So Sánh So sánh

Lập bảng so sánh trong Excel

Việc so sánh 2 cột dữ liệu với nhau trong Excel để biết được sự khác biệt cũng như những thiếu xót là 1 việc rất cần thiết khi sử dụng Excel để nhập liệu. Vậy làm cách nào để có thể so sánh 2 cột dữ liệu với nhau, hãy cùng mình tìm hiểu trong bài viết cách so sánh 2 dữ liệu trong Excel bằng hàm cực đơn giản này nhé!

Cách so sánh dữ liệu trên 2 cột Excel bằng hàm cực đơn giản, có ví dụ minh họa

Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Excel 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự.

I. Khi nào cần so sánh 2 dữ liệu trên 2 cột

Khi muốn tìm ra những phần khác nhau giữa 2 cột dữ liệu.
Khi cần so sánh số lượng dữ liệu giữa 2 cột.
Khi cần tìm ra các điểm trùng hay những điểm chung giữa 2 cột dữ liệu.

II. Cách so sánh dữ liệu trên 2 cột trong Excel

1. Sử dụng hàm EXACT để so sánh trong Excel

Ưu điểm: Dễ sử dụng, so sánh nhanh chóng.
Nhược điểm: Phần biệt chữ hoa, chữ thường, chỉ so sánh được dữ liệu trên 1 hàng ngang.

Cú pháp hàm: =EXACT[Text1;Text2]

Trong đó:

Text1: Dữ liệu thứ 1 cần so sánh.
Text2: Dữ liệu thứ 2 cần so sánh.

Lưu ý:

Hàm Exact thực hiện so sánh hai chuỗi văn bản, trả về giá trị True nếu hai chuỗi trùng nhau, trả về giá trị False nếu hai chuỗi dữ liệu khác nhau.

Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh.

Ở đây mình có 1 ví dụ như sau:

Mình sẽ so sánh 2 cột giống trong hình.

Ví dụ

Bước 1: Tại ô cần so sánh bạn nhập công thức với cú pháp =Exact[$A$2:$A$7;$B$2:$B$7]

Trong đó:

$A$2:$A$7:Dữ liệu của cột 1 cần so sánh.
$B$2:$B$7:Dữ liệu của cột 2 cần so sánh.

Lưu ý: Ở công thức này mình sẽ để 2 địa chỉ bên trong công thức là địa chỉ tuyệt đối, để khi kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới thì kết quả sẽ không bị sai.

Tại ô cần so sánh bạn nhập công thức với cú pháp như trong hình

Bước 2: Nhấn Enter và xem giá trị được trả về như thế nào:

True: Giống nhau.
False: Khác nhau.

Nhấn Enter và xem giá trị được trả về

Bước 3: Nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc của ô vừa nhập công thức > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới.

Nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc của ô vừa nhập công thức > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới

Như bạn đã thấy các giá trị sau khi nhập hàm và nhấn Enter sẽ trả về True và False. Trong đó, những loại trái cây nào được viết in hoa toàn bộ ở cả 2 cột sẽ trả về giá trị True, những lọa còn lại sẽ trả về giá trị False.

2. Sử dụng hàm COUNTIF để so sánh trong Excel

Ưu điểm: So sánh được 2 cột dữ liệu, chính xác, không phân biệt chữ hoa, chữ thường.
Nhược điểm: Các bước thực hiện khá dài và phức tạp.

Cú pháp của hàm: =COUNTIF[Range;Criteria]

Trong đó:

Range: Vùng chứa dữ liệu cần đếm [tham số bắt buộc].
Criteria: Điều kiện dùng để đếm dữ liệu [tham số bắt buộc].

Hàm Countif thực hiện đếm số ô thỏa mãn điều kiện nào đó trong vùng dữ liệu được lựa chọn.

Mình sẽ thực hiện các yêu cầu trong ví dụ như sau:

Ví dụ

Bước 1: Đặt tên cho cột dữ liệu 1.

Ở bước này bạn phải chọn hết cột đầu tiên chứa dữ liệu > Đi đến ô địa chỉ > Nhập tên Danhsach2 > Nhấn Enter.

Đặt tên cho cột dữ liệu 1

Bước 2: Đặt tên cho cột dữ liệu 2

Bước này bạn làm tương tự như bước 1 nhưng dành cho cột 2.

Đặt tên cho cột dữ liệu 2

Bước 3: Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home.

Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home

Bước 4: ChọnConditional Formatting> ChọnNew Rule.

