Nói đến Excel thì chúng ta thường nghĩ đến ngay các công thức, các hàm Excel, các phép tính và các đoạn mã Script…. giúp cho công việc của chúng ta được thực hiện nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn đúng không.
Ngoài khả năng hỗ trợ tạo ra các bảng biểu, các công thức tính toán phức tạp ra thì Excel còn có rất nhiều tính năng nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích khác.
Ví dụ như bạn có một danh sách dài về quản lý nhân sự, quản lý danh sách nhân viên hoặc là danh sách số điện thoại… với Excel.
Bạn có thể thực hiện đánh số thứ tự trong những danh sách mà bạn cần quản lý chỉ với 1 click chuột là xong, bạn không cần phải click chuột vào từng ô và nhập từng số như nhiều bạn vẫn làm.
Điều này là quá bất tiện, kém chuyên nghiệp và đôi khi còn dẫn đến sai sót ở một vị trí nào đó nếu bảng thống kê có hàng trăm, hàng nghìn con số cần nhập.
Vâng ! Nếu như bạn chưa biết cách đánh số thứ tự nhanh trong Excel thì đây chính là bài viết dành cho bạn đó.
Ứng dụng Excel là một trình soạn thảo, thống kê văn bản nên nó cũng đã được tích hợp rất nhiều công cụ và tính năng hữu ích để cho công việc thống kê và tính toán của bạn được thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn và chính xác hơn. Okey, sau đây sẽ là bài hướng dẫn chi tiết.
Đọc thêm:
Cách #1: Sử dụng tính năng Fill Series để đánh số thứ tự nhanh
+ Bước 1: Bạn hãy mở file Excel mà bạn muốn đánh số thứ tự ra. Ví dụ mình có file Excel như hình bên dưới.
+ Bước 2: Nhập số 1 vào ô mà bạn bắt đầu bạn muốn đánh STT. Nhấn chọn ô đó => rồi di chuột vào góc phải bên dưới của ô => xuất hiện dấu cộng như hình bên dưới => bạn nhấn giữ chuột trái và kéo xuống đến vị trí bạn muốn kết thúc.
Ví dụ như sau:
Note: Đây thực chất là tính năng sao chép trong Excel mà chúng ta rất hay dùng trong các phép tính, các công thức.
+ Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện một icon tính năng bên cạnh. Bạn hãy click chuột vào dấu tam giác như hình bên dưới => sau đó tích chọn Fill Series để tạo số thứ tự theo dòng như bạn muốn.
Và đây là kết quả. Bạn có thể thấy số thứ tự đã được một cách chính xác và nhanh chóng rồi nhé.
Cách #2: Đánh số thứ tự trong Excel tự động, sử dụng phím Ctrl [khuyên dùng]
+ Bước 1: Bạn mở file Excel lên => rồi nhập số 1 vào ô bạn muốn bắt đầu đánh STT.
Nhấp chuột trái vào ô mà bạn vừa nhập số đó => dê chuột xuống góc phải, bên dưới của ô mà bạn vừa chọn => xuất hiện dấu cộng như hình bên dưới => lúc này bạn hãy nhấn giữ phím Ctrl, đồng thời kéo chuột xuống vị trí bạn muốn kết thức.
Nói chung là làm giống hệt cách số 1 nhưng khác cái là nhấn giữ thêm phím Ctrl thôi 😀
Như vậy là xong rồi, STT đã được điền đầy đủ vào các vị trí trong khoảng bạn kéo chuột đến.
Lời kết
Vậy là mình vừa chia sẻ xong cho các bạn cách đánh số thứ tự trong Excel một cách hoàn toàn tự động rồi nhé.
Phải nói lại đây là một thủ thuật nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích trong rất nhiều trường hợp khi bạn làm việc với Excel. Và một khi đã làm việc với Excel thì việc áp dụng tính năng này vào công việc là một điều bắt buộc nếu như bạn muốn làm việc tốt với Excel.
Hi vọng chia sẽ này sẽ hữu ích với bạn trong học tập cũng như công việc. Chúc các bạn thành công!
Cộng tác viên: Lương Trung
Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !
Sử dụng Excel đã lâu bạn đã biết cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản, nhanh gọn chưa?. Hãy để GhienCongNghe hướng dẫn bạn những cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, Excel 2010 hay Excel 2016 cực kỳ đơn giản và dễ dàng nhé.
Đây là một trong những cách đánh STT cực nhanh và đơn giản nhất.
