Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách khắc phục lỗi bộ lọc trong Excel tốt nhất, đây là lỗi mà người dùng thường hay gặp phải khi dùng bảng tính [Excel].
Bài viết này được đăng tại freetuts.net, không được copy dưới mọi hình thức.
Hầu hết người dùng thường hay có thói quen dùng bộ lọc có sẵn của Excel để lọc các dữ liệu có trong bảng tính của mình. Tuy nhiên, rất nhiều người dùng đã phản ánh về việc bảng tính Excel lọc dữ liệu không chính xác gây ít nhiều phiền toái trong quá trình sử dụng.
Do đó nếu bạn cũng gặp phải vấn đề tương tự như trên và cần sửa lỗi bộ lọc Excel, thì hãy xem qua một số phương pháp khắc phục tốt nhất mà mình sẽ hướng dẫn trong bài viết dưới đây.
1. Chọn toàn bộ cột để áp dụng cho bộ lọc
Các bước thực hiện như sau:
Bài viết này được đăng tại [free tuts .net]
Bước 1: Chọn toàn bộ cột trong bảng tính bằng cách nhấn vào chữ cái của cột > nhấn vào tab Data.
Bước 2: Sau đó nhấn vào nút Filter để áp dụng bộ lọc cho toàn bộ cột đã chọn.
Bước 3: Bạn nhấn vào nút mũi tên của bộ lọc ô để mở các tùy chọn của bộ lọc được hiển thị ở bên dưới.
Bước 4: Giờ bạn hủy dấu tích ở ô Blanks để loại bỏ các ô trống.
2. Xóa các ô trống khỏi cột trong bảng tính
Ngoài ra, bạn có thể xóa các hàng trống ra khỏi cột trong bảng tính bao gồm các giá trị bên dưới các ô trống trong bộ lọc.
Để thực hiện điều này, bạn chọn tất cả các hàng của ô trống bằng cách giữ phím Ctrl. Sau đó nhấn chuột phải và chọn tùy chọn Delete để xóa chúng.
3. Ungroup bảng tính
Các tùy chọn bộ lọc Filter sẽ hiển thị màu xám khi bảng tính được nhóm lại với nhau. Vì vậy, bạn không thể lọc dữ liệu đối với nhóm bảng tính đó được.
Để khắc phục điều này, bạn bấm chuột phải vào các trang được nhóm ở dưới cùng của Excel và chọn Ungroup sheets.
4. Sử dụng tính năng Unprotect
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Nhấn vào tab Review của Excel, rồi chọn vào nút Unprotect Sheet.
Bước 2: Nếu Unprotect Sheet yêu cầu mật khẩu, bạn sẽ cần nhập mật khẩu đó trong cửa sổ đăng nhập vừa mở ra. Sau đó nhấn vào nút OK.
5. Ghép các ô trong bảng tính
Bước 1: Bạn nhấn phím tắt Ctrl + F, sau đó chọn vào nút Format trên cửa sổ Find và Replace.
Bước 2: Nhấn vào Merge cells trên tab Alignment được hiển thị ngay bên dưới và nhấn nút OK.
Bước 3: Chọn vào nút Find All. Sau đó, cửa sổ Find và Replace sẽ liệt kê tất cả các tham chiếu ô với các ô được hợp nhất.
Bước 4: Để hủy ghép các ô đã hợp nhất thì bạn chọn một ô được hợp nhất, nhấn vào tùy chọn Merge & Center trong tab Home > chọn tùy chọn Unmerge cells là xong.
6. Thiết lập bộ lọc mới
Nếu các hàng trong bảng tính Excel của bạn không thể sử dụng được bộ lọc, thì bạn hãy thử thiết lập bộ lọc mới với các bước như sau:
Bước 1: Bạn nhấn vào tab Data > nhấn vào nút Clear trong mục Sort & Filter.
Bước 2: Sau đó chọn phạm vi cột đầy đủ của bảng tính bằng con trỏ.
Bước 3: Nhấn vào nút Filter trên tab Data của Excel là xong.
Trên đây là một số phương pháp sẽ có thể khắc phục được các lỗi liên quan đến bộ lọc của bảng tính Excel. Trong hầu hết các trường hợp, việc áp dụng lại các bộ lọc hoặc xóa chúng đi để thiết lập bộ lọc mới sẽ là những cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề này trong Excel.
Vậy là mình đã hướng dẫn các cách khắc phục lỗi bộ lọc trong bảng tính Excel đơn giản nhất. Mong rằng bài viết này sẽ hữu ích đối với các bạn. Chúc các bạn thực hiện thành công!
Việc sử dụng bảng tính excel đã không còn trở nên xa lạ đối với tất cả mọi người, tất cả mọi ngành nghề. Vậy, để việc sử dụng excel được thuận tiện và nhanh chóng trong cách xử lý dữ liệu thì chúng ta nên biết các mẹo để lọc dữ liệu excel. Vừa tiết kiệm thời gian, xử lý dữ liệu nhanh còn giúp cho hiệu suất công việc tăng cao.
Bộ lọc trong excel là gì?
Bộ lọc trong excel là một cách nhanh gọn để hiển thị thông tin liên quan tại một thời điểm nhất định và xóa các dữ liệu không liên quan khác. Bạn có thể lọc hàng trong trang tính Excel bằng giá trị, bằng định dạng hay bằng điều kiện. Sau khi sử dụng bộ lọc, bạn cũng có thể sao chép, chỉnh sửa, tạo biểu đồ hay in chỉ những hàng, cột được hiển thị mà không cần phải sắp xếp lại toàn bộ danh sách.
Khi bạn lọc dữ liệu trong excel, chỉ những mục bạn thấy sẽ được hiển thị, còn các mục không liên quan khác sẽ tạm thời được ẩn đi.
Cách thêm bộ lọc Filter trong Excel
Cách 1: Trên tab Data, trong nhóm Sort và Filter, bạn chọn nút Filter để thực hiện quá trình lọc dữ liệu excel.
Cách 2: Trên tab Home, trong nhóm Editing, bạn chọn Sort à Filter
Cách 3: Cách nhanh nhất bạn có thể sử dụng phím tắt: Ctrl Shift + L
Lọc một vùng dữ liệu
Để có thể thực hiện lọc dữ liệu một vùng trong excel các bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc [ nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được chính xác]. Trên thanh Data, bạn kích chuột chọn Filter.
Bước 2: Click mũi tên ở đầu cột cần lọc, chọn Text Filters hoặc Number Filters.
Bước 3: Chọn phép so sánh thích hợp [ VD: để chọn các số giữa giới hạn nhỏ nhất và lớn nhất, bạn chọn Between].
Bước 4: Trong hộp Custom AutoFilter, chọn khoảng giới hạn để lọc dữ liệu.
Bước 5: Chọn Ok để hoàn thành việc lọc một vùng dữ liệu.
Lọc dữ liệu trong bảng excel
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc [ nên để tiêu đề ở đầu mỗi cột để thao tác được chính xác]. Trên thanh Data, bạn kích chuột chọn Filter.
Bước 2: Click mũi tên ở đầu cột cần lọc.
Bước 3: Trong bảng danh mục số hoặc chữ được hiện thị, ban bỏ chọn Select All ở đầu list, rồi tích vào các ô mình cần chọn để lọc dữ liệu mong muốn.
Bước 4: Chọn Ok. Dữ liệ bạn lọc sẽ được hiển thị còn những dữ liệu không mong muốn sẽ tạm thời bị ẩn đi.
Rút trích dữ liệu ngày tháng trong Excel
Bước 1: Dùng hàm Date để lấy các dữ liệu ngày, tháng, năm từ dữ liệu gốc
Hàm Date: =Date[Year[D3], Month[D3], Day[D3]]
Bước 2: Định dạng dữ liệu ở cột kết quả bước 1 về dạng ngày,tháng năm: dd/mm/yy.
Bước 3: Áp dụng Data Filter vào cột kết quả bước 1, tìm kiếm những giá trị
VALUE! và sửa lại ngày ở dữ liệu gốc về đúng định dạng.
– Xử lỹ dữ liệu gốc ở những dòng mà hàm DATE báo lỗi về đúng định dạng ngày bằng cách sửa trực tiếp từng ô ở cột D.
– Sau khi sửa ta được kết quả như sau [áp dụng cho cả 2 cột K và L].
Bước 4: Bỏ chế độ lọc, copy toàn bộ kết quả ở cột K và cột L, paste giá trị [Paste special – Value] sang cột dữ liệu gốc. Giá trị khi bạn copy ra sẽ định dạng dưới dạng dd/mm/yy.
Bước 5: Vì dữ liệu có 2 cột Ngày vào và Ngày ra, nên cần kiểm tra thêm 1 quy ước nữa là Ngày ra phải lớn hơn ngày vào. Ta lấy Ngày ra – Ngày vào để kiểm tra.
Với những giá trị có kết quả