Các lý thuyết cổ điển là những lý thuyết quản trị đầu tiên, ra đời vào cuối TK19 đầu TK20 – thời điểm thịnh hành của nền CN đại cơ khí với sự điều hành doanh nghiệp của các kỹ sư. 3 lý thuyết chính : QT kiểu thư lại, QT khoa học, và QT hành chính.
I. QT kiểu thư lại: Do Max Weber [Đức] sáng lập
a. Đặc điểm :
_ Lý thuyết quản trị kiểu thư lại đưa ra 1 qui trình cách thức điều hành 1 tổ chức. Trọng tâm của lý thuyết này là toàn bộ tổ chức.
_ Hệ thống các nguyên tắc chính thức đối với các thành viên của tổ chức. Sự tôn trọng triệt để các nguyên tắc đảm bảo tính đồng bộ các thủ tục, qui trình hoạt động và duy trì sự ổn định của tổ chức .
_ Đảm bảo tính khách quan, đem lại sự công bằng cho tất cả các thành viên trong tổ chức, bởi nó không cho phép bất cứ cấp trên nào để những định kiến cá nhân ảnh hưởng đến việc đánh giá cấp dưới.
_ Phân công lao động hợp lý, phân chia nhiệm vụ thành những công việc cụ thể hơn, cho phép tổ chức có thể sử dụng để huấn luyện công việc và giao cho nhân viên thực hiện 1 cách hiệu quả hơn.
_ Cơ cấu hệ thống thứ bậc giúp kiểm soát hữu hiệu cấp dưới do xác định rõ ràng vị trí của nhà quản trị.
_ Cơ cấu quyền lực chi tiết xác định ai là người có quyền đưa ra những quyết định quan trọng tại mỗi cấp quản trị trong tổ chức.
_ Sự cam kết làm việc lâu dài đem lại sự an tâm cho nhân viên, giúp tích luỹ kinh nghiệm và nâng cao khả năng chuyên môn, tổ chức cũng không bị xáo trộn về nhân sự.
_ Tính hợp lý trong phân chia những mục tiêu chung thành những mục tiêu cụ thể. Do đó nếu tất cả các bộ phận hoàn thành mục tiêu của mình thì mục tiêu chung của tổ chức sẽ được thực hiện.
b. Ưu điểm :
_ Tính hiệu quả và ổn định của tổ chức.
_ Công việc của nhân viên trở nên đơn giản, kết quả công việc được tiêu chuẩn hoá về chất lượng và mức độ cần thiết để đáp ứng mục tiêu của tổ chức.
READ: Môi Trường Hoạt Động Của Tổ Chức Là Gì ? Có Bao Nhiêu Cấp Độ ?
c. Hạn chế :
_ Nguyên tắc cứng nhắc làm lãng phí thời gian và tiền bạc; không phù hợp với công nghệ cao cấp, với sự thay đổi tính chất nhiệm vụ tổ chức và qui trình thủ tục mới thường xuyên được đưa vào thử nghiệm.
_ Làm chậm tốc độ ra quyết định. Không quan tâm đến hiệu quả mà tập trung mọi nỗ lực vào việc mở rộng và bảo vệ quyền lợi.
II. QT một cách khoa học :
a. Đặc điểm :
_ Phân chia công việc của mỗi cá nhân thành nhiều thao tác đơn giản, áp dụng phương pháp tốt nhất 1 cách khoa học để thực hiện mỗi thao tác này. Tuân theo nguyên tắc “Có một phương pháp tốt nhất” để thực hiện công việc.
_ Lựa chọn và huấn luyện công nhân 1 cách khoa học, mỗi công nhân chuyên về 1 thao tác. Có hệ thống giám sát theo chức năng, hệ thống này được thiết kế với các đốc công phụ trách 1 lĩnh vực chuyên môn nhất định.
_ Động lực thúc đẩy công nhân tuân theo mệnh lệnh của các nhà quản trị, sản xuất ngày càng nhiều sản phẩm là sử dụng biện pháp khuyến khích bằng cách trả lương theo mức độ hoàn thành công việc.
