Hướng dẫn thực hiện cài scan cho máy photocopy ricoh năm 2024

ng chức năng quan trọng của các dòng máy photocopy Ricoh hiện nay. Đặc biệt, việc nắm rõ các quy trình scan trên máy photo sẽ giúp bạn có những file tài liệu chất lượng, đảm bảo không làm chậm trễ tới công việc.

Trong bài viết dưới đây của chúng tôi, đội ngũ kỹ thuật viên Phú Sơn sẽ hướng dẫn đến bạn chi tiết các bước scan bằng máy photocopy Ricoh.

Scan là gì? Làm thế nào để scan bằng máy photocopy Ricoh

“Scan” là thuật ngữ không còn quá xa lạ hiện nay, đặc biệt là đối với dân văn phòng – Những người thường xuyên tiếp xúc và sử dụng máy photocopy.

.jpg)

Theo các chuyên gia trong ngành, scan có nghĩa là quét các thông tin bao gồm cả hình ảnh và chữ trên thẻ cứng hoặc giấy tờ bằng công nghệ quang học. Công nghệ quét ánh sáng sẽ ghi nhận các thông tin cần quét trên bản cứng sau đó chuyển dữ liệu vào thiết bị lưu trữ dưới dạng bản mềm.

Chức năng scan trong máy photocopy Ricoh

Tại văn phòng các công ty, doanh nghiệp hiện nay, việc sử dụng chức năng Scan trong dòng máy photocopy Ricoh là vô cùng thông dụng và phổ biến. Nó được biết đến như một thiết bị có chức năng quét tài liệu, hình ảnh trên giấy thành các file số hóa có thể lưu trữ vào đĩa cứng dưới dạng file ảnh.

Bằng cách biến cường độ ánh sảng phản xạ thành thông tin dạng số, Scan sử dụng dung tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy.

.jpg)

Hiện nay, chức năng Scan trong máy photocopy được người dùng đánh giá cao bởi nó có vai trò quan trọng giúp bạn có thể lưu các file bằng các ổ cứng, đĩa CD,...dưới dạng tập tin sau đó đưa vào máy in để in ra file tài liệu giấy,...

Bên cạnh đó, với chức năng scan, bạn hoàn toàn có thể gửi trực tiếp các tài liệu vào một chương trình fax hoặc sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự bằng quang học chuyển thành văn bản ASCII để đưa vào trình xử lý văn bản yêu thích của mình.

Các bước scan bằng máy photocopy Ricoh

Để thực hiện chức năng scan trên máy photocopy, bạn tiến hành lần lượt theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đặt bản gốc trên màn hình máy photocopy Ricoh sau đó bấm chọn phím Scanner trên màn hình điều khiển cảm ứng.

.jpg)

Bước 2: Để cài đặt lệnh chỉ scan bản gốc vừa đặt trên màn hình, bạn bấm phím Store File -> Bấm chọn Store Only.

Bước 3: Để thuận tiện hơn trong việc tìm lại lịch sử khi cần thông tin trong file ccan hoặc muốn scan thêm tại liêu mà không cần bản gốc, bạn nên đổi tên file scan cho dễ nhớ và dễ tìm kiếm.

Sau khi đổi tên file, hãy nhấn “OK” để máy photocopy Ricoh xác nhận lệnh đổi file của bạn.

Bước 4: Để thay đổi và cài đặt theo mục đích cần sử dụng, bạn tiến hành ấn chọn nút Scan Seting. Cụ thể như sau:

• Scan đen trắng chọn: Black -> white text. Thông thường, các dòng máy photo Ricoh đã cài đặt mặc định chế độ này nên nếu chỉ scan tài liệu đen trắng, bạn không cần bấm cài đặt thêm.

.jpg)

• Bấm chọn Full Color -> Text photo: Scan màu
• Scan 1 mặt chọn: Original Feed Type -> Bấm 1 Sided Original
• Original Feed Type -> Bấm 2 Sided Original: Scan 2 mặt
• Chọn chế độ Single Page: Scan mỗi trang thành 1 file
• Scan nhiều trang vào 1 file chọn Multi Page
• Sắp xếp file scan: bấm Send File Type -> Name

Sau khi cài đặt chế độ scan thích hợp cho máy photocopy, bạn bấm phím OK để xác nhận lệnh và nhấn phím Start để hoàn thành việc scan.

