Khi chúng ta cần soạn thảo các văn bản hay biểu mẫu, tờ trình, hợp đồng,… thì chúng ta nghĩ ngay tới là dùng Word, vì dễ dàng trong căn chỉnh và in ấn ra đẹp. Bạn có nghĩ là trong Excel chúng ta cũng có thể làm được điều đó không?. Hãy cùng Học Excel Online tham khảo bài viết này
Word là một ứng dụng được Microsoft cung cấp nhằm để giúp người dùng trình bày các văn bàn một cách dễ dàng, nhưng nhiều khi trong công việc đòi hỏi chúng ta phải đưa các mẫu văn bản ……mặc dù trong Word có hỗ trợ chức năng Mailing tuy nhiên chức năng này còn khá nhiều hạn chế đặc biệt là với các kiểu dữ liệu số và ngày tháng
Bước 1: Thiết lập vùng in
Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất khi thực hiện việc trình bày một mẫu hợ p đồng, tờ trình,… trên Excel là bạn phải thiết lập trước vùng sẽ chứa nội dung bạn muốn in ra, bạn vào Page Setup trong thẻ Page Layout để thiết lập vùng in.
Bước 2: Chỉnh lại vùng in
Ở bước này bạn chỉnh lại các thông số cho vùng in như kích cỡ, khổ giấy, các lề,… để hiểu rõ hơn bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn cách in trong Excel tại đây
Bước 3: Trộn ô và căn đều 2 bên cho văn bản
Excel được thiết kế với những ô tính [gọi là Cell], khi bạn gõ 1 đoạn văn bản vào trong 1 Cell, nếu chiều dài của đoạn văn bản đó lớn hơn độ rộng của cột thì đoạn văn bản đó sẽ tràn sang Cell khác, để cho đoạn văn bản đó nằm trọn trong 1 Cell thì hoặc là bạn tăng độ rộng, độ cao của Cell đó hoặc là bạn thực hiện việc Merge các Cell lại với nhau và kết hợp với Wrap text [Alt + =] để xuống dòng trong 1 Cell.
Sau khi đã hoàn thành 2 bước trên, thì ở bước này ta sẽ thực hiện căn chỉnh văn bản. Ở đây mình xin lấy một mẫu hợp đồng lao động để làm VD, với những đoạn văn bản dài như ở điều 5 và điều 6 trong hợp đồng này, nó tràn ra ngoài vùng in mà ta đã thiết lập ban đầu.
- Bạn cần Merge với độ rộng bằng đúng độ rộng của vùng in đã thiết lập, còn số dòng bạn muốn Merge thì tuỳ vào độ dài của đoạn mà bạn muốn hiển thị [bạn ấn Wrap text để kiểm tra cho phù hợp].
- Bạn chọn ô vừa Merge, sau đó mở hộp thoại Format Cell [Ctrl + 1] và chuyển sang Tab Alignment. Trong phần Horizontal bạn tìm tới Justify, lúc này bạn sẽ thấy các dòng văn bản trong ô bạn chọn đã được căn lề 2 bên.
Qua các bước thiết lập trên, thì thành quả cho bạn là 1 trang in đẹp không khác mấy so với khi chúng ta trình bày trong Word. Trong công việc thì nhiều khi đòi hỏi chúng ta phải gửi các biểu mẫu, giấy xác nhận công nợ phải thu, phải trả, hay như trong VD này là hợp đồng lao động cho một danh sách đối tượng. Thay vì làm thủ công hay sử dụng Mailing sẽ gặp bất tiện trong một số trường hợp như đã trình bày ở đầu bài viết, thì với cách này chúng ta ta sẽ thuận tiện hơn rất nhiều khi dữ liệu của chúng ta ở 1 Sheets và Form in của chúng ta ở 1 Sheets khác, bằng việc sử dụng thêm các hàm trong Excel để lấy ra thông tin vào Form in, như thế thì việc in ấn của bạn nó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn làm trong Excel.
Trong quá trình sử dụng Excel, với những nội dung dài hoặc đơn giản chúng ta muốn căn giữa nội dung để hiển thị cân đối hơn thì cần phải xuống dòng. Tuy nhiên, việc xuống dòng trong Excel không hề giống với Word khi bạn chỉ cần nhấn Enter là xong.
Để xuống dòng Excel bạn có 3 cách làm, các cách xuống dòng trong ô Excel này áp dụng được trên mọi phiên bản Excel từ 2007 đến 2019. Mỗi cách xuống dòng trong Excel dưới đây phù hợp với từng trường hợp nhập nội dung cụ thể. Hãy theo dõi hướng dẫn này để xuống dòng trong 1 ô Excel nhanh chóng bạn nha.