_ Trọng tâm của lý thuyết này là người thừa hành.
b. Ưu điểm :
_ Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, cắt giảm hao phí thời gian, tiền bạc và sức lực, làm ra sản phẩm nhanh và rẻ hơn.
c. Hạn chế :
_ Phạm vi ứng dụng chỉ giới hạn trong tổ sản xuất cho đến phân xưởng.
_ Tính nhân bản thấp, ít quan tâm đến khía cạnh con người.
_ Quan niệm chưa đầy đủ về nhu cầu của con người.
III. QT hành chính: do Henry Fayol sáng lập a. Đặc điểm :
_ Định rõ các chức năng quản trị cơ bản như hoạch định, điều khiển, kiểm tra và áp dụng những nguyên tắc quản trị nhất định. Tiến trình quản trị cho phép làm giảm bớt những chức năng riêng lẻ và những nguyên tắc liên quan đến chức năng đó.
_ Phân công lao động rõ ràng, sự chuyên môn hoá giúp người công nhân đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc.
_ Hệ thống cấp bậc : Quyền lực của nhà quản trị gắn liền với nghĩa vụ, phạm vi quyền lực xuất phát từ ban lãnh đạo cấp cao xuống tới những người công nhân cấp thấp nhất trong tổ chức. Mỗi công nhân chỉ nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên để tránh sự mâu thuẫn giữa các mệnh lệnh gây khó khăn cho người thừa hành.
_ Công bằng : Các nhà quản trị cần đối xử công bằng và thân thiện đối với cấp dưới của mình.
_ Trọng tâm của lý thuyết này là nhà quản trị.
b. Ưu điểm :
_ Xây dựng cơ cấu rõ ràng cũng như trách nhiệm và quyền hạn từ các nhà quản trị cấp cao đến các công nhân thấp nhất.
_ Các nguyên tắc luôn được đảm bảo để hoàn thành tốt mục tiêu chung của tổ chức.
c. Nhược điểm :
_ Không đề cập đến tác động của môi trường.
_ Không chú trọng đến tính hợp lý trong hành động của nhà quản trị.
Trong hoàn cảnh thuyết quản lý theo khoa học của Taylor đã được áp dụng rộng rãi trong các công trường công nghiệp, đồng thời bộc lộ những khuyết điểm của nó, được biểu hiện bằng các phong trào nổi dậy của công nhân như phong trào Hiến chương Anh, khởi nghĩa của công nhân dệt Li ông Pháp thì sự ra đời của thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol đã khắc phục được những hạn chế của thuyết quản lý theo khoa học.
2. Tóm tắt tiểu sử
Henry Fayol [1841 – 1925] là đại diện xuất sắc nhất của thuyết quản lý hành chính, ông mang quốc tịch Pháp và được mệnh danh là “Taylor của Châu Âu”. Henry Fayol làm việc suốt đời tại một nhà máy với nhiều vị trí khác nhau và từng giữ vị trí Tổng giám đốc các khu mỏ tại nhà máy nơi ông làm việc. Tác phẩm nổi tiếng của ông là “Quản lý hành chính chung và trong công nghiệp” xuất bản năm 1915.
“Quản lý là một công việc đặc thù của tổ chức khác với những công việc khác của tổ chức nhằm phát huy các nhân tố khác”.
Theo quan điểm của Fayol thì: “Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra”.
5. Hướng tiếp cận về quản lý
Khi xem xét hướng tiếp cận quản lý của Fayol ta có thể nhận thấy một sự khác biệt và gần như đối lập với hướng tiếp cận quản lý của một nhà quản lý tiêu biểu – “cha đẻ” của thuyết quản lý theo khoa học : F.W.Taylor.
Taylor tiếp cận quản lý theo góc độ từ dưới lên trên, chủ yếu xem xét mối quan hệ giữa đốc công và người thợ, thiên về đối tượng quản lý theo góc độ kinh tế – kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp. Trong khi đó, Henry Fayol tiếp cận quản lý theo góc độ từ trên xuống dưới, xem xét mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên, thiên về chủ thể quản lý theo góc độ hành chính trong các tổ chức có quy mô lớn. Tuy nhiên, điểm chung giữa hai nhà quản lý là đều nhấn mạnh vai trò của phương pháp và nguyên tắc khoa học trong quản lý.