Bước 1: Mở file Excel của bạn, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên. Sau đó dùng chuột chọn hai ô vừa rồi.
Bước 2: Tiếp theo bạn di chuột xuống góc cuối bên phải đến khi xuất hiện hình vuông nhỏ, sau đó nhấn giữ chuột và kéo xuống để đánh số thứ tự.
Ví dụ: Bạn muốn đánh số thứ tự bắt đầu từ 0.
Bước 1: Bạn nhập số 0 và 1 vào hai ô đầu tiên. Sau đó, dùng chuột bôi đen hai ô vừa rồi.
Bước 2: Di chuột đến góc bên phải cuối cùng đến khi xuất hiện dấu thập đen, rồi nhấn và kéo giữ chuột đến STT [số thứ tự] cuối cùng bạn muốn.
Đánh số thứ tự trong Excel bằng Fill
Bước 1: Mở file Excel bạn cần đánh số thứ tự, rồi nhập số cho ô đầu tiên. Sau đó, ở thanh công cụ chọn Fill, nhấn chọn Series tiếp theo.
Bước 2:
- Ở phần Series, nếu bạn muốn đánh số thứ tự theo hàng thì chọn Rows, chọn Columns nếu đánh số theo cột.
- Ở phần type, bạn chọn Linear để đánh số theo kiểu tăng dần.
- Nhập số bắt đầu ở mục Step value và nhập số cuối cùng ở mục Stop value. Cuối cùng nhấn OK là bạn đã hoàn thành.
Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cho bạn cách đánh số thứ tự trong Excel 2007, Excel 2010 hay Excel 2016 bằng Fill vô cùng đơn giản và dễ dàng thực hiện.
Sử dụng công thức để đánh số thứ tự trong Excel
Tiếp theo, GhienCongNghe sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số thứ tự trong Excel sử dụng công thức.
Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm ROW[]
Bạn lo ngại việc khi xóa hay thêm một ô sẽ làm đảo lộn số thứ tự của bạn, vậy thì hãy tham khảo cách đánh số tự bằng hàm ROW sau đây.
Tại ô đầu tiên [mốc điền] bạn nhập công thức sau =ROW[]. Sau đó, sao chép và dán công thức này vào tất cả các ô còn lại đến giới hạn mà muốn đánh số. Bạn có thể dùng Fill Handle để tiết kiệm thời gian.
Bạn cùng tham khảo ví dụ dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.
Giải thích thêm: Hàm ROW[] hiển thị số thứ tự của hàng hiện tại. Do đó, trong ví trên mình trừ đi 1 trong công thức =ROW [] – 1 vì số thứ tự bắt đầu từ hàng thứ 2 trở đi. Tương tự, nếu số thứ tự của bạn bắt đầu từ hàng thứ 8 thì bạn cần nhập =ROW [] – 7
Đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm OFFSET[]
Bước 1: Tại mốc điền đầu tiên, bạn nhập hàm =OFFSET[]
Hàm OFFSET[reference, rows, cols, [height], [width]], trong đó:
- Reference: vùng tham chiếu mà bạn muốn căn cứ làm khoảng cách tham chiếu vào đó.
- Rows: số hàng mà bạn muốn trái tham chiếu đến. Hàng có thể là số dương [có nghĩa là nằm ở dưới vùng tham chiếu bắt đầu] hoặc âm [có nghĩa là nằm ở trên vùng tham chiếu bắt đầu].
- Cols: số cột mà bạn muốn tham chiếu tới. Cột có thể là số dương [ bên phải vùng tham chiếu bắt đầu] hoặc số âm [bên trái vùng tham chiếu bắt đầu].
- Height: chiều cao là số dương được tính bằng số hàng mà bạn muốn có cho tham chiếu trả về.
- Width: độ rộng là số dương được tính bằng số cột mà bạn muốn có cho tham chiếu trả về.
Bước 2: Bạn sẽ điền các đối số vào hàm =OFFSET[]
Chẳng hạn: =OFFSET[A2,-1,0]+1 để bắt đầu đánh số thứ tự. Khi đó, A2 là địa chỉ ô Excel hiện tại của giá trị tham chiếu. Sau đó, bạn nhấn Enter số thứ tự đầu tiên sẽ được thay vào.
Bước 3: Chọn dấu chấm xanh ở góc rồi kéo chuột tới ô cuối cùng mà bạn muốn điền.
Sử dụng hàm COUNTA[]
Hàm COUNTA[] được dùng để đếm các ô có dữ liệu [dữ liệu này có thể là các khoảng trống].
Để đếm các ô dữ liệu bằng hàm COUNTA[]. Đầu tiên, bạn cần xác định giới hạn các ô bạn muốn đếm. Tiếp theo, nhập hàm =COUNTA[]
Cùng xem ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn: Đếm dữ liệu các ô từ D2 đến E7. Bạn nhập =COUNTA[D2:E7] => Nhấn Enter, ô Excel sẽ hiện kết quả của hàm.
Ngoài ra, bạn có thể dùng hàm này để đếm số ở nhiều phạm vi ô khác nhau như ví dụ dưới đây.
Hàm SUBTOTAL[] có sử dụng được với nhiều loại công thức như: đếm số, phép cộng, trung bình. Hàm SUBTOTAL[] được dùng với công thức hàm sau:
= SUBTOTAL[Function_num, ref1, [ref2]…]
Trong đó:
- Function_num: thể hiện thuật toán [tính tổng, đếm, tính trung bình…]. Đây là đối số bắt buộc có.
- ref1: vùng tham chiếu thứ nhất. Đây là đối số bắt buộc có.
- ref2: vùng tham chiếu thứ hai. Từ vùng tham chiếu thứ hai trở đi bạn không nhất thiết cần phải có.
Xem ví dụ sau để hiểu rõ hơn: Vùng tham chiếu được chọn là vùng luôn chắc chắn phải có nội dung để đảm bảo việc đếm các dữ liệu đầy đủ. Sử dụng function_num là 3.
Ở đây bạn chọn với cột B là cột “Tên học sinh”. Bạn sẽ đếm bắt đầu từ dòng thứ 2 nên bắt đầu với ô B2. Khi tiếp tục đếm các dòng tiếp theo thì bạn sẽ đếm cả những ô trước đó:
- Số thứ tự tại dòng 2 = COUNT[B2:B2]
- Số thứ tự tại dòng 3 = COUNT[B2:B3]
- Số thứ tự tại dòng 4 = COUNT[B2:B4]
Dòng B2 sẽ luôn xuất hiện trong các công thức, vậy nên ta cố định điểm B2.
Từ đó, công thức đếm số thứ tự tại ô A2 = SUBTOTAL[3, $B$2:B2] => Bạn di chuột xuống chấm xanh góc bên phải cuối cùng và kéo xuống đến số thứ tự cuối cùng mà bạn muốn.
Lỗi đánh số thứ tự trong Excel
Thi thoảng, khi bạn đánh số thứ tự trong Excel xảy ra lỗi và không thể thực hiện được. Để GhienCongNghe giúp bạn tìm hiểu và khắc phục các lỗi này nhé.
Tại sao không kéo được số thứ tự trong Excel
Khi bạn bôi đen hai ô đầu tiên và di chuyển đến góc trái cuối mà không xuất hiện dấu thập đen thì tính năng này có thể đang bị lỗi.
Để xử lý vấn đề này, bạn chọn vào File => chọn Options => Advanced và tích vào ô Enable fill handle and cell drag-and-drop => cuối cùng chọn OK.
Công việc còn lại của bạn là quay trở lại file Excel và đánh số thứ tự.
Không Fill Series được trong Excel
Đây là một lỗi khá thường gặp, người dùng công thức Hand – fill nhưng kết quả chỉ được một dòng đầu tiên hoặc không sao chép được công thức từ dòng trên xuống dòng dưới. Tham khảo cách khắc phục ngay dưới đây:
Chọn File => chọn Options => Formulas => chọn Calculation options => tích chọn vào ô Automatic => nhấn OK, kết thúc quá trình sửa lỗi Fill Series.
Đánh số thứ tự trong Excel không liên tục
Đánh số thứ tự liên tục khá đơn giản, nhưng bạn đã biết cách đánh số thứ tự không liên tục trong Excel chưa?. Tham khảo ngay công thức sau đây:
Bạn nhập công thức = if[$b1””,counta[$b$1:$b1],””], ô B1 đảm bảo điều kiện không chứa dữ liệu hoặc công thức.
Nếu các ô đã có dữ liệu hoặc công thức bạn có thể sử dụng hàm sau: = if[Len[B1]>0,CountA[$B$1:B1],””]
Xem thêm:
Trên đây là 3 cách đánh số thứ tự trong Excel đơn giản và dễ dàng nhất mà GhienCongNghe muốn chia sẻ tới bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn thực hành thành công và nâng cao trình độ tin học văn phòng của bản thân. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích thì hãy like và share đến nhiều người khác nữa nhé.