Cách đặt lịch trên gmail

Google Calendar là ứng dụng lịch làm việc trực tuyến miễn phí của Google giúp bạn sắp xếp và quản lý công việc, lịch hẹn nhanh chóng và dễ dàng. Google Calendar đặc biệt hiệu quả khi làm việc nhóm. Những chức năng này hoàn toàn miễn phí và có thể truy cập qua các thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại thông minh. Trong các văn phòng, nếu sử dụng chức năng này một cách hiệu quả sẽ giảm thiểu thời gian thông báo lịch cũng như lên lịch làm việc, lịch họp một cách hiệu quả. Hiện nay Trường Đại học Mở TPHCM đã cung cấp tài khoản email cho tất cả các cán bộ của Trường, tài khoản này có dạng @ou.edu.vn, tài khoản này đã đăng ký với Gmail và có thể đăng nhập vào thông qua hệ thống Gmail và được sử dụng các tính năng miễn phí của gmail, trong đó có tính năng Calendar này. 

Làm quen với Google Calendar qua các bước cơ bản:

1. Lên lịch cho sự kiện
2. Cài đặt nhắc nhở về sự kiện
3. Xem và chia sẻ
4. Tùy chỉnh giao diện lịch làm việc

1. Lên lịch cho sự kiện

• Tạo một sự kiện
• Mời người tham dự và chia sẻ các tài liệu liên quan
• Chọn thời gian
• Hồi đáp lời mời

1.1. Tạo một sự kiện

1.2. Mời người tham dự và chia sẻ các tài liệu liên quan

1. Trong trang chi tiết sự kiện, ở mục Thêm Khách ở bên phải, nhập địa chỉ email của những người bạn muốn mời tham gia rồi nhấp vào Thêm. Bên dưới là các lựa chọn về quyền hạn của những người được mời, bao gồm: sửa đổi sự kiện, mời thêm người khác và xem danh sách khách mời. 2. Ở mục Tài liệu đính kèm, chọn Thêm tài liệu đính kèm để tải những tài liệu liên quan vào sự kiện cho những người được mời cùng xem và tham khảo trước khi dự họp

1.3. Chọn thời gian

Bên dưới tiêu đề của sự kiện là nơi bạn thiết đặt thời gian cho sự kiện của mình. Bạn có thể chọn khung giờ cho sự kiện của mình, hoặc chọn cả ngày cho những sự kiện kéo dài nguyên ngày. Ngoài ra, Calendar còn cho phép bạn tạo những sự kiện mang tính định kỳ bằng chức năng lặp lại. Sau khi đã thiết lập tất cả chi tiết của sự kiện, nhấp vào nút Lưu để lưu sự kiện và gửi lời mời.

1.4. Hồi đáp lời mời

Có 2 cách để hồi đáp lời mời tham dự sự kiện:

1. Trả lời trong Calendar: khi bạn nhấp vào 1 sự kiện, sẽ có một bảng nhỏ hiện ra với một vài thông tin sơ lược về sự kiện cùng với 3 lựa chọn Có, Có thể và Không. Khi nhấp vào 1 trong 3 lựa chọn, câu trả lời của bạn sẽ tự động được gửi đến người mời.

2. Trả lời từ Gmail: khi được mời dự sự kiện, bạn sẽ nhận được một email cung cấp các thông tin chi tiết về sự kiện, cùng với 3 lựa chọn Có, Có thể và Không. Khi nhấp vào 1 trong 3 lựa chọn, câu trả lời của bạn sẽ tự động được gửi đến người mời mà bạn không phải viết email trả lời.

2. Cài đặt nhắc nhở về sự kiện

Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ một sự kiện hay buổi họp quan trọng nào, bạn nên cài đặt nhắc nhở về sự kiện. Bạn có thể nhận được lời nhắc nhở này qua email hoặc trên điện thoại hoặc trên máy tính của bạn. Một số thao tác hữu ích cho bạn khi cài đặt nhắc nhở:

1. Chọn biểu tưởng Bánh răng ở góc trên bên phải và chọn Cài đặt
2. Chọn tab Lịch và chọn đường link Chỉnh sửa thông báo ở phía bên phải
3. Chọn các hình thức thông báo mà bạn muốn. Lưu ý, hình thức thông báo qua tin nhắn SMS sẽ tốn phí điện thoại của bạn.
4. Chọn Lưu để áp dụng các thay đổi vừa tạo vào lịch của bạn.

Chia sẻ lịch làm việc của bạn với đồng nghiệp, gia đình và bạn bè để họ có thể biết bạn rảnh lúc nào và bạn cũng có thể biết thời gian rảnh của họ nếu được chia sẻ lịch làm việc.

1. Chọn vào dấu Mũi tên bên cạnh tên của lịch mà bạn muốn chia sẻ và chọn Chia sẻ Lịch này
2. Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ lịch và cài đặt quyền hạn cho người đó rồi chọn Thêm người. Cuối cùng nhấn Lưu để áp dụng các thay đổi vừa tạo.

3.2. Xem lịch làm việc của một người khác

1. Chọn biểu tượng Mũi tên bên cạnh mục Lịch khác rồi chọn Thêm lịch của một đồng nghiệp
2. Khi cửa sổ mới hiện ra, nhập email của người mà bạn muốn xem lịch rồi nhấn vào Thêm
3. Chọn Gửi yêu cầu. Nếu người nhận chấp nhận yêu cầu thì bạn có thể xem được lịch của người này tùy vào cấp độ mà người này cho phép

4. Tùy chỉnh giao diện lịch làm việc

Bạn có thể tùy chọn cách xem lịch theo ngày, theo tuần, theo tháng hay theo năm bằng các nút chức năng ở phía trên lịch.