Cách 1: Xuống dòng trong 1 ô Excel bằng Alt + Enter
Nếu bạn cần viết nhiều dòng trong 1 ô Excel, để xuống dòng trong Excel, hãy nhấn tổ hợp phím tắt Excel Alt + Enter trên Windows hoặc Command + Enter trên macOS. Chẳng hạn khi nhập nội dung như hình với nội dung dài sẽ bị tràn sang bên phải. Để ngắt dòng cho xuống nội dung bên dưới, đặt dấu chuột vào vị trí mà bạn muốn xuống dòng, rồi nhấn tổ hợp phím Alt + Enter để xuống dòng.
Kết quả sẽ được như hình dưới đây. Nội dung đã được dồn vào trong 1 ô. Sau đó chúng ta tiến hành chỉnh sửa, căn chỉnh lại nội dung sao cho phù hợp.
Cách 2: Xuống dòng trong Excel bằng Wrap Text
Chính xác hơn thì Wrap Text là cách để gói gọn nội dung trong 1 ô, khiến chữ không bị tràn sang ô khác. Bạn nhập nội dung vào 1 ô Excel, tiếp đó nhấn vào ô đã nhập nội dung, sau đó nhấn vào Wrap Text ở bên trên như hình.
Kết quả nội dung cũng sẽ xuống dòng như hình. Bạn căn chỉnh lại nội dung để có bố cục đẹp mắt hơn.
Cách 3: Điều chỉnh trong Format Cells để xuống dòng Excel
Bước 1:
Bạn click chuột vào nội dung chữ đã nhập trong Excel rồi nhấn chuột phải chọn Format Cells... xuất hiện trong danh sách.
Bước 2:
Xuất hiện giao diện hộp thoại mới. Tại đây, nhấn tab Alignment rồi tích vào Wrap text như hình bên dưới.
Ngoài ra, tại đây bạn có thể tùy chỉnh nhiều hơn với ô tính ví dụ căn giữa nội dung, tạo góc, thay đổi Fonts chữ, tạo khung cho ô tính…. Nhấn OK để lưu lại.
Bước 3:
Nội dung chữ cũng sẽ được chuyển xuống dòng mà không sang cột khác. Đồng thời nội dung trong dòng cũng sẽ tự động được căn chỉnh mà chúng ta không cần phải chỉnh sửa thủ công.
Nếu bạn muốn nội dung trong ô Excel được tự động căn chỉnh thì điều chỉnh trong Format Cells, nội dung sẽ được điều chỉnh phù hợp với độ rộng của cột chứa nó.
Cách 4: Ngắt dòng sau các ký tự cụ thể trong Microsoft Excel
Đôi khi, yêu cầu thực tế khiến bạn buộc phải xuống dòng liên tục sau các ký tự, chữ cái nhất định nào đó. Vậy phải làm thế nào?
Đầu tiên, hãy bôi đen để chọn tất cả các ô mà bạn muốn chèn thêm dấu ngắt dòng.
Nhìn lên thanh công cụ, tìm tab “Home” và bấm vào đó. Một menu tùy chọn tương ứng sẽ lập tức được mở ra. Tại đây, bạn điều hướng đến mục Find & Select > Replace. Nếu không muốn sử dụng chuột, bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+H để truy cập nhanh vào hộp thoại Find & Select này.
Trên hộp thoại xuất hiện chính giữa màn hình, trong trường văn bản “Find what”, bạn hãy nhập ký tự mà mình đang tìm kiếm. Trong ví dụ minh họa phía dưới, thứ chúng ta tìm kiếm là dấu phẩy đang được sử dụng để ngăn cách giữa tên người và chức danh.
Trong trường “Replace with”, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + J để thêm dấu xuống dòng. Thao tác này sẽ chèn dấu ngắt dòng thay cho mỗi dấu phẩy.
Bây giờ, nhấp vào nút “Replace All” ở dưới cùng để thay thế tất cả các dấu phẩy bằng dấu ngắt xuống dòng.
Trên đây là 4 cách để xuống dòng trong Excel với cách làm vô cùng đơn giản. Bất kể bạn sử dụng phương pháp nào, bảng tính Excel của bạn giờ đây sẽ sở nên trực quan, dễ đọc và khoa học hơn nếu được ngắt dòng hợp lý.
Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này bạn có thể trình bày bảng tính của mình đẹp hơn.
Video hướng dẫn xuống dòng, ngắt dòng trong ô Excel
Xem thêm
Xem thêm:
- Cách đánh số thứ tự cột tự động trên Excel
- Cách sử dụng hàm SUMPRODUCT trên Excel
- Cách xoay khổ giấy trong Excel
- Cách kích hoạt Microsoft Office 2016 Professional Plus miễn phí
- Hướng dẫn cách đặt mật khẩu bảo vệ an toàn file Excel
- Đây là những hàm cơ bản nhất trong Excel mà bạn cần nắm rõ
Chúc các bạn thực hiện thành công!