Các nhà tuyển dụng nghiên cứu sàng lọc hồ sơ ứng viên là phương pháp nghiên cứu tâm lý nào

Trong tuyển dụng, không có tổn thất nào lớn bằng việc tuyển nhầm người. Tổn thất đó không chỉ là những thứ đo đếm được bằng tiền như chi phí tuyển dụng, tiền lương…; mà còn kéo theo những hệ quả như hiệu suất công việc giảm, đội ngũ nhân viên hiện tại rối loạn, ảnh hưởng đến thương hiệu công ty, etc…

Một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến các công ty chọn sai người, đó là từ phía các ứng viên, họ không hoàn toàn thật thà trong quá trình phỏng vấn. Theo HireRight.com, một website chuyên đánh giá tính trung thực trong CV của ứng viên cho các nhà tuyển dụng tiềm năng, có đến 34% người lao động nói dối trong hồ sơ của mình. Một cuộc thăm dò ý kiến tiến hành trên Yahoo, Hot Jobs cho thấy, có đến 43% thừa nhận họ đã từng nói dối khi đối diện với nhà tuyển dụng. Hãng tư vấn Marquet International mới đây đã đưa ra danh sách các lời nói dối phổ biến nhất trong hồ sơ xin việc:

• Kéo dài quãng thời gian đã từng làm việc.
• “Thổi phồng” các thành tích và kỹ năng đã đạt được.
• Nói quá về trình độ học vấn, chức danh công việc và trách nhiệm ở công ty cũ.
• “Mập mờ” về lý do nghỉ công việc trước.
• Cung cấp thông tin về người tham khảo (references) sai lệch.

Trong phạm vi bài viết hôm nay, Linh sẽ chỉ ra 7 phương pháp đơn giản giúp nhà tuyển dụng nhận biết được ứng viên nói dối; nhằm giảm thiểu việc chọn sai người.

1. Cần xây dựng được một quy trình sàng lọc ứng viên tốt.

Tin Linh đi, chưa cần tới những bí kíp cao siêu nào đó mà có thể bạn đang mong chờ, bạn đã có thể loại được 70% những ứng viên nói dối chỉ bằng việc áp dụng một quy trình sàng lọc bài bản của bạn.

Tại sao?

Bởi vì chúng ta sẽ dễ bị lừa nhất khi bị động, không có sự chuẩn bị. Khi đó, các nhà tuyển dụng sẽ dễ mang theo phán xét chủ quan cá nhân (thiên vị, đồng cảm hay bỗng dưng có ác cảm…) của mình vào quá trình phỏng vấn. Bên cạnh đó, họ cũng có thể quá tự tin vào trực giác của bản thân mà bỏ qua những dấu hiệu đáng ngờ.

Vậy một quy trình tuyển dụng bài bản nó trông như thế nào? Trước tiên, bạn cần phải xác định được những yêu cầu tuyển dụng của bạn trước, rồi hình dung xem các tiêu chí đó có thể được sàng lọc qua từng vòng như thế nào.

Sau đó, bạn cần xác định cụ thể mục tiêu của từng vòng phỏng vấn, chuẩn bị trước bài test hay bộ câu hỏi phù hợp cho từng vòng. Và đặc biệt, trong vòng phỏng vấn trực tiếp, bạn nên chuẩn bị luôn những câu follow-up cho từng câu hỏi chính. Việc này sẽ giúp đào sâu chi tiết từng trải nghiệm của ứng viên và thông qua đó, có thể phát hiện được những nghi vấn nếu có.

Ví dụ: Kể cho mình achievement của bạn trong thời gian bạn làm Sales ở…

• KPI là gì?
• Thành quả bạn đạt được là gì?
• Tìm khách hàng như thế nào ?
• Khó khăn trong việc tìm khách hàng là gì, overcome nó như thế nào (yêu cầu kể 1 ví dụ cụ thể)
• Học được gì từ những trải nghiệm này?

