Khi tìm kiếm thuê văn phòng làm việc, giá văn phòng luôn là một yếu tố quyết định được cân nhắc kỹ càng khi thuê văn phòng. Tuy nhiên trong tổng chi phí vận hành 1 không gian văn phòng không chỉ có tiền thuê văn phòng theo m2/tháng.
Hãy cùng Maison Office tìm hiểu rõ các loại chi phí thuê văn phòng để biết bạn phải trả bao nhiêu tiền cho một văn phòng dịch vụ.
> Kinh nghiệm đàm phán giá thuê văn phòng
Nhóm 1 – Chi phí cố định
1. Tiền thuê văn phòng
Tiền thuê văn phòng hay còn gọi là giá thuê văn phòng được tính theo m2, thanh toán theo quý hoặc năm tùy vào thương lượng hợp đồng của 2 bên.
2. Phí dịch vụ:
Là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy.
> Phí dịch vụ – Phí quản lý thuê văn phòng là gì?
3. Thuế VAT
Nhóm 2 – Chi phí biến đổi, theo thực tế sử dụng
4 Tiền điện điều hòa
Tiền điện điều hòa đã bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng A, hạng B. Thông thường chưa bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng C. Thống kê theo thực tế, nếu bạn phải trả tiền điện điều hòa theo đồng hồ, thì chi phí bình quân là 1-1,5 usd/m2/tháng phụ thuộc thời gian sử dụng, loại điều hòa, độ cũ mới của điều hòa.
5. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
Tất nhiên, doanh nghiệp phải trả tiền cho lượng điện năng đã tiêu thụ và sử dụng trong tháng
6. Phí đỗ ô tô xe máy
Một số tòa nhà có chính sách miễn phí chỗ đỗ tùy theo diện tích thuê, tuy nhiên nhiều tòa nhà không có chính sách ưu đãi này. Cần đàm phán khi ký hợp đồng.
Nhóm 3 – Chi phí bất thường
7. Phí làm ngoài giờ
Đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: Tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành v.v. và khoản lớn nhất là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm. Khi làm việc ngoài giờ, nếu không sử dụng điều hòa trung tâm, có tòa nhà thu, có tòa nhà không thu phí.
Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ:
- Tính theo văn phòng: Ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ
- Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0,02 usd/m2/giờ * Diện tích thuê
- Tính theo thiết bị: Ví dụ 10 usd/tổ máy/giờ, thông thường một tổ máy [FCU – Fan Coil Unit] làm mát cho diện tích 40 – 70 m2 tùy loại thiết bị.
Với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý. Hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ [nếu điều kiện kỹ thuật cho phép] để giảm chi phí làm ngoài giờ.
Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê
8. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Trong thời gian thi công nội thất văn phòng, các chủ tòa nhà sẽ miên phí tiền thuê, nhưng vẫn thu phí dịch vụ: Các tòa nhà hạng A, B thường thu ở mức 3 – 5 usd/m2/tháng; Các tòa nhà hạng C thu ở mức trên dưới 1 usd/2m/tháng, một số tòa nhà chỉ thu tiền điện tiêu thụ thực tế theo đồng hồ.
> Kinh nghiệm thiết kế và thi công nội thất văn phòng
9. Chi phí hoàn trả mặt bằng
Các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định: Khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý. Bao gồm các chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt.
Nhóm 5 – Quy định trong Hợp đồng có ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng
10. Xác định diện tích phải trả tiền
Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Có 03 phương pháp đo diện tích như sau: Đo thông thủy, trong lòng văn phòng; Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng; Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Thông thường cột trong diện tích thuê vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền. Một vài tòa nhà khi diện tích cột quá lớn, có xem xét khấu trừ một phần hoặc toàn bộ diện tích
11. Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán
Đa số các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C tại Hà Nội đều chào giá theo USD. Tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước, giá thuê và phí dịch vụ được quy đổi sang VNĐ để ký Hợp đồng.
> Xem ngay cách soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng
Một số tòa nhà có điều khoản điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ tại mỗi kỳ thanh toán [03 tháng] theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Một số tòa nhà thì không có quy định này, mà giá thuê bằng VNĐ được cố định trong suốt thời hạn Hợp đồng.
Trong 10 năm trở lại đây tỷ giá usd/vnđ tăng năm cao năm thấp, nhưng tính bình quân là 4% năm.
