Như vậy, hóa đơn điện tử là hóa đơn của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn điện tử có 2 loại như sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào là đúng luật? [Hình từ Internet]
Lưu trữ hoá đơn điện tử như thế nào cho đúng luật?
Căn cứ Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ:
Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a] Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b] Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
a] Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
b] Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c] Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
Như vậy, lưu trữ hoá đơn điện tử được thực hiện bằng phương tiện điện tử.
Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
Hóa đơn điện tử được lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ và lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định.
Dịch vụ về hóa đơn điện tử gồm những dịch vụ nào?
Căn cứ Điều 92 Luật Quản lý thuế 2019 quy định dịch về hóa đơn điện tử:
Dịch vụ về hóa đơn điện tử
1. Dịch vụ về hóa đơn điện tử bao gồm dịch vụ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, dịch vụ truyền dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế từ người nộp thuế tới cơ quan thuế và dịch vụ về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
2. Tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử bao gồm tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử và các dịch vụ khác có liên quan đến hóa đơn điện tử.
3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này và quy định trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải trả tiền dịch vụ, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử.
4. Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định tiêu chí lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan.
Như vậy, dịch vụ về hóa đơn điện tử bao gồm các dịch vụ sau:
- Dịch vụ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
- Dịch vụ truyền dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế từ người nộp thuế tới cơ quan thuế;
“1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử...”
+ Tại Khoản 1 Điều 4 của Thông tư hướng dẫn Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử: “Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua [nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua].
Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử [trường hợp thông qua tổ chức trung gian] và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.
+ Tại Khoản 1 và khoản 2 Điều 11 của Thông tư hướng dẫn về Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử:
1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin [ví dụ như: bút nhớ [đĩa flash USB]; đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong] hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
- Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
- Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
+ Tại Điều 12 của Thông tư hướng dẫn về Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một [01] lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc -hóa đơn nguồn [ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”]; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
- Căn cứ Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về Định dạng hóa đơn điện tử
“1. Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển th0ị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML [XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin]”.
Từ các căn cứ nêu trên: Trường hợp Độc giả mua hàng hóa và được người bán chuyển hóa đơn điện tử bằng file PDF, không có file XML là không đúng quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính [file PDF không phải là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử]. Đề nghị độc giả liên hệ với người bán hàng để được cung cấp hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa người mua và người bán quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Khi xuất trình hóa đơn điện tử lưu trữ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý quy định tại Khoản 1, khoản 2 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 và Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính.
Trường hợp Độc giả mua hàng hóa và được người bán chuyển hóa đơn điện tử bằng File XML, để đọc được định dạng XML Độc giả có thể vào trang thuedientu.gdt.gov.vn chọn mục Hỗ trợ cài đặt phần mềm đọc file XML tải về máy tính cá nhân để đọc dữ liệu.
Trường hợp, Độc giả có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ thì thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.