Vào ngày 13 tháng 3 năm 2023, Thống đốc bang Illinois. J. b. Pritzker đã ký thành luật Đạo luật Nghỉ phép có lương cho tất cả người lao động [Đạo luật], luật nghỉ phép có lương đầu tiên trên toàn tiểu bang ở Illinois. Luật mở rộng thời gian nghỉ phép có lương ngoài các quy định về nghỉ ốm có lương của Quận Cook và Chicago, cho phép nhân viên Illinois ở ngoài các địa phương này được nghỉ có lương vì bất kỳ lý do gì. Do tính chất rộng lớn và mục đích của luật, các chủ lao động ở Illinois sẽ là khôn ngoan khi kiểm tra các yêu cầu của Đạo luật đối với các chính sách nghỉ phép của chính họ để đảm bảo tuân thủ, vì các yêu cầu tích lũy nghỉ phép sẽ bắt đầu từ tháng 1. 1, 2024
Bản chất rộng rãi của Đạo luật
Trong những năm gần đây, nhiều địa điểm trên toàn quốc đã ban hành các yêu cầu nghỉ ốm có lương, bao gồm Quận Cook và Chicago, Illinois. Tuy nhiên, Đạo luật Nghỉ phép Có lương cho Tất cả Người lao động hiện cho phép nhân viên Illinois bên ngoài Quận Cook được nghỉ phép có lương vì bất kỳ lý do gì họ chọn. Nó cũng định nghĩa “nhân viên” một cách rộng rãi để loại trừ những nhóm người lao động rất hạn chế
Yêu cầu nghỉ phép
bắt đầu từ tháng 1. Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2024, nhân viên của Illinois sẽ có quyền kiếm và sử dụng ít nhất 40 giờ nghỉ phép có lương trong khoảng thời gian 12 tháng hoặc số giờ nghỉ phép có lương theo tỷ lệ. Nghỉ phép phải tích lũy với tốc độ ít nhất một giờ cho mỗi 40 giờ làm việc. Vì mục đích tích lũy, luật giả định nhân viên được miễn thuế làm việc 40 giờ mỗi tuần làm việc
Người sử dụng lao động có thể nhận trước 40 giờ nghỉ phép có lương, hoặc một phần theo tỷ lệ, vào ngày đầu tiên đi làm của nhân viên hoặc ngày đầu tiên của bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng liên tiếp nào được người sử dụng lao động chỉ định bằng văn bản tại thời điểm thuê
Để thay đổi thời gian sử dụng hoặc tích lũy 12 tháng được chỉ định, người sử dụng lao động phải
- Cung cấp thông báo bằng văn bản cho nhân viên trước khi thay đổi
- Cung cấp cho nhân viên tài liệu về số giờ đã làm việc, số ngày nghỉ phép có lương tích lũy và đã thực hiện cũng như số dư ngày nghỉ có lương còn lại của họ
- Đảm bảo rằng thay đổi không làm giảm thời gian nghỉ phép có lương hoặc tích lũy đủ điều kiện dành cho nhân viên
Người sử dụng lao động nghỉ phép trước không bắt buộc phải chuyển ngày nghỉ có lương từ năm này sang năm khác và có thể yêu cầu hủy bỏ số ngày nghỉ có lương chưa sử dụng vào cuối năm. Người sử dụng lao động không tải trước phải cho phép chuyển sang tối đa 40 giờ nghỉ phép có lương hàng năm nhưng có thể giới hạn việc sử dụng ngày nghỉ phép hàng năm ở mức 40 giờ
Điều khoản sử dụng
Nhân viên có thể sử dụng thời gian nghỉ phép cho bất kỳ mục đích nào miễn là họ yêu cầu làm như vậy theo chính sách nghỉ phép có lương của người sử dụng lao động của họ. Người sử dụng lao động không thể yêu cầu nhân viên cung cấp lý do nghỉ phép hoặc tài liệu hoặc chứng nhận để hỗ trợ cho việc nghỉ phép của họ. Nhân viên cũng có thể chọn sử dụng thời gian nghỉ phép có lương theo quy định của Đạo luật trước khi sử dụng bất kỳ chế độ nghỉ phép nào khác do người sử dụng lao động hoặc luật tiểu bang cung cấp.