12. Điều chỉnh đơn giá thuê
Với hợp đồng thuê văn phòng thời hạn 03 năm, thông thường chủ tòa nhà sẽ có quy định giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh sau 02 năm, tăng hoặc giảm tùy thuộc sự biến động của thị trường.
Trên thực tế thì quy định này ít khi được thực hiện, chủ tòa nhà cũng khó tăng giá với khách hàng vì ảnh hưởng đến toàn bộ khách thuê trong tòa nhà. Và khách hàng thì càng khó để chứng minh mặt bằng giá thị trường giảm để yêu cầu giảm giá.
Tham khảo: Mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng
Báo cáo so sánh chi phí của Maison Office
Maison Office cung cấp tài liệu báo cáo so sánh chi phí của toàn bộ các văn phòng phù hợp với nhu cầu thuê của doanh nghiệp.
Báo cáo này sẽ giúp khách hàng nhận định chính xác nhất cụ thể 1 tháng sẽ phải chi trả bao nhiêu cho văn phòng của mình. Từ đó đưa ra được các quyết định thuê chính xác nhất.
Chúng tôi sẽ cung cấp báo cáo hoàn toàn miễn phí, gửi tới các khách hàng của mình.
Maison Office
Tư vấn và cho thuê văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM
Chi phí tiền thuê trong báo cáo tài chính là gì? Đặc điểm chi phí tiền thuê trong báo cáo tài chính?
Chi phí tiền thuê trong báo cáo tài chính là một trong những khái niệm không còn quá xa lạ trong báo cáo tài chính. Chi phí thuê là chi phí phát sinh cho quyền sử dụng một không gian thương mại hoặc một tài sản thuộc về một thực thể khác. Vậy chi phí thuê trong báo cáo tài chính là gì? Chi phí thuê trong báo cáo tài chính có đặc điểm gì và cách tính như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Dương Gia sẽ cung cấp cho bạn đọc nội dung liên quan đến: ” Chi phí tiền thuê trong báo cáo tài chính? Đặc điểm và cách tính”
Tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568
1. Chi phí thuê tiền trong báo cáo tài chính.
– Chi phí thuê là tổng chi phí sử dụng bất động sản cho thuê cho mỗi kỳ báo cáo. Nó thường nằm trong số các khoản chi lớn nhất mà các công ty báo cáo. Chỉ có hai khoản chi phí thường lớn hơn chi phí thuê: giá vốn hàng bán [COGS] và chi phí bồi thường [lương].
– Chi phí thuê là một tài khoản chi phí. Nó là một phần của chi phí hoạt động trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Nếu công ty phân loại chi phí thành chi phí quản lý và chi phí bán hàng , chi phí thuê phải được phân bổ dựa trên không gian sử dụng của bộ phận hành chính và bộ phận bán hàng. Các khoản thanh toán ứng trước cho chủ sở hữu tài sản được coi là tài sản, tức là “Tiền thuê trả trước”. Chúng trở thành một phần của “Chi phí Thuê” khi thời gian thuê hết hiệu lực.
– Chi phí thuê là tài khoản liệt kê chi phí sử dụng bất động sản cho thuê trong kỳ báo cáo . Đây chi phí là một trong những chi phí lớn hơn báo cáo của hầu hết các tổ chức, sau khi giá vốn hàng bán và đền bù chi phí. Theo cơ sở kế toán tiền mặt , số chi phí thuê được báo cáo trong một kỳ là số tiền mặt đã trả trong kỳ đó. Theo cơ sở kế toán dồn tích , số tiền chi phí thuê được báo cáo trong kỳ thể hiện số tiền sử dụng bất động sản cho thuê trong kỳ, không phân biệt số tiền mặt thực trả trong kỳ.
– Theo cơ sở kế toán dồn tích, nếu tiền thuê được trả trước [trường hợp này thường xảy ra], thì ban đầu nó được ghi nhận là một tài sản trong tài khoản chi phí trả trước , sau đó được ghi nhận là một khoản chi phí trong kỳ mà doanh nghiệp hoạt động. không gian. Chủ sở hữu công ty, tiền thuê nhà phải trả là khoản tiền mà bạn nợ chủ nhà. Bạn phải gửi séc cho bên cho thuê một cách kịp thời, kẻo chủ nhà khởi kiện doanh nghiệp và đe dọa tìm kiếm lệnh trục xuất từ thẩm phán. Sổ nhật ký thanh toán tiền thuê dựa trên sự chênh lệch về thời gian giữa thời điểm tiền thuê đến hạn thanh toán và khi bên thuê thanh toán khoản nợ liên quan. Khi tài chính mọi người nói về việc loại bỏ một khoản nợ, họ có nghĩa là giải quyết nó. Tiền thuê phải trả thường là một khoản nợ ngắn hạn.
