Hướng dẫn ghi nhật ký công việc trên máy tính

Nhật ký thi công hay còn gọi là nhật ký công trình là một trong những hồ sơ quan trọng không thể thiếu trong danh mục hồ sơ hoàn thành công trình. Hồ sơ này được lập, lưu trữ và bảo quản theo quy định của Pháp luật. Nếu vẫn chưa biết cách ghi nhật ký thi công thì xin chúc mừng, bài viết này là dành cho bạn!

Nhật ký thi công là gì?

Bên cạnh cách ghi nhật ký thi công thì khái niệm nhật ký thi công là gì cũng được nhiều người quan tâm không kém. Nhật ký thi công là nhật ký ghi chép lại toàn bộ thông tin xây dựng của công trình từ lúc đặt nền móng đầu tiên cho đến lúc hoàn thành.

Nhật ký thi công sẽ do người chịu trách nhiệm giám sát lập. Và người lập sẽ chịu trách nhiệm về độ chính xác và trung thực của nhật ký thi công.

Vai trò của nhật ký thi công?

Nhật ký thi công có vai trò giống như là một hồ sơ lưu trữ, lý lịch, tiểu sử phản ánh các bước chế tạo ra công trình xây dựng. Dựa vào nhật ký thi công, ta có thể biết được trong quá trình chế tạo, các bước diễn ra như thế nào, chất lượng vật liệu, máy móc, nhân công có được đảm bảo hay không, trong quá trình thi công, có sai phạm gì lớn xảy ra hay không, những nhân tố tác động nào dẫn đến việc chậm bàn giao (nếu có),....

Nhật ký thi công do người giám sát công trình lập và chịu trách nhiệm cũng có tác dụng lớn trong việc đốc thúc và nâng cao tinh thần tự giác, trách nhiệm của đội ngũ nhân công. Do đó, việc ghi chép, lưu trữ nhật ký thi công là bắt buộc đối với mỗi nhà thầu thi công, được Pháp luật quy định tại Khoản 2, Điều 10 của Thông tư 26/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng.

Hình thức ghi chép, lưu trữ nhật ký thi công xây dựng

Theo thông lệ, cách ghi nhật ký thi công có thể được thực hiện bằng việc ghi chép vào một cuốn sổ bằng tay hoặc điền form trên máy tính rồi in ra đóng quyển. Những giấy tờ này sẽ được đóng giáp lai bởi đại diện nhà thầu và chủ đầu tư, mục đích là tránh tình trạng tráo đổi, thay thế, thêm bớt, sửa chữa,...

Hàng ngày, người giám sát công trình sẽ theo dõi, kiểm tra và ghi chép các nội dung cần thiết vào nhật ký thi công rồi sau đó tổng hợp, đóng tập lại cho chủ thầu và nhà đầu tư xem xét, đánh giá.

Ngày nay, bên cạnh cách ghi nhật ký thi công bằng tay truyền thống, phương thức soạn thảo nhật ký thi công trên máy tính hoặc áp dụng các phần mềm nghiệm thu được sử dụng nhiều hơn. Những hình thức này là hoàn toàn hợp lệ theo Khoản 2, Điều 10 của Thông tư 26/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng quy định:

“Chủ đầu tư thỏa thuận với nhà thầu thi công xây dựng về hình thức và nội dung của nhật ký thi công xây dựng làm cơ sở thực hiện trước khi thi công xây dựng công trình.”

Cách ghi nhật ký thi công chính xác nhất hiện nay

Về hình thức

Nhật ký thi công công trình xây dựng phải đảm bảo các yêu cầu theo hướng dẫn tại Thông tư 26/2016/TT-BXD quy định về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng, như: nhật ký thi công phải được đóng thành quyển, có đánh số trang, đóng dấu giáp lai của nhà thầu và có xác nhận của chủ đầu tư công trình.

Nhật ký thi công công trình phải đảm bảo tính khách quan, trung thực, chính xác. Việc ghi chép các thông tin phải được thực hiện thường xuyên. Nội dung chủ yếu bao gồm:

• Diễn biến điều kiện thi công (chẳng hạn như: nhiệt độ, thời tiết và các điều kiện liên quan ); số lượng nhân công, thiết bị do nhà thầu huy động được để thực hiện các công đoạn xây dựng; thành quả công việc được nghiệm thu hàng ngày;....
• Các sự cố, rủi ro, khó khăn xảy ra trong quá trình xây dựng như máy móc, thiết bị hư hỏng, tai nạn lao động và người xử lý, cách xử lý, cải thiện (nếu có) phải được miêu tả một cách tỉ mỉ, chi tiết và chính xác.
• Các kiến nghị của nhà thầu thi công xây dựng, giám sát thi công(nếu có).
• Những góp ý, phản hồi về việc giải quyết các điểm phát sinh trong quá trình thi công của các bên (nếu có).

