Trong rất nhiều các cuộc đấu thầu diễn ra, quá trình nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu, bên mời thầu đánh giá Hồ sơ dự thầu đã phải tiến hành bổ sung, làm rõ Hồ sơ dự thầu rất nhiều, thậm chí là nhiều lần do có những hạn chế và rào cản nhất định. Vậy chúng ta cùng tìm hiểu quy định và những gợi ý để quá trình thực hiện chuẩn bị Hồ sơ dự thầu cũng như cuộc chấm thầu của Bên mời thầu được thuận lợi.
Theo khoản 1 và khoản 2, Điều 16 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP quy định: “1. Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.
2. Trường hợp sau khi đóng thầu, nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của hồ sơ dự thầu.”
Như vậy, có hai trường hợp, xin phân tích trước trường hợp 2 dành cho nhà thầu. Thông thường trong Hồ sơ mời thầu [đối với đấu thầu không qua mạng] luôn có khoản “Nhà thầu được tự gửi tài liệu để làm rõ HSDT đến Bên mời thầu trong vòng: ___ ngày, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu“, đây là một nội dung mở cho nhà thầu vì trong thời hạn cho phép nếu nhà thầu có “lỡ quên” một số tài liệu quan trọng [nhưng không phải là tài liệu ảnh hưởng đến điều kiện tiên quyết], mà khi không có tài liệu này để chứng minh có thể làm ảnh hưởng đến kết quả chấm điểm/xếp hạng, kết quả đang từ “không đạt” thành “đạt”. Tài liệu nhà thầu hay chuẩn bị thiếu thường theo mỗi cuộc thầu thì khác nhau, tuy nhiên thường hay thiếu nhất như: Thiếu xác nhận của chủ đầu tư đối với các chức danh bố trí cho công việc tương tự trong gói thầu; Xác nhận của chủ đầu tư về hợp đồng đã hoàn thành đối với công trình tương tự; Tài liệu chứng minh thiết bị thi công thuộc sở hữu của nhà thầu hoặc của nhà thầu phụ mà nhà thầu thuê thiết bị của nhà thầu phụ này [Hóa đơn chứng từ, đăng ký, đăng kiểm]; Tài liệu chứng minh đặc tính kỹ thuật của thiết bị huy động đáp ứng yêu cầu của gói thầu; … Vậy, ở đây phải hiểu đây là quyền lợi hợp pháp và chính đáng của nhà thầu khi phát hiện ra Hồ sơ dự thầu của mình thiếu một số tài liệu hoặc vì lý do thời gian không chuẩn bị kịp các tài liệu đó khi nộp Hồ sơ dự thầu.
Đối với trường hợp 1, đây thuộc trách nhiệm của Bên mời thầu khi thấy Hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu các tài liệu hoặc trong các nội dung đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính chưa đủ rõ, chưa chi tiết để có thể đánh giá, kết luận thì Bên mời thầu có trách nhiệm yêu cầu nhà thầu cung cấp bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm mà không được căn cứ trên Hồ sơ dự thầu đã nộp và đánh giá không đúng bản chất năng lực kinh nghiệm của nhà thầu và loại nhà thầu. Tuy nhiên, trong vai trò Bên mời thầu cũng có cái khó khi làm rõ Hồ sơ dự thầu của nhà thầu vừa phải đảm bảo không tiết lộ các thông tin liên quan đến Hồ sơ dự thầu trong quá trình đánh giá theo khoản 7 Điều 89 Các hành vi bị cấm trong đấu thầu của Luật Đấu thầu 2013 vừa phải tiếp nhận, đánh giá các tài liệu để “bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu – khoản 3 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP”. Tình huống trên để dễ hiểu cho quý độc giả chúng tôi xin đưa ra ví dụ cụ thể: Hồ sơ mời thầu đưa ra yêu cầu về năng lực thiết bị có mục nhà thầu phải chứng minh khả năng huy động 04 xe ô tô tự đổ, tải trọng >=10 tấn để thực hiện gói thầu, Nhà thầu đề xuất 04 xe thuộc sở hữu của nhà thầu, trong đề xuất của nhà thầu có 03 xe đã đầy đủ tài liệu để chứng minh, còn 01 xe X phần tài liệu chứng minh lại không rõ [bị thiếu trang đính kèm], về phía Bên mời thầu không thể gửi văn bản nói rõ “Nhà thầu đang thiếu tài liệu chứng minh xe X thiếu giấy tờ để chứng minh sở hữu và tài liệu chứng minh tải trọng >=10 tấn như đăng ký xe/đăng kiểm.. ”. Việc không được phép nói thẳng [tiết lộ quá trình đánh giá hồ sơ] dẫn đến nhiều tình huống Bên mời thầu phải làm rõ nhiều lần, mà đôi khi nhà thầu không rõ “ý” Bên mời thầu hoặc là bức xúc không hiểu là Bên mời thầu muốn gì hoặc cũng không loại trừ Bên mời thầu “cố tình” sử dụng công cụ làm rõ để làm khó nhà thầu. Với tình huống làm rõ trên, theo kinh nghiệm chúng tôi khuyên, vừa để không mất thời gian, vừa để đảm bảo hiệu quả Bên mời thầu nên làm văn bản mời nhà thầu đến trực tiếp Bên mời thầu để làm rõ, lưu ý nội dung buổi làm rõ hai bên tiến hành lập thành văn bản theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
Các nhà thầu cũng cần lưu ý, đối với các gói thầu thực hiện đấu thầu qua mạng theo Thông tư số 11/2019/TT-BKHĐT, nội dung nhà thầu được phép “tự bổ sung” theo khoản 2 Điều 16 Nghị định 63/2014/NĐ-CP đều không được đưa vào các Mẫu hồ sơ mời thầu Mẫu hồ sơ mời thầu [Điều đáng tiếc – nhận định của tác giả], việc thực hiện làm rõ giữa Bên mời thầu và Nhà thầu được thực hiện trực tiếp trên hệ thống Muasamcong.
Bài viết trên chỉ gợi mở một khía cạnh rất nhỏ trong quá trình chuẩn bị và thực hiện một cuộc đấu thầu, quá trình thực hiện khai thác các thông tin để tìm kiếm các gói thầu phù hợp với năng lực, kinh nghiệm của mình nếu các nhà thầu gặp khó khăn gì xin vui lòng đăng nhập vào DauThau.info để chúng tôi có thể tư vấn, hỗ trợ quý độc giả. Trân trọng cảm ơn độc giả đã và đang ủng hộ để chúng tôi ngày càng hoàn thiện sản phẩm tốt hơn.
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn
Làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu là một trong những bước quan trọng trong quá trình thực hiện đấu thầu để đảm bảo lựa chọn được nhà thầu có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm giải pháp để thực hiện gói thầu. Tuy nhiên quy định về việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được thực hiện như thế nào? Dưới đây là bài viết phân tích rõ về vấn đề này:
Căn cứ pháp lý:
Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013;
Nghị định 63/2014/NĐ-CP Nghị định Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu
1. Làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu là gì?
Thực ra, hiện nay theo quy định của Luật đấu thầu, Nghị định 63/2014/NĐ-CP cũng như các văn bản khác có liên quan vẫn chưa có khái niệm cụ thể thế nào là làm rõ hồ sơ mời thầu, hay làm rõ hồ sơ yêu cầu là gì?
Tuy nhiên, khi tìm hiểu về vấn đề này, chúng ta có thể hiểu rằng bản chất của việc đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu là việc bên mời thầu và bên nhà thầu có hồ sơ mời thầu cần làm rõ và gửi văn bản yêu cầu bên mời thầu làm rõ những nội dung liên quan đến gói thầu mà chưa được nêu rõ trong hồ sơ mời thầu.
2. Điều kiện thực hiện thủ tục:
Theo quy định tại điểm c Khoản 2 Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP thì khi có yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải làm đơn đề nghị gửi đến bên mời thầu tối thiểu là 03 ngày làm việc [nếu trong trường hợp đấu thầu trong nước], 05 ngày làm việc [đối với đấu thầu quốc tế] trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý; trong đó nêu rõ hồ sơ nội dung yêu cầu cần làm rõ.
Như vậy, về thời gửi đơn yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi hồ sơ đề nghị đến bên mời thầu ít nhất là 3 ngày làm việc nếu trong trường hợp là đấu thầu trong nước hoặc 5 ngày làm việc nếu trong trường hợp là đấu thầu quốc tế
Việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:
– Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;
Xem thêm: Chí phí thẩm định hồ sơ mời thầu, thẩm định kết quả hồ sơ dự thầu
– Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;
– Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt, Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;
3. Trình tự thủ tục thực hiện:
Về nguyên tắc, việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu chỉ được thực hiện giữa bên nhà thầu và bên mời thầu có hồ sơ dự thầu cần phải làm rõ và phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Và nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được bên mời thầu bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.
Việc thực hiện làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu xảy ra trong các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu thực hiện sau khi mở thầu. Trong trường hợp này thì nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Nếu trong trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm.
Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu. Tức là sau khi mở thầu để tiến hành lựa chọn nhà thầu, nếu bên mời thấu thấy hồ sơ của bên nhà thầu có thiếu sót hoặc có nội dung chưa rõ như chứng minh tư cách hợp lệ ảnh hưởng đến quá trình lựa chọn nhà thầu thì bên mời thầu có quyền yêu cầu bên nhà thầu phải làm rõ hoặc bổ sung những nội dung còn thiếu sót đó.