Trong thời gian nghỉ phép, nhân viên phải được trả mức lương bình thường, và trong trường hợp nhân viên hưởng hoa hồng hoặc tiền thưởng, ít nhất là mức lương tối thiểu của khu vực tài phán nơi họ được tuyển dụng
Hạn chế của chủ lao động
Người sử dụng lao động có thể đặt mức tăng tối thiểu hợp lý để sử dụng thời gian nghỉ phép này, miễn là họ không vượt quá hai giờ mỗi ngày. Đối với nhân viên có ngày làm việc ít hơn hai giờ, thời lượng của ngày làm việc phải được sử dụng để xác định số ngày nghỉ có lương. Ngoài ra, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu những điều sau đây
- Việc nhân viên nghỉ phép có lương theo Đạo luật Nghỉ phép có lương cho tất cả người lao động sẽ không bắt đầu cho đến 90 ngày sau khi bắt đầu làm việc [nhưng việc tích lũy phải bắt đầu khi bắt đầu làm việc]
- Nhân viên thông báo trước bảy ngày trước khi nghỉ phép có thể biết trước
- Nhân viên cung cấp thông báo ngay khi có thể thông qua thủ tục thông báo đã được thiết lập trước khi nghỉ phép không lường trước được
Yêu cầu xuất chi
Người sử dụng lao động không cần phải thanh toán số tiền nghỉ phép tích lũy, chưa sử dụng vào cuối năm hoặc khi nghỉ việc trừ khi chính sách của người sử dụng lao động tính phí hoặc ghi có tiền nghỉ phép có lương theo quy định của Đạo luật vào tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản nghỉ phép có lương trong thời gian nghỉ phép. Trong trường hợp đó, thời gian nghỉ phép không sử dụng phải được trả cho nhân viên khi nghỉ việc ở mức tương tự như thời gian nghỉ phép được yêu cầu phải được trả theo luật Illinois. Đạo luật không ảnh hưởng đến việc thanh toán các loại nghỉ phép khác
Thông báo và yêu cầu lưu trữ hồ sơ
Người sử dụng lao động phải cung cấp thông báo bằng văn bản và được đăng ở nơi dễ thấy về các yêu cầu của Đạo luật trong sổ tay hoặc bằng cách khác. Thông báo này phải bao gồm những điều sau đây
- Một bản sao thông báo sắp tới của Bộ Lao động [DOL] liên quan đến Đạo luật. Nếu một phần đáng kể lực lượng lao động của chủ lao động không biết tiếng Anh, thì chủ lao động phải yêu cầu DOL đưa ra thông báo bằng ngôn ngữ phù hợp của chủ lao động
- Nếu có thể, một thông báo rằng nhân viên có trách nhiệm thanh toán phần của họ trong bất kỳ bảo hiểm y tế nào để duy trì bảo hiểm trong thời gian nghỉ phép
Người sử dụng lao động cũng phải cung cấp thông báo trong vòng năm ngày theo lịch về bất kỳ thay đổi nào đối với các yêu cầu thông báo về chính sách nghỉ phép có lương của họ hoặc những thay đổi có thể ảnh hưởng đến quyền của nhân viên được trả lương cho thời gian nghỉ phép đó khi nghỉ việc
Người sử dụng lao động phải lưu giữ, trong ít nhất ba năm, hồ sơ về số giờ đã làm việc, số ngày nghỉ phép có lương tích lũy và đã thực hiện, và mọi số dư nghỉ phép có lương còn lại. Người sử dụng lao động cũng phải thông báo cho nhân viên về số dư nghỉ phép tích lũy, chưa sử dụng của họ theo yêu cầu
Bảo vệ nhân viên khác
Giống như hầu hết các luật về nghỉ phép, người sử dụng lao động không được trả đũa nhân viên vì đã lấy, cố gắng lấy hoặc ủng hộ việc nghỉ phép theo Đạo luật. Tương tự như vậy, người sử dụng lao động không được can thiệp vào việc nghỉ phép, từ chối nghỉ phép, thay đổi ngày hoặc giờ làm việc của nhân viên để tránh nghỉ phép hoặc yêu cầu nhân viên nghỉ phép tìm công nhân thay thế
