Cách đổi tên công ty trong phần mềm Acsoft

Giáo trình PHẦN MỀM ACsoft ® TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 2 MỤC LỤC MỤC LỤC ..........................................................................................................................................2 Các quy ước.........................................................................................................................................3 Các quy ước sử dụng trong hướng dẫn..............................................................................................3 Quy ước sử dụng bàn phím.................................................................................................................3 CHƯƠNG I: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH......................................................................................4 Yêu cầu cấu hình và hệ điều hành......................................................................................................4 Các bước cài đặt..................................................................................................................................4 CHƯƠNG II: KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH.............................................................................4 CHƯƠNG III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN................................................................................6 CHƯƠNG IV: CÁC HỖ TRỢ SẴN CÓ TRONG ACSOFT .........................................................11 CHƯƠNG V: PHẦN HÀNH "HỆ THỐNG".................................................................................13 CHƯƠNG VI: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN CHI TIẾT".................................................................24 CHƯƠNG VII: PHẦN HÀNH "KẾ TOÁN TỔNG HỢP"............................................................49 CHƯƠNG VIII: PHẦN HÀNH "BÁO CÁO"................................................................................59 KẾT LUẬN........................................................................................................................................64 Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 3 Các quy ước Để bạn có thể sử dụng một cách tối ưu chương trình kế toán ACsoft, trong cuốn hướng dẫn sử dụng này chúng tôi có sử dụng một số các định dạng cho các cụm từ thể hiện và các tổ hợp bàn phím cần thiết phục vụ quá trình sử dụng chương trình. Bạn xem chi tiết trong phần sau. Các quy ước sử dụng trong hướng dẫn Quy ước Nội dung, ý nghĩa Chữ đậm Xuất hiện để bạn biết phải điền vào để máy tính quản lý, không được để trắng. VD: Mã cấp TK, Mã TS... Chữ nghiêng Xuất hiện để bạn biết những từ chương trình yêu cầu để người sử dụng quản lý và dễ đọc: VD: Tên cấp TK, Tên TS... Quy ước sử dụng bàn phím Quy ước Phím 1 + Phím 2 Nội dung, ý nghĩa Ký hiệu dấu cộng [+] có ý nghĩa là một tổ hợp phím, bạn phải bấm và giữ phím 1 và sau đó bấm phím 2. VD: trong khi thực hiện làm khai báo chi tiết, bạn sẽ thường xuyên sử dụng tổ hợp Alt + L để lưu dữ liệu sau khi đã khai báo xong. Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 4 CHƯƠNG I: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH Yêu cầu cấu hình và hệ điều hành Để chương trình được sử dụng một cách tốt nhất và đáp ứng yêu cầu nhanh nhất cho người sử dụng yêu cầu cấu hình máy tối thiểu như sau: • Tốc độ CPU >= 233 MZ • Ram >=64MB • Đĩa cứng còn trống tối thiểu 200MB Phần mềm kế toán ACsoft cho phép cài đặt trên các hệ điều hành của Microsoft như: Windows 9x/Me/2000/XP/NT. Các bước cài đặt • Đưa đĩa CD có chứa bộ cài đặt chương trình kế toán ACsoft vào ổ đĩa. • Từ thanh menu "Start", bấm mục "Run...". • Bấm phím "Browse...", chọn file "Setup.exe" trong ổ đĩa. • Thực hiện các bước theo yêu cầu của phầm mềm cài đặt. CHƯƠNG II: KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH Vậy là chương trình kế toán ACsoft đã được cài đặt trên máy tính của bạn. Sau khi cài đặt xong, chương trình sẽ tự động tạo biểu tượng [shortcut] ở trên nền màn hình [desktop] và tự động tạo một nhóm chương trình trong thực đơn Program có tên là "ACsoft", trong đó có chứa 3 thành phần: Chương Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 5 trình ACsoft, trợ giúp ACsoft và gỡ bỏ chương trình ACsoft. Thông thường khi cài đặt chương trình sẽ cài mặc định vào C:\ACsoft  Để khởi động chương trình kế toán ACsoft bạn thực hiện một trong các cách sau: Cách 1: Tại màn hình của Windows, kích đúp chuột vào biểu tượng của ACsoft. Cách 2: Từ thanh "Taskbar" của Windows, chọn "Programs", chọn "ACsoft", bấm chuột vào biểu tượng ACsoft. Cách 3: Khởi động trực tiếp từ tập tin chương trình, Double Click vào file tckt.exe trong thư mục chương trình[ ví dụ : C:\ACosft]. Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 6 CHƯƠNG III: CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN Màn hình khởi chạy đầu tiên Khi bạn kích hoạt chương trình kế toán ACsoft sau khi vừa cài đặt, giao diện đầu tiên xuất hiện đó là màn hình khởi chạy đầu tiên. Các chức năng lựa chọn bao gồm:  Máy chủ: Khi bạn chọn chức năng này có nghĩa là máy tính của bạn được chương trình chọn làm máy chủ. Bộ chương trình trên máy bạn cho phép các máy tính chọn thuộc tính máy trạm được truy cập và dùng chung cơ sở dữ liệu.  Máy trạm: Khi bạn chọn chức năng, máy tính của bạn được chương trình định nghĩa là máy trạm. Chương trình sẽ hiển thị phần chọn đường dẫn để bạn định nghĩa vị trí cơ sở dữ liệu dùng chung..  Biệt lập: Khi bạn chọn chức năng này có nghĩa là máy tính được chương trình xác nhận là chương trình độc lập. Cơ sở dữ liệu sẽ không có quyền chia xẻ và không một máy trạm nào được định nghĩa có thể dùng cơ sở dữ liệu trên máy tính của bạn là cơ sở dữ liệu dùng chung. Chức năng "Máy chủ" và "Máy trạm" chỉ có thể thực hiện được khi bạn có trong tay chương trình kế toán ACsoft sử dụng mạng. Chức năng "Biệt lập" chỉ được thể hiện khi bạn có chương trình kế toán ACsoft chạy trên máy đơn lẻ. Màn hình khởi động ban đầu Khi bạn kích hoạt chương trình kế toán ACsoft, giao diện đầu tiên xuất hiện đó là màn hình khởi động ban đầu. Công tác thực hiện trong màn hình khởi động bao gồm các thông tin mà bạn cần thiết sau:  Họ và tên: Họ tên người sử dụng chương trình. Họ tên này được đặt ngay từ đầu khi khởi động máy đối với chương trình biệt lập và được khai báo phân quyền làm việc đối với chương trình kế toán ACsoft mạng, phân quyền.  Chức vụ: Tương tự như phần "Họ và tên".  Mật khẩu: Tương tự như phần "Họ và tên".  Niên độ làm việc: Chọn năm để nhập dữ liệu - IMàn hình khởi động ban đầu chạy lần đầu tiên Trong lần chạy đầu tiên, một số thông số để bạn định nghĩa sử dụng cho những lần chạy tiếp sau bao gồm: Họ và tên: Khi bạn nhập phần này, từ những laàn chạy tiếp sau chương trình sẽ mặc định đúng họ tên mà bạn đã nhập, nếu bạn sửa lại, chương trình sẽ không cho phép bạn sử dụng chương trình. Chức vụ: Tương tự như phần họ tên. Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 7 Mật khẩu: Những lần chạy tiếp sau bạn sẽ phải nhập đúng mật khẩu sử dụng, nếu bạn không nhập vào trong lần đầu tiên này thì từ những lần chạy tiếp sau bạn không phải nhập mật khẩu. Niên độ: Bạn chọn niên độ bắt đầu làm việc. VD: Nếu bạn sử dụng chương trình để làm công việc kế toán năm 2004 bạn chọn niên độ là "2004. Mời bạn xem thêm thông tin trong phần "Màn hình khởi động ban đầu". Lưu ý: Nếu màn hình đầu tiên khởi động phần Máy chủ và máy trạm sáng lên thì chương trình bạn dùng là chương trình chạy mạng. Máy bạn chọn làm máy chủ các mục phải nhập đúng chữ hoa và thường như sau: Họ và tên: Admin Chức vụ : Quản trị mạng Mật khẩu: Admin - IIMàn hình khởi động ban đầu chạy các lần tiếp sau Tương tự như lần chạy đầu tiên, nhưng các phần bao gồm: Họ và tên, Chức vụ, Mật khẩu nếu như trong lần chạy đầu tiên bạn đã nhập như thế nào thì trong các lần chạy tiếp sau bạn phải nhập đúng như vậy. Bạn hãy lưu ý thật kỹ. Màn hình làm việc chính - IThanh thực đơn chính Tất cả các tác vụ để chương trình kế toán ACsoft thực hiện đều được thể hiên trên thanh thực đơn chính, bao gồm: Các phần hành kế toán, các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính... Thanh thực đơn phụ thể hiện phần lớn các tác vụ trên với một giao diện được trau chuốt và tạo sự thân thiện cho người sử dụng. Nội dung Mô tả Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft Kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp Sổ chi tiết 8 Chứa đựng các thành phần để thực hiện các tác vụ định khoản, điều chuyển các bút toán, thực hiện các công việc nhập xuất kho hàng hoá, vật liệu, lập thẻ tài sản cố định, kế toán các Tài khoản ngoài bảng... Bao gồm các giao diện thực hiện sau [có tách riêng 2 phần thực hiện với VND và Ngoại tệ]: • Kế toán tiền vốn [các bút toán không theo dõi số lượng] • Hàng hoá, nguyên vật liệu [các bút toán theo dõi số lượng] • Hàng đại lý • Kế toán tài sản cố định [Lập thẻ, tăng giảm tài sản cố định] • Kế toán khác [Hoàn ứng, điều chỉnh, thanh toán bù trừ, trích quỹ...] • Kế toán Tài khoản ngoài bảng [ghi đơn các Tài khoản ngoài bảng] • Nhập hàng trả lại • Xuất điều chuyển nội bộ Thực hiện các tác vụ liên quan đến kế toán tổng hợp bao gồm: • Phân bổ công cụ dụng cụ. • Trích khấu hao tài sản. • Bảng phân bổ chi phí mua hang • Xác định giá vốn • Kết chuyển khác • Tính lương và bảo hiểm xã hội. • Tổng hợp giá thành. • Xác định kết quả. Tuỳ thuộc vào phiên bản chương trình kế toán ACsoft mà bạn có trong tay dành cho hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ" hay "Nhật ký chung" mà hệ thống Sổ chi tiết có sự khác biệt.  Hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ": Hệ thống sổ Nhật ký. Hệ thống sổ Bảng kê. Hệ thống báo cáo khác.  Hình thức kế toán "Nhật ký chung": Hệ thống sổ Báo cáo chi tiết. Hệ thống sổ Bảng tổng hợp chi tiết. Hệ thống báo cáo khác. Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft Sổ tổng hợp 9 Bao gồm một hệ thống các báo cáo tổng hợp phục vụ cho người sử dụng nhằm thể hiện toàn bộ quá trình tổng hợp mà chương trình đã thực hiện, hệ thống sổ tổng hợp bao gồm: Hệ thống báo cáo tài chính. Hệ thống báo cáo Sổ cái Tài khoản. Hệ thống bảng phân bổ. Hệ thống báo cáo tài sản cố định. Hệ thống báo cáo chi phí, giá thành, lãi lỗ. Tìm kiếm dữ liệu Bao gồm một hệ thống các công cụ phục vụ cho người sử dụng nhằm thao tác các công tác tra cứu, tìm kiếm, sửa xoá... bao gồm: • Tra cứu nhanh số liệu. • Tìm kiếm và sửa số liệu. • Tìm kiếm và xoá số liệu. • Sửa VAT đầu vào. • Sửa tính chất thu chi. • Sửa khoản mục phí. Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft Hệ thống 10 Đây là phần hành quan trọng nhất trong chương trình, bao gồm các chỉ tiêu bạn phải thiết lập để phục vụ cho quá trình hạch toán của bạn sau này. Các chỉ tiêu chính bao gồm:  Quản lý hệ thống: • Nhập số dư đầu kỳ. • Tạo năm làm việc. • Quản lý thời gian sử dụng • Xác định số dư hàng hoá. • Kiểm tra sai sót dữ liệu. • Dọn dẹp dữ liệu. • Quản lý người sử dụng.  Khai báo hệ thống: • Khai báo chi tiết tài khoản. • Khai báo khoản mục phí. • Khai báo loại ngoại tệ. • Khai báo vụ việc. • Phương pháp tính thuế VAT. • Khai báo tài sản cố định. • Khai báo tiêu thức quản lý. • Khai báo các vận hành đặc thù khác.  Kết thúc Vì lý do quan trọng của phần mềm, các bạn đọc kỹ phần hướng dẫn về "Khai báo Hệ thống” dưới đây. Trợ giúp Chứa đựng tất cả các thông tin trợ giúp bạn về các tác vụ thực hiện trong chương trình trong quá trình làm việc. - IIThanh thực đơn phụ Thanh thực đơn phụ được thể hiện bằng các nút nhấn, các nút nhấn này chứa đựng các nội dung được thể hiện trên thanh thực đơn chính. Bạn xem lại phần “Thanh thực đơn chính”. Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 11 CHƯƠNG IV: CÁC HỖ TRỢ SẴN CÓ TRONG ACSOFT CÁCH THỨC XỬ LÝ KỸ THUẬT CỦA CHƯƠNG TRÌNH Chương trình kế toán ACsoft là một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động tổ chức hạch toán kế toán. Để phục vụ tốt nhất quá trình hạch toán kế toán, đảm bảo tính chất tự động cao, tính riêng biệt trong một số báo cáo chi tiết và tổng hợp, chúng tôi đã phân cấp hai cho một số Tài khoản không có cấp hai theo quy định 1141 của Bộ tài chính và được sửa đổi bổ sung theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam như sau: Tài khoản 334: Tiền lương • Tài khoản 3341: Lương trả công nhân trực tiếp sản xuất. • Tài khoản 3342: Lương trả công nhân phân xưởng. • Tài khoản 3343: Lương nhân viên bán hàng. • Tài khoản 3344: Lương trả cán bộ quản lý. • Tài khoản 3345: Khoản phải trả cán bộ khác. • Tài khoản 3346: Phải trả công nhân thuê ngoài. Tài khoản 911: Kết quả hoạt động • Tài khoản 9111: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. • Tài khoản 9112: Kết quả hoạt động tài chính. • Tài khoản 9113: Kết quả hoạt động bất thường. Tài khoản 3337: Thuế nhà đất, tiền thuê đất, chương trình ACsoft đã ngầm định các cấp I như sau: • Tài khoản 3337 – 01: Thuế nhà đất • Tài khoản 3337 - 02 : Tiền thuê đất Tài khoản 3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác, chương trình ACsoft đã ngầm định các cấp I như sau: • Tài khoản 3339 - 01: Các khoản phụ thu • Tài khoản 3339 - 02: Các khoản phí, lệ phí • Tài khoản 3339 - 03: Khoản phải nộp khác Tài khoản 411: Nguồn vốn kinh doanh, để thuận lợi cho việc quản lý nguồn vốn của đơn vị bạn có thể khai báo các cấp 1 như sau: • Tài khoản 411 - 01: Vốn ngân sách Nhà nước cấp • Tài khoản 411 - 02: Vốn tự