Khi tổ chức sự kiện tại đây muốn nhắm đúng đối tượng mà đạt hiệu quả cao, ít tốn kém, người tổ chức luôn biết tận dụng hiệu quả các công cụ truyền thông. Dưới đây là một số công cụ truyền thông sự kiện vô cùng hiệu quả.
1. Truyền thông hiệu quả thông qua báo chí
Báo chí là kênh phương tiện truyền thông đạt hiệu quả lớn và là đối thủ của nhiều phương tiện truyền thông khác.
Đến ngày nay, báo chí vẫn có tầm ảnh hưởng lớn đến xã hội. Chính vì vậy, sự kiện để thành công luôn cần sự có mặt của báo chí.
Một thông báo báo chí lôi cuốn và cung cấp đầy đủ thông tin sẽ nhận được phía quan tâm từ người đọc. Lưu ý, tránh để họ nghĩ rằng đây là một bài quảng cáo PR.
Nội dung của thông cáo báo chí phải trả lời 5 câu hỏi:
- What: cái gì.
- Who: ai
- When: khi nào.
- Where: ở đâu.
- Why: tại sao.
2. Truyền thông hiệu quả thông qua website
Hiện nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều có website riêng và luôn cố gắng duy trì nó.
Mỗi công ty, doanh nghiệp nên tạo ra website có thiết kế đẹp mắt, đơn giản nhưng để lại ấn tượng để quảng bá sản phẩm.
Website đang dần trở thành kênh thông tin truyền thông hữu hiệu và phổ biến nhất hiện nay cho mọi doanh nghiệp.
3. Truyền thông qua Internet, mạng xã hội,…
Đây là những công cụ vô cùng nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm khi muốn lan truyền thông tin.
Người tổ chức chỉ cần gửi e-mail thông báo đến các đối tượng nhắm tới. Những người này sẽ chuyển thông tin đến người khác nếu sản phẩm ấy thật sự mang lại hiệu quả.
Những trang mạng xã hội khá nổi tiếng tại Việt Nam có thể kể đến như: Facebook, Google+, Zingme…
4. Chuẩn bị phương tiện truyền thông hiệu quả
Sự kiện bạn tổ chức sẽ đạt hiệu quả cao hơn khi đầy đủ thông tin cơ bản về:
- Tổ chức, ban tổ chức.
- Logo, banner.
- Thông cáo báo chí…
Người tổ chức cũng nên photo các bài viết hay những bức ảnh nói về sự kiện bạn chuẩn bị tổ chức. Bạn cũng có thể ghi lại những lời chứng thực của nhân vật nổi tiếng từng đến trải nghiệm.
Ngoài ra, bạn cũng nên viết một bức thư ngắn gọn với đầy đủ thông tin cá nhân, tạo thành một bộ press kit.
5. Truyền thông hiệu quả qua việc tận dụng mối quan hệ
Các mối quan hệ của bạn sẽ là truyền thông offline vô cùng hữu ích. Nguồn truyền thông này vô cùng đáng tin cậy.
Nguồn offline này có thể đến từ đội ngũ:
- Mặc đồng phục mũ áo, đeo balo.
- Đội ngũ mặc đồ in logo.
Truyền thông sự kiện qua các kênh online, đặc biệt là mạng xã hội Facebook đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với sự “sống còn” của sự kiện bởi đây là con đường nhanh và dễ dàng nhất để người dùng biết tới sự kiện và cân nhắc có tham gia hay không.
Nếu bạn mong muốn tham gia truyền thông cho các hoạt động ngoại khóa trong trường đại học của mình, nhưng lại chưa biết bắt đầu từ đâu, đừng bỏ lỡ bài viết này.
Trước hết, truyền thông sự kiện online có lợi ích gì?
- Tạo “bầu không khí” trước khi sự kiện diễn ra: Bằng cách hiển thị số người quan tâm/chắc chắn tham gia, online event giúp tạo nên cảm giác “sợ bỏ lỡ”, tính hiếu kỳ từ người dùng.Tuy nhiên đây cũng là con dao hai lưỡi bởi người dùng sẽ có phản xạ cho rằng những sự kiện ít người tham gia thì cũng không đáng quan tâm tới.
- “Thừa thãi” không gian chia sẻ thông tin: Nếu một mẩu tin nhắn, một cuộc điện thoại hay một tấm poster chỉ có thể tóm gọn cho công chúng những thông tin cơ bản nhất về sự kiện thì với online event, team truyền thông có thể tha hồ chia sẻ về thông tin diễn giả, nội dung từng phần của sự kiện,… Đặc biệt đối với những sự kiện có thu phí cao thì những thông tin này là cực kì hữu ích trong việc tác động tới quyết định của người tham gia tiềm năng.
Thời điểm tạo lập online event thường tùy thuộc vào tính chất của event và khoảng thời gian chuẩn bị mà team cần tới. Thông thường trung bình online event sẽ được lập 2-3 tuần trước khi sự kiện diễn ra.
Những nguyên tắc cơ bản khi truyền thông cho sự kiện online
- Hiểu rõ đối tượng mục tiêu: Không ít sinh viên cho rằng điều quan trọng nhất trong hoạt động truyền thông cho sự kiện, đó là làm thế nào để sự kiện trở nên nổi bật và “chất” hơn cả. Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các sự kiện có đông người tham dự đều xuất phát từ việc thấu hiểu kĩ lưỡng từ thói quen cho tới sở thích, mong ước của người tham dự tiềm năng. Sự thấu hiểu này là cơ sở xác định thông điệp chủ chốt, ý tưởng lớn cho tới giọng điệu của bài viết hay cách thức thiết kế hình ảnh.
- Thống nhất với thương hiệu của CLB: Cũng giống như doanh nghiệp, CLB muốn bền vững cần tới một “thương hiệu” với mục tiêu, sứ mệnh rõ ràng – những yếu tố xác định lý do CLB tồn tại, vì sao nó khác biệt với các CLB khác, nó mang lại những giá trị gì. Đây là kim chỉ nam cho mọi hoạt động truyền thông của CLB, giúp duy trì hình ảnh thống nhất về CLB trong tâm trí của đối tượng mục tiêu.
- Có một ý tưởng lớn [big idea]: Sau khi đã hiểu được tâm lý, nguyện vọng của đối tượng mục tiêu, nhiệm vụ của ban truyền thông là tìm ra một ý tưởng lớn bao trùm và định hướng cho mọi hoạt động truyền thông của sự kiện nói riêng và của toàn bộ chiến dịch nói chung. Ý tưởng lớn này là cơ sở cho thông điệp mà bạn sẽ “nói” với “khán giả’ của mình để khiến họ nảy sinh mong muốn tham gia sự kiện.
- Có kế hoạch triển khai cụ thể: Hoạt động truyền thông cho sự kiện nên được chia thành các giai đoạn rõ ràng, với mục tiêu, kinh phí, từng đầu việc cụ thể và phân chia nhân sự rõ ràng. Ở mỗi giai đoạn, hãy có ít nhất một hoạt động nổi bật nhằm thu hút sự chú ý, duy trì niềm yêu thích và mong muốn tham dự của đối tượng mục tiêu.
Các bước truyền thông sự kiện online
Giai đoạn 1: Truyền thông trước sự kiện
Xác định mục tiêu của sự kiện
Trước khi sự kiện xảy ra, bước đầu tiên mà team truyền thông cần thực hiện, đó là thống nhất về mục đích của sự kiện [gây quỹ từ thiện/tăng cường số người biết tới tổ chức/thu lợi nhuận từ vé…] để từ đó xác định phương pháp đo lường hiệu quả của sự kiện [số lượng quyên góp/số người tham dự/số người tương tác với các bài đăng/số vé bán ra…].
Lựa chọn kênh truyền thông
Việc lựa chọn kênh truyền thông phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng mục tiêu mà sự kiện hướng tới. Chẳng hạn, nếu bạn đang có ý định tổ chức một buổi biểu diễn âm nhạc chào mừng các tân sinh viên, bên cạnh việc đăng bài trên chính fanpage/sự kiện của mình, hãy cân nhắc chia sẻ thông tin về sự kiện tới các hội nhóm Facebook dành cho sinh viên năm nhất.
Chuẩn bị kế hoạch quảng bá cho sự kiện Kế hoạch quảng bá cho sự kiện bao gồm các phần cơ bản như sau: – Các nội dung đăng tải: Bài viết giới thiệu diễn giả, video giới thiệu về sự kiện, bài viết chia sẻ kiến thức… – Thời gian đăng tải nội dung: Khung giờ, tần suất đăng – Các kênh đăng tải: fanpage chính, mục thảo luận của event, fanpage của tổ chức khác, các hội nhóm… – Người phụ trách
– Các yếu tố liên quan tới thiết kế: hình ảnh chủ đạo [key visual], mã màu, logo, font chữ, hình ảnh đại diện, ảnh bìa, banner…
Giới thiệu diễn giả/khách mời
Theo nghiên cứu của Buffer Social vào năm 2014, cung cấp thông tin về diễn giả là một trong những chiến lược hàng đầu trong việc thu hút sự chú ý của người dùng Facebook đối với sự kiện. Hiệu ứng này càng mạnh mẽ khi diễn giả là người có uy tín trong ngành, có những thành tựu đáng kể và khả năng truyền cảm hứng cao.
Thông tin cơ bản về diễn giả [tên, vị trí công việc, nơi làm việc, thành tựu nổi bật…] có thể là chưa đủ để tạo nên niềm khao khát được trở thành một phần của sự kiện. Vì vậy, hãy cân nhắc chia sẻ những câu nói “tâm đắc” từ diễn giả, tóm tắt những nội dung mà họ sẽ đề cập, làm video teaser về sự kiện, trao đặc quyền cho một số lượng người đăng ký sớm [VD: nhận tài liệu do chính tác giả soạn thảo, tham gia một buổi coffee sharing miễn phí với diễn giả…]
Tạo sự gấp gáp bằng vé early bird
Thông báo về giá vé ưu đãi/quà tặng kèm dành cho những người đăng ký sớm/đăng ký theo hội nhóm, liên tục nhắc nhở người tham dự tiềm năng về hạn chót đăng ký, đăng ảnh những người đã mua vé…
Tạo sự gấp gáp bằng cách đếm lùi tới ngày sự kiện diễn ra
Việc đếm lùi có thể được thực hiện khoảng 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra, đính kèm thông tin khuyến khích người tham dự tiềm năng thực hiện hành vi mong muốn [điền form đăng ký tham gia, mua vé…]
Giai đoạn 2: Truyền thông trong sự kiện
Cung cấp nội dung “tươi sống”
Nội dung “tươi sống” là những nội dung nóng hổi, đang diễn ra tại sự kiện. Một số hình thức mà bạn có thể lựa chọn là livestream toàn bộ sự kiện, chia sẻ những phần quan trọng trong buổi nói chuyện của diễn giả theo dạng video/ảnh kèm quote, đăng story cập nhật về sự kiện…
Sử dụng hashtag
Không chỉ giúp những người quan tâm, người tham dự dễ dàng hơn trong việc theo dõi những nội dung liên quan tới sự kiện, hashtag còn đóng vai trò như một “slogan” tạo nên chất riêng cho sự kiện và trong một số trường hợp còn là yếu tố duy nhất mà công chúng còn nhớ khi sự kiện đã trôi qua.
Một hashtag hiệu quả cần đáp ứng một số tiêu chí sau: – Dễ nhớ – Đơn giản, dễ nhận ra – Được phát tán rộng rãi – Được sử dụng xuyên suốt trước, trong và sau sự kiện
– Không gây nhầm lẫn: không có gì đáng tiếc hơn một sự kiện được chia sẻ rộng rãi với một hashtag…sai lỗi chính tả
Để thúc đẩy hashtag được phát tán rộng rãi, hãy cân nhắc tổ chức một minigame hay giveaway đơn giản, yêu cầu người chơi sử dụng hashtag để có cơ hội nhận được quà tặng.
Giai đoạn 3: Truyền thông sau sự kiện
Hãy tiếp tục tương tác với người dùng một vài ngày sau khi sự kiện đã kết thúc. Đây là cơ hội cuối cùng để sự kiện được ghi nhớ lâu hơn, đồng thời tạo nên cảm giác tiếc nuối và mong chờ đối với những sự kiện được tổ chức theo chu kỳ.
Các hoạt động truyền thông chính trong giai đoạn này là video recap về sự kiện, tổng hợp các bài báo viết về sự kiện, đăng tải những phản hồi từ người tham dự.
Tạm kết
Truyền thông trên các kênh online, đặc biệt là mạng xã hội Facebook đã trở thành yêu cầu không thể thiếu với các sự kiện thuộc tính chất và quy mô lớn nhỏ khác nhau. Nỗ lực truyền thông cần được tập trung nhiều nhất cho giai đoạn trước và trong khi sự kiện diễn ra, trong khi đó, giai đoạn sau sự kiện thường chỉ đóng vai trò tổng kết và gợi nhớ về sự kiện. Một bản kế hoạch quảng bá sự kiện rõ ràng, chặt chẽ theo từng giai đoạn sẽ giúp bạn có một hình dung cụ thể về những gì cần thực hiện, cũng như theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả sau đó.
Cũng giống như doanh nghiệp, mỗi sự kiện hay CLB sinh viên đều cần có một “thương hiệu” riêng làm nên bản sắc, đặc trưng và sức hấp dẫn của mình. Tham gia khóa học Markteting Foundation ngay để nắm vững kiến thức marketing nói chung và truyền thông thương hiệu nói riêng, áp dụng cho cả hoạt động ngoại khóa cũng như môi trường kinh doanh chuyên nghiệp bạn nhé!