Thực tập sinh hướng dẫn viên du lịch

Công ty Cổ Phần ĐT TM DV Du lịch Đất Việt (Đất Việt Tour)

Sơ lược về công ty: Với hơn 17 năm thành lập và phát triển, vượt qua nhiều khó khăn và thử thách, Công ty Đất Việt Tour đã từng bước khẳng định uy tín của mình trên thị trường du lịch đầy cạnh tranh, hiện nay đã trở thành một trong những thương hiệu có uy tín trong lĩnh vực dịch vụ lữ hành.

Phương châm hoạt động của chúng tôi là mong muốn trở thành nguời bạn đồng hành đáng tin cậy, “Mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng” qua những dịch vụ:

- Tour du lịch trong nước

- Tour du lịch nước ngoài

- Tổ chức sự kiện (Event – Mice – Teambuiding)

- Cho thuê xe du lịch

- Đại lý vé máy bay

- Dịch vụ Visa, Passport

- Dịch vụ đặt phòng khách sạn

Với đội ngũ hơn gần 200 nhân viên hoạt động ở nhiều lĩnh vực: du lịch, vận chuyển, khách sạn, tổ chức sự kiện… có lịch sử phát triển trên 10 năm cùng truyền thống chú trọng con người và tài năng cá nhân, Đất Việt Tour – một trong mười công ty lữ hành hàng đầu Việt Nam, với thương hiệu cùng tính chuyên nghiệp đã được khách hàng trong và ngoài nước tín nhiệm – đang tiếp tục mở rộng quy mô hoạt động. Và để đáp ứng nhu cầu đó, Đất Việt Tour cần những con người có tri, có trí và có nhân cùng tham gia phát triển kinh doanh.

Đất Việt Tour đã và luôn chú trọng xây dựng các chính sách, môi trường làm việc tốt để nuôi dưỡng, thu hút nhân tài, tạo điều kiện phát huy tối đa năng lực cá nhân. Đất Việt Tour cam kết mang đến cho bạn một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thu nhập cao, ổn định, cơ hội được đào tạo và thăng tiến không ngừng trong một văn hoá công ty khác biệt. Với tất cả những điều kiện tốt nhất, Đất Việt Tour chắc chắn sẽ là nơi để bạn phát triển sự nghiệp và gắn bó lâu dài.

Dưới đây là 2 mẫu Mô tả công việc thực tập hướng dẫn viên du lịch cho khách lẻ và khách đoàn, 2 mẫu dưới đây được Luận Văn Tốt thu thập từ 2 bạn sinh viên cùng trường, một bạn thì thực tập tại công ty du lịch cho khách lẻ, bạn còn lại thì thực tập du lịch khách đoàn, 2 bài này đều được điểm 9.

Mình xin trích ra mỗi bài một đoạn để làm một bài viết về mô tả công việc thực tập ngành du lịch với khách lẻ và khách đoàn cho các bạn sinh viên nói chung và các bạn sinh viên ngành du lịch nói riêng có thể hiểu thêm về công việc này giống và khác nhau như thế nào.

Nếu các bạn cũng đang đi thực tập làm hướng dẫn viên, và phải hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp, những đang gặp các khó khăn, khúc mắc thì hãy liên hệ với zalo của Luận Văn Tốt để được tư vấn thêm cũng như Dịch vụ viết thuê báo cáo thực tập của Luận Văn Tốt

………………………………………………………………………

1. Thực tập tổ chức hướng dẫn khách du lịch lẻ

Trong thời gian thực tập thì các anh chị trong Công ty Kimtravel cũng hướng dẫn cách thức thực hiện chương trình du lịch cho khách đi lẻ. Đặc điểm chung của khách đi lẻ là họ thường mua chương trình du lịch từng phần, không mua cả gói du lịch như khách đi đoàn. Khách du lịch đi lẻ thường có số lượng ít có thể là cá nhân hoặc một gia đình nào đó.

Bởi không theo sự định sẵn của lịch trình nên hướng dẫn viên với khách thoải mái hơn trong công tác hướng dẫn, họ đều là người chủ thay thế nhau trong quá trình hướng dẫn. Về nguyên tắc thì tổ chức hướng dẫn khách du lịch đi lẻ căn bản là đơn giản hơn khách du lịch theo đoàn và bớt một số nguyên tăc không cần thiết. Do khách đi lẻ có số lượng ít nên hướng dẫn viên có điều kiện tìm hiểu thông tin khách hơn từ đó có thể phục vụ hướng dẫn tốt hơn. Tuy nhiên, yêu cầu đặt ra ở đây là do số lượng ít nên khách phải chi trả số tiền cao hơn. Điều này cũng đồng nghĩa với việc hướng dẫn viên phải phục vụ các dịch vụ cao cấp hơn và đòi hỏi cao hơn. Hướng dẫn viên cũng phải tôn trọng ý kiến của họ.