Trên đây là những thông tin cần thiết dành cho những ai cần tìm hiểu cách ghi nhật ký thi công. Mọi thắc mắc về bài viết, bạn đọc vui lòng liên hệ với chúng tôi nhé!

Nhật ký công trình không chỉ đơn thuần là việc ghi chép nội dung thực hiện của công trình, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc chủ đầu tư và nhà thầu theo dõi tiến độ công trình. Vậy, làm thế nào để viết một nhật ký công trình hiệu quả? Nội dung của nhật ký công trình bao gồm những thông tin gì? Dưới đây là một mẫu nhật ký công trình mới và chuẩn nhất cho năm 2023.

I. Mẫu nhật ký thi công là gì?

Mẫu nhật ký công trình là một văn bản dùng để ghi lại toàn bộ quá trình thi công của công trình, do quản đốc hoặc giám sát lập. Nội dung mẫu nhật ký bao gồm thông tin về tên công trình, công trường, địa điểm thi công, đơn vị nhà thầu, chủ đầu tư, và tên bộ phận giám sát thi công. Mục tiêu của nhật ký thi công là ghi chép các nội dung chính cần hoàn thành.

Nhật ký thi công xây dựng công trình được lập bởi nhà thầu thi công xây dựng cho từng gói thầu hoặc toàn bộ công trình xây dựng. Trong trường hợp có nhà thầu phụ tham gia vào quá trình thi công xây dựng, tổng thầu hoặc nhà thầu chính sẽ thống nhất với nhà thầu phụ về trách nhiệm cập nhật nhật ký thi công xây dựng đối với các phần công việc do nhà thầu phụ thực hiện.

Xem Thêm: 5 giai đoạn cơ bản trong quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp

II. Quy định về mẫu nhật ký thi công mới nhất 2023

Theo Nghị định 06/2021, nội dung nhật ký thi công xây dựng bao gồm các thông tin chính sau:

Ghi rõ các điều kiện thi công như nhiệt độ, thời tiết và các thông tin liên quan.

Liệt kê số lượng lao động và trang thiết bị mà nhà thầu đã sử dụng để thực hiện công việc tại hiện trường. Ghi chép các công việc xây dựng hàng ngày tại công trường.

Mô tả chi tiết về những lỗi, hỏng hóc, tai nạn lao động hoặc các vấn đề khác phát sinh trong quá trình thi công xây dựng công trình (nếu có). Đồng thời, ghi rõ các biện pháp khắc phục và sửa chữa đã được thực hiện.

Nhật ký cũng bao gồm các kiến nghị từ đơn vị thi công và giám sát thi công (nếu có). Ngoài ra, cũng cần đề cập đến các kiến nghị về biện pháp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công xây dựng của các bên liên quan. Nếu chủ đầu tư và các nhà thầu trong hoạt động xây dựng sử dụng văn bản để giải quyết các vấn đề kỹ thuật tại công trường, thì những văn bản này phải được lưu trữ cùng với nhật ký thi công xây dựng công trình.

III. Các nội dung cơ bản trong nhật ký công trình

3.1 Phần bìa

• Tên nhà thầu hay nhà thầu chính nhận trách nhiệm chung cho việc thi công công trình.
• Tên sổ “NHẬT KÝ THI CÔNG CÔNG TRÌNH”.
• Quyển số: …/tổng số các quyển nhật ký mà nhà thầu đã làm trước đó.
• Tên công trình phụ trách.
• Tên chính xác chủ đầu tư của công trình.
• Tên đơn vị đảm nhận công việc thi công cho dự án.
• Đóng dấu giáp lai của đơn vị mở sổ.
  Trang bìa nhật ký thi công

3.2 Thông tin tổng quan

• Tên công trình đang thi công.
• Địa điểm tiến hành xây dựng công trình.
• Thông tin chi tiết của chủ đầu tư của dự án đang thi công.
• Thông tin cơ bản về họ tên, số điện thoại của đơn vị thầu tư vấn, giám sát xây dựng công trình
• Thông tin cơ bản về họ tên, số điện thoại của nhà thầu
• Thông tin chi tiết các vấn đề liên quan đến gói thầu thi công như ngày khởi công theo hợp đồng, ngày khởi công chính xác trên thực tế; thời điểm bàn giao công trình theo hợp đồng, thời điểm bàn giao thực tế.
• Đánh số trang cho nhật ký
• Dấu giáp lai và chữ ký của các bên tham gia.

