Trong thương mại quốc tế và các giao dịch mua bán hàng hóa trên thị trường tiêu dùng hiện nay, đa phần sẽ sử dụng thư tín thương mại và viết thư tiếng anh. Bài viết của Dịch thuật công chứng 247 sẽ giúp các bạn hình dung rõ và hiểu hơn thư tín thương mại là gì!
Giới thiệu về tầm quan trọng của thư tín thương mại
Trong kinh doanh, mua bán thư tín thương mại là những biểu mẫu đóng vai trò rất quan trọng cho việc trao đổi, truyền đạt thông tin, đàm phán, đề xuất vấn đề giữa công ty và khách hàng hoặc giữa công ty và đối tác.
Nó đóng vai trò quan trọng trong giao thương hiện nay. Đây là những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện và được sử dụng như một phương tiện trao đổi thông tin trong lĩnh vực kinh doanh. Hiện nay, hầu như các thư đều được viết bằng tiếng Anh với nhiều cấu trúc viết thư tiếng anh chặt chẽ.
Thư tín thương mại biểu thị sự chuyên nghiệp cũng như năng lực của người viết thư, thậm chí còn làm đại diện, làm hình ảnh của một công ty. Giao tiếp bằng thư tín thương mại là cách hiệu quả có thể thúc đẩy mối quan hệ song phương tốt đẹp giữa hai doanh nghiệp.
Nếu như việc giao tiếp qua thư từ không hiệu quả có thể gây ra nhiều vấn đề, như dẫn đến hiểu nhầm, chậm trễ trong việc kinh doanh và ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ giữa các doanh nghiệp và khách hàng.
Trong doanh nghiệp, sử dụng thư tín để giao tiếp với các đối tác hay nội bộ trở nên rất phổ biến. Người viết cần phải biết được những thông tin cơ bản về thư tín thương mại, đặc biệt là thư tín thương mại tiếng anh để truyền đạt lại thông tin một cách hiệu quả hơn.
Bố cục một văn bản thư tín thương mại
Đều có 3 phần:
Mở bài: Đề cập đến mục đích của thư
Thân bài: Truyền tải nội dung chính
Kết bài: Thể hiện mong muốn nhận được lời phản hồi từ người nhận.
Bố cục thư cụ thể như sau:
Địa chỉ người gửi thư
Địa chỉ người gửi viết vào góc phải và không viết thụt lùi vào đầu dòng.
Ngày/ tháng/ năm thư
Ngày tháng viết dưới địa chỉ người gửi, cách một dòng, căn lề phải và không được viết bằng số.
Địa chỉ người nhận thư
Địa chỉ người nhận nếu biết thì ghi ở dòng đầu tiên củ đị chỉ nếu không biết tên người nhận mà chỉ biết vị trí làm việc của họ thì có thể ghi là một phòng ban. Căn lề trái.
Dòng lưu ý
Được viết sau địa chỉ của người nhận có thể không bắt buộc phải viết.
Lời chào thư tín
Trang trọng thì dùng Dear Mr/ Mrs/ Miss/ Ms + họ
Ít trang trọng hơn thì dùng Dear + tên
Nội dung của bức thư tín
Nội dung sẽ phụ thuộc vào thể loại thư là gì [thư chào hàng, hỏi hàng, …] và không được viết thụt lùi vào đầu dòng.
Lời kết
Lá thư với người bạn thân thiết có thể dùng với từ “Best wishes”. Có thể có dấu phẩy và căn lê trái.
Chữ kí
Chữ kí bao gồm chữ kí tay của người viết.
Ngoài ra còn có các phần như sau:
Tiêu đề thư
ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại… Viết trên cùng của bức thư.
Đính kèm
Số liệu của tài liệu cũng có thể được liệt kê.
Ví dụ: Encl. Order no.123
Per pro[p.p]
là đại diện, thay mặt cho ai đó, và được sử dụng khi trợ lí/nhân viên cấp dưới kí đại diện cho giám đốc/ người cấp trên của họ.
Các bước viết một thư tín thương mại,viết thư tiếng anh chuẩn
Bước 1: Lựa chọn loại thư cần viết. Tùy vào mục đích gửi thư mà chúng được phân loại thành một số dạng phổ biến nhất gồm: mẫu báo giá bằng tiếng Anh, thư khiếu nại/phàn nàn, thư đặt hàng…
Bước 2: Khi có được các ý chính, bạn sẽ biết cần viết bao nhiêu đoạn văn, độ dài bao nhiêu là vừa đủ và không bị quên mất thông tin.
Bước 3: Sử dụng bố cục và lời chào hợp lý. Cần có người nhận, người gửi, cách xưng hô và lời chào trang trọng nhất.
Bước 4: Ngôn từ khi sử dụng giữa các đối tác làm ăn nên trang trọng, lịch sự và có chuẩn mực.
Bước 5: Kiểm tra chính tả, ngữ pháp và dấu câu. Một lá thư được gửi cho đối tác cần phải chính xác 100% cả về 2 hình thức. Sử dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp là điều mà bạn phải làm đấy.
Bước 6: Căn chỉnh cẩn thận về lề , format. Hầu hết các loại thư tín thương mại đều mặc định sử dụng một cấu trúc cố định. Phông chữ luôn được dùng là Times New Roman cỡ chữ 13.
Mẫu viết thư tiếng anh, thư tín thương mại
Trong kinh doanh, thư tín thương mại luôn đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi, truyền đạt thông tin, đàm phán, đề xuất vấn đề giữa công ty và nhiều khách hàng. Một bức thư tín thương mại đẹp, rõ ràng, ấn tượng sẽ giúp cho công ty “ghi điểm” với đối tác và khách hàng. Nhiều loại thư tín thương mại như thư đạt hàng, khiếu nại,…
Mẫu 1:
| [NAME, COMPANY AND ADDRESS, ex.
John Smith XYZ Inc. 1234 First Street Suite 567 Anycity, Anystate 85245] Dear Valued Customer, NEW! We recently received a shipment of thousands of new [Products] and want to get them moving! So we have reduced the price by [Percentage] so that you, the client, can save money by getting the Products right now for merely [price of Products]. We’ve never offered [Products] before, and we’re not sure how you’ll react to them, so we’re selling them at such a cheap price for a limited time only… We will maintain this cheap pricing for as long as possible, but if demand exceeds supply, we will be compelled to raise our prices. So get yours now, while we still have this fantastic introductory price—just [price of Products]. Call our toll-free or 800 number right now and try our brand new [product name]. Sincerely, [YOUR NAME, ex. Jill Jones] |
Mẫu 2:
| Dear sir,
Thank you for your inquiry on May 3rd, in which you inquired about our products as well as the conditions and terms for a large order. We have already sent you a variety of rug samples made of various materials, including synthetic fiber, via parcel post. We have enclosed pricing lists as well as information regarding the terms and circumstances for large-volume orders. We look forward to hearing from you and learning about your thoughts on our goods. Yours faithfully, |
Mẫu thư tín thương mại, viết thư tiếng anh
Mẫu 1:
| From:
Robert Lake 1327 Euclid Avenue Guadalupe, CA 93434 January 11, 2011 To: Samurai Industry 3645 John Daniel Drive Jefferson City, MO 65101 Dear Sir RE: Business Inquiry I’m writing to inquire about Samudra Industry’s business offerings, as I recently received a brochure about your organization through mailers. I read the numerous types of products related to home comfort and safety with interest and would want to learn more about the sales offer featured on the leaflet. I’m particularly interested in the electronic gate system described as being available this season. I would be grateful if you could provide me with further details on the type of design, color, and functionality depending on my $250.00 budget. I’d want to know if the product MD3940, as stated in your booklet, is still available. I hope to hear from you shortly regarding my inquiry. Yours sincerely, Robert Lake |
Mẫu 2:
| To,
Jackson Brothers. 3487 23rd Street New York, NY 120009 September 23, 2010. Dear Kenneth, With reference to our phone conversation, we are writing to ask if your company can send us a catalog of the most recent slab casting machines. We want to see which type will work best for our company. We are interested in purchasing a specific machine design and features from you if we find them. We have some outdated slab casting machines at our factory that are still operational. Could you give us a discount on the replacement of these machines? We would place an order for your machines once we received the information. Please send a representative to our factory to inspect the location where these machines will be installed as well as the outdated machines. Please send us a detailed machine catalogue with a price list. We look forward to hearing from you. Yours Sincerely Max A. Webster. [Marketing Manager] |