Tóm lại nếu bạn xây dựng được một quy trình sàng lọc ứng viên bài bản, và đảm bảo những người tham gia vào quá trình này tuân theo nó, thì bạn đã có hơn 70% tỉ lệ chọn người thành công rồi ^^

2. Nghiên cứu kĩ CV của ứng viên

Linh biết là các bạn rất bận, và thực tế nhiều lúc chỉ có thể dành khoảng 30s để xem qua từng CV. Nhưng mà nếu chịu khó nghiên cứu kĩ hơn một chút, bạn đã có thể phát hiện ra những điểm đáng ngờ về ứng viên ngay từ đây:

Những thông tin bị thiếu sót trong CVs

• Thời gian chỉ để năm mà không để ngày. Có thể ứng viên muốn mập mờ thông tin để người đọc nghĩ rằng thời gian làm việc ở một công ty dài hơn thực tế (Ví dụ: 01/2018 -12/2019 là hoàn toàn khác với 12/2018 – 01/2019)

• Có những khoảng trống trong các mốc thời gian làm việc. Ứng viên có thể kinh doanh riêng, đi học, đi du lịch, hay có vấn đề gia đình trong các khoảng thời gian đó.

• Thông tin về bằng cấp không rõ ràng; ví dụ như ghi tên trường đại học nhưng không ghi bằng cấp ra; Ghi tên chứng chỉ nhưng không ghi số điểm …

Nghiên cứu kĩ CV của ứng viên

Ứng viên nhảy level quá nhanh, nhảy việc quá nhiều.

Tuy nhiên bạn lưu ý về định nghĩa “nhanh, chậm” này sẽ khác nhau giữa công ty lớn, StartUp, công ty theo phong cách Châu Á hay Âu/Mỹ. Đối với các công ty lớn (hoặc công ty theo style Châu Á như Nhật Bản, trung bình ứng viên mất khoảng 1.5 – 2 năm để được thăng chức, và sau khoảng 3-4 năm mới chuyển công ty. Còn ở StartUp thì thời gian sẽ nhanh hơn nhiều; 6 tháng -1 năm để tăng chức; 1 -2 năm sau thì nhảy việc rồi. Chưa kể là cũng sẽ có sự khác biệt giữa các thế hệ. 7x và đầu 8x gắn bó với một công ty lâu hơn, 3 đến 10 năm; thế hệ cuối 8x, 9x và càng về sau này, Linh thấy các bạn ấy gắn bó với một công ty trên 2 năm đã gọi là cao rồi.

CV có nội dung na ná như những bản CVs khác trên thị trường.

Hãy cẩn thận với những CVs không trình bày hay nêu rõ vấn đề một cách cụ thể, chi tiết, mà chỉ nhắc đến một cách khái quát, dùng những ngôn từ sáo rỗng mà khi đọc xong bạn không đọng lại được bất cứ điểm gì trong đầu.

CV hoàn hảo đến khó tin

Đúng là Linh không phủ nhận việc có rất nhiều ứng viên tài năng và xuất chúng ngoài kia. Nhưng tỷ lệ đó rất nhỏ, và thường cực khó kiếm. Vậy nên, nếu bạn gặp được những hồ sơ nói rằng họ thành thạo 4 thứ tiếng, tốt nghiệp loại giỏi 2 trường đại học, làm chủ tịch 2,3 Câu lạc bộ trong trường, hay họ giúp công ty cũ tăng doanh thu hơn 200% trong năm qua…; có thể bạn nên đề phòng hơn là vui mừng.

Tuy nhiên, những điểm trên mới chỉ mang tính chất dự đoán. Để xác định được chính xác liệu ứng viên có thực sự làm được những điều họ nói trong CV không, bạn cần tiếp tục đào sâu hơn trong trong buổi phỏng vấn trực tiếp hoặc tiến hành phỏng vấn bằng điện thoại (phone screen) với ứng viên. 