3.3 Thông tin chi tiết

• Ngày, tháng, năm.
• Nội dung liên quan đến thời tiết khi thi công.
• Chi phí dự toán.
• Công việc của nhà thầu phụ trách (thiết bị, nhân công).
• Nhật xét đánh giá của cả 2 bên tham gia.
• Ý kiến tiếp thu của nhà thầu.
  Trang thông tin chi tiết

3.4 Hướng dẫn ghi chép

Vì nhật ký thi công bao gồm toàn bộ nội dung liên quan đến quá trình thi công, vì thế mà các đơn vị cần đảm bảo các nội dung sau:

• Diễn biến của quá trình thi công, có bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ, thời tiết,…
• Tiến độ thi công công trình
• Mọi sự cố phát sinh cần được ghi lại chi tiết
• Các chỉ đạo, hướng xử lý, giải quyết phù hợp;
• Ghi rõ các hạng mục cụ thể, mỗi trang được đánh số và đóng dấu giáp lai.
• Các nhà thầu phụ khi lập nhật ký thi công cho các hạng mục mình phụ trách thì cần phải thông qua tổng thầu trước khi dự án hoàn thành.
• Ghi đầy đủ họ tên, danh sách những người tham gia vào việc thi công
• Việc ghi chép diễn biến, tình hình của quá trình thi công cần được ghi cụ thể, tỉ mỉ thời gian bắt đầu, quá trình thực hiện cụ thể của công việc.

3.5 Nội dung ghi chép chi tiết

• Diễn biến điều kiện thi công, số lượng trang thiết bị và nguồn nhân lực được sử dụng cho việc thi công công trình mỗi ngày. Ngoài ra, cần thể hiện chi tiết kết quả nghiệm thu hàng ngày của công trình
• Thông tin về các nội dung như sự cố, tai nạn và hướng khắc phục của nhà thầu
• Kiến nghị của các nhà thầu tham gia vào tổng thể dự án
• Ý kiến, hướng xử lý của các bên liên quan.

  Đọc ngay: Top 15 phần mềm quản lý dự án xây dựng thi công tốt nhất 2023

IV. 3 nguyên tắc cần lưu ý khi xây dựng nhật ký thi công

Khi lập mẫu nhật ký thi công, chủ thầu cần lưu ý các điểm sau:

Ghi rõ diễn biến điều kiện thi công như nhiệt độ, thời tiết và các thông tin liên quan.

Đưa ra số lượng nhân công và thiết bị mà nhà thầu thi công xây dựng đã sử dụng để thực hiện công việc trên hiện trường.

Mô tả chi tiết các công việc xây dựng được nghiệm thu hàng ngày trên công trường.

Chi tiết hóa các sự cố, hư hỏng, tai nạn lao động và các vấn đề phát sinh khác, cùng với biện pháp khắc phục và xử lý trong quá trình thi công xây dựng (nếu có).

Ghi lại các kiến nghị của nhà thầu thi công xây dựng và giám sát thi công (nếu có).

Đưa ra ý kiến về việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công xây dựng từ các bên liên quan.

V. Top 3 mẫu nhật ký thi công xây dựng công trình cho doanh nghiệp năm 2023

Mẫu theo dõi nhật ký thi công bằng word

Mẫu nhật ký thi công bằng excel

Cập nhật nhật ký thi công bằng phần mềm quản lý công việc MISA AMIS

Phần mềm quản lý dự án MISA AMIS Công Việc: là phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng/ thiết kế nói chung quản lý tiến độ dự án, phân bổ nguồn lực, giao việc, quản lý năng suất nhân viên và hiệu quả dự án chi tiết. Nhà quản lý có thể triển khai nhiều dự án cùng lúc, phê duyệt công việc và chủ động lên kế hoạch phân bổ nguồn lực trên các thiết bị có kết nối mạng.

Ưu điểm

• Ứng dụng nhiều phương pháp quản trị tiến độ dự án: Biểu đồ Gant, bảng Kanban, Calendar, Eisenhower….
• Tự động hóa quá trình quản lý tiến độ: tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở giai đoạn trước hoàn thành
• Thể hiện nội dung tiến độ công việc khoa học, trực quan, đầy đủ thông tin
• Quản lý mọi công việc trong một hay nhiều dự án chỉ trên một hệ thống
• Thích hợp sử dụng với mọi nền tảng máy tính, di động…

Dùng ngay miễn phí

Mẫu nhật ký thi công là một công cụ hữu ích cho quản lý dự án xây dựng và đánh giá hiệu suất. Thông qua việc ghi lại các thông tin chi tiết của nhà đầu tư, công việc hàng ngày, sự tiến triển và các vấn đề phát sinh, mẫu nhật ký thi công giúp quản lý dự án theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và đưa ra các biện pháp cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.

Nó cũng cung cấp thông tin cần thiết để đánh giá hiệu suất của các bên liên quan và rút ra kinh nghiệm cho các dự án tương lai.việc chia sẻ thông tin chi tiết và kịp thời giữa nhà thầu, chủ đầu tư, kiến trúc sư, kỹ sư và các đơn vị khác giúp cải thiện sự hiểu biết và tăng cường hợp tác. Mọi bên có thể dựa vào mẫu nhật ký thi công để đưa ra ý kiến, giải quyết vấn đề và thực hiện điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu chung của dự án xây dựng.