Ma trận Eisenhower là gì

Ma trận Eisenhower, hay còn được gọi là ma trận Khẩn cấp/Quan trọng [Urgent/Important], là một công cụ giúp chúng ta có thể quyết định và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Ma trận này được phát triển bởi Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ từ năm 1953 đến năm 1961. Trong thời gian tại vị, ông đã đưa ra các nhiệm vụ dẫn đến sự phát triển của Hệ thống Xa lộ Liên tiểu bang ở Hoa Kỳ, sự ra đời của internet [DARPA], khám phá không gian [NASA] và sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế [Đạo luật Năng lượng Nguyên tử].

Trước khi trở thành tổng thống, Eisenhower là tướng năm sao trong Quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của Lực lượng Đồng minh ở Châu Âu trong Thế chiến thứ hai, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện các cuộc xâm lược Bắc Phi, Pháp và Đức. Đồng thời, ông còn là Chủ tịch Đại học Columbia, Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO.

Chúng ta có thể thấy khối lượng công việc của Eisenhower rất nhiều. Mỗi ngày ông phải liên tục đưa ra các quyết định khó khăn, phải sắp xếp công việc cho hợp lý để có thể đáp ứng tất cả các nhiệm vụ của mình. Chính vì vậy, ông đã phát minh ra nguyên tắc mang tên ông, Eisenhower, giúp mọi người có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ khận cấp và quan trọng.

Cách thức hoạt động của ma trận Eisenhower

Ma trận của Eisenhower rất đơn giản, đối với một công việc hay nhiệm vụ, chúng ta cần phải phân tách ra dựa trên 4 khả năng:

• Khẩn cấp và quan trọng: Công việc chúng ta cần thực hiện ngay lập tức
• Quan trọng, nhưng không khẩn cấp: Công việc chúng ta sẽ lên lịch để thực hiện sau
• Khẩn cấp, nhưng không quan trọng: Công việc này có thể giao cho người khác làm thay
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng: Không cần thiết phải thực hiện công việc này.

Các công việc nhiệm vụ mang tính khẩn cấp và quan trọng đòi hỏi chúng ta phải thực hiện càng sớm càng tốt. Những việc này thường có thời hạn, để lại hậu quả nặng nề nếu chúng ta không thực hiện ngay lập tức. Đây là những công việc chúng ta không thấy được trước [từ các yếu tố bên ngoài không lường trước được, công việc đến bất ngờ], hoặc đây là những việc mà chúng ta đã trì hoãn trước đó và sắp đến thời hạn phải hoàn thành.

Nếu thường xuyên có nhiều công việc khẩn cấp và quan trọng, chúng ta nên thường xuyên lập kế hoạch để có thể lường trước và ngăn ngừa các nhiệm vụ đến một cách khẩn cấp. Sắp xếp kế hoạch hàng tuần, hàng tháng về những kế hoạch, mục tiêu, các nhiệm vụ sắp phải thực hiện. Thực hiện đánh giá tổng thể công việc vào cuối mỗi tuần, suy nghĩ xem kế hoạch của chúng ta đã hoạt động tốt ra sao và có những điều chỉnh cho tuần tiếp theo.

Nếu hầu hết công việc của chúng ta đến từ những yếu tố bên ngoài, những việc mà không thể ngờ tới và có thể sắp xếp trước được, thì ta nên thường xuyên lập các chiến lược về cách lập kế hoạch và dự đoán những việc này tốt hơn. Một cách thức phổ biến là chúng ta sẽ để trống lịch để có thời gian giải quyết những công việc đột xuất mà không nằm trong kế hoạch từ trước. Đôi khi, chúng ta cũng cần phải chủ động hơn trong quy trình làm việc, cân bằng lại khối lượng công việc cần thiết.

• Một đồng nghiệp bị ốm và nhờ chúng ta thực hiện giúp công việc quan trọng
• Đang trên đường đi làm thì xe bị hư
• Khách hàng đến công ty tìm chúng ta để phàn nàn
• Có một dự án gần đến thời hạn deadline
• Quản lý cấp trên yêu cầu nộp báo cáo về dự án gấp

Những công việc không khẩn cấp, nhưng quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu dài hạn của chúng ta. Những công việc này đôi khi không có thời hạn, vì vậy trong khi cuộc sống vẫn cứ tiếp diễn, chúng ta đôi khi lại bỏ quên những nhiệm vụ này để tập trung hơn vào công việc có tính khẩn cấp cao hơn. Tuy vậy, những công việc này có ảnh hưởng lớn đến tính hiệu quả trong các mục tiêu dài hạn của chúng ta.

Những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp rất quan trọng trong việc quản lý thời gian cá nhân. Loại công việc này không đòi hỏi chúng ta phải tập trung giải quyết càng sớm càng tốt, thay vào đó chúng ta có thể lên kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Từ đó chúng ta sẽ chủ động và ưu tiên các công việc giúp phát triển kỹ năng, tạo động lực cho bản thân. Cần lưu ý rằng nếu thực hiện những công việc này một cách cẩn thận và nghiêm túc, chúng ta hoàn toàn có thể giảm tải bớt các nhiệm vụ cấp bách.