Ví dụ: Theo quy định tại Mẫu số 15 và Mẫu số 18 Chương IV Mẫu HSMT xây lắp ban hành kèm theo Thông tư số 03/2015/TT-BTNMT, nhà thầu phải kê khai những nhân sự chủ chốt có năng lực phù hợp, thiết bị đáp ứng các yêu cầu quy định tại Mục 2.2 Chương III – Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và có thể sẵn sàng huy động cho gói thầu; không được kê khai những nhân sự, thiết bị đã huy động cho gói thầu khác có thời gian làm việc trùng với thời gian thực hiện gói thầu này. Trường hợp kê khai không trung thực thì nhà thầu sẽ bị đánh giá là gian lận và sẽ bị đánh trượt.
Tuy nhiên có một câu hỏi được đặt ra trong trong trường này đó là, sau khi mở thầu bên mời thầu đã có yêu cầu đề nghị nhà thầu làm rõ những nội dung cần thiết trong hồ sư dự thầu và có đưa ra thời hạn để nhà thầu thực hiện và bên mời thầu cũng nêu rõ nếu quá thời gian trên mà nhà thầu không gửi công văn làm rõ hồ sơ dự thầu thì hồ sơ dự thầu của Nhà thầu sẽ bị loại do không đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Xem thêm: Quy định về thời gian và địa điểm phát hành hồ sơ mời thầu
Tuy nhiên do không đủ thời gian thực hiện nên nhà thầu gửi tài liệu quá thời gian mà bên mời thầu yêu cầu. Tuy nhiên thời điểm bên nhà thầu nộp hồ sơ bổ sung thì bên mời thầu vẫn đang trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu? Vậy trong trường hợp này bên nhà thầu có bị loại không.
Câu trả lời là không. Bởi vì trong trường hợp này, nếu quá thời gian yêu cầu, Nhà thầu vẫn không có văn bản làm rõ hoặc có văn bản nhưng không đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu thì hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá theo hồ sơ dự thầu nộp trước thời điểm đóng thầu.
Trường hợp nhà thầu nộp tài liệu làm rõ sau thời gian bên mời thầu yêu cầu nhưng vẫn đang trong thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu thì bên mời thầu vẫn phải tiếp nhận, xem xét, đánh giá các tài liệu do nhà thầu bổ sung để đánh giá hồ sơ dự thầu.
Trường hợp 2: Việc làm rõ hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được thực hiện sau khi đóng thầu. Trong trường hợp này nếu nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì nhà thầu được phép gửi tài liệu đến bên mời thầu để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình.
Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm được coi như một phần của hồ sơ dự thầu.
Ví dụ: nguồn lực về tài chính để thực hiện gói thầu là 2 tỷ đồng. Tuy nhiên nhà thầu không kê khai theo mẫu hay đề cập đến số tiền này trong hồ sơ dự thầu thì căn cứ vào nội dung đã nêu ở trên thì trong trường hợp này nếu trong trường hợp phát hiện ra thiếu sót này nhà thầu có quyền nộp hồ sơ bổ sung tài liệu còn thiếu sót đó. Và bên mời thầu phải có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tài liệu bổ sung này để xem xét và đánh giá và nó được xem như một phần của hồ sơ dự thầu và không được đánh trượt vì lý do không đáp ứng được hồ sơ mời thầu.
Như vậy, trường hợp sau thời điểm đóng thầu, để làm rõ năng lực, kinh nghiệm, nhà thầu gửi các tài liệu về năng lực, kinh nghiệm đến bên mời thầu thì bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận các tài liệu này để làm cơ sở đánh giá hồ sơ dự thầu.
TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:
Xem thêm: Mẫu hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh mua sắm hàng hóa
Tóm tắt câu hỏi:
Với hình thức chào hàng cạnh tranh trong nước, trường hợp cần làm rõ Hồ sơ yêu cầu, nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị làm rõ đến bên mời thầu, trước thời điểm đóng thầu mấy ngày?
Luật sư tư vấn:
Điểm b khoản 2 Điều 58 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định như sau: “Việc sửa đổi, làm rõ hồ sơ yêu cầu thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 14 của Nghị định này”.
Điểm c khoản 2 Điều 14 Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định như sau:
“Trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc [đối với đấu thầu trong nước], 05 ngày làm việc [đối với đấu thầu quốc tế] trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:
– Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;
– Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;
Xem thêm: Có được đưa nhãn hiệu, xuất xứ hàng hóa vào trong hồ sơ mời thầu?
– Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt, Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản này;”.
Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568
Như vậy, Với hình thức chào hàng cạnh tranh trong nước, trường hợp cần làm rõ Hồ sơ yêu cầu nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc [đối với đấu thầu trong nước] trước ngày đóng thầu.