ChọnConditional Formatting> ChọnNew Rule

Bước 5: Ở hộp thoại hiện lên chọn Use a formula to determine which cells to format.

Ở hộp thoại hiện lên chọn Use a formula to determine which cells to format

Bước 6: Nhập công thức =COUNTIF[Danhsach2,A2]=0 > Chọn Format.

Giải thích công thức:

Công thức này có nghĩa là bạn sẽ đếm các loại quả trên Danhsach2 và so sánh với giá trị của Danhsach2 bắt đầu từ ô A2.
Còn phần =0 thì có nghĩa là nếu như trên Danhsach2 không có loại trái cây giống ở Danhsach2 thì Excel sẽ hiểu loại quả đó là 0 và chúng ta sẽ tiến hành định dạng cho giá trị 0 đó theo màu giống ví dụ.

Nhập công thức =COUNTIF[Danhsach2,A2]=0 > Chọn Format

Bước 7: Hộp thoại Format Cells xuất hiện kích chọn thẻ Fill > Lựa chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống với ví dụ > Nhấn OK.

Hộp thoại Format Cells xuất hiện kích chọn thẻ Fill > Lựa chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống với ví dụ > Nhấn OK

Bước 8:Nhấn OK lần nữa để áp dụng vào Danhsach2.

Nhấn OK lần nữa để áp dụng vào Danhsach2

Bước 9: Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home.

Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home

Bước 10: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule.

ChọnConditional Formatting> ChọnNew Rule

Bước 11: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn Use a formula to determine which cells to format.

Ở hộp thoại hiện lên chọn Use a formula to determine which cells to format

Bước 12: Nhập công thức =COUNTIF[Danhsach2;C3]=0 > Chọn Format.

Giải thích công thức:

Công thức này có nghĩa là bạn sẽ đếm các loại quả trên Danhsach2 và so sánh với giá trị của Danhsach2 bắt đầu từ ô C3.
Còn phần =0 thì có nghĩa là nếu như trên Danhsach2 không có loại trái cây giống ở Danhsach2 thì Excel sẽ hiểu loại quả đó là 0 và chúng ta sẽ tiến hành định dạng cho giá trị 0 đó theo màu giống ví dụ.

Nhập công thức =COUNTIF[Danhsach2;C3]=0 > Chọn Format

Bước 13: Hộp thoại Format Cells xuất hiện kích chọn thẻ Fill > Lựa chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống với ví dụ > Nhấn OK.

Hộp thoại Format Cells xuất hiện kích chọn thẻ Fill > Lựa chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống với ví dụ > Nhấn OK

Bước 14: Nhấn OK 1 lần nữa để áp dụng vào Danhsach2.

Nhấn OK 1 lần nữa để áp dụng vào Danhsach2

Và đây là kết quả sau khi thực hiện so sánh xong.

Kết quả sau khi so sánh

Xem thêm:

Cách thêm đơn vị phía sau số trong Excel đơn giản, nhanh chóng
4 cách chuyển đổi số thành chữ trong Excel tự động cực kỳ nhanh chóng
2 cách chuyển hàng thành cột, cột thành hàng trong Excel đơn giản, chi tiết có video hướng dẫn

Và đó là những cách có thể giúp bạn so sánh dữ liệu trên 2 cột Excel 1 cách đơn giản và dễ dàng nhất. Nếu có thắc mắc về cách làm bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!

Lập báo cáo hoạt động thực tế thực hiện dự án

Ví dụ: Lập bảng báo cáo thực tế: Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời gian thực hiện của dự án.

Xác định ngày bắt đầu thực hiện thực tế của dự án

- Ngày bắt đầu thực hiện trên thực tế bằng với ngày bắt đầu thực hiện trên kế hoạch

Như vậy trong ví dụ này: F3=C3

- Ngày bắt đầu thực hiện của công việc thứ hai sẽ sau ngày kết thúc của công việc thứ nhất 1 ngày => ngày bắt đầu công việc sau = ngày kết thúc công việc trước +1

F4=H3+1

Xác định ngày kết thúc một công việc

Chúng ta sẽ sử dụng hàm WORKDAY.INTL để tính ngày kết thúc công việc

Cú pháphàmWORKDAY.INTL

=WORKDAY.INTL[start_date;days;[weekend];[holidays]]

Trong đó:

start_date: Ngày bắt đầu

days: Thời gian làm việc

weekend: Cuối tuần [ bạn nhấp chọn các lựa chọn có sẵn của Excel]

holidays: Lễ tết

Trong ví dụ này, ta tính ngày kết thúc với điều kiện nghỉ lễ 02/09/2020 và nghỉ chủ nhật như sau:

