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện các ho ạt động giáo dục; - Tổ chức cho giáo viên, nhân viên và học sinh tham gia các hoạt động xã hội trong ph ạm vi cộng đồng ; - Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật . III. Cơ cấu tổ chức của trường THPT Pró – Đơn Dương : Đứng đầu trong h ệ thống tổ chức bộ máy của Trường trung học phổ thông Pró là Ban giám hiệu Trường , trong đó có 01 hiệu trưởng và 02 phó Hiệu trưởng Trường có cơ cấu tổ chức như sau: - Toàn bộ Hội Đồng sư phạm nhà trường gồm 95 người. Trong đó: + 03 người :làm công tác quản lý + 06 người :làm công tác ngiệp vụ + 86 người :Trực tiếp giảng dạy trên lớp. Và được chia th ành các tổ , mỗi tổ quản lý chuyên môn của m ình + Hiệu trưởng : Quản lý chung tất cả các mặt hoạt động của trường ,làm chủ tài khoản và quyết định việc thu chi kinh phí nhà trường. + Hiệu Phó: HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 8 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
9. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp Một hiệu phó chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn [gọi là Hiệu phó chuyên môn ], qu ản lý về mặt chuyên môn toàn trường ; Hiệu phó chịu trách nhiệm về hoạt động ngoài giờ [gọi là Pho Hiệu trưởng hoạt động ngo ài giờ ], quản lý về các hoạt động ngo ài giờ như : Lao động, cắm trại, quản lý về Đoàn Thanh niên, Đội Thiếu niên, Hoạt động văn thể nhà trường … . Cả 03 người này quản lý chung về mọi mặt hoạt động của trường và chịu trách nhiệm báo cáo lên cấp trên các ho ạt động của trường và chịu trách nhiệm báo cáo lên cấp trên các ho ạt động trong trường về mặt quản lý. Dưới Ban Giám hiệu là 07 tổ Tổ Toán - Tin Tổ Lý – Hoá Tổ Anh văn Tổ Văn Tổ Sử – Địa – Nghệ thuật Tổ Sinh – Thể dục Hành chính văn phòng + Tổ Toán – Tin : gồm 17ngư ời [ trong đó có một tổ trưởng, một tổ phó và 15 tổ viên phụ trách môn toán và tin học cho tất cả các khối từ 6 đến 12]. Phụ trách phòng máy . Tổ trưởng chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi chung về chuyên môn và nhân sự của tổ mình, đồng thời vạch ra những phương hư ớng hoạt động, nhiệm vụ của tổ trong cả năm học, báo cáo lên Phó Hiệu trưởng chuyên môn trường và chịu trách nhiệm về những sai trái của tổ [ về chuyên môn ]. + Tổ Lý – Hoá : gồm 18người [ trong đó có một tổ trưởng, một tổ phó và 16 tổ viên thực hiện công việc giảng dạy gồm các môn Lý – Hoá cho tất cả các khối lớp từ 6 đến 12]. Phụ trách phòng nghe – nhìn của trư ờng . + Tổ Anh văn : gồm 14 người [ trong đó có 01 tổ trưởng, một tổ phó và 10 tổ viên thực hiện công việc giảng d ạy gồm các môn Anh cho tất cả các khối lớp từ 6 đến 12]. + Tổ Ngữ Văn : gồm 13người [trong đó có 01 tổ trưởng, một tổ phó và 11 tổ viên thực hiện công việc giảng dạy gồm các môn Ngữ Văn cho tất cả các khối lớp từ 6 đến 12]. + Tổ Sử – Địa – Nghệ thuật : gồm 16 người [trong đó có 01 tổ trưởng, một tổ phó và 14 tổ viên thực hiện công việc giảng dạy gồm các môn Sử – Địa – Nghệ thuật cho tất cả các khối lớp từ 6 đến 12]. + Tổ Sinh – Th ể dục : Gồm 12 ngư ời [ trong đó có 01 tổ trưởng, và 11 tổ viên thực hiện công việc giảng dạy gồm các môn Sinh – Th ể dục . + Tổ Hành chính – Qu ản trị : Gồm 08 người. Trong đó có 01 tổ trưởng, 01 tổ phó và 06 tổ viên, các tổ viên thực hiện công tác nghiệp vụ của mình như sau Kế toán: Theo dõi việc cấp kinh phí, và chi ngân sách cho ho ạt động tài chính của trường, theo dõi việc thu chi các loại quỹ của nhà trường. Văn thư : Qu ản lý học bạ học sinh khối 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 và theo dõi việc học sinh chuyển đi, chuyển đến, số lượng đầu vào, số lượng ra, quản lý sổ đăng bộ, quản lý dấu trường . Bên cạnh đó quản lý cả văn bản đi, văn bản đến, đánh máy văn bản, lưu trữ tài liệu của trường. Thư viện : Tổ chức phòng đọc cho CB – GV – CNV và toàn th ể học sinh trong trường như sách, báo, tài liệu tham khảo, quản lý sách, báo của trường . Ngoài ra cán bộ thư viện còn kiêm cả việc quản lý trang thiết bị đồ d ùng dạy học cho tất cả các môn trong trường . Bảo vệ: Bảo quản tất cả tài sản của trường ngo ài giờ làm việc, sửa chữa những tài sản hư hỏng [ không vượt quá khả năng ]. HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 9 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
10. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp Ngoài ra trư ờng còn có các hoạt động đo àn thể như: Công đoàn, Chữ Thập Đỏ, Đoàn Thanh niên, Đội Thiếu niên Tiền phong Hồ Chí Minh, … SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG PRÓ [Trang sau ] IV. Khảo sát tình hình công tác văn thư tại cơ quan : 1. Đặc điểm tình hình công tác văn thư: thuận lợi, khó khăn, tình hình tổ chức bộ máy và biên chế cán bộ văn thư Tất cả các văn bản đi đều giữ lại một bản và sắp xếp theo thứ tự thời gian ban hành văn bản. Toàn bộ công văn đến do Hiệu trưởng phân phối, văn bản qu an trọng liên quan đến nhiều bộ phận được pho to lại và gửi cho các bộ phận liên quan . Công văn đi do tổ, khối liên quan so ạn thảo đều được Hiệu trưởng xem xét và rà soát lại trước khi ký và ban hành. Tình hình tổ chức bộ máy và biên chế cán bộ văn thư : Cán bộ văn thư : 01 ngư ời đang hợp đồng . Vì là trường học nên cán bộ Văn thư phải kiêm luôn thủ quỹ của cơ quan nên trong quá trình làm việc cũng gặp nhiều thuận lợi và khó khăn .  Thuận lợi : - Bản thân lại công tác tại cơ quan cho nên mọi vướng mắc đ ều được giúp đỡ tận tình. - Được sự giúp đỡ tận tình của Ban Giám Hiệu trường THPT Pró – Đơn Dương và thầy Trần Văn Giáp - giáo viên hướng dẫn thực tập . - Được sự giúp đỡ về vật chất lẫn tinh thần của Ban Giám Hiệu Trường THPT Pró - Được tiếp thu được nhiều kinh nghiệm của cơ quan . - Tiếp xúc và sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại.  Khó khăn : Vì trường chỉ có một văn thư kiêm thủ quỹ n ên cán bộ văn thư không đầu tư hết quỹ thời gian vào công tác văn thư. Cán bộ văn thư vừa làm công tác tiếp nhận văn bản, đăng ký chuyển giao đến, vừa đánh máy, in, đóng dấu, đăng ký văn bản đi. Quản lý, bảo quản con dấu, trực điện thoại vì là HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 10 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
11. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp trường học nên phụ trách th êm việc quản lý hồ sơ học bạ của học sinh vì thế cho nên rất ảnh hưởng đến công tác chuyên trách của một văn thư. Công tác văn thư phải bố trí phòng riêng nhưng vì điều kiện cơ sở vật chất nên phòng làm việc của văn thư có rất nhiều người ra vào gây ồn , đi lại lộn xộn rất ảnh hưởng đến năng suất làm việc. 2. Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư : Để đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, tập tttrung một lực lượng thông tin từ tất cả các phòng, ban ngành, đoàn thể nên công tác văn thư là nơi tiếp nhận văn bản n ên Ban giám hiệu trường quan tâm đặc biệt đến công tác văn thư nói chung và cán bộ văn thư nói riêng .Cán bộ văn thư được Nhà trường tạo điều kiện cho đi đào tạo về công tác nghiệp vụ văn thư do Trường TH Văn thư – Lưu trữ tổ chức tại Trường KT – KT Lâm Đồng . Trang thiết bị và phương tiện phục vụ công tác văn thư được trang bị khá đầy đủ như bàn ghế làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính, máy phô to, máy điện thoại. Ngo ài ra còn có các trang thiết bị như cặp ba dây, nơi làm việc được bố trí thoáng mát thuận tiện cho việc tiếp khách, phụ huynh học sinh đến liên h ệ trao đổi công việc . Trường cũng th ường xuyên tiếp nhận những công văn chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư của Cục văn thư và lưu trữ Nh à nước nh ư :công văn số : 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn b ản đến . Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư , thông tư 55/2005/TTLT- BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 11 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
12. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp PHẦN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 12 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
13. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp I. CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.Tình hình ban hành và sử dụng văn bản của cơ quan : Cơ quan thường ban hành những loại văn bản sau : Trường THPT Pró - Đơn Dương thường ban hành những loại văn bản sau : Quyết định, Báo cáo, Tờ trình, Thông báo, Kế hoạch, Biên bản, Công văn h ành chính, … Căn cứ vào nội dung, tính chất quan trọng của công việc để lựa chọn và ban hành văn bản cho phù hợp, đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành là phương châm giúp cơ quan thực hiện tốt chức năng của m ình. Xu ất phát từ đó những văn bản như : Quyết định, Báo cáo ,Biên b ản, Tờ trình được sử dụng thường xuyên. Những văn bản này đựơc ban hành phổ biến đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết và thực hiện. Mỗi văn bản khi ban hành lưu lại ít nhất 02 bản: 01 bộ phận văn thư cơ quan, 01 ở hồ sơ công việc của người soạn thảo. Điều này rất thuận lợi trong quá trình tìm kiếm để nghiên cứu Đối với công văn đến thì nhân viên văn thư tiếp nhận và chuyển giao cho các đơn vị và cá nhân theo ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng hoặc phó Hiệu trưởng [ khi hiệu trưởng vắng ] Với chức năng là qu ản lý, giáo dục và đào tạo học sinh bậc trung học trên đ ịa b àn 05 xã Nam sông Đanhim nên cứ mỗi kỳ thi tốt nghiệp Trung học phổ thông và k ỳ thi tuyển trung học phổ thông thì Trường trung học phổ thông Pró cũng ban hành và tiếp nhận những văn b ản tài liệu mật[ các đề thi ]. Những trường hợp n ày cơ quan đ ã triển khai thực hiện rất nghiêm túc [ ch ỉ có những người có trách nhiệm mới được biết và thực hiện ] 1.1. Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan : Theo lu ật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và căn cứ bản đều lệ trường trung phổ thông quy định về nhiệm vụ quyền hạn của Hiệu trưởng trong Nhà trường thì Hiệu trưởng Trường trung học phổ thông đ ược phép ban h ành văn bản qu y phạm pháp luật . Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Trường nói chung và thực hiện nhiệm vụ qu ản lý các hoạt động trong Nhà trường nói riêng, hiệu trưởng Trường trung học phổ thông Pró đã ban hành Quyết định nhằm thực tốt nhiệm vụ quản lý của m ình. HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 13 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
14. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp - Quyết định là văn b ản để quy định ra chế dộ, chính sách hoặc áp dụng chế độ chính sách cho một hoặc một số đối tượng. Vì cơ quan là trường học nên thường ban h ành quyết định cá biệt [ hành chính]: Quyết định cá biệt là loại văn bản áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật để giải quyết những vấn đề, những sự việc, sự vụ cụ thể đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể . Thực tế Hiệu trưởng trường trung học phổ thông Pró được phép ban hành Quyết định . Ví dụ : Q UYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TRUNG HỌC PH Ổ THÔNG PRÓ Về việc thành lập Ban kiểm tra cơ sở vật chất trường học năm học 2006 – 2007 - Báo cáo là một loại văn bản dùng để sơ kết, tổng kết công tác hoặc phản ánh về tình hình của một vấn đề, một vụ việc của một cơ quan một tổ chức. Ví dụ : BÁO CÁO Báo cáo tình hình giám sát, đánh giá đầu tư dự án xây dựng nâng cấp trường THPT Pró – Đơn Dương - Tờ trình là lo ại văn bản m à nội dung chủ yếu là đề xuất với cấp trên phê chuẩn về một vấn đề, một chủ trương, một phương án, một chế đô, một chính sách, một tiêu chuẩn hoặc một đề nghị sửa đổi chế độ chính sách. Ví dụ : TỜ TRÌNH Xin thành lập hội đồng xét tuyển sinh lớp 10 năm học 2006 – 2007 - Thông báo là loại văn bản dùng để truyền đạt phổ biến thông tin trong các cơ quan, dơn vị, quần chúng nhân dân về tinh thần công tác, tình hình hoạt động các quyết định về qu ản hoặc các vấn đề sự việc khác để thực hiện hoặc để biết. Ví dụ : THÔNG BÁO Về việc thay đổi lịch học bồi dưỡng thay sách lớp 10 năm học 2006 – 2007. HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 14 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
15. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp - Công văn hành chính là loại văn bản d ùng để giao dịch, trao đổi, nhắc nhở, chỉ đạo giữa các cơ quan tổ chức với nhau hoặc giữa các cơ quan tổ chức với công dân. Ví dụ : CÔNG VĂN Về việc phối hợp xử lý những trường hợp vi phạm pháp luật trong trường học. * Ngoài những loại văn bản nói trên Trường THPT Pró – Đơn Dương còn ban hành các lo ại văn bản khác nh ư : kế hoạch, thư m ời, giấy mời, biên bản, … 1.2. So sánh thể thức văn bản của cơ quan được trình bày với quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước : Một văn bản được hình thành yêu cầu phải có đầy đủ các th ành phần bắt buộc của nó hay nói cách khác văn b ản đó phải được ho àn ch ỉnh về mặt thể thức lẫn nội dung trước khi ban hành. Đối với trường trung học phổ thông Pró là một đơn vị h ành chính sự nghiệp thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, chịu sự quản lý của Sở về mặt giáo dục và đào tạo và giúp Sở trong việc quản lý, giáo dục và đào tạo học sinh n ên quá trình hình thành văn b ản cũng đ ược thực hiện rất nghiêm túc đ ảm bảo theo thông tư thông tư 55/2005/TTLT- BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và k ỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức văn bản tại cơ quan: Thể thức văn bản là tổng thể các thành ph ần của một văn bản hành chính được trình bày theo một cấu trúc nhất định và mang ý nghĩa thông tin phù hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng văn bản và thể hiện giá trị pháp lý hiệu lực thi h ành văn bản. Thể thức văn bản của trường THPT Pró – Đơn Dương được trình bày đầy đủ các thành ph ần bắt buộc nh ư : Quốc hiệu [ tiêu đề, tiêu ngữ], Tên đơn vị chủ quản ,Tác giả, Số – ký hiệu văn bản, Địa danh, Thời gian, Tên lo ại và trích yếu nội dung văn bản, Nơi nhận, Thể thức đề ký và ch ức vụ của người ký, Dấu trường , … . Quốc hiệu : là thành phần biểu thị tên quốc gia và thể hiện chế độ chính trị mà Nhà nước của quốc gia đó thực thi . Quốc hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản . Thực tế cơ quan trình bày : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập ­ Tự do – Hạnh phúc HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 15 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
16. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp - Tác giả ban hành văn bản: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn b ản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp căn cứ quy định của pháp luật và căn cứ văn bản th ành lập, quy định tổ chức bộ máy của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ Tên của cơ quan, tổ chức ban h ành văn b ản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ máy, phê chuẩn cấp giấy phép hoạt động ho ặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền: tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Uy ban nhân dân [ UBND], Hội đồng nhân dân [ HĐND], … Tên cơ quan ban hành văn b ản được trình bày ở góc trên bên trái trang đ ầu của văn bản . Ph ần tên đơn vị chủ quản được trình bày b ằng chữ in hoa trên tên cơ quan ban hành văn bản . Thực tế cơ quan trình bày SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG TRƯ ỜNG THPT PRÓ  Theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và k ỹ thuật trình bày văn bản. Thì được trình bày như sau : SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG TRƯ ỜNG THPT PRÓ - Số và ký hiệu văn bản Số của văn bản là số thứ tự của văn bản đư ợc ban hành trong một năm văn thư của một cơ quan tổ chức nào đó. Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt của tên lo ại văn bản và tên cơ quan ban hành Cách ghi số : + Đối với văn bản quy phạm pháp luật : Số : / năm ban hành/ tên loại văn bản - tên cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ : Số : 02/ 2006/ QĐ-BGD&ĐT + Đối với văn bản hành chính : HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 16 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
17. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp Số: / tên lo ại văn bản – tên cơ quan ban hành văn bản Ví dụ : Số : 03/ BC – THPT Pró. Lưu ý : Số của văn bản phải viết tay. Số và ký hiệu của văn bản được trình bày trên cùng một hàng . Chữ số của văn bản là số Ả Rập . - Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản Địa danh là tên địa phương mà cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Thời gian ban hành : là ngày, tháng, năm văn bản được ký và đóng d ấu [Ngày, tháng, năm là thời gian mà văn bản được người có thẩm quyền ký chính thức hoặc ngày văn bản được thông qua.] Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày dưới phần Quốc hiệu, sát lề phải bằng chữ in thường kiểu chữ nghiêng, giữa địa danh và ngày tháng năm được cách nhau bằng dấu phẩy, phải ghi đầy đủ bằng các từ ngày tháng năm không được viết tắt. Ngày dưới 10 và tháng dư ới 3 thêm 0 vào trước. Đơn Dương, ngày 15 tháng 8 năm 2006 Ví dụ : - Tên loại và trích y ếu nội dung Tên lo ại là tên gọi của từng loại văn bản [ Quyết đinh, Báo cáo, Kế hoạch , …] Trích yếu nội dung là câu tóm tắt ngắn gọn và ph ản ánh chính xác nội dung của văn bản đề cập đến. Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày dưới địa danh và ngày tháng năm ban hành văn b ản. Được trình bày ở giữa trang văn bản bằng chữ in hoa đứng, đậm . Đối với công văn h ành chính thì trích yếu nội dung được trình bày d ưới th ành phần số và ký hiệu . Được trình bày bằng chữ in thường, đứng . Thực tế trường được trình bày hoàn toàn đúng với thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Ví dụ 1 : QUYẾT ĐỊNH Thành lập hội đồng coi và chấm thi học kỳ II năm học 2005 – 2006 Ví dụ2 : BÁO CÁO HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 17 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
18. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp V/v. Báo cáo tình hình chu ẩn bị cơ sở vật chất dạy học môn tin học . Ví dụ 3 : Số : 20/HC Về việc : hướng dẫn kiểm tra hồ sơ khối 12 năm học 2005 – 2006 - Nội dung văn bản là toàn bộ thông tin mà văn b ản đề cập đến. Ph ần nội dung được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 – 14; khi xuống òng, chữ đầu dòng có thể lùi vào từ 1cm đến 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt, khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên. Thực tế trường được trình bày theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 về hư ớng dẫn về thể thức và k ỹ thuật trình bày văn bản Ví dụ : Căn cứ Điều 40 khen thưởng và kỷ luật của Điều lệ trường trung học được ban hành kèm theo quyết định số 23/2003/QĐ – BGD&ĐT ngày 11 tháng 7 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo; Căn cứ thông tư 08/TT ngày 21 tháng 3 năm 1988 của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo về việc khen thư ởng và kỷ luật học sinh ; Xét biên bản đề nghị của tập thể lớp 11A7, 10A12 và giáo viên chủ nhiệm lớp 11A7, 10A12 về việc xử lý kỷ luật học sinh ; Xét biên bản họp hội đồng kỷ luật ngày 06 tháng 01 năm 2006 về việc đề nghị xử lý kỷ luật học sinh ; Nội dung văn bản được tính từ tên loại và trích yếu nội dung đối với công văn hành chính thì nội dung đ ược tính từ “ kính gửi” trở đi. Nơi nhận văn bản : là nơi tên cơ quan, cá nhân mà văn bản được chuyển tới để có trách nhiệm giải quyết, theo dõi và biết. Nơi nhận văn bản đư ợc trình bày ở góc trái cuối cùng của trang văn bản. Cách dòng cuối cùng của nội dung văn bản từ 2 – 3 dòng, nơi nhận được trình bày sát với lề trái của văn bản, ghi địa chỉ nơi nhận bắt đầu bằng dấu gạch ngang. Từ “Nơi nh ận” được trình bày trên dòng riêng sau đó có d ấu hai chấm , chữ in thường cỡ chữ 12 đậm, nghiêng. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản được trìmh bày b ăng chữ th ường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng , đầu dòng có dấu gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy [ ;] riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “ lưu ” sau đó có dấu hai chấm[ : ], tiếp theo là chữ viết tắt “ VT ” [ văn thư cơ quan, tổ chức ], chữ viết tắt tên đơn vị [ hoặc bộ phận] soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu [ chỉ trong những trường hợp cần thiết ] được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùn g là dấu chấm . Thực tế cơ quan thực tập được trình bày như sau : Ví dụ : HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 18 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
19. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp Nơi nhận : - Như điều 3 “ để thực hiện” - Gia đình [ phối hợp] - Địa phương [ phối hợp ] - Lưu VT . Ap dụng theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 thì được trình bày như sau : Ví dụ : Nơi nhận : - Như điều 3 ; - Gia đình ; - Địa phương ; - Lưu : VT,HT, VT. 8. - Thể thức đề ký và chức vụ người ký văn bản : Chữ ký là ký hiệu của người có thẩm quyền ký văn bản đó. Văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền th ì mới có giá trị pháp lý . Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức văn bản m à mình ký. Chữ ký phải là chữ ký chính thức đã được đăng ký không được d ùng viết ch ì, mực đỏ, mực dễ phai để ký văn bản, quyền hạn của người ký được trình bày bằng chữ in hoa cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm. Chữ ký và thể thức đề ký được trình bày ở phía dưới góc ph ải trang cuối của văn bản, cách dòng cuối của nội dung văn bản từ 2 – 3 dòng . Họ tên của người ký được trình bày bằng chữ in thường cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng đậm . Thực tế trường trình bày như sau : Ví dụ : - Khi thủ trưởng ký : HIỆU TRƯỞNG Trần Văn Thảo - Khi cấp phó ký thay : TM. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 19 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng
20. Baùo caùo thöïc taäp GVHD : Thaày Traàn Vaên Giaùp Vũ Văn Công - Dấu cơ quan : Dấu trên văn bản là thành phần thể hiện tư cách pháp lý của văn bản . Dấu của cơ quan được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái Ngoài những th ành phần bắt buộc như trên các m ẫu văn bản còn có thành phần phụ như : m ẫu dấu độ mật [ tuyệt mật, tối mật hoặc mật ], “hoả tốc”, “thượng khẩn” hoặc “khẩn” được trình bày b ằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14 kiểu chữ đứng đậm và đư ợc đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. - Thể thức sao văn bản : Các thành phần thể thức bản sao đư ợc trình bày trên cùng một trang giấy ngay sau ph ần cuối cùng của văn bản đư ợc sao, dưới một đ ường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản . Hình thức sao : cum từ “ sao y bản chính”, “ trích sao ”, “ sao lục ”, đ ược trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14 kiểu đứng, đậm. Các thành ph ần thể thức khác của bản sao gồm : tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngà y, tháng, năm sao; dấu của cơ quan, tổ chức ssao văn bản; nơi nh ận được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành ph ần thể thức tương ứng của văn bản theo thông tư 55. Ví dụ : SAO Y BẢN CHÍNH SỞ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO LÂM ĐỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh TRƯỜNG THPT PRÓ phúc Đơn Dương, ngày 20 tháng 8 năm 2006 Số : 08/SY K T.HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận : - Lưu VT. PHÓ HIỆU TRƯỞNG - Các tổ chuyên môn; Vũ Văn Công Tóm lại, thể thức văn bản tại Trường trung học phổ thông Pró được thực hiện theo thông tư 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 HVTT: Traàn Nguyeãn Linh Giang Trang 20 Lôùp : VT-LT 57 Laâm Ñoàng