bổ sung • Tài khoản 411 - 03: Vốn liên doanh • Tài khoản 411 - 04: Vốn cổ phần Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 12 CÁCH THỨC XỬ LÝ VỀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN - IBút toán trùng và các nghiệp vụ có thể phát sinh - 1Bút toán trùng Các nghiệp vụ kế toán phát sinh sẽ có trường hợp cả 2 kế toán của 2 phần hành khác nhau sẽ định khoản cùng một bút toán như nhau. Ví dụ: Mua hàng hoá trả tiền ngay, kế toán hàng hoá định khoản [tất nhiên có theo dõi số lượng và tiền]. Nợ 1561: Có 1111: X X Kế toán tiền mặt định khoản [không theo dõi số lượng, chỉ theo dõi tiền phát sinh]: Nợ 1561: Có 1111: X X Nếu là kế toán ghi sổ bằng tay, công việc lên báo cáo là rất dễ dàng bởi vì người thực hiện có thể bóc tách phần trùng nhau này. Nhưng khi làm bằng chương trình kế toán thì khác, khi khai thác báo cáo kế toán thì chương trình chỉ lấy số liệu trên các tài khoản và tài khoản đối ứng. Như vậy là số tiền trong sổ quỹ tiền mặt sẽ bị gấp đôi, số phát sinh trong sổ chi tiết tài khoản 1561 cũng sẽ bị gấp đôi tượng tự. - 2Các nghiệp vụ có thể phát sinh bút toán trùng • Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt. • Mua, bán Ngoại tệ. • Mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trả tiền ngay. • Bán hàng hoá, thành phẩm trả tiền ngay. - IIPhương pháp xử lý bút toán trùng Để cho bạn tự lựa chọn cách thức cho phù hợp, chúng tôi xin giới thiệu 2 phương pháp xử lý bút toán trùng khi thực hiện chương trình kế toán ACsoft như sau: - 1Xử lý qua tài khoản trung gian Xử lý qua tài khoản trung gian có nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh, ta hạch toán qua một tài khoản chung để cả 2 kế toán thuộc 2 phần hành khác nhau đều có thể hạch toán độc lập. Cũng với ví dụ của bút toán trùng trên đây, chúng ta hạch toán qua tài khoản trung gian là tài khoản 331 - Phải trả cho người bán. • Kế toán hàng hoá định khoản [theo dõi cả số lượng và giá trị]: Nợ 1561: X Có 331: X Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft • 13 Kế toán tiền mặt định khoản [theo dõi về giá trị]: Nợ 331: Có 1111: X X Ưu điểm: • Khi xem sổ chi tiết các tài khoản, đảm bảo số phát sinh chi tiết các tài khoản 1111, 1561 là đúng. • Số chứng từ của từng phần hành riêng biệt, đảm bảo tính liên tục và không nhầm lẫn. • Thể hiện tính độc lập giữa các phầ n hành kế toán khác nhau Nhược điểm: • Một nghiệp vụ phát sinh nhưng phải nhập 2 lần • Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tài khoản tăng thêm 1 khoản tiền của tài khoản trung gian. Đề xuất các tài khoản trung gian: • Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng, rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt [tài khoản 1131]. • Mua, bán Ngoại tệ [tài khoản 1132]. • Mua hàng hoá, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trả tiền ngay [tài khoản 331]. • Bán hàng hoá, thành phẩm trả tiền ngay [tài khoản 131]. - 2Ưu tiên nhập chứng từ Xử lý ưu tiên nhập chứng từ có nghĩa là với các bút toán trùng phát sinh, ta ưu tiên hạch toán qua một định khoản của 1 trong 2 kế toán của 2 phần hành khác nhau. Cũng với ví dụ của bút toán trùng trên đây, chúng ta nên ưu tiên hạch toán qua kế toán hàng hoá bởi vì kế toán hàng hoá theo dõi được số lượng hàng nhập. • Kế toán hàng hoá định khoản [theo dõi cả số lượng và giá trị]: Nợ 1561: Có 1111: X X Ưu điểm: • Khi xem sổ chi tiết các tài khoản, đảm bảo số phát sinh chi tiết các tài khoản 1111, 1561 là đúng. • Làm đơn giản, không bắt buộc cả 2 kế toán phải định khoản. • Tổng số phát sinh trên bảng cân đối số phát sinh tài khoản đúng. Nhược điểm: • Báo cáo chi tiết tài khoản phục thuộc vào người định khoản. • Số chứng từ bị nhầm lẫn vì chương trình chỉ lấy được 1 số chứng từ cho cả 2 báo cáo chi tiết. CHƯƠNG V: PHẦN HÀNH "HỆ THỐNG" Phần hành "Hệ thống" được chia làm 2 phần chính: Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft  Khai báo hệ thống: • Khai báo chi tiết tài khoản. • Khai báo khoản mục phí. • Khai báo loại ngoại tệ. • Khai báo vụ việc. • Phương pháp tính thuế VAT. • Khai báo tài sản cố định. • Khai báo tiêu thức quản lý. • Khai báo các vận hành đặc thù khác.  14 Quản lý hệ thống: • Nhập số dư đầu kỳ. • Tạo năm làm việc. • Quản lý thời gian sử dụng • Xác định số dư hàng hoá. • Kiểm tra sai sót dữ liệu. • Dọn dẹp dữ liệu. • Quản lý người sử dụng. Trên thanh thực đơn của chương trình kế toán ACsoft, các phần hành được phân chia và tập hợp để bố trí một cách hợp lý nhất các công việc mà một phòng kế toán