6. Chức năng của quy trình quản lý
Theo Fayol, một công ty, doanh nghiệp hay một tổ chức cụ thể đều có 6 hoạt động cơ bản, đó là:
– Hoạt động kế toán – hạch toán
Quản lý là hoạt động cơ bản là chức năng của nhà quản lý giữ vai trò là hoạt động kết nối, phát huy thế mạnh và thúc đẩy các hoạt động khác phát triển. Trong đó, ông nhấn mạnh nhà quản lý phải giỏi về quản lý hành chính và người công nhân phải giỏi về kỹ thuật. Ông đã nghiên cứu và đưa ra kết luận rằng: Sự thành công của nhà quản lý là do phương pháp quản lý và những nguyên tắc quản lý của anh ta.
Trong quan niệm về quản lý của mình, ông đã đưa ra 5 chức năng của quy trình quản lý, bao gồm:
– Dự đoán và lập kế hoạch
Trong đó, dự tính bao gồm dự đoán và lập kế hoạch là hoạt động quan trọng, chức năng cơ bản của nhà quản lý. Nó yêu cầu nhà quản lý phải có phẩm chất, năng lực, có kiến thức, kinh nghiệm và biết dùng người. Dự tính sẽ giúp tổ chức tránh được những do dự không cần thiết, những bước đi giả tạo, lường trước những khó khăn, rủi ro. Tuy nhiên, ông cũng khẳng định “Kế hoạch tốt nhất không thể đoán trước được tất cả những sự việc bất ngờ có thể xảy ra nhưng nhất định dành một phần cho những sự việc này và chuẩn bị những vũ khí có thể cần đến khi đang bị ngạc nhiên sửng sốt”. Tức là dù kế hoạch lập ra có kỹ lưỡng đến đâu cũng không thể lường trước được mọi vấn đề sẽ xảy ra trong thực tế, tuy nhiên nó có thể dự phòng cho những rủi ro hay những vấn đề có thể phát sinh này. Do đó, có thể hạn chế tối thiểu những khó khăn và rủi ro cho tổ chức cũng như làm cho những hoạt động của tổ chức diễn ra hợp lý, tiến hành trơn chu và theo đúng kế hoạch định trước. Có nhiều loại kế hoạch khác nhau mà nhà quản lý có thể sử dụng tùy thuộc vào yêu cầu hoạt động của tổ chức trong từng trường hợp cụ thể như kế hoạch dự đoán, kế hoạc chương trình, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch chung và kế hoạch riêng…
Tổ chức tức là thiết lập cơ cấu và xã hội song trùng của xí nghiệp. Tổ chức công việc kinh doanh là cung cấp mọi thứ có tác dụng cho hoạt động của nó như: nguyên liệu thô, công cụ, vốn, nhân sự… Toàn bộ việc này có thể chia làm hai bộ phận chính: tổ chức vật chất và tổ chức con người. Đồng thời, ông đưa ra 16 quy tắc hướng dẫn được gọi là “Những chức trách quản lý của một tổ chức”, cụ thể như sau:
1. Chuẩn bị kế hoạch tốt và đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch.
2. Tổ chức vật chất, con người phải phù hợp với mục tiêu, lợi ích và yêu cầu của hãng.
3. Thiết lập một cơ quan quản lý chỉ đạo duy nhất có năng lực và đủ mạnh.
4. Phối hợp hài hòa các hoạt động
5. Quyết định đưa ra rõ ràng, dứt khoát, chính xác.
6. Tổ chức tuyển chọn hiệu quả. Cần có một người đủ năng lực hoạt động đứng đầu mỗi ban. Đồng thời sắp xếp nhân viên đúng vị trí mà họ có thể phát huy hết khả năng.