Hi vọng hướng dẫn trên sẽ giúp các bạn thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng máy Photocopy Ricoh. Cần tư vấn hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ Phú Sơn theo thông tin bên dưới:

Máy Photocopy Ricoh được đánh giá cao và trở thành sự lựa chọn lý tưởng để đáp ứng tốt cho nhu cầu, đòi hỏi thực tế của người dùng. Vì vậy, tìm hiểu và đưa ra lựa chọn thích hợp khi sử dụng thiết bị hữu ích sẽ giúp quá trình ứng dụng có được khả năng đáp ứng tốt nhu cầu của con người. Trong đó, việc có thể cài đặt Scan to folder cho dòng máy Photocopy Ricoh sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng thiết bị máy photocopy cho nhu cầu thực tế của người dùng.

Trước khi quyết định có cài đặt scan to folder hay không thì tìm hiểu, có thể nắm bắt những thông tin liên quan để có thể cân nhắc và đưa ra được quyết định thích hợp nhất. Trong đó, scan to folder chính là một trong những hình thức giúp scan tài liệu tới folder tới từng người dùng trên thiết bị máy Photocopy Ricoh hiệu quả và chuẩn xác theo nhu cầu sử dụng của mỗi người dùng.

Khi cài đặt và sử dụng chức năng hỗ trợ máy photocopy Ricoh này việc có thể đảm bảo duy trì khả năng bảo mật thông tin tới mức tối đa được đảm bảo để hỗ trợ cho quá trình sử dụng Photocopy Ricoh hiệu quả. Việc thực hiện scan tài liệu trên máy Photocopy Ricoh lúc này được lưu trữ đầy đủ tại các folder từ user sử dụng chuẩn xác.

Từ đặc trưng này, việc xem tài liệu mà bạn vừa scan đòi hỏi phải là user mới có thể thực hiện được. Bởi vậy, bảo mật thông tin được đảm bảo và từ đó giúp mọi công việc được thực hiện hiệu quả, tránh những vấn đề phát sinh không mong muốn có khả năng xuất hiện. Chính vì thế việc cài đặt scan to folder trở thành lựa chọn lý tưởng, không thể bỏ qua khi quyết định sử dụng dòng máy Photocopy Ricoh đa chức năng.

Ưu điểm của scan to folder sử dụng cho Photocopy Ricoh

Mỗi tính năng khi được hoàn thiện cho máy Photocopy Ricoh đều mang những ý nghĩa, những lợi ích riêng. Với đầy đủ các tính năng cần thiết được trang bị thì việc đảm bảo giúp máy photocopy hoạt động đáp ứng tốt cho nhu cầu thực tế của từng người dùng đạt được hiệu quả cao, lý tưởng như mong đợi. Trong đó scan to folder trên máy Photocopy Ricoh sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật.

Thứ nhất, khả năng bảo mật cao được đánh giá là ưu điểm nổi bật được đảm bảo cho mỗi thiết bị máy Photocopy Ricoh mà tính năng này mang lại. Nếu như những dòng máy photocopy khác chức năng scan sẽ giúp tài liệu được lưu vào bộ nhớ chung, từ đó khả năng bảo mật, bảo vệ thông tin không được đảm bảo. Điều này có thể dẫn tới những vấn đề phát sinh cụ thể. Tuy nhiên, với scan to folder của Photocopy Ricoh đảm bảo các file tài liệu được lưu trữ trong từng folder khác nhau, cho từng user. Vì vậy, đảm bảo có thể bảo vệ được tất cả các tài liệu, tình trạng bị lộ thông tin ra ngoài không xảy ra.

Thứ hai, ưu điểm nổi bật mà tính năng này mang tới cho thiết bị máy Photocopy Ricoh khi mang ra sử dụng chính là hỗ trợ cho người dùng trong việc quản lý tài liệu hiệu quả, dễ dàng theo nhu cầu. Mỗi file tài liệu đều được quản lý tốt, sử dụng nhanh chóng và hiệu quả theo nhu cầu. Những file tài liệu được scan từ user được lưu tậm thông qua ổ cứng của thiết bị máy Photocopy Ricoh, từ đó mới chuyển tới folder xác thực cho từng user trên máy tính. Với quy trình như vậy việc phân loại theo yêu cầu, lấy tài liệu khi cần được thực hiện hiệu quả.

Thứ ba, tính năng scan to folder được hỗ trợ tương thích với mọi hệ điều hành trên máy tính như win 7, win 8, hay win 10 thông dụng. Bởi thế, quá trình sử dụng được hiệu quả cao như mong muốn. Chính điều đó giúp quá trình sử dụng máy Photocopy Ricoh trong việc scan tài liệu khi cần được đảm bảo tốt, hiệu quả như ý.

Xem thêm: Cách scan tài liệu từ máy photo Ricoh

Những thuật ngữ thường dùng trong scan to folder

Việc scan to folder trên máy Photocopy Ricoh muốn có được hiệu quả cao, chuẩn xác và không có phát sinh thì việc tìm hiểu, có thể đảm bảo hiểu đầy đủ các thuật ngữ liên quan là việc cần làm. Khi đó, sử dụng máy Photocopy Ricoh trong việc scan to folder mới tránh được những phát sinh không mong muốn.

• Mạng nội bộ – Local Network: chính là hệ thống kết nối máy tính, hoặc những thiết bị ngoại vi trong cùng một hệ thống mạng LAN. Thông qua hệ thống nội bộ này việc có thể kết nối các máy tính, hay những thiết bị ngoại vi như máy Photocopy Ricoh được thuận lợi và hiệu quả khi chuẩn bị tiến hành công tác cài đặt. Đối với việc kết nối mạng nội bộ thì dù không có mạng internet hỗ trợ quá trình in ấn vẫn có thể thực hiện bình thường, hiệu quả.
• Quyền truy cập thư mục – Permission to access Folder: quyền truy cập của người dùng tới từng folder được lưu trữ trên máy tính đã được cài đặt, thông qua việc người dùng tiến hành thiết lập. Lúc này, việc phân quyền truy cập cho từng user được thực hiện hiệu quả và dễ dàng qua mạng nội bộ LAN.
• Xác thực người dùng – User Auythentication: đây chính là tài khoản xác thực mà người dùng sử dụng để thực hiện việc dăng ký trên website quản lý nội bộ của máy Photocopy Ricoh, từ đó việc tiến hành scan được thực hiện tốt nhất.
• Đường dẫn – Path: đường dẫn từ máy Photocopy Ricoh tới từng Folder được thiết lập trên máy tính, của từng user. Thông qua đó, khi việc scan được thực hiện xong trên máy Photocopy Ricoh sẽ trực tiếp gửi file tới folder và thông qua đường dẫn.
• Tên người dùng – User name: tên người dùng tương ứng với từng user trên máy tính được cài đặt và đăng ký. Tên người dùng được sử dụng để tiến hành việc xác thực khi máy Photocopy Ricoh thực hiện scan tài liệu xzong và file được gửi tới folder của người dùng theo nhu cầu.

Từ những thuật ngữ khi tìm hiểu và nắm bắt một cách rõ ràng, chi tiết sẽ giúp mỗi người chủ động hơn trong quá trình sử dụng máy Photocopy Ricoh chính hãng. Việc thực hiện scan tài liệu theo nhu cầu lúc này trở nên đơn giản, dễ dàng theo yêu cầu. Những sai sót, những vấn đề phát sinh.

Xem thêm: Hướng dẫn cài Driver máy photocopy Ricoh

Hướng dẫn các bước cài đặt scan cho máy Photocopy Ricoh

Việc thực hiện cài scan cho máy Photocopy Ricoh tùy thuộc vào từng hệ điều hành của máy tính mà có những điều chỉnh thích hợp nhằm đem tới hiệu quả cao, độ chuẩn xác cần thiết. Tuy nhiên, nhìn chung việc cài scan to folder cho máy Photocopy Ricoh có những yêu cầu và cần được tiến hành chuẩn xác theo đầy đủ các bước: