Cách xử lý tình huống quản lý đám đông

Cho dù bạn đang tổ chức một chương trình ca nhạc lớn có sân khấu hoành tráng với hệ thống âm thanh, ánh sáng thuộc dạng thuộc dạng “hàng khủng” hay sự kiện thể thao với một vài nhà lều cùng hệ thống âm thanh đơn giản cho bình luận viên thì bạn vẫn phải kiếm soát những rủi ro có thể xảy ra với thiết bị đó.

Nội dung chính Show

• 2. Quản lý đám đông
• 3. Trẻ em tham gia trong sự kiện
• 4. Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển
• 5. An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên
• 1. Theo bạn, người tổ chức sự kiện cần những tố chất, kỹ năng gì? Và đâu là kỹ năng quan trọng nhất? 
• 2. Theo bạn, có những yếu tố nào quyết định tới việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện?
• 3. Theo bạn, những rủi ro có thể có của một sự kiện?
• 4. Câu hỏi tình huống: Khi được giao tổ chức sự kiện với một khoản ngân sách cố định, bạn làm thế nào để sử dụng ngân sách đó hiệu quả.
• 5. Câu hỏi tình huống: Trong các sự kiện, thường có những tình huống bất khả kháng. Bạn nghĩ gì về điều này?
• Video liên quan

Những vấn đề này cần được chú ý từ hệ thống công suất nguồn điện, vị trí lắp đặt các thiết bị, khung giá treo… Thậm chí khi mọi thứ đã ở yên một chỗ, bạn cần phải cân nhắc những khả năng như liệu đường dây điện có dễ gây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiết bị này có bị ảnh hưởng bởi thay đổi thời tiết?

Không chỉ một mình bạn cần đảm bảo an toàn cho sự kiện, vì vậy hãy trang bị cho mình những kiến thức hiểu biết về các đơn vị cung cấp cũng như lưu ý với họ các quy định an toàn trong sự kiện.

2. Quản lý đám đông

Một phần không thể thiếu trong sự kiện là có rất đông người tham dự, điều đó mang đến một bầu không khí sôi động, vui vẻ cho sự kiện. Tuy nhiên, một đám đông lớn có thể dẫn đến một vài rủi ro trong sự kiện. Bên cạnh việc kiểm soát số lượng người đến và ra về như thế nào thì bạn hãy thử cân nhắc về việc bạn sẽ kiểm soát đám đông này tại địa điểm tổ chức ra sao. Việc lên kế hoạch phòng ngừa những rủi ro như vậy sẽ giúp sự kiện của bạn duy trì bầu không khí náo nhiệt, sôi nổi mà không quá hoảng loạn về những phát sinh bất chợt xảy ra trong sự kiện. Một vài điều cần cân nhắc như:

– Các lối vào tại sự kiện của bạn như thế nào và những rủi ro liên quan đến đường xá xung quanh đó ra sao?

– Bạn đã có những biển chỉ dẫn rõ ràng để hướng dẫn và quản lý dòng người đang xếp hàng vào sự kiện chưa?

– Trong các trường hợp khẩn cấp, phương án cho lối vào/thoát hiểm là gì và chúng sẽ hoạt động như thế nào trong những trường hợp khẩn cấp?

– Giả sử trong sự kiện có đám đông đang chen lấn xô đẩy, thậm chí xuất hiện hành vi quấy rối thì bạn sẽ bố trí người như thế nào để ngăn chặn trường hợp này xảy ra?

3. Trẻ em tham gia trong sự kiện

Đây là một vấn đề cực kỳ quan trọng mà bạn cần phải lưu tâm. Nếu trong sự kiện của bạn có trẻ em tham dự thì bạn cần phải tính toán các rủi ro có thể xảy ra và những phương án phòng tránh cần thiết. Những điều này bao gồm việc quản lý trẻ bị lạc và làm thế nào để thông báo đưa các em về với người lớn đi kèm; rủi ro tại điểm vui chơi hay bất cứ các khu vực dành cho trẻ em. Bạn cần phải bố trí nhân viên liên tục kiểm tra mọi thứ xung quanh khu vực để có thể đảm bảo sự an toàn cho trẻ.

4. Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển

Khi tổ chức sự kiện, rủi ro về phương vận chuyển thiết bị, F&B của các nhà cung cấp… hay các phương tiện di chuyển của khách tham dự là một trong những điều bạn cũng cần phải ý. Sức chứa của bãi đỗ như thế nào? Lối ra vào có thuận tiện không? Cần sắp xếp bao nhiêu người điều phối xe ra vào đúng khu vực? Hãy dành thời gian lên kế hoạch cho vấn đề này, đánh giá các khả năng có thể xảy ra xung quanh và đưa ra các kế hoạch giải quyết phù hợp để tạo nên sự nhịp nhàng trong tổ chức cũng như thoải mái của người tham dự.

5. An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên

Để sự kiện diễn ra tốt đẹp, bạn cần đảm bảo an toàn cho người tham dự và tạo cho họ những khoảnh khắc khó quên. Tuy nhiên, nhân sự làm việc trong sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng để làm nên một chương trình hiệu quả.

Đảm bảo sự an toàn của những thành viên trong nhóm của bạn là cực kỳ quan trọng và bạn cần phải biết những rủi ro có thể xảy ra với họ. Điều này có thể xảy ra trong quá trình bê vác thiết bị, điều hướng các phương tiện trong sự kiện hay khi đối phó với những đám đông quá khích.

Vì vậy, hãy cùng họp bàn với toàn bộ nhóm và nghĩ về các viễn cảnh có thể xảy ra. Theo cách này, bạn sẽ chuẩn bị những phương hướng giải quyết phù hợp cho các thành viên trong nhóm. Đến khi gặp những tình huống khó khăn xảy ra thì điều đó không còn là vấn đề của bạn, bởi các thành viên trong nhóm đã biết chính xác cần phải làm những gì.

Xem thêm: 7 kĩ năng cần thiết của Event manager

[To be continue]

Tổ chức sự kiện cũng được nhiều bạn sinh viên đến từ ngành marketing, quan hệ công chúng yêu thích, lựa chọn. Khi tham gia vào công việc này, tần suất làm việc vô cùng cao, thời gian gấp rút, có khi trước ngày tổ chức sự kiện sẽ phải làm việc 24/24. Nhưng họ lại tạo được mối quan hệ rộng rãi, quen biết được nhiều người khác nhau, nâng cao kỹ năng giải quyết tình huống cũng như tính toán được những rủi ro trước, trong và sau tổ chức sự kiện. Các bạn trẻ không thích “ngồi bàn giấy” cả ngày, thích một công việc có sự linh hoạt, điều phối, có thể đi được nhiều nơi, lấy được nhiều trải nghiệm thì tổ chức sự kiện chính là sự lựa chọn tốt. 

Nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng cao, nhiều công ty agency chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện được thành lập. Các sự kiện mà các doanh nghiệp không thể tự mình tổ chức thì có thể nhờ đến họ. Họ đảm bảo tất cả những gì doanh nghiệp yêu cầu: trang thiết bị, đồ ăn uống, ghế ngồi, MC, lên kế hoạch… 

Ngoài những câu hỏi về giới thiệu bản thân, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn mà bất cứ cuộc phỏng vấn đều có thì sau đây là top 5 câu hỏi phỏng vấn ban tổ chức mà bạn không nên bỏ lỡ:

1. Theo bạn, người tổ chức sự kiện cần những tố chất, kỹ năng gì? Và đâu là kỹ năng quan trọng nhất? 

Gợi ý trả lời: 

Đầu tiên, không thể phủ nhận tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp. Người làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thường xuyên gặp gỡ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, công chúng, khách mời,... nên kỹ năng giao tiếp rất được đề cao. Kết quả của mỗi cuộc đàm phán, ký kết hợp đồng có lợi cho doanh nghiệp nhiều hay ít đều phụ thuộc vào yếu tố này.