Khách đi lẻ khi thực hiện chuyến tham quan thường có mục đích rất cụ thể, làm sao thỏa mãn được mục đích đó của du khách đòi hỏi hướng dẫn viên phải có trình độ tri thức sâu sắc hơn. Ngoài ra do điều kiện trò chuyện, tiếp xúc với khách nhiểu nên hướng dẫn viên cần phải chú ý đến những điều tế nhị nhạy cảm trong quá trình đối thoại.

Lưu ý đối với khách này thì nghệ thuật giao tiếp và quan hệ cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng vào sự thành công của hướng dẫn viên(sau mỗi chuyến du lịch, hướng dẫn viên thường trở thành bạn của khách).

Để thực tập tốt nghiệp vụ lữ hành và hướng dẫn đòi hỏi cá nhân sinh viên có tính học hỏi cao và nhạy bén trong mọi tình huống, có tinh thần ham học về các kiến thức thực tế. Điều này em đã một phần nào đó đạt được trong quá trình thực tập tại Công ty Kimtravel.

2. Thực tập tổ chức và thực hiện chương trình du lịch

Căn cứ vào chương trình thực hiện, dựa vào điều kiện và hoàn cảnh định trước cần phải phát huy tính năng động chủ quan, sắp xếp hợp lý hành trình du lịch để đảm bảo tốt chương trình du lịch đã được giao. Nguyên tắc thực hiện phải đảm bảo tính kế hoạch, tính đối xứng và tính linh hoạt. Đây là điều mà các anh chị trong Công ty thường xuyên nhắc nhở đối với hướng dẫn viên khi thực hiện chương trình du lịch.
Tính kế hoạch chính là tính mục đích và tính khoa học đối với hướng dẫn viên. Ngoài ra tính đối xứng chính là nguyên tắc chỉ đạo của hướng dẫn viên du lịch trong công tác phục vụ phải thích ứng với từng du khách. Bởi khách du lịch có đủ các thành phần trong xã hôi, không vì thích người này không thích người kia mà hướng dẫn viên không nhiệt tình trong việc thực hiện chương trình du lịch. Điều này có thể làm cho chương trình du lịch thất bại. Ngoài ra phải thể hiện tính linh hoạt của hướng dẫn viên. Tức là sự thích nghi với thời gian và nơi chốn của hướng dẫn viên. Thực hiện chương trình du lịch chịu sự chi phối của nhiều yếu tố cả về thiên nhiên lẫn các tình huống trong xã hội. Điều này đã đòi hỏi mỗi hướng dẫn viên phải biết cách xử lý tình huống nhanh chóng và linh hoạt. Phải khẳng định không bao giờ có sự lặp lại trong việc hướng dẫn.

Công việc thực tập hướng dẫn viên du lịch khách đoàn

1. Thực tập tổ chức hướng dẫn khách du lịch theo đoàn

Trong thời gian thực tập tại Công ty Kimtravel thì các anh chị đã cho thực tập hướng dẫn một số đoàn khách lớn đi du lịch trong mùa lễ hội. Có thể nói khách du lịch theo đoàn là hình thưc phổ biến và cũng là nguồn khách chính của Công ty. Nhìn chung khách đi du lịch theo đoàn thường có các đặc điểm như: Số lượng đông từ 15 đến 30 khách. Họ thường đi theo chương trình đã định sẵn với mức chi phí do Công ty ấn định. Tâm lý của khách du lịch theo đoàn thường muốn được cung cấp các dịch vụ đã mua trong chương trình du lịch. Họ thường mua sắm nhiều theo tâm lý đám đông, và nhu cầu nghỉ ngơi lưu trú ở mức trung bình (khách sạn 2 đến 3 sao).

