Quản lý email của nhân viên

Ngoài chức năng sử dụng email công ty để làm việc với đối tác, khách hàng thì trong nội bộ doanh nghiệp, email cũng là phương thức kết nối giữa tất cả các nhân viên với nhau. Nhờ sử dụng chung email công ty mà hầu như việc kiểm soát thông tin cũng như hiệu chỉnh thông tin trở nên đơn giản, hiệu quả hơn.

1. Thông tin tập trung hơn với email công ty

Khi tạo email với tên miền riêng cho mọi người trong một tập thể, ví dụ như: sẽ giúp cho việc quản lý tập trung hơn khi dễ dàng gửi thư đồng loạt, kiểm tra lại các spam thư,… Bên cạnh đó, chúng còn mang đến hiệu quả khi quảng bá thương hiệu vì tạo ra sự tin cậy cho đối tác hơn so với việc dùng các địa chỉ email miễn phí như gmail hay yahoo.

Thông tin ở mail công ty được tập trung hơn

2. Email công ty tích hợp nhiều chức năng mà email miễn phí không có

Vì phải bỏ ra một khoản phí cho dịch vụ tạo email nên mail công ty được tích hợp nhiều tính năng mà các loại hình email miễn phí hầu như không có như: chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ, chống spam,… giúp cho việc quản trị thông tin dễ dàng hơn. Đồng thời, việc bảo mật của email công ty cũng tốt hơn so với mail bình thường.

3. Truy cập thông tin ở bất cứ đâu

Người dùng nên biết điều này, rằng mail công ty có thể tích hợp webmail có thể truy cập email bất cứ nơi nào chỉ cần có trình duyệt web trên máy tính xách tay, điện thoại di động dù cho bạn đang ở đâu, miến sao ở đó có internet là được.

Thông tin có thể truy cập ở bất kỳ đâu

4. Lãnh đạo quản lý nhân viên dễ dàng

Không một nhà lãnh đạo nào lại không muốn quản lý nhân viên, và sử dụng email công ty sẽ là cách thức lý tưởng nhất để làm điều này. Email công ty giúp cấp trên kiểm soát nội dung email gửi đi hay nhận về của nhân viên nhằm bảo mật thông tin nội bộ và không để bất kỳ ai gây ảnh hưởng, làm tổn hại đến lợi ích chung của doanh nghiệp.

5. Một số ưu điểm khác của email công ty

Email công ty còn sở hữu trong mình nhiều chương trình như Microsoft Outtlook, Outlook Express, trình duyệt Web nhằm giúp người dùng có thể sử dụng đơn giản, tiện lợi dành cho tất cả mọi người.

Email công ty có các chức năng cơ bản như: thay đổi, thêm, xóa,thay đổi password,… khi thay đổi nhân sự nên dĩ nhiên, doanh nghiệp không cần phải sợ hãi việc nhân viên cũ sử dụng danh tiếng của công ty để trục lợi riêng cho mình dù đã rời khỏi công ty.

Những thông tin liên quan đến email công ty, email marketing luôn được chúng tôi cập nhật liên tục. Mời bạn đọc quan tâm đón xem!

Được xây dựng bằng cách thiết lập tài khoản thư điện tử dưới dạng tenban@tenmiencongty với mục đích giúp cung cấp một hệ thống mail server cho công ty. Từ đó, doanh nghiệp trở nên tự chủ trong việc cung cấp email cho nhân viên, tương tác với khách hàng cũng như bảo mật dữ liệu hệ thống một cách hiệu quả hơn. Chính vì thế mà không mấy khó hiểu khi mail công ty lại được lựa chọn sử dụng phổ biến đến vậy.

Email công ty và những bí mật sẽ được bật mí – Ảnh: Sưu tầm

Lợi ích mà doanh nghiệp có được khi dùng mail công ty

1. Sử dụng đường truyền tốc độ cao, datacenter hỗ trợ các kết nối hướng quốc tế luôn thông suốt.
2. Hỗ trợ SPF, DomainKeys / DKIM.
3. Có khả năng xử lý số lượng email không giới hạn với đầy đủ tính năng kỹ thuật của Email offline, Webmail, Outlook, Mobile Phone.
4. Giúp doanh nghiệp chủ động quản lý và tạo email cho nhân viên đồng thời có thể thiết lập dung lượng tối đa cho từng email.
5. Hỗ trợ Forwarder email để setup Email Offline.
6. Dễ dàng kiểm tra nội dung hộp thư đi/ hộp thư đến của nhân viên hoặc các cấp trưởng phòng . Cụ thể là trưởng phòng kiểm soát email nhân viên dưới cấp và cấp quản lý kiểm soát được email của trưởng phòng và toàn thể nhân viên.
7. Giúp giải quyết triệt để các vấn đề thường xảy ra đối với email miễn phí như: dính virus, spam, blacklist, không check được webmail, không kiểm soát được nội dung,…
8. Hệ thống có thể được sử dụng trên Outlook và webmail, giúp bạn có thể chủ động công ty tại văn phòng hay ngay khi đi ra ngoài.
9. Tạo mail cho công ty sẽ lên lịch cuộc họp vào thời điểm phù hợp cho tất cả mọi người, nhận nhắc nhở cuộc họp và chia sẻ lịch.

Tạo lập email công ty có khó không?

Việc tạo và thiết lập email công ty khá đơn giản, nhìn chung nó không khác gì lắm so với những email thông thường khác của Google hay Yahoo. Chỉ cần mua tên miền từ các đơn vị thiết kế web để có thể bảo lưu lại tất cả dữ liệu cũng như sửa chữa khi gặp sự cố là doanh nghiệp có thể hoàn toàn đưa mail công ty vào doanh nghiệp để sử dụng.

Muốn biết thêm cách tạo lập email như thế nào và sử dụng nó ra sao cho hiệu quả, mời bạn đọc tiếp tục theo dõi Hướng Dẫn.

Xem thêm:

• Thiết lập email nội bộ quan trọng như thế nào với doanh nghiệp
• Hệ thống email cho doanh nghiệp là gì
• Làm sao để sử dụng email một cách chuyên nghiệp