Tư vấn về chữ ký dấu
Kính gửi: Quý khách hàng
Lời đầu tiên, chúng tôi chân thành cảm ơn Quý khách đã quan tâm và tin tưởng vào hoạt động cung cấp dịch vụ pháp lý của công ty luật Hnlaw & Partners.
Liên quan đến yêu cầu tư vấn của quý khách về việc “sử dụng chữ ký khắc dấu có hợp pháp hay không?”, chúng tôi có ý kiến tư vấn như sau:
Tư vấn về chữ ký dấu
Theo bộ luật dân sự 2015 quy định:
Điều 117. Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự
1. Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:
a] Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;
b] Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
c] Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
2. Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định.
Như vậy, nếu như hợp đồng mà không phải do người đại diện theo pháp luật ký hoặc người được người đại diện pháp luật ủy quyền ký thì không có giá trị pháp lý.
Luật kế toán 2015, quy định:
Điều 19. Ký chứng từ kế toán
1.Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Công văn số 2826/TCT-PCCS ngày 9/8/2006 quy định: “Các hóa đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì không được coi là hóa đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.
Về nguyên tắc, chữ ký phải bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản [trừ các trường hợp chữ ký điện tử được cấp phát, quản lý và sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử]. Chữ ký được pháp luật công nhận khi đó là chữ ký trực tiếp của người ghi tên bên dưới chữ ký. Còn con dấu chữ ký chỉ là sự mô phỏng chữ ký thật và không được đăng ký hay công nhận ở bất cứ cơ quan có thẩm quyền nào.
Vì vậy, theo quy định của pháp luật thì các hóa đơn, chứng từ kế toán không được sử dụng chữ ký khắc. Còn đối với các hợp đồng, giao dịch của công ty nếu như việc sử dụng chữ ký khắc thì có nhiều thuận lợi nhưng vẫn chứa đựng những rủi ro nhất định. Ví dụ như có sự lạm dụng dấu chữ ký, nếu quản lý không tốt có thể dẫn đến việc đối tượng xấu đóng trộm, đóng khống sử dụng vào các mục đích bất hợp pháp, gây ra những hậu quả khó lường, không chỉ gây thiệt hại về kinh tế mà có thể dẫn đến việc người có dấu chữ ký phải chịu trách nhiệm về hình sự. Tuy nhiên nếu như có trạnh chấp với bên thứ ba thì Tòa án vẫn có khả năng tuyên hợp đồng đó vô hiệu do vi phạm về hình thức do không ký trực tiếp vào văn bản.
Để tránh những rắc rối pháp lý có thể phát sinh thì cần thiết phải có văn bản rõ ràng quy định về nguyên tắc, quy trình quản lý, sử dụng con dấu đó hoặc ủy quyền thực hiện việc sử dụng. Nghĩa là cần quy định các trường hợp được sử dụng chữ ký khắc dấu-đây là một trong những căn cứ để xem xét giải quyết khi có tranh chấp pháp lý liên quan đến giá trị hợp pháp của chữ ký đó. Tuy nhiên, cách tốt nhất là người có dấu chữ ký phải trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu này.
Thủ tục làm chữ ký khắc dấu tại các cơ sở có đủ điều kiện khắc dấu, thì hồ sơ bao gồm:
- Giấy xác nhận và cam kết về chữ ký
- Bản sao công chứng CMND của người có chữ ký
- Giấy ủy quyền và CMND của người được ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho người khác đi làm thủ tục
Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về các quy định của pháp luật về việc sử dụng chữ ký khắc và những rủi ro nếu việc quản lý, sử dụng chữ ký dấu không chặt chẽ.
Chi tiết xin liên hệ công ty luật Hnlaw & Partners
Email:
Hotline: 0912918296
Vì vậy, họ có nhu cầu khắc con dấu chữ ký để thuận tiện cho việc sử dụng, nhưng việc này đồng thời cũng gây ra nhiều lo ngại về tính pháp lý của chữ ký được đóng bằng con dấu. Đây là vấn đề không mới, nhưng vẫn có nhiều doanh nghiệp băn khoăn, lúng túng.