Thứ hai, kỹ năng quản lý tài chính. Nhân viên tổ chức sự kiện hẳn phải là người “chi li” trong chi tiêu. Ngay khi được giao cho tổ chức một sự kiện, trong quá trình lập kế hoạch, bạn đã phải tính toán, xem xét chọn ra những sản phẩm có chất lượng phù hợp, nhưng lại có giá thành cạnh tranh nhất thị trường, xem xét tới những rủi ro khiến hao tổn kinh phí cũng như việc liệt kê toàn bộ những thứ nhỏ nhất cần phải mua. Quản lý tài chính tốt giúp người tổ chức sự kiện tiết kiệm tiền cho công ty, không bị chênh lệch ngân sách trước và sau sự kiện. 

Thứ ba, kỹ năng phân công công việc. Khối lượng đầu việc của một buổi sự kiện có vô cùng nhiều đòi hỏi người quản trị phải biết phân công công việc hiệu quả. Không những phân đúng người đúng việc mà còn phải theo một quy trình phù hợp, tránh gây mâu thuẫn giữa các cá nhân, một người làm mười người chơi. 

Thứ tư, kỹ năng quản lý thời gian. Muốn tổ chức sự kiện không phải ngày một ngày hai mà là cả một quá trình kéo dài một tuần, nhiều tuần, thậm chí là nhiều tháng. “Nước đến chân mới nhảy” chính là khuyết điểm lớn của người tổ chức sự kiện

Ngoài ra, còn có các kỹ năng như làm việc nhóm, xây dựng kế hoạch, sáng tạo và chịu được áp lực công việc. 

Như vậy, theo quan điểm cá nhân của tác giả, kỹ năng giao tiếp là quan trọng nhất tác động tới sự thành công của người tổ chức sự kiện. Tuy nhiên vẫn không thể phủ nhận vai trò không thể thiếu của các kỹ năng còn lại. 

Người ứng tuyển vị trí trong ban tổ chức sự kiện có thể nói thêm về những kỹ năng bản thân thấy tự tin để chứng tỏ mình là ứng viên sáng giá, hội tụ đủ những điều kiện cần có của một người tổ chức sự kiện. 

Xem thêm: Việc làm tổ chức sự kiện

2. Theo bạn, có những yếu tố nào quyết định tới việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện?

Gợi ý trả lời: 

Quy mô sự kiện: Tùy theo độ lớn nhỏ mà sự kiện có những địa điểm tổ chức khác nhau. Nếu trong công ty muốn tổ chức sự kiện trung thu cho con em công nhân viên, nhưng không gian trong công ty quá hẹp để có thể tổ chức ở một hội trường thuê ngoài công ty. 

Yêu cầu của doanh nghiệp, khách hàng: Khách hàng muốn tổ chức ở ngoài trời, trong nhà hay những địa điểm yêu cầu.

Yếu tố thời tiết: Thời tiết là yếu tố ảnh hưởng lớn tới chất lượng của sự kiện. Nếu sự kiện là tổ chức ngoài trời, nhưng nếu hôm đó trời mưa, buộc người tổ chức phải tìm một địa điểm khác không bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết. 

Ngân sách: Sự kiện với ngân sách nhỏ thì đâu thể đầu tư chi phí đắt đỏ để thuê một không gian đắt đỏ, sang trọng đúng không? 

3. Theo bạn, những rủi ro có thể có của một sự kiện?

Gợi ý trả lời:

Không có khách mời tham gia: Nếu gặp phải trường hợp này, người quản trị cần xem xét lại về các phương thức truyền thông, thu hút khách mời đã thực sự hiệu quả.

Thiết bị kỹ thuật: loa đài, micro, bộ đàm, đèn chiếu,... là những thiết bị thường thấy trong các sự kiện. Tự hỏi sẽ thế nào nếu một sự kiện ca nhạc không có đèn, không có loa đài? 