Nhân viên được thuyên chuyển hoặc tuyển dụng lại trong vòng 12 tháng kể từ khi chia tay có quyền giữ lại ngày nghỉ và người sử dụng lao động phải cho phép nhân viên đó sử dụng ngày nghỉ có lương theo quy định của Đạo luật khi bắt đầu làm việc
Thỏa thuận thương lượng tập thể, chính sách hiện có và tương tác với Cook County và Chicago nghỉ ốm có lương
Đạo luật không làm mất hiệu lực hoặc sửa đổi các thỏa thuận thương lượng tập thể [CBA] hoặc CBA hiện có được ký kết trước tháng 1. 1, 2024. CBA được nhập sau tháng 1. 1, 2024, chỉ có thể từ bỏ các yêu cầu của Đạo luật nếu việc từ bỏ đó rõ ràng. Luật mới cũng quy định rõ rằng nó không áp dụng cho những nhân viên được CBA bảo vệ trong ngành xây dựng hoặc các dịch vụ chuyển phát, nhận hàng và vận chuyển trong nước và quốc tế đối với bưu kiện, tài liệu và hàng hóa
Tổng quát hơn, người sử dụng lao động không cần sửa đổi các chính sách hiện có nếu họ đáp ứng các yêu cầu của luật mới
Điều thú vị là, Đạo luật Nghỉ phép có lương cho tất cả người lao động cũng miễn trừ cho người sử dụng lao động chịu sự điều chỉnh của các sắc lệnh hiện hành của thành phố hoặc quận quy định về bất kỳ hình thức nghỉ phép có lương nào, bất kể các sắc lệnh đó có đáp ứng các yêu cầu của Đạo luật hay không. Trên thực tế, những người sử dụng lao động bắt buộc phải tuân thủ các sắc lệnh nghỉ ốm có lương của Chicago và Quận Cook không bắt buộc phải tuân thủ luật nghỉ ốm có lương rộng hơn trên toàn tiểu bang. Tuy nhiên, bất kỳ sắc lệnh nào được ban hành hoặc sửa đổi sau tháng 1. 1, 2024, phải đáp ứng hoặc vượt quá các yêu cầu của Đạo luật và trong trường hợp đó, người sử dụng lao động chỉ cần tuân thủ pháp lệnh địa phương
Hậu quả của hành vi vi phạm và hành động đối với người sử dụng lao động
Việc không tuân thủ Đạo luật Nghỉ phép có lương cho tất cả người lao động có thể dẫn đến
- Hình phạt dân sự 500 đô la cho lần vi phạm đăng bài đầu tiên và 1.000 đô la cho mỗi lần vi phạm tiếp theo, và hình phạt dân sự chung là 2.500 đô la cho mỗi lần vi phạm, tất cả số tiền này sẽ được gửi vào Quỹ Nghỉ phép có lương cho tất cả người lao động của tiểu bang
- Khiếu nại của Bộ Lao động, sẽ cho phép nhân viên phục hồi vì trả lương thiếu, bồi thường thiệt hại, phạt từ 500 đến 1.000 đô la, và thanh toán phí và chi phí luật sư và chuyên gia
Đáng chú ý, luật mới không quy định rõ ràng về quyền khởi kiện của cá nhân
Người sử dụng lao động có bất kỳ nhân viên nào ở Illinois nên xem lại các chính sách nghỉ phép hiện tại của họ và các thỏa thuận thương lượng tập thể trong tương lai để xem những thay đổi nào, nếu có, là cần thiết để tuân thủ Đạo luật Nghỉ phép có lương cho tất cả người lao động. Đối với những nhà tuyển dụng cần sửa đổi, cách tốt nhất để tuân thủ và cách thức tích lũy sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố cá nhân
Để biết thêm thông tin hoặc thắc mắc về thông tin có trong cảnh báo pháp lý này, vui lòng liên hệ với tác giả, người liên hệ McGuireWoods của bạn hoặc thành viên của nhóm lao động và việc làm của công ty