“Bạn không có cơ hội thứ 2 để tạo ấn tượng với Khách hàng“. Đó là lý do tại sao Doanh nghiệp cần chú ý tới Business email signature.
Xem thêm: 200 mẫu email gửi cho khách hàng độc đáo giúp bạn sáng tạo
Cùng CrmViet tìm hiểu 8 nguyên tắc trong thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp nhé!
Mục lục
- 1. Tầm quan trọng của xây dựng Business email signature
- 2. Những nguyên tắc trong thiết kế business email signatures
- 2.1. Nguyên tắc số 1 của business email signature: Đơn giản hóa
- 2.2. Sử dụng màu sắc hợp lý trong business email signature
- 2.3. Giới hạn những thông tin nhất định
- 2.4. Thêm ảnh đại diện
- 2.5. Business email signature kèm logo Doanh nghiệp
- 2.7. Liên kết đến tài khoản mạng xã hội
- 2.8. Tối ưu business email signature cho mobile
- 3. Tổng kết
- Related Post
1. Tầm quan trọng của xây dựng Business email signature
Giống như khi tiếp xúc trực tiếp, bạn chỉ có 3-6 giây để gây ấn tượng với người khác.
Thế giới internet cũng vậy, bạn cũng có cơ hội gây ảnh hưởng tích cực đến đối phương bằng nhiều cách. Và Business email signature là một rong những cơ hội như vậy.
Với chữ ký email Doanh nghiệp, không chỉ dừng lại ở việc bạn cung cấp thông tin cá nhân. Nó còn là thương hiệu, là phương châm và tính cách của bạn.
Do đó, việc xây dựng business email signature chuyên nghiệp là điều nên lưu tâm với bất cứ doanh nhân nào.
2. Những nguyên tắc trong thiết kế business email signatures
Dưới đây là những nguyên tắc tối quan trọng trong việc thiết kế mẫu chữ ký email doanh nghiệp. Cùng CrmViet điểm qua chúng nhé!
2.1. Nguyên tắc số 1 của business email signature: Đơn giản hóa
Thật kỳ là là rất nhiều cá nhân làm ngược lại điều này.
Giống như trong kinh doanh, những điều đơn giản sẽ dễ dàng nhân bản, sao chép và lặp lại. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, dễ thực hiện và dễ nhân rộng.
Thiết kế business email signature cung vậy. Hãy để chúng thật đơn giản, miễn là đầy đủ các thông tin sau:
- Tên của bạn
- Chức danh
- Công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ
Bạn có thể xem xét thêm trường địa chỉ Email. Nhưng thường là không cần thiết.
2.2. Sử dụng màu sắc hợp lý trong business email signature
Sử dụng màu sắc hợp lý sẽ trực quan, sinh động hơn so với việc dùng đơn sắc.
Thông thường tên Doanh nghiệp, địa chỉ Website, địa chỉ Email sẽ có màu khác. Tên của bạn cũng có thể để một màu khác.
Tuy nhiên, bạn chỉ nên dùng tối đa 2 màu trong chữ ký email doanh nghiệp của mình. Nếu nhiều hơn sẽ làm mất tập trung, mất cân bằng trong business email signature của mình.
Xem thêm: Những sai lầm chí mạng trong Email marketing và cách giải quyết
2.3. Giới hạn những thông tin nhất định
Đừng đưa quá nhiều thông tin trong chữ ký email của mình.
Đây không phải là nơi PR, quảng bá cho sản phẩm, hoặc dịch vụ của bạn. Điều này sẽ thực hiện ở nơi khác.
Mẫu chữ ký email bên dưới trông rất rối, mất tập trung. Mời bạn đón xem:
Chữ ký Email Doanh nghiệp của bạn chỉ nên khoảng 5 dòng là vừa đủ. Đừng nhiều quá.
2.4. Thêm ảnh đại diện
Ảnh đại diện trong business email signature sẽ gây ấn tượng chuyên nghiệp trước đối phương. Bức ảnh đại diện rất quan trọng. Bởi rất nhiều người chưa từng gặp bạn ngoài đời. Nó sẽ làm tăng độ tin cậy cho mỗi Email marketing của bạn!
Bạn cũng cần lưu ý với ảnh đại diện của mình. Hãy đảm bảo nó chụp rõ mặt của bạn. Đây là điều quan trọng nhất! Thêm nữa, hãy chú ý đến kích thước của bức ảnh đó.
Cùng xem mẫu chữ ký email đạt tiêu chuẩn bên dưới:
2.5. Business email signature kèm logo Doanh nghiệp
Avatar cá nhân làm nổi bật, gây ấn tượng thì logo Doanh nghiệp sẽ nâng tầm chuyên nghiệp thêm cho chữ ký email của bạn.
Người khác sẽ dễ nhận diện thương hiệu của bạn hơn,
Tuy nhiên, bạn chỉ cần lựa chọn 1 trong 2: Avatar và Logo. Không nhất thiết phải đầy đủ cả 2 [vi phạm nguyên tắc số 1]
2.6. Cân bằng nội dung trong chữ ký email
Một chữ ký Email chuyên nghiệp nhất là kết hợp hài hòa các yếu tố.
Đừng lạm dụng quá nội dung của bạn. Nó sẽ rất phản cảm.
Bạn có thể sử dụng kết hợp một vài ký tự đặc biệt để ngăn cách cách phần. Nhưng cũng đừng lạm dụng quá.
2.7. Liên kết đến tài khoản mạng xã hội
Bạn có thể thêm vào các biểu tượng mạng xã hội, điều hướng đến tài khoản cá nhân của bạn.
Số lượng biểu tượng mạng xã hội chỉ nên từ 3-5 là vừa đủ.
2.8. Tối ưu business email signature cho mobile
Rất nhiều cá nhân, tổ chức bỏ quên điều này.
Đây có lẽ là thiếu sót không đáng có cho thiết kế mẫu chữ ký email.
Hãy đảm bảo các phần trong mẫu business email signature của bạn phù hợp với giao diện mobile.
Trong trường hợp có link hoặc biểu tượng, bạn cũng cần chắc chắn đủ không gian cho những thành phần này.
Có Email doanh nghiệp rồi, hãy dành một chút quan tâm đến chất lượng nội dung email. Khuôn mẫu email là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thẩm mỹ người đọc. Xem bài viết Email template để biết.