Trong quá trình lập hóa đơn, đôi khi người dùng không tránh khỏi việc hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế. Lúc này, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà người lập hoá đơn sẽ có những hướng xử lý khác nhau. Hãy cùng tham khảo bài viết sau đây để xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế đúng quy định.
Mã số thuế là một trong những thông tin quan trọng và bắt buộc phải có khi lập hóa đơn cho khách hàng. Bởi thông tin mã số thuế là tiêu chí để phân biệt các đơn vị/doanh nghiệp hoạt động trên thị trường và mỗi đơn vị sẽ có một mã số riêng, không trùng nhau.
Khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, mặc dù đã hạn chế được nhiều sai sót khi lập hóa đơn hơn so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, nếu có lỗi đánh máy hoặc nhầm sang mã số thuế của công ty khác, sẽ khiến hóa đơn của bạn bị sai thông tin về mã số thuế.
Mã số thuế là thông tin quan trọng, khi lập hóa đơn điện tử sai mã số thuế người dùng phải lập hóa đơn mới thay thế, hoặc điều chỉnh hóa đơn tùy theo từng trường hợp cụ thể. Hãy theo dõi phần tiếp theo sau đây để có cách xử lý phù hợp cho trường hợp lập sai hóa đơn điện tử này.
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế
Khi lập hóa đơn điện tử và phát hiện bị sai mã số thuế, bạn cần căn cứ vào tình trạng hóa đơn lập sai để xử lý. Cụ thể:
2.1. Hóa đơn điện tử sai mã số thuế cần phải được xử lý theo từng trường hợp cụ thể. Với bài viết trên, mong rằng đã giúp các bạn bình tĩnh và xử lý hóa đơn điện tử sai đúng quy định. Để được tư vấn thêm về các cách xử lý hóa đơn điện tử khi lập sai, bạn vui lòng liên hệ với MobiFone qua Hotline 0936 110 116 để được trợ giúp tận tình.
Trong trường hợp người bán xuất hóa đơn điện tử nhưng sai mã số thuế thì cần xử lý như thế nào? Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết bạn đọc cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế theo quy định mới nhất.
1. Văn bản pháp luật hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế
- Nghị định 119/2018/NĐ-CP
- Thông tư 68/2019/TT-BTC
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế
2.1 Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Tình huống 1: Hóa đơn điện tử lập bị sai mã số thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót thì:
"Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế."
Như vậy, người bán thực hiện xử lý sai sót hóa đơn điện tử trong tình huống này như sau:
Bước 1: Thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA của nghị định 123/2020/NĐ-CP
Xem thêm: Mẫu số 04/SS-HĐĐT
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập sai
- Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới
- Chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế [trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”].
- Ký số, gửi đến cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn điện tử mới
- Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua
Tình huống 2: Hóa đơn điện tử lập bị sai mã số thuế nhưng đã gửi cho người mua
Có 2 cách xử lý tình huống này như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Theo nội dung của điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn:
“Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.”
Như vậy, các bước thực hiện được mô phỏng như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” như mẫu dưới đây:
Bước 4: Người bán ký số, gửi đến cơ quan Thuế để xin cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh
Bước 5: Gửi hóa đơn điều chỉnh và biên bản ghi nhận sai sót cho người mua để phục vụ giải trình về sau.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Theo điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
"b2] Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm".
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế] hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế]."
Như vậy, bạn đọc xử lý như sau:
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập [chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử]
Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Bước 4: Gửi cơ quan Thuế cấp mã cho hóa đơn thay thế
Bước 5: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.
2.2 Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan Thuế
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
Xem thêm: Văn bản thỏa thuận sai sót
Bước 2: Người bán lập mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan Thuế để ghi nhận sai sót
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.” như mẫu dưới đây:
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận sai sót, trong đó nêu đề nghị lập hóa đơn thay thế
Bước 2: Người bán hủy hóa đơn đã lập [chọn hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử]
Bước 3: Người bán lập hóa đơn mới, trên hóa đơn mới ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho người mua và biên bản ghi nhận sai sót để giải trình về sau.
Hi vọng rằng, với bài viết rất chi tiết này của cô Lê Ánh, CEO Kế toán Lê Ánh, bạn đọc đã biết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế của người mua.