Cách tải hóa đơn điện tử file xml đơn giản, nhanh chóng sẽ rất hữu ích khi doanh nghiệp cần cần phải tải hóa đơn điện tử về để phục vụ việc mục đích xem, quản lý, hay lưu trữ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tải hóa đơn điện tử ở nhiều định dạng khác nhau chi tiết nhất.
1. Hơn điện tử có những định dạng file nào?
Hiện nay, phương thức hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến với các doanh nghiệp Việt.
Theo quy định mới nhất trong Thông tư 68 của Bộ Tài chính thì từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử và hoàn toàn chuyển sang sử dụng phương thức này.
Hơn điện tử có những định dạng file nào?
Trước khi tìm hiểu cách tải hóa đơn điện tử xml đơn giản nhất, bạn cần phải biết vì sao hóa đơn điện tử có định dạng XML và ngoài định dạng này ra hóa đơn số còn có định dạng nào khác nữa.
Thực tế, khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lưu đồng thời cả file ở định dạng PDF và định dạng XML. Trong đó:
– File hóa đơn điện tử ở định dạng XML sẽ được mặc định là file chứa toàn bộ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa qua sửa đổi bất kỳ thông tin gì.
– File hóa đơn điện tử ở định dạng PDF chính là bản thể hiện nội dung của hóa đơn điện tử, có vai trò tương ứng như một bản hóa đơn điện tử thông thường.
Như vậy, hóa đơn điện tử thường sẽ tồn tại ở 2 định dạng file là XML và PDF. Với định dạng XML, đây là file hóa đơn rất quan trọng, tương đương như tờ hóa đơn giấy bản chỉnh, cần lưu lưu trữ thật cẩn thận và tuyệt đối không sửa chữa nhằm đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn file XML
2. Cách tải hóa đơn điện tử file XML đơn giản nhất hiện nay
Nhằm phục vụ mục đích xem, quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp phải tải file hóa đơn điện tử về máy. Khi này, cách tải hóa đơn điện tử file xml đơn giản, nhanh chóng sẽ là điều vô cùng hữu ích.
Cách tải hóa đơn điện tử định dạng XML.
Ngoài có thể xem và tải hóa đơn điện tử trên website tra cứu của Tổng cục Thuế, người dùng cũng có thể tải ngay trên hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Chẳng hạn như, nếu bạn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice và muốn tiến hành cách tải hóa đơn điện tử file xml nhanh chóng nhất, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Truy cập trang E-invoice
Bước đầu tiên của cách tải hóa đơn điện tử file xml là bạn cần truy cập vào website của E-invoice theo đường link sau: //einvoice.vn/.
Truy cập website E-invoice.
Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”
Tiếp theo, muốn tải hóa đơn điện tử ở bất cứ định dạng nào, bạn chọn chức năng “TRA CỨU” để có thể xem rồi tải hóa đơn về.
Chọn chức năng “TRA CỨU”.
Bước 3: Tiến hành tra cứu và tải hóa đơn điện tử file XML
Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, bạn cần điền đúng mã hóa đơn muốn tải về để có thể tìm và tải về máy.
Điền thông tin để tiến hành tra cứu và tải hóa đơn.
Cụ thể, bạn cần nhập mã hóa đơn vào phần “Mã nhận hóa đơn”, nhập “Mã kiểm tra” rồi nhấn nút “TRA CỨU HÓA ĐƠN”.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử là gì?
Bước 4: Tải hóa đơn điện tử file xml
Tra sau khi đã hoàn tất thông tin và nhấn tra cứu, bản hóa đơn điện tử bạn tải sẽ lập tức được hiển thị.
Khi này, bạn cần kiểm tra để chắc chắn đã đúng hóa đơn mình cần tra cứu.
Ở phần “Tải hóa đơn”, bạn nhấn chuột vào ô “Dạng XML” để có thể hoàn thành tải hóa đơn điện tử file xml về máy.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn ô “Dạng PDF” nếu có nhu cầu tải hóa đơn điện tử ở định dạng này.
Không chỉ cho phép tải hóa đơn điện tử file xml, E-invoice còn là phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay và được sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI.
Với E-invoice, các doanh nghiệp có thể dễ dàng lập, xuất, tra cứu hóa đơn mọi lúc mọi nơi ngay trên các thiết bị như: Laptop, ipad, smartphone,…
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn bạn cách tải hóa đơn điện tử file xml đơn giản nhất 2020.