An ninh trật tự: Nhiều sự kiện tập hợp nhiều đối tượng công chúng khác nhau, sử dụng chất kích thích, những hành động gây hấn, ùn tắc giao thông cần sự can thiệp của bộ phận an ninh.

Thời tiết: Đây là yếu tố khách quan, khó kiểm soát nhưng thường xuyên xảy ra ảnh hưởng lớn tới các sự kiện, nhất là các sự kiện ngoài trời. 

Tài chính: Không quản lý tốt tài chính, chi phí phát sinh quá nhiều, chi phí cao hơn dự tính trước đó

Thời gian: sai phạm trong thời gian bắt đầu và kết thúc sự kiện gây ảnh hưởng tới những người tham gia sự kiện, các bên liên quan

Ngoài ra, bạn có thể trả lời câu hỏi gắn với tình hình dịch bệnh hiện nay. Nhiều sự kiện lớn nhỏ đều bị ảnh hưởng, có khi bị hủy bỏ. Như ngày 23/5/2021 sắp tới chính là ngày cả nước bầu cử, đây là sự kiện tầm cỡ quốc gia, nhưng ít nhiều cũng bị ảnh hưởng. 

Xem thêm: Tips trả lời trọn bộ các câu hỏi phỏng vấn ngành du lịch

4. Câu hỏi tình huống: Khi được giao tổ chức sự kiện với một khoản ngân sách cố định, bạn làm thế nào để sử dụng ngân sách đó hiệu quả.

Gợi ý trả lời: 

Trước hết, nhân viên phụ trách cần lên kế hoạch một cách chi tiết nhất có thể theo số lượng khách mời, giá tiền của mỗi khoản trong phần ngân sách. Tiếp đó, trong phần chuẩn bị thực hiện, những gì được ghi trong bản kế hoạch cần được mua phải đúng, không thiếu, không thừa. Vì trước đó đã cân đối theo số lượng khách mời. Đặc biệt, những khoản ngân sách không cần thiết hoặc tự nhân viên có thể làm được thì nên được bỏ đi, thay vào đó, tập trung vào những khoản không thể thiếu. Đồng thời, chọn những nhà cung cấp có giá cả phải chăng nhất để giảm thiểu chi phí. 
 

5. Câu hỏi tình huống: Trong các sự kiện, thường có những tình huống bất khả kháng. Bạn nghĩ gì về điều này?

Gợi ý trả lời: 

Trong tổ chức sự kiện, không thể tránh được các vấn đề rủi ro. Nhưng bản thân người tổ chức sự kiện cần chuẩn bị cho mình một tâm thế vững vàng, bình tĩnh để xử lý tình huống. Nhất là khi lên kế hoạch, phải dành riêng thời gian để nghiên cứu, điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn có thể gặp phải để đưa ra các phương án khác nhau trong quá trình triển khai. Nếu không sử dụng được phương án A thì có thể chuyển sang B, C. Ví dụ như những sự kiện được tổ chức vào đầu mùa hè thường gặp khó khăn về thời tiết- mưa. Ngoài phương án tổ chức ngoài trời nếu điều kiện thời tiết tốt. Thì có thể chuẩn bị thêm ô dù, căng bạt che hoặc những hội trường gần đó. 

Lưu ý, ngoại hình là yếu tố khá quan trọng trong cuộc phỏng vấn ban tổ chức sự kiện. Là một người tổ chức sự kiện, gặp gỡ nhiều người trong ngày, nên nếu có phong cách ăn mặc lịch sự, gương mặt rạng rỡ; nhà tuyển dụng sẽ thích bạn hơn đó. Hãy tự tin trả lời những gì bạn hiểu bạn biết, đừng quá áp lực để tuột mất cơ hội của mình. 

Vieclam24h.net.vn cảm ơn các bạn đã xem bộ câu hỏi phỏng vấn ban tổ chức sự kiện, mong rằng bài viết sẽ giúp bạn vững vàng hơn trong cuộc phỏng vấn sắp tới. Chúc bạn đọc thành công.