Khi phải soạn và trình bày những văn bản, tài liệu dài nhiều trang giấy như là bài luận, bài nghiên cứu , báo cáo chi tiết,... chúng ta sẽ cần đánh số trang để người đọc tiện tra mục lục và theo dõi trình tự. Để đánh số trang hàng loạt một cách nhanh chóng, bạn sẽ cần nắm được cách sử dụng các công cụ và thủ thuật trong Word giúp bạn làm điều đó. Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho khám phá trọn bộ bí kíp cách đánh số trang trong Microsoft Word 2010, 2013, 2016, 2019 nhé!
1. Các cách đánh số trang trong Word
1.1. Cách đánh số trang trong Word bằng Insert Page Number
Đầu tiên Gitiho sẽ hướng dẫn cho bạn cách đánh số trang trong Word nhanh và tiện lợi nhất, đó là sử dụng lệnh Insert Page Number.
Xem thêm: Thẻ Insert và các chức năng trong Microsoft Word, bạn biết chưa?
Để đánh số trang nhanh chóng trong Word, đầu tiên bạn hãy chọn thẻ Insert trên thanh công cụ. Sau đó chọn lệnh Page Number.
Trong Page Number, chúng ta sẽ có các dạng đánh số trang theo từng vị trí như sau:
- Top of Page: Đánh số trang ở phía trên của trang giấy
- Bottom Page: Đánh số trang ở phía bên dưới của trang giấy
- Page Margins: Đánh số trang ở bên lề trái hoặc lề phải của trang giấy
- Current Position: Đánh số trang tại vị trí đang đặt con trở chuột trên trang giấy
Sau khi ấn chọn vị trí đánh số trang mong muốn, bạn có thể chọn chính xác vị trí đó nằm ở đâu. Ví dụ nếu đánh số trang ở dưới của trang giấy, bạn có thể chọn tiếp là vị trí số trang nằm ở bên trái/ở giữa/bên phải của phần dưới trang giấy:
1.2. Cách đánh số trang trong Word bắt đầu từ số lớn hơn 1
Đa phần thì chúng ta sẽ thực hiện đánh số trang từ trang đầu tiên. Nhưng sẽ có một số trường hợp ta cần phải đánh số từ những trang khác trong văn bản. Ví dụ như khi bạn cần chỉnh sửa hay thêm bớt và in lại một trang văn bản nằm giữa tài liệu, mà trang đó lại nằm trong 1 File Word khác, bạn sẽ phải đánh số lại nhưng lúc này sẽ không thể đánh từ số 1 được. Vậy phải làm sao để đánh số trang bắt đầu từ một con số bất kỳ?
Xem thêm: Hướng dẫn 4 cách đánh số trang cực nhanh trong Word
Hướng dẫn các bước đánh số trang bắt đầu từ số lớn hơn 1:
Bước 1: Chọn mục Format Page Number trong phần Page Number
Bước 2: Trong cửa sổ Format Page Number chọn mục Start at: rồi nhập số trang sẽ bắt đầu
Như vậy là bạn đã thành công đánh số trang với con số bắt đầu tùy ý.
1.3. Đánh số trang trong Word từ trang bất kỳ
Ngoài trường hợp trên, bạn cũng có thể gặp những trường hợp cần bỏ qua 1 hoặc vài trang đầu và đánh số 1 trở đi từ khoảng trang 2, trang 3. [Ví dụ: đánh số bắt đầu từ trang thứ 2, số trang tại trang thứ 2 là số 1].
Xem thêm: Hướng dẫn cách đánh số trang từ trang bất kì trong Word
Khi đó, bạn cần thực hiện thao tác như sau:
Bước 1: Thực hiện việc đánh số trang như hướng dẫn thông thường ở trên, ví dụ đánh số ở Bottom, phía bên phải.
Bước 2: Tại trang thứ 2 [trang sẽ bắt đầu đánh số mà không liên quan tới trang trước đó], nháy đúp chuột vào vị trí số trang vừa được tạo.
Trên thanh công cụ lúc này sẽ xuất hiện thẻ Header & Footer Tools. Ở mục Design trong thẻ này, bạn chọn ô Different First Page.
Bước 3: Sau đó thực hiện lại việc đánh số từ trang thứ 2, với Start at chọn số 1
Như vậy bạn hoàn toàn có thể ngắt đoạn cho việc đánh số trang word dựa theo nguyên tắc trên cho bất kỳ vị trí trang nào.
Cách xóa số trang trong Word
Để xóa số trang trong những trang không cần đánh số, bạn có thể thực hiện theo một trong 2 cách sau:
Cách 1: Xóa thủ công:
- Nháy đúp chuột vào vị trí số trang tại trang muốn xóa sốố trang
- Nhấn nút Backspace trên bàn phím [hoặc bôi đen số trang đó rồi nhấn phím Delete] để xóa số trang
- Nháy đúp chuột ra ngoài vị trí Header – Footer để kiểm tra kết quả của thao tác xóa số trang
Tuy nhiên cách này chỉ nên áp dụng khi số trang cần xóa không quá nhiều, không mất nhiều thời gian.
Cách 2: Xóa bằng Remove Page Number:
- Chọn trang cần xóa số trang
- Chọn mục Remove Page Number trong phần Page Number
Cách này sẽ giúp bạn xóa số trang một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian hơn.
Lỗi đánh số trang không liên tục trong Word
Có 2 nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng đánh số trang trong Word không được liên tục, đó là:
- Do bạn chọn chế độ Page Number bao gồm cả số trang/tổng số trang.
- Nhầm lẫn giữa giữa Insert Page Number và Insert Number of Pages.
Vậy thì cách khắc phục thế nào nếu gặp phải tình trạng này? Rất đơn giản thôi, nếu bạn biết được nguyên nhân thì cách khắc phục cũng cực kỳ đơn giản:
- Xóa hết số trang đã cài đặt bằng cách chọn Remove Page Numbers
- Đánh lại số trang bằng cách chọn lại cách đánh số trang mà bạn muốn
- Hiểu rõ Insert Page Number và Insert Number of Pages:
- Insert Page Number: là số trang hiển thị
- Insert Number of Page: là tổng số trang đang có chữ trong Word.
Tổng kết
Vậy là Gitiho đã cùng bạn khám phá được tất tần tật những thao tác cần thiết để bạn biết cách đánh số trang trong Word, cũng như cách xóa số trang và khắc phục lỗi thường gặp khi đánh số. Hi vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đủ những kiến thức cần thiết và dễ hiểu nhất để áp dụng trong công việc, học tập thường ngày.
Nếu các bạn muốn tìm hiểu sâu hơn và kỹ hơn về các thủ thuật khác của Word thì Gitiho xin giới thiệu với các bạn khóa học MOSW rất hay vào bổ ích sau:
MOSW: Khóa học chinh phục MOS Word 2013 cùng Nimbus
Khóa học giúp bạn trang bị kiến thức và kỹ năng để làm chủ phần mềm Microsoft Word. Ngoài được học các kiến thức hay về Word bạn còn được làm quen với các dạng bài tập của đề thi MOS Word. Trong quá trình học, bạn sẽ được giảng viên hỗ trợ 24/7. Bài học lý thuyết sẽ đi kèm bài tập thực hành giúp bạn dễ dàng nắm chắc kiến thức và thành thạo các thao tác. Đồng thời bạn cũng xây dựng được tư duy chu động, biết cách tự giải quyết vấn đề trong Word mà không cần mất thời gian lên mạng tìm kiếm. Chúc các bạn học tập hiệu quả!
Đánh số trang là một thao tác đơn giản nhưng không thể thiếu khi mang đi in hoặc chỉ đơn giản là để bản Word của bạn được chuyên nghiệp và dễ nhìn hơn, giúp người đọc hoặc chính bạn dễ dàng theo dõi hơn.
Tuy nhiên không phải ai cũng biết thủ thuật văn phòng đơn giản này. Hiện tại các phiên bản Word được sử dụng nhiều nhất là bản 2010 – 2013 – 2016.
Vì vậy tại bài viết này Bencomputer sẽ hướng dẫn bạn cách đánh số trang trong word 2010 – 2013 – 2016.
1. Cách đánh số trang trong Word bắt đầu từ trang đầu tiên
Đầu tiên để đánh số trang trong Word bạn cần soạn thảo xong tập văn bản của mình đã chuẩn bị trước. Khi đã có trong tay văn bản hoàn chỉnh, chúng ta sẽ tiến hành đánh số trang trên Word 2010 – 2013 – 2016.
Bước 1: Đầu tiên chọn thẻ Insert -> Page number.
Khi nhấn chọn Page Number sẽ có một bảng chọn sổ xuống, trong đó có các lựa chọn:
- Top of Page: Đánh số trang ở phía trên của trang giấy.
- Bottom Page: Đánh số trang ở phía bên dưới của trang giấy.
- Page Margins: Đánh số trang ở bên lề trái hoặc lề phải của trang giấy.
- Current Position: Đánh số trang tại vị trí đang đặt con trở chuột trên trang giấy.
Ngoài 4 lựa chọn này ta còn thấy được có 2 lựa chọn khác là Format page number và Remove page number.