phải thực hiện trong suốt quá trình hoạt động. Bố trí từ trái sang phải, từ trên xuống dưới là các bước thao tác lần lượt từ kế toán chi tiết đến phần hành tổng hợp, khai thác các báo cáo chi tiết đến khai thác báo cáo tổng hợp. Các thành phần ít khi sử dụng được bố trí sang bên phải nhằm làm cho có sự ảnh hưởng tối thiểu đến thao tác trong quá trình làm việc. Nhưng để thực hiện các tác vụ từ đầu đến cuối, chúng tôi giới thiệu với các bạn những công việc cần thiết phải làm. Những tác vụ được chúng tôi sắp xếp và thể hiện trong cuốn sách hướng dẫn sử dụng này theo trình tự làm việc để thiết lập chương trình kế toán ACsoft phục vụ cho công việc kế toán. Tất nhiên bạn vẫn có thể bỏ qua những bước mà doanh nghiệp của bạn không cần thiết sử dụng. Khai báo hệ thống - ICác vận hành đặc thù khác Được phân chia thành 3 trang để chọn lựa khai báo các vận hành đặc thù: • Tài khoản đồng cấp. • Chế độ hiển thị. • Sử dụng vận hành nhập. - 1Tài khoản đồng cấp Tài khoản đồng cấp là các tài khoản được khai báo chi tiết giống nhau Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 15 Việc nhóm Tài khoản đồng cấp có tác dụng làm cho phần khai báo sổ chi tiết Tài khoản được nhanh hơn. VD: Nếu bạn đặt Tài khoản 1121 và Tài khoản 1122 vào cùng một nhóm đồng cấp thì khi khai báo sổ chi tiết cho Tài khoản 1121 thì Tài khoản 1122 sẽ tự động được khai báo sổ chi tiết giống hệt Tài khoản 1121 cả về mã sổ chi tiết lẫn tên sổ chi tiết. Bên cạnh đó, khi sửa xoá một sổ chi tiết trong một Tài khoản thuộc một nhóm đồng cấp thì tất cả các Tài khoản trong nhóm đồng cấp đó sẽ được sửa xoá theo Tài khoản bị sửa xoá. Tác dụng tiếp theo của nhóm Tài khoản đồng cấp đó là phục vụ tốt công tác tổng hợp. Quá trình tổng hợp bao gồm từ phân bổ chi phí đến tổng hợp giá thành sẽ được nhóm Tài khoản đồng cấp phục vụ rất đắc lực. VD: Nếu Tài khoản 154 và Tài khoản 622 trong cùng một nhóm đồng cấp thì khi tập hợp chi phí từ Tài khoản 622 sang Tài khoản 154 ta chỉ cần tích vào lựa chọn "Kết chuyển", mọi chi phí đã được tập hợp trong kỳ của Tài khoản 622 sẽ được tự động đưa sang Tài khoản 154 theo từng đối tượng đã được khai báo sổ chi tiết. Căn cứ vào yêu cầu của doanh nghiệp trong việc theo dõi doanh thu, chi phí và kết quả để xác định các Tài khoản đồng cấp. Căn cứ vào yêu cầu quản trị kế toán có thể xác định doanh thu, chi phí và lãi lỗ theo từng loại hoạt động; hoặc theo từng mặt hàng kinh doanh...từ đó khai báo đồng cấp cho các nhóm Tài khoản: Doanh thu; Chi phí; Lãi lỗ. Tài khoản nguồn: Liệt kê tất cả các Tài khoản thuộc danh mục Tài khoản của Nhà nước quy định và không bao gồm các Tài khoản đã được nằm trong các nhóm đồng cấp đã được khai báo. Danh mục Tài khoản nguồn giúp bạn lựa chọn các Tài khoản có thể đưa vào nhóm Tài khoản đồng cấp mà bạn cần khai báo. Tài khoản đích: Liệt kê tất cả các Tài khoản thuộc nhóm đồng cấp hiện tại đang làm việc. Nếu bạn không làm việc với nhóm đồng cấp nào thì ô này sẽ để trống và hai nút lựa chọn "Thêm" và "Bớt" sẽ bị mờ đi. Danh mục Tài khoản đích giúp bạn thấy được các Tài khoản đã được đưa vào nhóm Tài khoản đồng cấp mà bạn đã khai báo. Khi bạn nhập mã nhóm đồng cấp vào ô "Mã đồng cấp", ACsoft sẽ tự động tìm kiếm trong danh mục mã đồng cấp đã được khai báo. Nếu mã nhóm đồng cấp bạn vừa nhập đã có trong danh mục thì chương trình ACsoft sẽ liệt kê lên trong danh mục "Tài khoản cùng cấp" tất cả các Tài khoản đã được khai báo trong nhóm đồng cấp đó. Nếu mã đồng cấp của bạn chưa có trong danh mục thì "Tài khoản đích" sẽ để trống. Chương trình sẽ cho phép bạn nhập tên nhóm vào ô "Diễn giải" của nhóm Tài khoản đồng cấp này, công việc của bạn sẽ là chọn các Tài khoản mà bạn có muốn khai báo sổ chi tiết giống nhau. Bạn muốn chọn Tài khoản bên ô "Tài khoản đích" để đưa sang ô "Tài khoản nguồn" của nhóm đồng cấp bạn cần khai báo thì bạn bấm chuột vào Tài khoản đó trong ô "Tài khoản đích" và ấn phím Thêm. Nếu bạn muốn bỏ bớt tài khoản trong nhóm đồng cấp hiện tại thì bạn chọn Tài khoản đó trong ô "Tài khoản nguồn" và nhấn phím Bớt. Sau khi bạn khai báo xong nhóm thứ nhất bạn muốn khai thêm nhóm nữa bạn chuyển con trỏ vào mã đồng cấp sau đó tiếp tục làm như nhập nhóm thứ nhất. Trong máy đã ngầm định trước một nhóm với mã số là 0001 và tên là Tổng hợp gồm các Tài khoản 154, 3341, 5111, 5112, 5113,…,622, 632, 9111 Nếu nhóm này phù hợp với thực tế của đơn vị bạn thì sử dụng nhưng nếu bạn thấy không phù hợp thì bạn có thể thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp với nhu cầu khai báo của bạn. - 2Chế độ hiển thị Trong phần hành này bạn có thể tuỳ ý khai báo chế độ hiển thị trên màn hình bao gồm: • Số chữ số thập phân: Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 16 Định dạng chữ số thập phân cho các tiêu thức: đồng Việt Nam, tỷ lệ chiết khấu, tỷ lệ thuế, ngoại tệ, tỷ giá, số lượng, đơn giá... nhằm giúp bạn quản lý chính xác đến tuyệt đối số tiền của mình. Khi bạn đánh dấu chọn, số lượng số sau dấu phẩu sẽ hiện lên để bạn chọn, bạn có thể chọn chính xác từ 1 đến 4 số sau dấu phẩy. • Giá vốn dự kiến, giá bán kế hoạch: Nếu trong phần khai báo chi tiết tài khoản bạn đã khai báo giá vốn dự kiến và giá bán kế hoạch của mặt hàng nào đó và muốn hiển thị trong quá trình nhập, xuất mặt hàng đó thì nhấp chọn vào mục này. • Chế độ sử dụng: Hiển thị năm 2004: Giúp bạn xem rõ ràng hơn về năm đang được sử dụng của bút toán, báo cáo... khi bạn chọn, chương trình ACsoft sẽ thể hiện năm sử dụng có 4 chữ số [VD: 01/01/2002], nếu bạn không chọn, năm sử dụng chỉ thể hiện 2 chữ số [VD: 01/01/02]. Cộng nội dung: Phần mềm sẽ đề xuất nội dung • Phiếu thu - chi: Gồm 2 chức năng là "Định khoản trên phiếu" và "Kèm theo chứng từ gốc", nếu bạn chọn, khi in phiếu thu - chi chương trình ACsoft sẽ hỏi bạn kèm theo bao nhiêu chứng từ gốc để bạn nhập vào mã không cần phải điền bằng tay. Và trên phiếu thu, chi được thể hiện Tài khoản đối ứng, số tiền chi tiết đối ứng cho từng Tài khoản ở góc trên của phiếu. Xem chi tiết phần "Kế toán tiền mặt Đồng Việt Nam". - 3Sử dụng vận hành nhập Nhằm giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình thao tác, công cụ "Sử dụng vận hành nhập" của chương trình kế toán ACsoft bao gồm các công cụ nhằm khắc phục các quá trình trên. • Tên phông nhập: Đây là tên các giao diện mà bạn sẽ làm việc, ở đây liệt kê lên để các bạn biết rằng mình sẽ đặt các tiêu thức lựa chọn cho giao diện làm việc nào theo yêu cầu của mình. • Vụ việc: Khi bạn lựa chọn, tại các giao diện làm việc mà bạn đã chọn thì ô "Vụ việc" sẽ sáng lên. Ô này nhằm phục vụ bạn quản lý các tiêu thức được khai báo trong danh mục vụ việc đối với mỗi bút toán phát sinh hoặc cho các tài khoản, đối tượng tài khoản được theo dõi vụ việc. Xem chi tiết phần "Khai báo vụ việc". • In phiếu: Nhằm giảm bớt thao tác trên giao diện nhập dữ liệu. Nếu bạn tích lựa chọn, trên giao diện nhập bạn chọn sẽ xuất hiện phím "In" để bạn có thể in trực tiếp các phiếu được lập. Nếu bạn không tích lựa chọn, trên giao diện nhập sẽ không có phím "In". Với một số giao diện nhập, ô "Họ tên", "Điạ chỉ" sẽ không cho phép bạn sử dụng để nhập dữ liệu. • Quy đổi tỷ giá: Chỉ phục vụ cho các giao diện nhập bằng đồng Việt Nam. Giúp bạn quản lý số tiền đồng Việt Nam ra số tiền ngoại tệ và tỷ giá hiện tại mà bạn muốn biết trên báo cáo. Chương trình ACsoft sẽ tự động quy đổi số tiền đồng Việt Nam hiện tại ra số ngoại tệ theo tỷ giá bạn đưa vào và bạn biết rằng khoản tiền bằng đồng Việt Nam đó được bằng bao nhiêu ngoại tệ. Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 17 - IIKhai báo tiêu thức quản lý Tiêu thức quản lý nhằm hỗ trợ người sử dụng theo dõi sổ chi tiết Tài khoản theo các yêu cầu quản trị như: Thời hạn công nợ, Ngày hết hạn, Kho hàng hoá, Giá trị công nợ cần khống chế... Tuỳ yêu cầu quản lý và tính chất của các yếu tố cần quản lý, bạn khai báo tính chất của tiêu thức quản lý này là kiểu Ngày, kiểu Số, kiểu Ký tự hay là không sử dụng [None]. Cụ thể, nếu muốn quản lý hàng theo ngày sản xuất [hoặc ngày hết hạn], bạn phải định nghĩa tiêu thức quản lý đó là kiểu "Ngày". Nhưng với tiêu thức quản lý mà bạn cần quản lý theo phẩm cấp chất lượng, bạn phải định nghĩa tiêu thức đó theo kiểu "Ký tự". Một ví dụ minh hoạ: Nếu bạn muốn theo dõi kho hàng cho sổ chi tiết Tài khoản 155 [các sản phẩm], bạn cần phải làm những bước sau: Bấm phím Nhập, các tiêu thức nhập sẽ sáng lên để cho phép bạn đưa các thông tin, phím Nhập chuyển sang thành Lưu, phím Sửa chuyển thành Hủy. • Ô "Tài khoản", bạn gõ Tài khoản 155. • Ô "Kiểu", bạn chọn kiểu "Ký tự" • Ô "Mã số", bạn nhập mã số mà bạn sẽ đặt cho mã kho cần khai báo, VD: 01. • Ô "Giá trị", bạn gõ tên kho cần khai báo, VD: Kho Thủ Đức • Ô "Mô tả", bạn nhập mô tả của kho này [có thể bỏ qua nếu không cần thiết]. • Bấm phím Lưu để xác nhận khai báo xong. Một ví dụ minh hoạ khác: Nếu bạn muốn theo dõi ngày hết hạn cho sổ chi tiết Tài khoản 155 [các sản phẩm mà doanh nghiệp của bạn sản xuất ra, VD: Thuốc tây, Bánh kẹo...], bạn cần phải làm