Một tổ chức thường có rất nhiều đối tác cung ứng, ở một tổ chức lớn, số lượng các nhà cung ứng trong mạng lưới của họ có thể lên đến con số hàng nghìn. Tuy nhiên, không phải tất cả nhà cung cấp đều thật sự quan trọng, vai trò của một trong số họ đối với tổ chức chỉ đơn là thực hiện một đơn đặt hàng, mua hàng hoặc giao dịch đơn giản, họ không can thiệp vào đến sự phát triển của tổ chức trong tương lai. Vì vậy, các tổ chức xác định rõ ràng đâu là nhà cung cấp mà doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian và nguồn lực để phát triển mối quan hệ với họ.
Trước khi lập kế hoạch xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp, các nhà quản lý cần phân cấp mạng lưới nhà cung cấp của mình bằng việc đánh giá mức độ quan trọng của nhà cung cấp đó đối với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
Theo trụ cột WHO trong chiến lược xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp, các nhà cung cấp sẽ được phân thành 3 cấp bậc: Nhà cung cấp chiến lược [Supplier Strategy], Nhà cung cấp quan trọng [Important Supplier] và Nhà cung cấp giao dịch [Transactional suppliers] [vast majority]]. Với:
Chiến lược mua hàng đề cập đến cách tiếp cận theo kế hoạch trong việc mua vật tư cần thiết của một doanh nghiệp đồng thời mang đến tính hiệu quả về chi phí. Ngoài ra, chiến lược còn xem xét một số yếu tố và mốc thời gian đặt hàng, ngân sách, rủi ro và cơ hội, … với mục tiêu đưa ra chiến lược phù hợp.Để phát triển một chiến lược mua hàng và tìm nguồn cung ứng hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp phải đánh giá về các mục tiêu, các nguồn lực và vật tư hiện có, ngân sách và thời gian. Thông qua việc đánh giá các yếu tố này, nhóm procurement sẽ có thể bắt đầu lập kế hoạch cho một chiến lược mua hàng hiệu quả và tối ưu hóa chi phí có thể cho công ty.
Điểm then chốt ở đây là việc đảm bảo mọi chi tiết của kế hoạch sẽ góp phần đạt được mục tiêu đã thiết lập của doanh nghiệp. Khi bắt đầu một chiến lược mua hàng tối ưu hóa chi phí cần thực hiện 7 bước:
Bước 6: Đàm phán với các nhà cung cấp và chọn giá
Nhóm chiến lược procurement phải đánh giá phản hồi từ các nhà cung cấp và áp dụng các tiêu chí đánh giá của mình. Các nhà cung cấp đấu thầu có thể yêu cầu thông tin bổ sung để đưa ra giá thầu thực tế nhất và doanh nghiệp nên cung cấp thông tin này cho tất cả các nhà thầu từ đó giúp học có cơ sở phản hồi những thông tin mới trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Sau đó, nhóm procurement chiến lược sẽ đánh giá các đề xuất, báo giá hoặc giá thầu đã nhận và sử dụng các tiêu chí để lựa chọn ra một danh sách rút gọn của các nhà cung cấp để yêu cầu các bản đề xuất chi tiết hơn [nếu xem xét EOIs] hoặc chọn nhà cung cấp theo thứ hạng thứ nhất và thứ hai [nếu xem xét RFPs hoặc RFQ]. Sau khi quá trình đánh giá hoàn tất, nhóm procurement chiến lược sẽ tham gia đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp được chọn.
Bước 7: Thực hiện kế hoạch chuyển đổi hoặc cải thiện chuỗi cung ứng theo hợp đồng
Các nhà cung cấp được chọn làm những đối tác chiến lược nên được mời tham gia thực hiện các cải tiến. Kế hoạch trao đổi phải được phát triển và một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu suất sẽ được xây dựng dựa trên việc sử dụng các chỉ số hiệu suất chính có thể đo lường [KPI]. Điều này rất phù hợp trong giai đoạn đầu hợp tác với một nhà cung cấp mới. Kế hoạch chuyển đổi đặc biệt là công tác rất quan trọng khi có vấn đề cần chuyển đổi nhà cung cấp.
Cải tiến chuỗi cung ứng theo hợp đồng
Khi hợp tác với các nhà cung cấp mới, doanh nghiệp cần phải chuyển thông tin và thiết lập mối liên kết với các hệ thống liên lạc và logistics, cung cấp đào tạo và thậm chí cả tài sản vật chất cụ thể nếu cần. Việc thực hiện các chuyển đổi này cần có thời gian và chuyên môn để thiết lập và khởi động. Những kỳ vọng của doanh nghiệp trong khung thời gian này nên được thỏa thuận trong quá trình đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp.
Kế hoạch chuyển đổi
Việc chuyển đổi từ cung cấp dịch vụ nội bộ sang nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có thể là một trong những khía cạnh rủi ro hơn của việc thuê ngoài ngay từ ban đầu. Việc chuyển đổi sang dịch vụ thuê ngoài được xử lý tối ưu không tạo ra các rủi ro tiềm ẩn và cách nhân sự trong doanh nghiệp cảm nhận nó là rất quan trọng. Sự minh bạch và chuẩn bị là chìa khóa cho khía cạnh này của chiến lược mua hàng tìm nguồn cung ứng phù hợp.