3. Cần có bài test chuyên môn và kĩ năng cho ứng viên

Bài kiểm tra đánh giá kỹ năng cung cấp thông tin chính xác, dựa trên bằng chứng về các kỹ năng và kiến thức của thí ứng viên. Nhờ vậy, bạn có có thể xác minh được là ứng viên có thực sự sở hữu những kỹ năng mà họ nói hay không.

Tuỳ thuộc vào tính chất, yêu cầu công việc ban đang tuyển dụng, bạn có thể lựa chọn loại hình bài test sau phù hợp. Nếu bạn tuyển dụng vị trí nhân viên kinh doanh, thì hãy thử nghiệp bằng cách yêu cầu họ tư vấn, giới thiệu một sản phẩm nào đó. Hay nếu bạn đang tuyển một bạn kế toán, hãy cho họ làm một bài test kiểm tra kiến thức.

Bên cạnh đó, đây cũng là cách tốt nhất để loại bỏ sự thiên vị trong tuyển dụng. Không giống như CVs và các cuộc phỏng vấn trực tiếp, các nhà tuyển dụng phải yêu cầu cần ứng viên cung cấp thêm thông tin chi tiết hơn để có thể đánh giá (thậm chí là vô thức). Ngược lại, các bài kiểm tra sẽ cung cấp đánh giá khách quan hơn về các kỹ năng của ứng viên.

4. Câu trả lời mơ hồ, không liên kết với nhau

Quan sát và lắng nghe kĩ những gì ứng viên chia sẻ, bạn cũng có thể phát hiện ra những dấu hiệu đáng ngờ cần lưu ý.

• Thông tin chung chung, không cụ thể, trả lời lòng vòng, không đúng trọng tâm và không nhất quán

Ứng viên không sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành thông thường, hoặc họ không nói được các quy trình, số liệu hoặc vai trò của các thành viên trong nhóm, cũng không miêu tả được context sự việc hay kết quả công việc.

Ví dụ ứng viên nói: “đã xây dựng mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh” sẽ khác hẳn so với “lên kế hoạch chào hàng tới đối tượng khách hàng là trưởng phòng các doanh nghiệp và mang lại 45 khách hàng mới cho công ty.” 

• Ứng viên sử dụng đại từ nhân như xưng như “chúng tôi, họ”,…thay vì sử dụng “tôi”.

Những đại từ nhân xưng chung chung như vậy chỉ ra rằng có thể ứng viên đang vay mượn các trải nghiệm của người khác hoặc từ nguồn khác khi nói về bản thân.

Nếu gặp trường hợp như vậy, hãy xoáy sâu ứng viên bằng những câu hỏi mang tính rõ ràng, độ khó cao và chi tiết hơn. Yêu cầu họ đưa ra một vài câu chuyện hay tình huống họ từng trải. Khi bạn bắt đầu tra hỏi kĩ hơn, nếu ứng viên bắt đầu trả lời lòng vòng, không đúng trọng tâm và không nhất quán. Thì bạn cũng biết có thể đánh giá như thế nào rồi đấy ^^

5. Quan sát thái độ và ngôn ngữ cơ thể

Ứng viên trả lời một cách lưỡng lự hoặc có thái độ phòng thủ

Khi nói dối, người ta có xu hướng dễ nổi nóng. Bạn hãy lưu ý nếu ứng viên không hợp tác trong quá trình trả lời câu hỏi, trả lời một cách nhát gừng, cụt ngủn. Hay tốc độ nói chuyện của ứng viên chậm hoặc nhanh một cách bất thường khi trả lời một câu hỏi nào đó, bạn có thể đang gặp một người giỏi bịa chuyện.