=WORKDAY.INTL[F3;G3;11;$M$1]

Và sử dụng Filldown công thức tại cột ngày kết thúc

Xem thêm:Tìm hiểu cách xác định tiến độ dự án với hàm workday trong Excel

Các bước

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 3:
So sánh hai cột

1
Chọn ô đầu tiên của một cột trống. Khi so sánh hai cột trong một bảng tính, bạn sẽ phải cho hiển thị kết quả vào một cột trống. Hãy đảm bảo rằng bạn đã bắt đầu từ ô nằm cùng hàng với ô đầu của hai cột định so sánh.
- Ví dụ, nếu hai cột muốn so sánh bắt đầu từ A2 và B2, hãy chọn ô C2.
2
Đánh công thức so sánh dành cho hàng đầu tiên. Công thức này sẽ so sánh A2 và B2. Thay đổi giá trị ô nếu cột của bạn bắt đầu ở những ô khác:
- =IF[A2=B2,"Khớp","Không khớp"]
3
Nhấn đúp vào hộp Điền thông tin [Fill] ở góc dưới của ô. Nhờ đó, công thức sẽ được áp dụng cho tất cả các ô còn lại trong cột, tự động điều chỉnh giá trị tương ứng.
4
Tìm kết quả Khớp và Không khớp. Chúng sẽ cho biết liệu dữ liệu trong hai ô có trùng khớp hay không. Cách này áp dụng được với chuỗi ký tự, ngày tháng, số và thời gian. Lưu ý rằng việc viết hoa hay viết thường không được xem xét khi so sánh ["ĐỎ" và "đỏ" sẽ được coi là trùng khớp].[1]

Phương pháp 2

Phương pháp 2 của 3:
So sánh song song hai sổ làm việc

1
Mở sổ làm việc đầu tiên trong số hai sổ mà bạn muốn so sánh. Bạn có thể sử dụng chức năng Hiển thị Song song có trong Excel để cùng lúc quan sát hai tập tin Excel khác nhau trên màn hình. Bạn còn có thêm lợi ích của việc cuộn hai trang cùng một lúc.
2
Mở sổ làm việc thứ hai. Lúc này, hẳn là bạn nên có hai sổ làm việc Excel được mở trên máy tính.
3
Nhấp vào thẻ Hiển thị [View] trên bất kỳ cửa sổ nào.
4
Nhấp tùy chọn Hiển thị Song song [View Side by Side]. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn này trong khu vực Cửa sổ [Window] của thanh thực đơn. Cả hai sổ làm việc đều sẽ hiển thị trên màn hình và được xếp từ trên xuống dưới.
5
Nhấp vào Xếp Toàn bộ [Arrange All] để thay đổi hướng sắp xếp.
6
Nhấp vào Chiều dọc [Vertical] và rồi Đồng ý [OK]. Sổ làm việc sẽ thay đổi sao cho một sổ nằm bên trái và một sổ nằm bên phải.
7
Cuộn một cửa sổ để di chuyển cả hai. Khi chế độ Hiển thị Song song được bật, việc cuộn sẽ có tác dụng đồng thời với cả hai cửa sổ. Nhờ đó, bạn dễ dàng tìm được sự khác biệt khi cuộn dọc bảng tính.
- Bạn có thể thoát khỏi tính năng này bằng cách nhấp vào nút Cuộn Đồng bộ [Synchronous Scrolling] ở thẻ Hiển thị.

Phương pháp 3

Phương pháp 3 của 3:
So sánh, tìm sự khác biệt của hai bảng tính

1
Mở sổ làm việc có chứa hai bảng tính mà bạn muốn so sánh. Để sử dụng công thức so sánh này, cả hai bảng tính phải nằm trong cùng một tập tin.
2
Nhấp vào nút + nhằm tạo một bảng tính trống. Bạn sẽ tìm được nó ở phần dưới màn hình, nằm về phía bên phải của các bảng tính đang mở.
3
Đặt con trỏ vào ô A1 trong bảng tính mới.
4
Nhập công thức so sánh. Hãy đánh hoặc sao chép công thức sau vào ô A1 trong bảng tính mới của bạn:
- =IF[Sheet1!A1 Sheet2!A1, "Sheet1:"&Sheet1!A1&" vs Sheet2:"&Sheet2!A1, ""]
5
Nhấp chuột và kéo hộp Điền thông tin ở góc ô.
6
Kéo hộp Điền thông tin xuống dưới. Kéo xuống đến hàng nơi mà dữ liệu trong hai bảng tính kết thúc. Ví dụ, nếu bảng tính của bạn kéo dài đến Hàng 27, hãy kéo hộp này xuống đến hàng đó.
7
Kéo hộp Điền thông tin sang phải. Sau khi đã kéo xuống, hãy kéo nó sang phải để bao trọn bảng tính gốc. Ví dụ, nếu bảng tính của bạn mở rộng đến Cột Q, hãy kéo hộp này đến cột đó.
8
Tìm sự khác biệt trong những ô không trùng khớp. Sau khi kéo trải hộp Điền thông tin trong bảng tính mới, bạn sẽ thu được các ô với thông tin cho biết liệu có sự khác biệt giữa các bảng tính hay không. Ô sẽ hiển thị giá trị của ô trên bảng tính đầu tiên và giá trị của cùng ô đó trên bảng tính thứ hai.
- Ví dụ, A1 trong Bảng tính 1 là "Apples" và A1 trong Bảng tính 2 là "Oranges". A1 trong Bảng tính 3 sẽ hiển thị "Sheet1:Apples vs Sheet2:Oranges" khi sử dụng công thức so sánh này.[2]

1. Sử dụng hàm Exact để so sánh dữ liệu

Mô tả

Hàm Exact thực hiện so sánh hai chuỗi văn bản, trả về giá trị True nếu hai chuỗi trùng nhau, trả về giá trị False nếu hai chuỗi dữ liệu khác nhau. Chú ý Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh.

Cú pháp

EXACT[Text1, Text2]

Trong đó: Text1, Text2 là hai chuỗi văn bản cần so sánh, là hai tham số bắt buộc.

Chú ý

- Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh nhưng nó không phân biệt định dạng.

Ví dụ

So sánh dữ liệu tương ứng theo hàng giữa cột 1 và cột 2. Tại ô cần so sánh nhập công thức: EXACT[D4,E4]

Nhấn Enter kết quả trả về giá trị False tức hai giá trị không trùng nhau do khác nhau chữ cái đầu tiên in thường và in hoa:

Tương tự sao chép công thức cho các giá trị còn lại được kết quả:

Tuy nhiên với hàm này bạn không thể so sánh 1 giá trị trong cột 1 so sánh với tất cả các dữ liệu trong cột 2 để tìm sự trùng lặp. Với hàm này bạn chỉ có thể so sánh tương ứng giữa các hàng với nhau.

1. Khi nào cần so sánh dữ liệu 2 cột

- Khi nhắc đến việc so sánh thì chắc chắn là phải có ít nhất là 2 đối tượng để đối chiếu, điều cơ bản của việc so sánh là tìm ra sự giống và khác nhau.

- So sánh dữ liệu 2 cột trong Excel cũng vậy, mục đích của việc so sánh là phải tìm ra sự giống và khác cho mục đích của công việc cần làm.

2. Cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel

- Excel cung cấp tính năng so sánh dữ liệu 2 cột bằng nhiều cách khác nhau, nhưng chuẩn nhất và dễ dàng nhất cho người sử dụng bằng hàm COUNTIF. Đây là hàm thống kê được sử dụng nhiều nhất khi thực hiện thủ thuật so sánh hai cột dữ liệu trong Excel.

2.1. Hàm COUNTIF

- Hàm COUNTIFđược dùng để đếm các ô thỏa mãn những điều kiện nào đó được đưa ra trong phạm vi điều kiện khoanh vùng. Khi thực hiện so sánh hai cột dữ liệu trong học Excel online sẽ dùng hàm này để so sánh.

- Đây cũng là một trong số các công thức hàm cơ bản của hệ thống hàm trên trang tính Excel, với chức năng đếm ô theo yêu cầu trong phạm vi nhất định đã được định ra sẵn, ngoài ra được dùng với chức năng chủ yếu là để so sánh dữ liệu trong 2 cột nhất định để tìm ra sự tương đồng giống và khác nhau.

- Cú pháp của hàm:=COUNTIF[Range;Criteria]

Trong đó:

+ Range:Vùng chứa dữ liệu cần đếm [tham số bắt buộc].

+ Criteria:Điều kiện dùng để đếm dữ liệu [tham số bắt buộc].

- Cách thực hiện như sau:

- Bước 1:Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh

Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh

- Bước 2:Chọn bảng hàng cột thứ nhất khoanh vùng chọn > thay đổi tên bất kì viết liền không dấu, rồi Enter, tương tự với cột thứ 2 cũng vậy.