2. Đặc điểm của Chi phí tiền thuê trong báo cáo tài chính
– Đặc điểm:
+ Chi phí thuê thường được phân bổ giữa các phần bán hàng và quản lý và sản xuất trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh . Ngoài ra, toàn bộ số tiền có thể được tính vào phần bán hàng và quản lý của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Chi phí thuê nhà tương đương với số tiền bạn phải trả cho bên cho thuê hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào hợp đồng thuê nhà. Là một chủ doanh nghiệp, hãy chú ý đến chi phí thuê mặt bằng vì nó là một phần của chi phí cố định của công ty – không giống như các khoản chi phí thay đổi, chẳng hạn như tiền trả cho vật liệu và nhân công. Chi phí thuê nhà cho phép một doanh nghiệp tồn tại thương mại, giải quyết các cam kết đúng hạn và cung cấp một môi trường nơi người lao động có thể thực hiện đầy đủ và phát triển ở cấp độ cá nhân. Ngoài tiền thuê, các chi phí hoạt động khác bao gồm các khoản từ bảo hiểm và đồ dùng văn phòng cho đến tiền lương và phí chính phủ.
Xem thêm: Nợ ngắn hạn là gì? Các chỉ tiêu và ví vụ về nợ ngắn hạn?
+ Chi phí thuê là khoản thanh toán cho chủ nhà đối với diện tích thuê được sử dụng bởi công ty. Đối với các công ty sản xuất, chi phí thường được phân chia – trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – giữa các bộ phận sản xuất, bán hàng & quản lý kinh doanh. Đôi khi nó có thể đơn giản được liệt kê trong phần bán hàng & quản trị của báo cáo thu nhập.
+ Chi phí thuê là chi phí mà một doanh nghiệp phải trả để chiếm một bất động sản làm văn phòng, không gian bán lẻ, không gian lưu trữ hoặc nhà máy.
+ Đối với một doanh nghiệp bán lẻ, chi phí thuê có thể là một trong những chi phí hoạt động lớn nhất cùng với tiền lương của nhân viên và chi phí tiếp thị. Đối với các công ty sản xuất, chi phí thuê liên quan đến sản xuất là một phần của chi phí nhà xưởng, trong khi tiền thuê văn phòng hành chính là một phần của chi phí hoạt động.
+ Một yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí thuê nhà bao gồm nhu cầu về một vị trí gần khu vực đô thị lớn, các cảng hoặc các tuyến giao thông. Khi ngày càng có nhiều người mua sắm trực tuyến, nhiều công ty bán lẻ đã chuyển số tiền trước đây họ dành cho chi phí thuê mặt bằng để hỗ trợ thương mại điện tử.
– Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, chi phí thuê có thể là một phần quan trọng của chi phí hoạt động hoặc một phần không đáng kể. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ không sở hữu tài sản riêng, chi phí thuê mặt bằng là một trong những chi phí hoạt động chính cùng với tiền lương của nhân viên và chi phí tiếp thị, quảng cáo.
– Các công ty sản xuất thường chi số tiền thấp trong chi phí thuê như một tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí. Chi phí thuê cho các hoạt động sản xuất được bao gồm trong chi phí chung của nhà máy , trong khi tiền thuê không gắn với sản xuất – tức là tiền thuê văn phòng hành chính – được tính vào chi phí hoạt động. Trong bất động sản, vị trí thường là yếu tố quan trọng nhất trong giá thuê.
– Một nhà bán lẻ muốn thiết lập tại một khu vực đắc địa với lượng người qua lại đông đúc sẽ phải trả chi phí thuê cao hơn so với vị trí thứ cấp. Một nhà sản xuất muốn thuê không gian nhà xưởng hoặc nhà kho gần các cảng hoặc đường vận chuyển ở các khu vực đô thị lớn sẽ phải đối mặt với chi phí thuê cao hơn mức trung bình. Việc xem xét chi phí thuê được cân bằng với lợi ích của việc ở trong khu vực đắc địa, cho nhà bán lẻ và gần các điểm trung chuyển, cho nhà sản xuất.