những bước sau: Bấm phím Nhập, các tiêu thức nhập sẽ sáng lên để cho phép bạn đưa các thông tin, phím Nhập chuyển sang thành Lưu, phím Sửa chuyển thành Hủy. • Ô "Tài khoản", bạn gõ Tài khoản 155. • Ô "Kiểu", bạn chọn kiểu "Ngày" • Ô "Mã số", bạn nhập mã số mà bạn sẽ đặt cho ngày cần khai báo, VD: 01. • Ô "Giá trị", bạn gõ ngày cần khai báo, VD: 31/03/2002. • Ô "Mô tả", bạn nhập mô tả của ngày này [có thể bỏ qua nếu không cần thiết]. • Bấm phím Lưu để xác nhận khai báo xong. Lưu ý: Bạn sẽ không thể khai báo được hai Mã số hay Mô tả trùng nhau. Chương trình sẽ cảnh báo bạn khi bạn khai báo trùng lặp. Với mỗi Tài khoản chỉ có thể theo dõi được 1 loại tiêu thức quản lý. - IIIKhai báo tài sản cố định Phần khai báo tài sản cố định nhằm lập danh mục các tiêu thức để quản lý tài sản cố định, đưa lên thẻ tài sản, phục vụ xem báo cáo.... gồm có 3 tiêu thức khai báo: • Loại tài sản. Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft • Bộ phận quản lý tài sản. • Tách nguồn tài sản. 18 - 1Loại tài sản Là danh mục nhóm tài sản, dùng để đưa lên thẻ tài sản. Bạn thực hiện các thao tác được hướng dẫn ở phía dưới để thêm, sửa, xoá hay in danh mục. Mỗi danh mục có thể theo dõi nhiều tài sản cùng thuộc danh mục đó. VD: Nhóm Máy vi tính, Nhóm Nhà cửa, Nhóm Đồ gỗ... - 2Bộ phận quản lý tài sản Là danh mục đối tượng quản lý tài sản, dùng để đưa lên thẻ tài sản. Bạn thực hiện các thao tác được hướng dẫn ở phía dưới để thêm, sửa, xoá hay in danh mục. Mỗi danh mục có thể theo dõi nhiều tài sản cùng thuộc danh mục đó. VD: Bộ phận Văn phòng, Phân xưởng X, ... - 3Tách nguồn tài sản Đối với những doanh nghiệp có yêu cầu quản lý nguồn hình thành tài sản, mỗi tài sản cố định được hình thành lên từ các nguồn khác nhau. Chương trình kế toán ACsoft hỗ trợ cho bạn gồm 4 nguồn hình thành gồm: Nguồn vốn Chủ sở hữu, Nguồn vốn Vay, Nguồn vốn Tự bổ sung và Nguồn vốn Khác. Khi bạn chọn theo phương pháp tách nguồn tài sản, với mỗi khi lập thẻ tài sản, tăng giảm tài sản hoặc một bút toán có tác động đến tài sản xảy ra thì chương trình sẽ yêu cầu bạn xác nhận từng giá trị nguồn vốn của số tiền phát sinh ảnh hưởng đến tài sản. Mỗi nguồn vốn có giá trị nhỏ nhất là bằng 0, không thể có giá trị nhỏ hơn 0. Bên cạnh đó, sự lựa chọn này cũng sẽ ảnh hưởng đến các báo cáo về tài sản. Nếu bạn chọn tách nguồn, chương trình sẽ xuất hiện 3 báo cáo cho mỗi phần về Nguyên giá, Giá trị còn lại và Hao mòn luỹ kế. Nếu bạn chọn không tách nguồn, các báo cáo này được gộp lại thành 1 báo cáo duy nhất bao gồm cả 3 phần trên. - IVPhương pháp tính thuế VAT Phương pháp tính thuế VAT chỉ sử dụng cho những doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thuế. Phương pháp tính thuế VAT ở đây chỉ định nghĩa cách tính thuế VAT trong giá trị hàng xuất bán. Chương trình kế toán ACsoft cho phép bạn lựa chọn một trong hai phương pháp tính thuế VAT trong giá trị hàng xuất bán. • Giá bán đã có thuế VAT. • Giá bán chưa có thuế VAT. Nếu bạn chọn "Giá bán đã có thuế VAT" thì giá trị hàng xuất bán của bạn đã bao gồm thuế VAT. VD: bạn bán một mặt hàng có số lượng xuất bán là 10, đơn giá bán là 1.000 thì giá trị hàng bán của bạn là [10x1.000]=10.000. Nếu tỷ lệ thuế VAT của bạn là 10% thì phần ghi vào doanh thu là: [10.000x100]/ [100+10]=9.090, phần ghi vào thuế VAT là: [10.000-9.090]=910. Nếu bạn chọn "Giá bán chưa có thuế VAT" thì giá trị hàng xuất bán của bạn chưa bao gồm thuế VAT. VD: bạn bán một mặt hàng có số lượng xuất bán là 10, đơn giá bán là 1.000 thì giá trị hàng bán của bạn là [10x1.000]=10.000. Nếu tỷ lệ thuế VAT của bạn là 10% thì phần ghi vào doanh thu là: 10.000, phần ghi vào thuế VAT là: 10.000 x10%=1.000.SSS Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 19 - VKhai báo vụ việc Thiết lập một danh mục vụ việc nhằm đáp ứng yêu cầu của người sử dụng, thông thường dùng để quản lý các hợp đồng, khế ước phát sinh trong khoảng thời gian dài, khó quản lý tại một thời điểm bất kỳ. VD: Một khế ước vay ngân hàng với trị giá là 1tỷ đồng, nhưng ngân hàng cho vay làm nhiều lần, vào nhiều thời điểm khác nhau. Với thời gian bất kỳ, bạn muốn xem xét rằng phát sinh của khế ước này đã thực hiện được bao nhiêu rồi. Nếu bạn sử dụng vụ việc, vấn đề này đã được khắc phục. Danh mục vụ việc: Thể hiện tất cả các vụ việc bạn đã khai báo. Tuỳ chọn sử dụng: Phục vụ bạn các chức năng Thêm, Sửa, Xoá... vụ việc cần theo dõi trong danh mụcS Để khai báo danh mục vụ việc, bạn làm các bước sau: Bấm phím "Thêm". Mã số: Bạn nhập mã sẽ đặt cho