Lệnh Format page number để ta tùy chọn chỉnh sửa số trang, lệnh Remove page number có tác dụng gỡ số trang đã đánh vào trước đó.
Bước 2: Lựa chọn vị trí số trang xuất hiện trên trang giấy.
Sau khi lựa chọn vị trí xuất hiện của số, chúng ta có thể tùy chỉnh vị trí xuất hiện của số trang trên trang giấy cụ thể.
Ví dụ: lựa chọn Top of Page – tức số trang sẽ hiện trên đầu của trang giấy. Bước tiếp theo chính là lựa chọn số trang sẽ hiện ở góc trên trái, ở giữa hay góc trên phải của trang giấy đó.
Khi lựa chọn 1 trong các tùy chọn trong bảng Page Number ta sẽ thấy một bảng khác sổ xuống với các lựa chọn góc trái, ở giữa hay góc phải của trang giấy, sau đó bạn tùy chọn theo ý thích.
Vậy là chúng ta đã đánh số trang trong Word, rất đơn giản phải không?
Tuy nhiên đây là cách đánh số toàn bộ văn bản mặc định trang đầu tiên là 1 cho đến trang cuối cùng, nếu bạn chỉ muốn đánh số trong word 2010 – 2013 – 2016 từ số trang bao nhiêu đó chứ không muốn đánh số từ đầu thì sao? Hãy tiếp tục theo dõi thêm dưới đây nhé.
2. Cách đánh số trang trong Word theo ý muốn
Dưới đây chính là cách đánh số trong word 2010 – 2013 – 2016 từ một trang nhất định theo ý muốn của bạn.
Bước 1: Chọn Insert -> Page Number -> Format Page Numbers.
Bước 2: Một bảng công cụ sẽ hiện ra, bạn chú ý ở mục Page Numbering có 2 ô lựa chọn, ô bên dưới Start at: … chính là số trang mà bạn muốn bắt đầu đánh số, chỉ cần điền vào đó số trang bạn muốn bắt đầu đánh, Microsoft Word sẽ tự động đánh số từ trang đó cho bạn.
Vậy nếu bạn không muốn đánh số từ trang đầu tiên, mà muốn đánh từ trang số 2 hoặc số 3 thì sao? Nghĩa là trang số 2 hoặc 3 mới mang số 1, thì làm thế nào?
Rất đơn giản:
Bước 3: Bạn đánh số trang trong Word như bình thường theo hướng dẫn bên trên.
Bước 4: Bạn nhấp đúp chuột vào số trang, một thanh công cụ sẽ hiện ra , bạn chọn Header & Footer Tools -> Design -> Different First Page
Sau đó thực hiện lại việc đánh số từ trang thứ 2, với start at chọn số 1.
3. Cách bỏ đánh số trang trong Word
Để xóa số trang mà bạn đã đánh số trong Word 2010 thì bạn làm theo hướng dẫn các bước sau:
Bước 1: Chọn Insert => Page Number => Remove Page Numbers
- Nháy đúp chuột vào vị trí số trang tại trang muốn xóa số trang.
- Nhấn nút Backspace trên bàn phím [hoặc bôi đen số trang đó rồi nhấn phím Delete] để xóa số trang.
- Nháy đúp chuột ra ngoài vị trí Header – Footer để kiểm tra kết quả của thao tác xóa số trang.
4. Tại sao đánh số trang trong Word không liên tục?
Có 2 nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng đánh số trang trong Word không được liên tục, đó là:
- Do bạn chọn chế độ Page Number bao gồm cả số trang/tổng số trang.
- Nhầm lẫn giữa giữa Insert Page Number và Insert Number of Pages.
Vậy thì cách khắc phục thế nào nếu gặp phải tình trạng này? Rất đơn giản thôi, nếu bạn biết được nguyên nhân thì cách khắc phục cũng cực kỳ đơn giản. Tham khảo ngay 3 cách mà Ben Computer gợi ý dưới đây:
-
Xóa hết số trang đã cài đặt bằng cách chọn Remove Page Numbers
-
Đánh lại số trang bằng cách chọn lại cách đánh số trang mà bạn muốn
- Hiểu rõ Insert Page Number và Insert Number of Pages:
- Insert Page Number: là số trang hiển thị
- Insert Number of Page: là tổng số trang đang có chữ trong Word.
Như vậy chúng ta đã có thể quản lý hoàn toàn được việc đánh số trang trong Word rồi phải không nào. Chúc các bạn áp dụng tốt kiến thức này vào công việc.
Tham khảo thêm:
- Cách tạo Mục Lục trong Word 2013, 2016, 2019 cực kỳ đơn giản