Các loại thư tín thương mại,viết thư tiếng anh
Xét về trong giao dịch thương mại, thư tín thương mại có thể chia thành các loại như sau:
- Enquiry [thư hỏi hàng]
- Reply to enquiry [thư trả lời thư hỏi hàng]
- Quotation [thư báo giá]
- Offer [thư chào hàng]
- Order [thư đặt hàng]
- Complaint [thư khiếu nại]
- Reminder [thư nhắc nợ]
Mẫu thư tín thương mại tiếng Việt
| Business Development
Retirement Annuities Ngày 29 tháng 9 năm 2021 Ông John Consultant Công ty Pacific Life Số 913 Maiden Court Waterbury, Connecticut 06705 Trả lời: Kế hoạch Hưu trí cho Nhân viên của Công ty Pacific Life Báo giá Niên kim Gói bảo hiểm Nhóm Không đầu tư Đóng phí một lần Kính gửi ông Consultant, Để đáp ứng yêu cầu đề xuất gần đây của ông, chúng tôi sẽ cung cấp báo giá gói bảo hiểm không đầu tư đóng phí một lần sơ bộ cho khách hàng của ông trước 9:00 sáng [theo giờ Thái Bình Dương] vào Thứ Năm, ngày 25 tháng 9 năm 2021 và báo giá cuối cùng vào Thứ Ba, ngày 30 tháng 9 năm 2021. Tổng báo giá gói bảo hiểm không đầu tư của chúng tôi sẽ dựa trên các bản kê khai và các điều khoản kế hoạch được nêu trong các tệp đính kèm. Nếu giá thầu của chúng tôi được chấp nhận, bất kỳ thay đổi nào đối với gói bảo hiểm do sửa đổi dữ liệu người nhận niên kim hoặc thay đổi trong các điều khoản kế hoạch do khách hàng đề xướng sẽ được dựa trên các giả định tương tự được sử dụng trong giá ban đầu, ngoại trừ lãi suất thị trường cơ bản. Tỷ lệ được sử dụng để xác định chênh lệch tỉ lệ ròng trong phí bảo hiểm sẽ là tỷ lệ được xác định khách quan bằng với lãi suất định giá ban đầu, được điều chỉnh bởi sự thay đổi trong lợi tức đến hạn của Trái phiếu Kho bạc Hoa Kỳ 10 năm kể từ ngày mua đến ngày hoàn thành những tính toán sửa đổi. Tóm lại, lãi suất ban đầu chỉ được đảm bảo cho gói bảo hiểm ban đầu đã thỏa thuận và bất kỳ gói bảo hiểm bổ sung nào sau khi bán sẽ phải tuân theo tỷ giá thị trường hiện tại. Nếu tổng phí bảo hiểm không được thanh toán trong một lần gửi, số dư chưa thanh toán sẽ bị tính lãi theo tỷ giá định giá [tỷ giá định giá sẽ được coi là lãi suất hiệu dụng hàng năm và việc tính lãi sẽ phản ánh số ngày thực tế trong năm dương lịch, tức là theo phương pháp thực tế trên thực tế] và phải được thanh toán trong vòng 31 ngày kể từ ngày chấp nhận giá thầu. Nếu khách hàng của ông muốn thực hiện các thỏa thuận khác để thanh toán phí bảo hiểm, vui lòng gọi cho chúng tôi để thảo luận về trường hợp của họ. Ông có thể tìm thấy thông tin tài chính về Pacific Lite trên trang web www.PacificLife.com của chúng tôi. Chúng tôi sẽ cung cấp bất kỳ thông tin cần thiết nào khác theo yêu cầu. Trân trọng, [Tên] |
Việc viết thư tín thương mại tiếng Anh không quá phức tạp nhưng đòi hỏi người viết cần phải tuân thủ một số quy tắc, thể hiện tính chuyên nghiệp của người viết nói riêng và cả văn hóa công ty.
Văn phong cũng như cách trình bày của thư tín thương mại tiếng Anh có khi lại khác so với các loại bài viết khác.
Vì vậy, người đảm nhận việv này cần có sự chuẩn bị, tham khảo và luyện tập kĩ càng để viết ra những bức thư để truyền đạt đúng thông tin mình muốn gửi đi, thể hiện sự chuyên nghiêhp của mình đối với ngườii khác.
Có rất nhiều mẫu viết thư tiếng Anh thương mại hay cách viết email bằng tiếng Anh khác nhau.
Nếu bạn còn không hiểu cách viến thư tín thương mại thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 097 12 999 86 để được tư vấn dịch thuật, phiên dịch nhanh nhất.
Dịch thuật công chứng 247 mong rằng bài viết trên đây sẽ giúp cho các bạn phần nào sửa lỗi và rút kinh nghiệm để hoàn thiện một bản thư hoàn hảo! Chúc các bạn đạt thành công!
DỊCH THUẬT CÔNG CHỨNG 247
Cung cấp Dịch thuật đa ngôn ngữ - Phiên dịch - Dịch thuật công chứng uy tín tại Hà Nội
- Địa chỉ: SN 5 Ngách 3, Ngõ 120 Trần Bình, P. Mai dịch, Q. Cầu giấy, Hà Nội
- Hotline: 097 12 999 86.
- Email: .