Quy định pháp luật về chữ ký đóng bằng con dấu
Hiện nay trong các văn bản pháp luật chung như Bộ luật Dân sự, Luật Doanh nghiệp đều không có điều khoản quy định cụ thể về tính pháp lý của con dấu chữ ký hay chữ ký đóng bằng con dấu. Tuy nhiên, dựa trên tinh thần chung của pháp luật dân sự có thể hiểu rằng con dấu chữ ký tự thân nó không có giá trị pháp lý và không thể hiện được ý chí đồng ý, chấp thuận của người có chữ ký được đóng dấu trên các văn bản, tài liệu, chứng từ.
Theo Điều 3, Điều 8 Bộ luật Dân sự 2015, một trong những căn cứ xác lập quyền dân sự là hợp đồng, hành vi pháp lý đơn phương. Cá nhân, pháp nhân phải xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Sự tự nguyện này được thể hiện qua nhiều cách. Đối với các giao dịch bằng văn bản, chữ ký sống của người ký chính là bằng chứng thể hiện sự tự nguyện và đồng ý của họ đối với những nội dung được ghi trên văn bản.
Trong khi đó, con dấu chữ ký chỉ là con dấu chứa thông tin chữ ký của một cá nhân cụ thể, là nơi lưu giữ bản sao chép chữ ký của một cá nhân. Người quản lý con dấu có thể là người có chữ ký được khắc nhưng cũng có thể là người khác được giao giữ dấu. Như vậy, một khi con dấu chữ ký được đóng trên văn bản, liệu ai có thể bảo đảm rằng người có chữ ký được đóng dấu biết và đồng ý với nội dung văn bản đó?
Chính vì vậy, trong một số lĩnh vực chuyên ngành cần bảo đảm sự chặt chẽ như kế toán và thuế, Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn của cơ quan chức năng đều quy định rất rõ rằng: “Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ”, “Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn”. Thậm chí việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn trên chứng từ kế toán còn bị phạt tiền từ 3 triệu đến 5 triệu đồng [điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP].
Tổng Cục thuế cũng đã từng ban hành Công văn 2826/TCT-PCCS ngày 09-08-2006 giải đáp về việc sử dụng chữ ký khắc trên các chứng từ kế toán, văn bản giao dịch. Tại văn bản này quy định rõ: “Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì cũng không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp”.
Các rủi ro từ việc đóng dấu chữ ký trên văn bản
Thực tiễn quá trình tư vấn cho thấy nhu cầu khắc con dấu chữ ký là không hề hiếm gặp. Có doanh nghiệp thậm chí còn ban hành biểu mẫu để đăng ký chữ ký dùng để khắc dấu và lưu hành nội bộ. Bộ phận hành chính sẽ đặt hàng khắc dấu giao cho những người này tự quản lý. Việc sử dụng con dấu chữ ký trong doanh nghiệp này được mặc định như một việc đương nhiên mà không hề hay biết tiềm ẩn quá nhiều rủi ro pháp lý, đặc biệt với chính bản thân doanh nghiệp đó.
Một trong những rủi ro trước tiên đến từ trách nhiệm của người có chữ ký được đóng dấu. Vì văn bản sử dụng con dấu chữ ký để đóng lên không thể hiện ý chí, không ràng buộc người có chữ ký được đóng trên văn bản đó, nên rất có khả năng xảy ra trường hợp người này chối bỏ trách nhiệm, cho rằng con dấu chữ ký bị thất lạc, bị sử dụng để đóng lên chứng từ, tài liệu đó mà họ không hề hay biết. Điều này vừa có thể dẫn đến sự tùy tiện trong quản lý và trách nhiệm của người có chữ ký được đóng dấu, vừa tạo ra nguy cơ bị lợi dụng để trục lợi bởi những chủ thể có ý đồ xấu.
Một khi phát sinh tranh chấp, các tài liệu, văn bản đã được đóng dấu chữ ký cũng không phải là chứng cứ hợp lệ để Tòa án xem xét. Điều 95 về “Xác định chứng cứ”, Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định 11 loại chứng cứ. Trong đó, “tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận”. Bản chính văn bản giấy được định nghĩa là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền [khoản 9 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP].
Như vậy, tài liệu có chữ ký được đóng dấu không phải là bản chính, cũng không phải bản sao có công chứng, chứng thực nên không thể trở thành bằng chứng ràng buộc trách nhiệm khi phát sinh tranh chấp.