Mọi thắc mắc về cách tải hóa đơn điện tử file xml hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay Hotline 24/7:
Miền Bắc: 1900 4767
Miền Nam/Trung: 1900 4768
Bởi EasyInvoice.vn - 29/04/2022 10288 lượt xem
Thực tế, có nhiều Anh/chị kế toán không biết cách đọc và sử dụng hóa đơn điện tử file XML. Do đó, việc phát hiện những sai lệch thông tin trên cùng một hóa đơn giữa file định dạng XML với file định dạng PDF có thể không kịp thời, gây ra những ảnh hưởng xấu đến bản thân và doanh nghiệp.
Dưới đây, EasyInvoice sẽ hướng dẫn kế toán cách đọc hóa đơn điện tử định dạng file XML một cách chi tiết, dễ hiểu và chính xác nhất.
1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML
Căn cứ theo Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu. Chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML [tên tiếng Anh là “eXtensible Markup Language”, mục đích là chia sử dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin].
Định dạng hóa đơn điện tử gồm:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử;
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;
* Note: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cần có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.
Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, bạn cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Cụ thể:
- File XML: bao gồm đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi;
- File PDF: Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương với hóa đơn thông thường. Tuy nhiên không có giá trị pháp lý do đây chỉ là bản thể hiện của file XML;
=> Qua đó có thể thấy, file XML của hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng khi doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý, hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, kế toán và doanh nghiệp thường khá loay hoay khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán do không đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử.
2. Hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử file XML
Bước 1: Mở mail thông báo hóa đơn điện tử được gửi đến từ người bán
Bước 2: Click vào link liên kết được gắn trong email
Bước 3: Tải file hóa đơn định dạng XML về máy tính bằng cách click vào button “Tải về XML”
– Lưu ý: Không sửa/đổi tên file hóa đơn vừa tải về, để tra cứu thành công
Bước 4: Truy cập địa chỉ tra cứu: //0105987432hd.easyinvoice.vn/
– Chọn file hóa đơn XML vừa tải về, sau đó nhập chính xác “mã xác thực” và click vào “KIỂM TRA” để hoàn tất.
– Sau khi hoàn tất, màn hình sẽ cho kết quả thông tin hóa đơn từ file XML.
Chỉ với 4 bước đơn giản nêu trên, Anh/chị đã có thể đọc được hóa đơn điện tử từ file XML một cách dễ dàng. Chúc Anh/chị thực hiện thành công!
3. Hóa đơn điện tử file XML có phải lưu trữ không?
Thông thường hóa đơn điện tử file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống server của đơn vị cung cấp, hoặc doanh nghiệp có thể tải về để lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu.
Anh/chị kế toán có thể tham khảo chi tiết về quy định lưu trữ hóa đơn điện tử dựa trên căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC như sau:
“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ [đĩa flash USB]; đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong] hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”
>>>> Giải đáp: Có được sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử song song không?
Trên đây, EasyInvoice đã Hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử file XML chi tiết, chính xác. Hy vọng thông tin trên hữu ích với Quý đơn vị. Chúc doanh nghiệp thành công.
Mọi thắc mắc về Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ về số hotline: 1900 33 69 – 1900 56 56 53. Đội ngũ nhân viên SoftDreams luôn hân hạnh được phục vụ quý khách
================
EasyInvoice – Top 1 phần mềm hóa đơn điện tử kết nối thành công với Tổng cục Thuế
- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC
- Tạo lập, phát hành, lưu trữ nhanh chóng và hiệu quả trên nền tảng website và mobile
- Tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu và quản lý thủ công, 90% chi phí lưu trữ hóa đơn
- Tích hợp với các phần mềm khác như: phần mềm kế toán, hóa đơn đầu vào, bán hàng…
- Kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế thông qua 3 kênh MPLS VPN Layer 3 với tốc độ tới 50Mbps.
- Bảo mật dữ liệu, an toàn tuyệt đối cho người dùng
- Hỗ trợ 24/7 mọi thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, xử lý khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm
=============
Video Hướng dẫn tạo lập và phát hành hóa đơn trên Phần mềm EasyInvoice
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ: PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ EASYINVOICE
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ
Điện thoại: 1900 33 69 – 1900 56 56 53
Website: //easyinvoice.vn/
Email:
Facebook: //www.facebook.com/easyinvoice.vn
Tags: