Chứng từ kế toán Ngân hàng [tiếng Anh:Bank Accounting Vouchers] là các bằng chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành tại các Ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng.
Hình minh họa [Nguồn: Telegrafi]
Chứng từ kế toán Ngân hàng [Bank Accounting Vouchers]
Khái niệm
Chứng từ kế toán Ngân hàng trong tiếng Anh gọi là Bank Accounting Vouchers.
Chứng từ kế toán Ngân hàng là các bằng chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, và là cơ sở để hoạch toán vào sổ sách kế toán tại các Ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng.
Chứng từ kế toán có thể là chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử.
Theo Luật Kế toán [theo qui định tại Điều 17 của Luật]: Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi đảm bảo đầy đủ các nội dung của chứng từ kế toán và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán ngân hàng
+ Tên gọi của chứng từ [Séc, UNC, UNT, Phiếu thu, phiếu chi..]
+ Số của chứng từ
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ; ngày, tháng, năm hạch toán số tiền trên chứng từ vào sổ kế toán
+ Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của đơn vị, cá nhân trả tiền
+ Tên, địa chỉ, số hiệu của Ngân hàng thanh toán
+ Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của đơn vị, cá nhân thụ hưởng số tiền trên chứng từ.
+ Tên, địa chỉ, số hiệu của Ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Các chỉ tiêu về số lượng và giá trị
+ Chữ kí của người lập và của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của kế toán trưởng và người phê duyệt [Thủ trưởng đơn vị]
Phân loại chứng từ kế toán ngân hàng
Phân loại theo tính chất pháp lí của chứng từ
• Chứng từ gốc: Là căn cứ pháp lí chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Chứng từ gốc được lập ngay khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán. Chứng từ ghi sổ được lập trên chứng từ gốc hoặc chứng từ gốc kiêm chứng từ ghi sổ.
Hệ thống Ngân hàng thương mại sử dụng chủ yếu chứng từ gốc kiêm ghi sổ cho các giao dịch chủ yếu giữa khách hàng và Ngân hàng.
Phân loại theo mục đích sử dụng và nội dung nghiệp vụ kinh tế
+ Chứng từ tiền mặt
+ Chứng từ chuyển khoản
+ Bảng kê các loại
+ Giấy báo liên hàng
+ Lệnh chuyển tiền sử dụng trong chuyển tiền điện tử
+ Các chứng từ hạch toán tài sản và chứng từ ngoại bảng
Phân loại theo nguồn gốc
+ Chứng từ gốc do khách hàng lập, mang đến giao dịch với Ngân hàng
+ Chứng từ gốc do tổ chức tín dụng khác phát sinh trong quan hệ với tổ thức tín dụng thực hiện
+ Chứng từ gốc phát sinh trên cơ sở các thông tin, dữ liệu đầu vào trong hệ thống thông tin của Tổ chức tín dụng tạo ra các dữ liệu kết quả
Căn cứ khoản 1 Điều 5 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN quy định về nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán ngân hàng như sau:
Nội dung của chứng từ kế toán ngân hàng
1. Chứng từ kế toán Ngân hàng phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a. Tên và số hiệu của chứng từ ;
b. Ngày, tháng, năm lập chứng từ ;
c. Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người trả [hoặc chuyển] tiền và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người trả [hoặc người chuyển] tiền;
d. Tên, địa chỉ, số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người thụ hưởng số tiền trên chứng từ và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng;
đ. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ;
g. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán. Đối với chứng từ có liên quan đến xuất, nhập kho quỹ, thanh toán chuyển khoản giữa các ngân hàng phải có chữ ký người kiểm soát [Kế toán trưởng, phụ trách kế toán] và người phê duyệt [Thủ trưởng đơn vị] hoặc người được ủy quyền.
...
Theo đó, chứng từ kế toán ngân hàng phải bao gồm những nội dung được quy định tại khoản 1 Điều 5 nêu trên.
Chứng từ kế toán ngân hàng [Hình từ Internet]
Ngoài những nội dung chủ yếu thì các ngân hàng có thể bổ sung thêm những yếu tố khác trên chứng từ kế toán ngân hàng không?
Theo khoản 2 Điều 5 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN quy định về nội dung của chứng từ kế toán ngân hàng như sau:
Nội dung của chứng từ kế toán ngân hàng
...
2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, các ngân hàng có thể bổ sung thêm những yếu tố khác tùy theo từng loại chứng từ. Trường hợp ngân hàng thực hiện các dịch vụ của ngân hàng bán lẻ, giao dịch một cửa… với các chứng từ thu, chi tiền mặt có giá trị trong hạn mức giao dịch viên được ủy quyền kiểm soát thì cuối ngày làm việc giao dịch viên phải lập Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày, ghi rõ các thông tin về số lượng giao dịch đã phát sinh, số chứng từ, số tiền trên từng loại chứng từ và tổng số tiền thực tế đã thu, chi. Người kiểm soát [Trưởng phòng kế toán hoặc người được ủy quyền] phải kiểm tra, đối chiếu về sự khớp đúng giữa Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày với các chứng từ phát sinh và số tiền thực tế đã thu, chi. Bảng kê các giao dịch phát sinh trong ngày được lập đúng trình tự, thủ tục và có đầy đủ chữ ký theo quy định được coi là chứng từ hợp pháp, hợp lệ và được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
...
Theo quy định trên, ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán thì các ngân hàng có thể bổ sung thêm những yếu tố khác tùy theo từng loại chứng từ.
Chữ viết và chữ số trên chứng từ kế toán ngân hàng được quy định thế nào?
Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Chế độ Chứng từ kế toán ngân hàng ban hành kèm theo Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN, khoản 2 Điều 9 Thông tư 38/2013/TT-NHNN về chữ viết và chữ số trên chứng từ kế toán ngân hàng như sau:
Nội dung của chứng từ kế toán ngân hàng
...
3. Chữ viết và chữ số trên chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán và của Chế độ này:
a. Chữ viết sử dụng trên chứng từ kế toán ngân hàng là tiếng Việt, ký tự chữ Việt trên chứng từ điện tử phải tuân thủ tiêu chuẩn bộ mã ký tự chữ Việt do Nhà nước quy định. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Các chứng từ ít phát sinh thì phải dịch toàn bộ chứng từ. Các chứng từ phát sinh nhiều lần thì phải dịch các nội dung chủ yếu theo quy định của Bộ Tài chính. Bản dịch chứng từ ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
b. Chữ số sử dụng trên chứng từ kế toán ngân hàng là chữ số Ả-Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.]; khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị.
Như vậy, chữ viết và chữ số trên chứng từ kế toán ngân hàng được thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán và của Chế độ sau:
+ Chữ viết sử dụng trên chứng từ kế toán ngân hàng là tiếng Việt, ký tự chữ Việt trên chứng từ điện tử phải tuân thủ tiêu chuẩn bộ mã ký tự chữ Việt do Nhà nước quy định.
Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
Chứng từ kế toán phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt.
+ Chữ số sử dụng trên chứng từ kế toán ngân hàng là chữ số Ả-Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.]; khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị.