Truyền thông nội bộ tiếng Anh được gọi là Internal communications, là công tác truyền đạt thông tin giữa thành viên hay các phòng ban trong một tổ chức cũng như doanh nghiệp với nhau. Hoặc ta cũng có thể hiểu rằng truyên thông nội bộ giúp cho mối quan hệ, củng cố gắn kết giữa các thành viên trong cơ quan, công ty, doanh nghiệp với nhau.
Sự khác biệt giữa difference between external communications và internal communications [ truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ]:
Truyền thông ra bên ngoài và truyền thông nội bộ về cơ bản xuất hiện 2 sự khác biệt lớn nhất đó là về đối tượng truyền thông và mục tiêu để truyền thông.
Đối với trường hợp truyền thông bên ngoài, đối tượng muốn nói đến sẽ là các khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại cùng mục tiêu truyền thông là xây dựng thương hiệu doanh nghiệp [hoặc các mục tiêu thương mại khác] đến với người dùng cùng đối tác cũng như khách hàng.
Đối với trường hợp truyền thông nội bộ thì đối tượng nói đến là các nhân viên thuộc trong công ty, cơ quan, mục tiêu nói đến là truyền tải các thông tin của doanh nghiệp, và tạo nên sự gắn kết.
Công tác truyền thông nội bộ nếu như đạt được hiệu quả cao sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp công ty đoàn kết và bền vững từ bên trong đến bên ngoài.
Truyền thông nội bộ không chỉ là chất xúc tác có thể gắn kết nhân viên trong công ty mà ngoài ra góp phần thương hiệu lan tỏa nhanh đến khách hàng, doanh nghiệp khác.
1.2.2. Truyền tải thông điệp
Truyền thông nội bộ hỗ trợ và truyền tải thông điệp cũng như tầm nhìn của lãnh đạo đến với các nhân viên.
Nếu truyền thông nội bộ mà không đạt được hiệu quả, thiếu thông suốt thì các nhân viên sẽ không có ý thức được tầm quan trọng trong việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.
1.2.3. Củng cố động viên tinh thần cho nhân viên làm việc
Truyền thông nội bộ có ý nghĩa rất lớn lao trong việc nâng cao tinh thần đoàn kết của tập thể. Một tập thể mạnh là chưa chắc đã toàn những người mạnh cả nhưng chắc chắn rằng tập thể đó đều có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ bền vững.
Để tất cả mọi người nhìn thấy được mục tiêu chung xóa được mọi rào cản và chỉ ra cho họ một sợi dây gắn kết. Thống nhất tập thể và nghĩ đến cái chung đều xuất phát từ sự thấu hiểu trong nhiệm vụ cụ thể của công tác Internal communications.
Xem thêm: Chiến thuật xây dựng văn hóa doanh nghiệp của Facebook
2. Vai trò của truyền thông nội bộ ra sao
Truyền thông nội bộ tiếng anh Internal communications có vai trò cơ bản như:
Cung cấp được các thông tin mà ban lãnh đạo muốn truyền tải đến nhân viên của mình ví dụ như: vai trò trong công tác từng thời kỳ hoặc các thay đổi trong chính sách và bộ máy. Tuyên truyền, giáo dục những nhân viên đối với chính sách, đường lối, pháp luật cũng như truyền thống. Xây dựng các thành viên trong công ty thành một thể thống nhất hoặc nói một cách khác là mối quan hệ nội bộ gắn kết chặt chẽ. Cổ vũ, thia thua những tấm gương tiêu biểu, các phong trào hay hoạt động xã hội có ích.
3. Các phương tiện truyền thông nội bộ thường dùng
Tùy thuộc vào các điều kiện của mỗi công ty mà ta sẽ có các phương tiện truyền thông khác nhau ví dụ như:
Phương tiện bảng tin nội bộ: Đây sẽ được coi là một lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị để có hiệu quả công việc truyền thông cao.
Phương tiện các ấn phẩm ban hành nội bộ ví dụ như: những tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang hoặc cũng có thể là các file tài liệu cũng giúp cho cơ quan, doanh nghiệp dễ dàng lan truyền những thông tin nội bộ đế nhân viên của mình.
Phương tiện qua radio: cơ quan doanh nghiệp sản xuất những chương trình qua radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trong cơ quan, doanh nghiệp có thể trình bày ý kiến cũng như khích lệ lẫn nhau để nâng cao tinh thần làm việc.
Các chương trình tổng kết tuần và tháng hoặc các giải đấu, cuộc thi, trò chơi nội bộ như một công cụ giải tỏa stress căng thẳng rất hiệu quả cho nhân viên.
Áp phích hoặc banner hay biển quảng cáo được treo trong nơi làm việc gồm các công cụ truyền tải qua hình ảnh sẽ dễ dàng thu hút với chú ý của nhân viên.
Bản tin qua Email được coi là hình thức này thường được sử dụng áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp nhằm thông báo về các sự kiện, chiến lược kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,…
4. Vạch ra kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả
Cơ quan doanh nghiệp cần phải tuân thủ và thực hiện theo 6 bước mà chúng tôi liệt kê dưới đây để xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả nhất.
Bước 1: Cần đánh giá tình hình trong công ty càng chi tiết, rõ ràng, cụ thể thì sẽ càng giúp bộ phận quản lý xác định được những mục tiêu và đề ra được chiến lược tiếp theo phù hợp.
Bước 2 : Đối với bước này, người làm xây dựng truyền thông cần phải xác định những thông tin cần đưa ra và hướng tới đối tượng nào. Bình thường, truyền thông nội bộ có thể sẽ được tiến hành rộng rãi trong khắp cơ quan, doanh nghiệp. Tuy vậy đối với những thời điểm quan trọng như sắp có sự thay đổi về vấn đề nhân sự,cơ quan, doanh nghiệp cần quan tâm hơn đến những đối tượng bị ảnh hưởng bởi các thay đổi này.
Bước 3: Đây chính là bước vô cùng quan trọng và cốt lõi của những kế hoạch chiến lược truyền thông của nội bộ. Để có thể lên được mục tiêu hiệu quả nhất thì người phụ trách tỏng truyền thông nên tuân theo nguyên tắc SMART.
Nguyên tắc SMART gồm: S - Specific: gọi là cụ thể và thật dễ hiểu, M - Measurable: Có thể đo lường được, A - Attainable: Có thể dễ dàng hoàn thành được, R - Relevant: Thực tế tình hình của doanh nghiệp và kết quả thực có thể đạt được, T - Time-Bound: Thời gian hoàn thành mục tiêu.
Bước 4 : xây dựng kế hoạch ý tưởng truyền thông phù hợp
Người làm truyền thông cần xác định rõ được về kế hoạch chiến lược truyền thông nội bộ là gì và nắm rõ được chiến lược truyền thông thì nội bộ bao gồm các phương pháp cũng như cách tiếp cận đối tượng nhu cầu truyền thông nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Vấn đề chiến lược phù hợp sẽ giúp làm hạn chế các sai sót không đáng có xảy ra.
Bước 5: Đề ra một kế hoạch hành động rõ ràng và cụ thể
Sau khi đã xác định được phương pháp trong bước thứ 4 thì việc tiếp theo cần làm đó là lập ra một kế hoạch hành động gồm những việc làm cụ thể mà cơ quan, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện.
Bước 6: Đo lường về hiệu quả công việc của từng chiến dịch truyền thông nội bộ.
Việc đo lường cũng như đánh giá hoạt động để có thể biết được cơ quan, doanh nghiệp đã đạt được mục đích truyền thông nội bộ khác hay chưa. Từ đó có thể đưa ra các phương án để điều chỉnh cho phù hợp hơn trong các hoạt động tiếp theo nhằm tránh những điều tiếc nuối đã xảy ra trong chiến dịch truyền thông cũ.
Trên đây timviec365.vn đã giúp bạn tìm hiểu truyền thông nội bộ tiếng anh là gì, vai trò ra sao và những thông tin có liên quan. Nếu như mọi người còn bất cứ thắc mắc nào cần giải đáp hãy để lại bình luận dưới bài viết này chúng tôi sẽ trở lại trong bài viết lần sau.