* Công tác chuẩn bị của hướng dẫn viên
Trong công tác thực tập hướng dẫn khách du lịch theo đoàn thì em được giao các nhiệm vụ như: Khi nhận được điều động từ phòng hướng dẫn viên thì phải đến nhận hồ sơ chương trình du lịch gồm các giấy tờ như hợp đồng du lịch, lịch trình tour, thông tin đoàn khách, phiếu báo phương tiện vận chuyển, phiếu đặt dịch vụ ăn nghỉ, số điện thoại của các cơ sở liên quan, giấy báo thanh toán, phiếu góp ý, tài liệu quảng cáo của Công ty… Ngoài việc chuẩn bị các giấy tờ liên quan thì hướng dẫn viên cần tìm hiểu trước thông tin đoàn khách, nghiên cứu kỹ chương trình du lịch của đoàn, chuẩn bị về ngôn ngữ, kiến thức, chuẩn bị mọi thủ tục giấy tờ, kiểm tra lại các thông tin về cơ sở đón khách và kiểm tra lại chính bản thân hướng dẫn viên. Đây là những công việc khá phức tạp yêu cầu hướng dẫn viên phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đón khách.

* Đón tiếp và làm quen với đoàn khách
Khi công tác chuẩn bị đã hoàn tất thì đên bước hướng dẫn viên đón tiếp và làm quen với đoàn khách. Bởi vì trong quá trình chuẩn bị thì hướng dẫn viên mới chỉ làm quen được trưởng đoàn, còn đoàn khách thì chưa. Vì vậy, ấn tượng ban đầu có vai trò rất quan trọng đối với sự thành công của chương trình du lịch. Công việc đón khách cũng rất quan trọng. Đón khách có thể tại Công ty, tại bến tàu, sân bay… tùy vào điều kiện sức khỏe của khách mà có sự quan tâm thích hợp.
Tâm lý khách du lịch lúc này khá mệt mỏi hoặc lo lắng do chuyến đi dài, do chưa biết hướng dẫn viên là người như thế nào, cách ứng xủ của hướng dẫn viên có thân thiện với khách hay không?…Trước tâm lý chung đó, nếu hướng dẫn viên tạo ra được ấn tượng ban đầu tốt đẹp thì sẽ tạo sự thành công lớn trong chương trình du lịch.
Khi khách đã lên xe thì công tác giới thiệu thông tin bản thân hướng dẫn viên, Công ty lữ hành, lịch trình du lịch là rất quan trọng. Tùy vào điều kiện sức khỏe của khách mà có cách xử lý phù hợp. Nếu khách không chú ý đến lời thuyết minh của hướng dẫn viên thì ta có thể giới thiệu qua về các điểm du lịch, điểm đến,… rồi tổ chức hoạt náo hoặc để cho khách nghỉ ngơi.

* Thực tập tổ chức phục vụ lưu trú ăn uống cho khách
Đây cũng là một khâu quan trọng trong việc tổ chức chương trình du lịch cho khách. Khi gần đến khách sạn, hướng dẫn viên có thể nhắc nhở cho khách các đặc điểm của khách san, các dịch vụ miễn phí, dịch vụ phải trả…
Kiểm tra các cơ sở vật chất có đúng như trong hợp đồng đã ký kết hay không? Thông báo thời gian hành trình tiếp theo, địa điểm ăn uống cho khách biết. Thông tin cho đoàn khách đặc điểm của nơi đến, các phương tiện giao thông của điểm đến, các dịch vụ, đặc sản của vùng miền, các lưu ý khác…
Tổ chức ăn uống cho khác rất quan trọng đặc biệt là bữa ăn đầu tiên của hướng dẫn viên với đoàn khách. Bữa ăn đầu tiên giúp ta nhìn nhận, đánh giá được khẩu vị ăn uống của khách, các yêu cầu, để có sự thay đổi món ăn phù hợp cho khách trong các bữa ăn sau.
Các bữa ăn của đoàn khách thường được cơ sở dịch vụ hợp đồng với tổ chức du lịch nhận khách và thường được tổ chức ngay tại cơ sở lưu trú. Nhưng với trách nhiệm là người tổ chức thự hiện chương trình du lịch, hướng dẫn viên phải quan tâm, xem xét việc cung cấp dịch vụ mà du khách đã mua để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách.

* Thực tập tổ chức hoạt động hướng dẫn tham quan
Công việc đầu tiên chuẩn bị tổ chức hướng dẫn chuyến tham quan là trước ngày tổ chức chuyến tham quan, hướng dẫn viên cần phải thông báo cho đoàn khách về thời gian, địa điểm xuất phát và những yêu cầu cá nhân cho khách. Tùy vào điều kiện cụ thể, đối tượng tham quan,…mà hướng dẫn viên thông báo cho khách một số thông tin cụ thể.
Thông báo cho khách những chương trình hoạt động tham quan trong ngày hôm đó. Trên phương tiện tham quan, hướng dẫn viên cần thông báo, giới thiệu cho khách sơ qua về điểm đến, tạo tính hấp dẫn, trí tò mò của du khách.
Kết thúc chuyến tham quan tại mỗi điểm, hướng dẫn viên là người lên xe cuối cùng khi đảm bảo số lượng khách. Sau một ngày thực hiện chương trình, hướng dẫn viên thông báo cho khách những tuyến điểm, những hoạt động hướng dẫn cho ngày tiếp theo.

* Thực tập tổ chức hoạt động vui chơi giải trí và dịch vụ khác
Các hoạt động vui chơi giải trí có thể có, có thể không nhưng hướng dẫn viên nên tổ chức để cho chuyến tham quan được phong phú, hấp dẫn, tạo hứng thú cho khách, đồng thời giúp cho các thành viên trong đoàn hòa đồng với nhau.
Tổ chức các buổi giao lưu của khách với người dân địa phương, cở sở, điểm du lịch. Ngoài ra còn có thể tổ chức các bữa tiệc nhỏ nếu các thành viên trong đoàn trong thời gian đi tour là ngày kỷ niệm tạo nên cảm giác được quan tâm tới khách.
Đặc biệt trong các dịch vụ khác thì hoạt động mua sắm được du khách quan tâm trên hết. Tránh trường hợp du khách mua sắm quá nhiều làm chậm lịch trình tour. Khi mua sắm, hướng dẫn viên cần giới thiệu, hướng dẫn cho đoàn về địa điểm mua sắm, thời gian cho phép mua sắm và những chú ý khi mua sắm. Lưu ý khách các hiện tượng bán hàng giả hoặc lừa đảo, hướng dẫn viên cần phải đảm bảo lợi ích của khách.

* Thực tập tổ chức tiễn khách
Kết thúc chương trình du lịch cũng là một nghệ thuật. Trước ngày chia tay đoàn khách, hướng dẫn viên cần chu ý đến tới các giáy tờ, thủ tục trả phong, vé máy bay, tàu… Hướng dẫn viên phải thông báo chính xác về thời gian rời khỏi nơi lưu trú.
Hướng dẫn viên cần đến sớm hơn để giúp khách kiểm tra, thu dọn hành lý. Có câu ngạn ngư “ Diện mạo gây ấn tượng khi gặp gỡ ban đầu. Trí tuệ gây ấn tượng lúc chia tay”. Ngày chia tay là lúc mà khách hiểu được hướng dẫn viên và ngược lại hướng dẫn viên cũng hiểu về đoàn khách mà mình hướng dẫn. Lúc này có thể giới thiệu cho khách các chương trình du lịch hấp dẫn khác cho khách để tạo cơ hội khách quay lại với Công ty trong chuyến tham quan du lịch lần sau.

* Những công việc sau chuyến đi
Sau chương trình du lịch thì hướng dẫn viên có nhiệm vụ báo cáo tour, quyết toán tour, rút kinh nghiệm sau tour. Báo cáo phải trình bày đầy đủ nội dung về chuyến du lịch, trình bày những vấn đề liên quan đến đoàn sau đó phải có các kiến nghị về chuyến du lịch để cơ quan Công ty rút kinh nghiệm cho việc tổ chức chương trình du lịch sau.
Hướng dẫn viên phải giao nộp toàn bộ hóa đơn thanh toán, chứng từ, giấy biên nhận, biên lai về các chi phí của chuyến đi để báo cáo cho phòng điều hành. Nộp bản nhận xét của khách cho Công ty du lịch, tổng hợp ý kiến của khách để rút kinh nghiệm, trả lại các dụng cụ hướng dẫn, giải quyết các vấn đề tồn đọng.
Như vậy, để tổ chức một chương trình du lịch cho khách đoàn thành công thì đòi hỏi nghiệp vụ hướng dẫn của hướng dẫn viên cao. Muốn vậy thì sau mỗi chuyến đi cần rút ra được kinh nghiệm thực tế từ đó để tổ chức các chương trình du lịch sau tốt hơn. Trong thời gian thực tập hướng dẫn tại Công ty Kimtravel thì em đã thu được nhiều kinh nghiệm hơn cho sau này ra trường đi làm.

………………………………………………………………………….

Trên đây là Mô tả công việc thực tập hướng dẫn viên du lịch Khách lẻ, Khách đoàn được Luận Văn Tốt thu thập để hỗ trợ các bạn, có thể dùng tham khảo khi viết bài báo cáo thực tập, khóa luận, tiểu luận, luận văn,.. của mình, nếu gặp bất kỳ khó khăn gì trong làm bài, các bạn có thể liên hệ với mình để được Dịch vụ viết thuê luận văn của Luận Văn Tốt.