7. Xác định rõ ràng các nhiệm vụ.
8. Khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm.
9. Khen thưởng lâu dài và thích đáng
10. Phạt những lỗi lầm và khuyết điểm.
11. Chú ý việc duy trì kỷ luật.
12. Đặt lợi ích chung, tập thể lên trước lợi ích riêng, cá nhân.
13. Đặc biệt chú ý đến tính thống nhất của mệnh lệnh.
14. Giám sát mọi trật tự.
16. Chống lại hiện tượng “vượt quyền” và tệ quan liêu, mệnh lệnh, giấy tờ.
6.2. Chức năng điều khiển
Tác động lên hành động, động cơ, nhận thức của đối tượng. Điều khiển là khởi động tổ chức hoạt động và đưa nó đến mục tiêu theo kế hoạch đã định. Để thực hiện chức năng điều khiển, nhà quản lý cần phải gương mẫu, , cần tạo môi trường thuận lợi trong tổ chức nhằm thúc đẩy tính sáng tạo, sự tiến bộ, lòng trung thành…
Hình thức thực hiện đó là tổ chức các cuộc họp hàng tuần giữa lãnh đạo, quản lý của các ban. Để thực hiện chức năng này nhà quản lý cần:
- Kết hợp hài hòa các hoạt động
- Cân bằng hợp lý các khía cạnh vật chất, xã hội và chức năng khác
- Duy trì một cán cân tài chính
- Làm cho một chức năng tương quan với chức năng khác
- Chấp nhận cho mọi người có tỷ lệ đúng mức và áp dụng các biện pháp nhằm đạt được mục đích.
Nghiên cứu những nhược điểm, những thất bại để từ đó không để chúng lặp lại. Kiểm tra cần phải kịp thời, phù hợp với thực tế, duy trì kiểm tra thống nhất chỉ huy, thiết lập một hệ thống kiểm tra hữu hiệu.
Henry Fayol đưa ra 14 nguyên tắc của quản lý hành chính, gồm có:
- Chuyên môn hóa lao động
- Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm
- Kỷ luật
- Thống nhất chỉ huy
- Thống nhất chỉ đạo
- Lợi ích cá nhân phục tùng lợi ích tập thể
- Trả công cho công nhân viên
- Tập trung
- Hệ thống cấp bậc
- Trật tự
- Công bằng
- Ổn định trong bố trí, sắp xếp nhân lực
- Tinh thần sáng tạo
- Tinh thần đồng đội
7. Vấn đề con người và đào tạo trong quản lý
Henry Fayol coi trọng yếu nhân tố con người trong quản lý. Khác với thuyết quản lý theo khoa học chỉ yêu cần sự phục tùng và kỷ luật thì ông khẳng định con người không phải nô lệ của máy móc, kỹ thuật mà là người quyết định hiệu quả sản xuất. Ông cho rằng phải đặt người công nhân vào đúng vị trí công việc đúng khả năng của họ và vị trí mà họ có thể phục vụ tốt nhất, phát huy tối đa khả năng làm việc của họ.
Ông nhấn mạnh việc đào tạo đội ngũ công nhân có tay nghề để đáp ứng công việc và khuyến khích sự sáng tạo và tài năng của họ.
Về phía nhà quản lý, Fayol cho rằng nhà quản lý cần có đủ tài và đức. Họ cần có đủ sức khỏe, trí tuệ, năng lực quản lý, kinh nghiệm…; có tính kiên quyết, sự can đảm, trách nhiệm và quan tâm đến lợi ích chung. Nhà quản lý không phải do bẩm sinh mà có. Để trở thành một nhà quản lý hơn thế là một nhà quản lý giỏi thì cần phải được đào tạo và giáo dục một cách hệ thống và trong quá trình đào tạo chú ý đến các hình thức đào tạo khác nhau như: đào tạo qua trường lớp, nhà quản lý đi trước đào tạo cho những nhà quản lý tuong lai; đồng thời cần phải cso quá trình rèn luyện trong thực tiễn.
Fayol đánh giá cao vai trò của tri thức quản lý trong xã hội hiện đại và coi đó là tinh hoa của tri thức tương lai.
Link tải về tại: ĐÂY
Tác giả: Hạo Nhiên