Ngôn ngữ cơ thể

Khi nói dối, thông thường, ứng viên sẽ thể hiện tâm trạng bồn chồn, bứt rứt qua các hành động như vặn người, sờ tay lên mặt hoặc tóc, sửa lại kính hoặc cổ áo, lảng tránh giao tiếp mắt hay vặn vẹo ngón tay khi trả lời một câu hỏi nào đó. Nếu có nghi ngờ, bạn hãy tiếp tục hỏi thêm về nội dung đó và quan sát tiếp thái độ của họ. Thường thì ứng viên sẽ tỏ ra đặc biệt không thoải mái khi phải nói dối liên tục tới lần thứ 3.

Tuy nhiên bạn cũng nên cẩn trọng khi quan sát ngôn ngữ cơ thể, bởi bạn có thể bị nhầm lẫn với biểu hiện của sự lo lắng thông thường. Cách chính xác nhất, đó là quan sát sự khác biệt thái độ của ứng viên qua từng câu trả lời của họ. Thường các nhà tuyển dụng lão luyện sẽ khởi động buổi phỏng vấn bằng các chủ đề tưởng như không liên quan đến công việc (tình hình thời tiết, dịch Covid-19, kinh tế thế giới)…vừa tạo không khí nhẹ nhàng, vừa nhìn được biểu hiện lúc thông thường nhất của ứng viên. Sau đấy, khi bước vào những câu hỏi chính, tất cả sự khác biệt nếu có sẽ bị lộ ra một cách chính xác và rõ ràng hơn.

Ví dụ: Một ứng viên khoanh tay trước ngực và tỏ ra bồn chồn trong suốt buổi phỏng vấn, thì có khả năng là người đó đang nói dối, nhưng có thể chỉ đơn giản là họ đang rét run bởi máy lạnh trong phòng bạn. Nhưng nếu thái độ của họ trở nên khác biệt chỉ khi đến những câu hỏi quan trọng, bạn biết là bạn nên làm gì rồi đấy 🙂

6. “Doạ” ứng viên

Trong quá trình phỏng vấn, bạn có thể lựa một vài thời điểm phù hợp, rồi “buâng quơ” nói với ứng viên là anh/chị có quen anh A, hay chị B ở công ty em đang làm, hay anh/chị từng hợp tác làm việc với sếp em…

Hoặc đơn giản hơn, bạn cũng có thể nói thẳng với ứng viên ngay từ đầu buổi phỏng vấn rằng: “Quy trình phỏng vấn ở công ty anh/chị rất nghiêm ngặt, mọi thông tin em cung cấp sẽ được công ty xác minh lại bằng các biện pháp nghiệp vụ. Vậy nên, để tránh mất thời gian của hai bên, mong em sẽ chia sẻ thành thực tất cả thông tin trong buổi phỏng vấn hôm nay”

Chắc chắn khi nghe vậy, ứng viên nếu muốn, cũng không dám nói dối nhiều.

7. Xác nhận lại thông tin từ người tham chiếu và trên mạng xã hội.

Đây được xem là một trong những cách dễ và hiệu quả để xem ứng viên có nói dối hay không. Tuy nhiên, để bước này được thực hiện hiệu quả, bạn cần lưu ý 2 điểm sau:

Để có được cái nhìn đầy đủ và chính xác nhất, bạn nên liên hệ được với 3 người tham chiếu của ứng viên: 1 sếp trực tiếp, 1 đồng nghiệp và 1 nhân viên. Trong trường hợp bạn không có thời gian, thì ít nhất bạn cần có được phản hồi từ sếp trực tiếp của ứng viên.

Bên cạnh đó, để đề phòng việc người tham chiếu bị giả mạo, bạn chỉ nên liên hệ thông qua số điện thoại công ty của họ. Trong lúc trao đổi, bạn có thể nói lệch đi một chút về các thông tin mà ứng viên đã kê khai khi trao đổi với người tham chiếu, để xem phản ứng của người đó như thế nào.

Linh biết các công ty thường có một danh sách sẵn các câu hỏi dùng để trao đổi với người tham chiếu (như là bạn đánh giá thể nào về ứng viên, ứng viên có từng bị kỉ luật chưa, ứng viên đạt được thành tích nào trong công việc, quan hệ của ứng viên với đồng nghiệp là gì….) Tuy nhiên, theo quan điểm của Linh thì những câu hỏi kiểu đấy rất dễ bị nguỵ tạo, và khả năng cao là đa số họ sẽ trả lời bạn rất chung chung, khách sáo…

Thường thì Linh sẽ chỉ hỏi họ câu: “Công việc và vai trò của ứng viên A trong công ty là gì?” và rồi tiếp tục đào sâu dựa trên câu trả lời của họ. Qua cách họ miêu tả chi tiết công việc của ứng viên, họ sẽ vô tình tiết lộ được vai trò thực sự và kết quả công việc của ứng viên trong công ty. Còn nếu những người tham chiếu chỉ có thể miêu tả chung chung (dù bạn đã cố đào sâu hơn) thì khả năng cao là người này không làm việc gần gũi với ứng viên, thông tin của họ không có giá trị cao, bạn có thể kết thúc sớm.

Bên cạnh đó sự phát triển của các công cụ tìm kiếm và mạng xã hội đã trở thành nguồn tài nguyên để nhà tuyển dụng có thể kiểm tra thông tin về ứng viên một cách chân thực nhất. Bạn có thể tìm kiếm trang mạng xã hội Facebook, Twitter, Zalo…của họ và kiểm tra xem trước đây họ đã làm gì, thông tin có khớp với những gì đã viết trong hồ sơ dự tuyển không.

Ngoài ra, khi kiểm tra thông tin, bạn còn có thể phát hiện những chia sẻ của họ về công việc từng làm. Từ những chia sẻ này, bạn cũng sẽ phần nào phán đoán được tính cách, bản chất thực của ho, đối chiếu với những gì họ đang thể hiện với bạn xem họ có nói dối bạn điều gì không.

8. Bạn sẽ xử lý như thế nào nếu phát hiện ứng viên nói dối?

Nhiều người sẽ nói rằng nên đuổi việc hoặc từ chối ứng viên ngay lập tức. Theo Linh thì bạn nên tìm giải quyết dựa trên mức độ nói dối của ứng viên:

Nếu đó là lời nói dối trắng trợn, cho thấy ứng viên không đủ năng lực làm việc, thì bạn có thể loại luôn.

Còn nếu ứng viên chỉ nói dối những phần không liên quan hoặc chỉ ảnh hưởng nhỏ đến năng lực thực sự, bạn có thể tiến hành thêm một buổi trò chuyện thẳng thắng với ứng viên, để hiểu được cụ thể những nguyên nhân đằng sau tại sao họ lại nói dối bạn. Nếu bạn thấy có thể chấp nhận được, thì vẫn có thể offer đồng thời tìm hướng giải quyết.

Ứng viên hơi nói quá về thành tích đạt được ở công ty cũ (nhưng thực tế vẫn có năng lực, và vẫn đủ đáp ứng yêu cầu của công ty bạn): Có thể vẫn cân nhắc offer nhưng ở mức lương thấp hơn đề nghị ban đầu

Ứng viên khai là chưa kết hôn nhưng thực tế là rồi, bởi họ sợ công ty sẽ từ chối nếu biết ứng viên không thể dành toàn bộ 100% thời gian cho công việc: Có thể bạn vẫn cân nhắc offer đi kèm với hợp đồng cam kết 2 năm không sinh con chẳng hạn.

Kết luận

Tóm lại, phát hiện được ứng viên nói dối đã là một thử thách, nhưng cách đối ứng khi phát hiện ra sự thật về họ cũng là một chủ đề thú vị mà Linh nghĩ nên được xem xét nghiêm túc. Bởi suy cho cùng, mục đích của cả quá trình sàng lọc trên không phải là để phát hiện ra ứng viên nói dối, mà mục đích là tìm ra được đúng người cho công ty. Chúc bạn tuyển dụng thành công ^^

Chu Linh HR