+ Chi phí thuê bất động sản cho các nhà bán lẻ có thể dao động tùy thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như tình trạng của nền kinh tế. Ví dụ, Signet Jewelers Limited [SIG] điều hành một chuỗi cửa hàng trên toàn quốc dưới tên thương hiệu Kay Jewelers, Zales và Jared. Vào năm 2017, công ty đã tiết lộ trong một bản thuyết minh báo cáo tài chính của mình trong hồ sơ 10-K rằng một số hợp đồng thuê hoạt động của công ty bao gồm việc tăng tiền thuê đã xác định trước. Các khoản tăng được tính vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời hạn thuê, bao gồm bất kỳ thời gian xây dựng nào hoặc các kỳ nghỉ cho thuê khác.
Tiền cho thuê độc lập, thuế và bảo trì khu vực chung được tính vào báo cáo thu nhập khi phát sinh. Tiền thuê dự phòng — số tiền dựa trên phần trăm doanh thu vượt quá mức định trước — được tách ra khỏi tiền thuê tối thiểu cho đến khi công ty có thể xác định khi nào có khả năng phát sinh chi phí và số tiền có thể ước tính được một cách hợp lý. Trong năm tài chính 2017, Signet phải chịu chi phí thuê tối thiểu là 524 triệu đô la và chi phí thuê dự phòng là 10 triệu đô la, hay xấp xỉ 28% tổng chi phí hoạt động.
Xem thêm: Tài sản ngắn hạn là gì? Cách tính tài sản ngắn hạn mới nhất năm 2022
– Tuy nhiên, vào tháng 6 năm 2020, Signet thông báo họ sẽ bắt đầu giảm đáng kể chi phí thuê bất động sản do ảnh hưởng tài chính của cuộc khủng hoảng khiến công ty phải tạm thời đóng cửa các cửa hàng truyền thống trên toàn thế giới. Đến tháng 5 năm 2021, công ty báo cáo doanh số bán hàng cùng cửa hàng ở Bắc Mỹ đã tăng 117,2% so với năm trước và doanh số bán hàng ở phân khúc Quốc tế giảm 12,2%. Một điểm sáng khác của công ty là doanh số thương mại điện tử so với cùng kỳ tăng 113,4%. 3
– Công ty đã công bố kế hoạch đóng cửa vĩnh viễn hơn 100 cửa hàng, nhiều cửa hàng trong trung tâm mua sắm, như một phần của chiến lược tái tổ chức vào năm tài chính 2022, nhưng sẽ mở thêm 100 ki-ốt. Công ty sẽ đẩy mạnh nỗ lực mua sắm trang sức kỹ thuật số, tiếp tục thu hút khách hàng tại nhà thông qua công nghệ video để thực hiện các cuộc tư vấn mua sắm ảo theo lịch hẹn.
– Trên toàn bộ hội đồng quản trị, các công ty được cho là có chi phí thuê nhà nhất quán được ghi lại hàng tháng. Điều này được quy định trong các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung [GAAP] . Vấn đề chính của quy định này là các khoản thanh toán tiền thuê nhà hàng tháng không phải lúc nào cũng nhất quán. Trong nhiều trường hợp, vì lạm phát, chẳng hạn, chi phí thuê nhà hàng tháng tăng lên theo thời gian. Mặt khác, người cho thuê đôi khi có thể cho công ty một tháng miễn phí hoặc giảm giá tiền thuê.
Để xử lý tình huống này, bảng cân đối kế toán phải bao gồm tài khoản tài sản thuê trả chậm hoặc tài khoản nợ phải trả. Tài khoản này phải:
+ Xác định chi phí của hợp đồng thuê cho toàn bộ thời gian của nó, bao gồm các tháng miễn phí, các tháng được chiết khấu hoặc các tháng tăng giá do lạm phát
+ Số tiền sau đó phải được chia cho tổng số tháng được bảo hiểm theo hợp đồng thuê
+ Hàng tháng phải được liệt kê theo chi phí thuê hàng tháng ban đầu, bất kể khoản tiền thực sự đã được trả trong tháng đó. Nó được liệt kê trong tài khoản chi phí.
+ Việc bù đắp các khoản thanh toán tiền thuê – giảm chi phí hoặc lạm phát chi phí – được liệt kê trong tài khoản tài sản nợ thuê trả chậm hoặc tài khoản nợ phải trả.
Xem thêm: Mẫu thuyết minh báo cáo tài chính theo thông tư 200 mới nhất năm 2022