vụ việc [mã số nhằm để chương trình quản lý, tối đa có 4 ký tự]. Tên vụ việc: Bạn nhập tên đặt cho vụ việc [tên để bạn quản lý, tối đa có 25 ký tự]. Nếu bạn đặt trùng mã hay tên vụ việc đã được khai báo, chương trình sẽ cảnh báo cho bạn. - VIKhai báo tỷ giá hạch toán Phần này dùng cho các đơn vị có sử dụng ngoại tệ. Bạn có thể khai báo nhiều loại ngoại tệ và tỷ giá của ngoại tệ, đồng thời chương trình cũng cho phép bạn theo dõi ngày hiệu lực của tỷ giá. Như vậy ở các phần kế toán ngoại tệ chương trình sẽ đề xuất tỷ giá mà bạn đã khai báo. Bạn có thể sử dụng tỷ giá đề xuất hoặc tỷ giá thực tế tại thời điểm đó tùy theo nhu cầu của bạn. - VIIKhai báo khoản mục phí Khoản mục phí dùng để theo dõi các bút toán phát sinh liên quan đến các tài khoản chi phí [các tài khoản đầu 6] trong đó loại trừ tài khoản 621, 622 và 632. Do đặc thù riêng của từng đơn vị và để thực hiện tốt công tác quản lý chi phí nên ACsoft được thiết kế để người dùng có thể tự khai báo các khoản mục chi phí theo yêu cầu quản lý của đơn vị. VD: Công tác phí, chi phí tiếp khách... Tuỳ chọn sử dụng hướng dẫn bạn cách thêm, sửa, xoá, in... danh mục khoản mục phí được khai báo. Sau khi khai báo khoản mục phí và nhập đủ số liệu, chương trình kế toán ACsoft phục vụ bạn các báo cáo chi phí tập hợp theo các khoản mục đã khai báo từ chi tiết đến tổng hợp. Để thêm khoản mục phí, bạn nhấn tổ hợp phím CTRL + N Khai báo khoản mục phí gồm 2 phần: Mã cấp và Tên cấp. Có 3 cấp để bạn có thể khai báo nhằm phục vụ công tác quản lý của mình. Trong một cấp I bạn có thể khai báo được nhiều cấp II, trong một cấp II bạn có thể khai báo được nhiều cấp III. Mỗi mã cấp có độ rộng là 4 ký tự, bạn có thể khai báo đến 9999 khoản mục phí để bạn quản lý. - VIIIKhai báo chi tiết Tài khoản Khai báo chi tiết mã cấp Tài khoản thực chất là mở sổ kế toán trên máy. Đây là phần việc rất quan trọng đối với chương trình kế toán ACsoft, và chỉ khi nào bạn khai báo mã số các Tài khoản kế toán chính xác và phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị bạn thì phần mềm mới đáp ứng yêu cầu công việc. Để chuẩn bị cho việc khai báo mã số từng Tài khoản bạn nên: Hệ thống lại tất cả các chi tiết cần khai báo ở mỗi Tài khoản. Hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán ACsoft 20 Sắp xếp các chi tiết ở mỗi Tài khoản một cách khoa học theo một tiêu thức nhất định và nên đảm bảo nguyên tắc: • Dễ tìm kiếm. • Dễ tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý. Loại tài khoản: Dùng để quy định tài khoản sẽ khai báo là loại tài khoản nào, Trong bảng hay Ngoài bảng, bởi vì 2 loại tài khoản này chức năng khai báo và nhập dữ liệu khác nhau. Mã tài khoản: Nhập mã Tài khoản cần khai báo, nếu tài khoản đã được khai báo sổ chi tiết, chương trình kế toán ACsoft sẽ liệt kê tất cả sổ chi tiết của Tài khoản này và sắp xếp theo hệ thống mã số của sổ, giúp bạn thuận tiện hơn trong vấn đề khai báo thêm hay sửa xoá sổ chi tiết. Tiêu thức tuỳ chọn: Đối với các tài khoản khác nhau thì có những tiêu thức đi kèm theo khác nhau. Một số tài khoản cần theo dõi mã số thuế như các tài khoản công nợ, một số tài khoản theo dõi số lượng, đơn vị tính như các tài khoản được nằm trong danh mục tài khoản có số lượng, cũng có những tài khoản cần định nghĩa giá vốn dự kiến, giá bán kế hoạch... Số lượng cấp: Cấp của tài khoản [cấp độ của sổ chi tiết] đã được giải thích trong phần "Khai báo khoản mục phí", tối đa được khai báo cho mỗi tài khoản là 5 cấp, bạn có thể sử dụng toàn bộ 5 cấp tài khoản, thậm chí chỉ cần 1 cấp sổ chi tiết. Số lượng cấp nhằm giảm bớt thao tác trong khi khai báo để bỏ qua những cấp trống không cần thiết. Ví dụ: Với Tài khoản 5111 "Doanh thu bán hàng hoá" của công ty bạn có thể sẽ được chi tiết như sau: + Nhóm 1 gồm có: XM = Doanh thu bán xe máy MM = Doanh thu bán hàng may mặc + Trong Nhóm 1 "Doanh thu bán xe máy" có chi tiết các nhóm cấp 2 sau đây: XM 01 = Doanh thu bán xe HONDA XM 02 = Doanh thu bán xe SUZUKI + Trong nhóm cấp 2 "Doanh thu bán xe HONDA" nếu bạn cần theo dõi doanh thu từng loại xe thì bạn sẽ khai báo các nhóm cấp 3 như sau: HD70 = Doanh thu bán xe HONDA 70 cc HD100 = Doanh thu bán xe HONDA 100 cc Khai báo mới sổ chi tiết Tài khoản. Nhập số hiệu Tài khoản cần khai báo, chọn số lượng cấp chi tiết -> Xác nhận. Bấm tổ hợp phím CTRL + N để bắt đầu khai báo. Nhập mã cấp, nhập tên cấp tương ứng. Nhập các tiêu thức đi kèm [đơn vị tính, tiêu thức quản lý... Đối với những tài khoản đã được định nghĩa theo dõi ban đầu].