Sau khi cân nhắc giữa cái được và cái hại của việc sử dụng con dấu chữ ký, thì chắc hẳn ai cũng có câu trả lời cho mình về việc có nên sử dụng con dấu này hay không. Thực tiễn sau khi được tư vấn về các rủi ro khi sử dụng con dấu khắc chữ ký, chủ doanh nghiệp tỏ ra lo lắng, vội vàng thu hồi, tiêu hủy các con dấu khắc chữ ký đang lưu hành nội bộ công ty; nghiêm cấm nhân viên sử dụng con dấu chữ ký để đóng trên chứng từ, văn bản của công ty, thậm chí quy định vào Nội quy lao động đây là một trong những hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật.
“Bài viết này chỉ thể hiện những ý kiến và quan điểm của cá nhân tác giả và không có mục đích nhằm thể hiện ý kiến, quan điểm của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào”
Luật sư Tô Hồng Dung - Công ty Luật BASICO
Con dấu chữ ký [hay chữ ký khắc dấu] là con dấu chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu. Hiện nay, việc sử dụng con dấu chữ ký khá phổ biến trong các văn bản nội bộ, hợp đồng, chứng từ,… Đặc biệt, những người giữ chức vụ như giám đốc, trưởng phòng, kế toán trưởng rất thường xuyên sử dụng con dấu chữ ký bởi ký trực tiếp quá nhiều văn bản hoặc trong những trường hợp đi công tác thường xuyên thì rất bất tiện. Trong những trường hợp này, việc sử dụng con dấu chữ ký được xem là một biện pháp tối ưu. Vậy chữ ký khắc dấu có giá trị pháp lý như thế nào theo quy định pháp luật hiện hành?
Thực tế, con dấu chữ ký không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; đồng thời không có bất cứ một cơ quan nào quản lý chữ ký được khắc lên con dấu và cũng không có văn bản pháp luật nào quy định được hay không được phép sử dụng chữ ký khắc dấu.
Loại chữ ký này chỉ đơn giản dùng cho thuận tiện và tiết kiệm thời gian chứ không hề có giá trị pháp lý nên rất rủi ro khi sử dụng. Chữ ký khắc dấu chỉ nên dùng đóng vào những văn bản nội bộ, thông thường bởi nó không có giá trị pháp lý. Khi làm việc với các cơ quan nhà nước, chúng ta chắc chắn không thể sử dụng con dấu chữ ký.
Đối với những trường hợp như ký tên lên hóa đơn khi sếp đi công tác thì sếp phải lập văn bản ủy quyền cho người khác ký thay và đóng dấu treo của tổ chức vào hóa đơn và ghi rõ họ tên của mình vào hóa đơn [khoản d Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC]. Tuyệt đối không nên sử dụng chữ ký khắc dấu để đóng một cách bừa bãi.
Con dấu chữ ký không được pháp luật công nhận và về nguyên tắc, mọi chữ ký đều phải là chữ ký tươi – chữ ký trực tiếp của chính người ghi tên bên dưới chữ ký. Còn con dấu chữ ký chỉ là sự mô phỏng chữ ký thật và không được đăng ký hay công nhận ở bất cứ một cơ quan có thẩm quyền nào..
Do không có văn bản pháp luật nào khẳng định cho phép hay không cho phép sử dụng dấu chữ ký nên cũng không đặt ra vấn đề sử dụng có hợp pháp hay không hợp pháp, tức việc sử dụng dấu chữ ký là tự do. Đối với trường hợp con dấu chữ ký thuộc sở hữu của người đại diện pháp luật của công ty. Người đại diện pháp luật đồng thời có nghĩa vụ quản lý và sử dụng con dấu của công ty cho các giao dịch của công ty. Nếu như, con dấu chữ ký được sử dụng đồng thời với con dấu pháp nhân thì lại được mặc nhiên xem là có giá trị pháp lý nếu không có căn cứ chứng minh chữ ký trên là giả. Trong trường hợp này, chúng ta có thể hiểu rằng chỉ có người đại diện theo pháp luật mới có quyền quản lý, sử dụng con dấu pháp nhân, nếu chữ ký là giả thì tại sao người đại diện lại đồng ý đóng dấu lên chữ ký đó.
Như vậy, con dấu chữ ký tất nhiên không có giá trị pháp lý nên không thể sử dụng văn bản có con dấu chữ ký thay cho chữ ký tươi của người có thẩm quyền. Doanh nghiệp, cá nhân có thể sử dụng con dấu chữ ký để tiện lợi trong phạm vi nội bộ công ty nhưng không nên sử dụng trong các giao dịch với đối tác hay khi làm việc với cơ quan nhà nước.