Cách scan tài liệu từ máy in vào máy tính

Cách scan từ máy in sang máy tính sẽ mang đến nhiều lợi ích khi sử dụng và bảo quản. Nếu bạn chưa biết quy trình thực hiện thế nào cho đúng, hãy cùng Mực In Đại Minh Trung tìm hiểu.

Khi những máy móc kỹ thuật số ngày càng sử dụng rộng rãi thì các công nghệ tích hợp cũng được phát triển để nâng cao hiệu quả công việc. Kỹ thuật scan là một trong số đó. Tuy nhiên, cách scan từ máy in sáng máy tính thực hiện thế nào thì ít ai biết được.

Nếu bạn đang quan tâm đến vấn đề đó, hãy cùng Mực In Đại Minh Trung theo dõi ngay bài viết sau.

Scan tài liệu là gì?

Scan tài liệu là một cách thực hiện chuyển tất cả những tài liệu giấy thành các file dữ liệu, hình ảnh trên máy tính. Khác với kỹ thuật in ấn, scan sẽ thực hiện chuyển dữ liệu từ bản cứng sang phần mềm, hỗ trợ thực hiện chia sẻ cũng như dữ liệu tốt hơn.

Cách scan từ máy in sang máy tính hiệu quả nhất

Khi thực hiện in ấn hoặc scan tài liệu thì yêu cầu phải có kết nối ổn định từ máy in và máy tính, hỗ trợ thao tác dễ dàng hơn cho người sử dụng so với cách thực hiện bằng thiết bị không dây.

Thực hiện scan tài liệu từ máy in sang máy tính

Để tiến hành scan hồ sơ, giấy tờ vào máy tính, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

• Cung cấp nguồn điện ổn định để máy có thể hoạt động, không gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện.

• Kết nối máy in với máy tính bằng dây cáp.
• Thực hiện scan bằng cách đặt tài liệu lên mặt máy tính, tiến hành scan từng mặt một.
• Cuối cùng, thực hiện các thao tác trên máy tính lưu trữ là quy trình hoàn thành.

Scan tài liệu thành file PDF

Quy trình scan tài liệu sáng file PDF để thuận tiện khi sử dụng và chia sẻ cần tiến hành như sau:

Bước 1: Chọn máy scan phù hợp.

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều dòng máy scan với công suất và độ phân giải khác nhau, đa dạng các thương hiệu nên bạn rất dễ dàng lựa chọn. Thông thường, nếu chỉ cần dùng số hóa tài liệu thì các loại máy scan có độ phân giải 1200x2400 dpi là có thể sử dụng tốt.

Sau đó thực hiện kết nối máy scan với máy tính bằng cáp USB và tiến hành cài đặt driver phù hợp. Khi chọn mua máy scan thì sẽ kèm theo các đĩa CD và nhiều phần mềm hỗ trợ.

Bước 2: Cài đặt phần mềm

Để quy trình bảo quản và lưu trữ đạt lợi ích tốt nhất thì bạn nên lưu tài liệu ở dạng file PDF. Mặc dù kích thước file JPG sẽ thấp hơn khoảng 10% so với dung lượng khi dùng PDF nhưng thường xuyên gặp nhiều tình huống phát sinh, gây ảnh hưởng đến quá trình sử dụng của bạn.

Khi bạn tiến hành cài đặt những phần mềm hỗ trợ từ nhà sản xuất thì đã được tích hợp khả năng tạo file Scan PDF cho máy tính nên không cần thêm bất cứ ứng dụng hỗ trợ nào khác.

Bước 3: Số hóa tài liệu

Thực hiện tại file PDF thông qua phần mềm Softi Scan to PDF sau đó nhấn chọn Scan ở mục Select Scanner. Ô DPI, bạn sẽ chọn 200 và nhấp Colour ngay sau ô DPI, đánh dấu tick chọn ngay dòng chữ Show Scanner Dialog.

Sau đó thực hiện Scan và nhấn Preview để máy có thể quét vùng cần thực hiện. Cuối cùng nhấn save để tiến hành lưu dữ liệu.

Lợi ích khi thực hiện scan tài liệu sang máy tính

Khi thực hiện scan tài liệu sang máy tính sẽ mang đến rất nhiều lợi ích:

• Tiết kiệm không gian văn phòng và chi phí để thực hiện lưu trữ các hồ sơ, giấy tờ.
• Giảm thiểu những tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu khi cần sử dụng.
• Nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, việc tìm kiếm những hồ sơ cần dùng sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.
• Bảo quản, lưu trữ thông tin khoa học hơn, không gặp phải những tình trạng hư hỏng.
• Sử dụng tài liệu ở mọi nơi, mọi lúc.
• Hạn chế tình trạng đánh cắp thông tin, dữ liệu quan trọng.

Qua những chia sẻ của Mực In Đại Minh Trung qua bài viết trên, hy vọng quý khách hàng sẽ hiểu hơn về cách scan từ máy in sang máy tính, mang đến nhiều hiệu quả cao hơn trong công việc. Chúc bạn thành công.

Video liên quan