• Tập thể dục mỗi ngày, khám sức khoẻ định kỳ
• Học các kiến thức và kỹ năng mới, tham dự các sự kiện giáo dục hoặc có liên quan đến ngành nghề công việc
• Lập kế hoạch cho các dự án dài hạn và ngắn hạn
• Xây dựng mạng lưới mối quan hệ cá nhân

Đây là những công việc có tính khẩn cấp, cần thực hiện ngay, tuy vậy những công việc này thường dựa trên kỳ vọng của người khác và không giúp chúng ta đạt những mục tiêu cá nhân lâu dài. Vì vậy, các loại công việc này không nhất thiết phải chiếm thời gian của chúng ta, thay vào đó có thể giao việc lại cho người khác làm thay. Nhưng tính cấp thiết của nhiệm vụ này vẫn cao, vì vậy chúng ta phải có những phương án để theo dõi, kiểm tra tiến độ, có thể là thông qua email, điện thoại, …

Các công việc nhiệm vụ có tính khẩn cấp nhưng không quan trọng đối với chúng ta thường liên quan đến mức độ ưu tiên của người khác, không thật sự có ý nghĩa đối với bản thân. Vì vậy chúng ta nên giao các nhiệm vụ này cho người khác. Nhưng nếu chúng ta không giao việc cho người khác được, thì sau đây là một số phương án để giải quyết:

• Ngăn những công việc này đến thường xuyên với chúng ta bằng cách tắt thông báo trên điện thoại và máy tính khi tập trung vào những việc quan trọng và cấp thiết hơn
• Nói rõ với người khác [có thể là người giao nhiệm vụ này cho chúng ta] về lượng thời gian có thể dành cho một nhiệm vụ nhất định
• Tránh làm những công việc không quan trọng vào buổi sáng, khi mà chúng ta có nhiều năng lượng nhất trong ngày
• Khéo léo từ chối nhiệm vụ được giao
• Trao đổi với cấp trên về khối lượng công việc được giao.

• Nhờ người khác ghi chép lại nội dung cuộc họp
• Khi mua đồ ăn, liệu chúng ta có thể nhờ phía cửa hàng giao hàng thay vì tự đến mua được không?
• Có điều gì trong cuộc sống mà chúng ta có thể tự động hoá được không?

Những công việc không khẩn cấp cũng không quan trọng là những hành động gây lãng phí thời gian cho chúng ta. Những nhiệm vụ này không góp phần vào việc thực hiện các mục tiêu của bản thân, ngược lại nó còn chiếm khá nhiều thời gian và công sức của chúng ta. Vì vậy ta nên loại bỏ, không nên thực hiện các loại công việc như thế này.

• Xem tivi, lướt facebook, chơi game quá nhiều
• Trả lời các email không cần thiết, thay vì vậy hãy tổ chức sắp xếp và quản lý thời gian thích hợp

Cách thức quản lý thời gian hiệu quả khi áp dụng ma trận Eisenhower

• Thường xuyên lập danh sách các công việc cần làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng. Hãy luôn đặt câu hỏi công việc nào quan trọng/không quan trọng, khẩn cấp/không khẩn cấp.
• Giới hạn số lượng công việc cần làm mỗi ngày: Mỗi loại thuộc ma trận Eisenhower không nên có quá 8 công việc cần thực hiện. Trước khi thêm một công việc nào đó vào trong ma trận, hãy đảm bảo rằng những công việc quan trọng kia đã thực hiện trước rồi.
• Chúng ta nên có 2 loại ma trận Eisenhower, một cho công việc, một cho cá nhân.
• Đừng để người khác can thiệp và làm gián đoạn mức độ ưu tiên thực hiện kế hoạch công việc của chúng ta. Nhất quyết phải làm theo những kế hoạch đã vạch sẵn ra trước.
• Khi đặt ra kế hoạch và mức độ ưu tiên thực hiện, hãy cố gắng hoàn thành công việc, không nên trì hoãn. Trì hoãn công việc nhiều sẽ tạo thành thói quen xấu cho bản thân và rất khó thay đổi thói quen này.

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet [DARPA], chương trình thăm dò không gian [NASA]và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế [Luật Năng lượng nguyên tử – Atomic Energy Act].

Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.

Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó?

Câu trả lời chính là phương pháp quản trị thời gian mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box.

Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?

Hãy tưởng tượng một tình huống đơn giản: bạn sắp đứng chia sẻ trước 100 chủ doanh nghiệp, chỉ có vài ngày để hoàn thành nội dung bài chia sẻ, công việc ở doanh nghiệp cũng rất nhiều, gia đình cũng có nhiều sự kiện sắp diễn ra.

Trước tình thế nhiều việc, bạn lo lắng, không biết làm việc gì trước, mọi thứ bắt đầu rối tung lên.

Những tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian là nguyên nhân của stress. Lúc này, việc áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định được điều gì cần phải làm đầu tiên và có nhiều giá trị nhất trong khoảng thời gian hữu hạn.

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới “loại bỏ” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.

Tại sao cần phân biệt việc quan trọng và việc khẩn cấp?

Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng chứ không phải vào những thứ khẩn cấp.

Việc quan trọng thường ít khẩn cấp, và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

• Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.

• Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường gắn với có liên quan tới người khác [mục tiêu của người khác], chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới….

Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.

Làm thế nào để phân loại công việc vào các cấp độ ưu tiên đúng?

Có 2 câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

Tôi đang làm việc này vì mục đích gì?

Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

3 Bước sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Bước 1:  liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

Bước 2: cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau [xem hình dưới đây].

1. Quan trọng và khẩn cấp  – nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức.

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp – nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau.

3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp – nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác.

4. Không quan trọng cũng không khẩn cấp – nhiệm vụ sẽ được loại bỏ.

Bước 3: xử lý 4 nhóm công việc theo thứ tự ưu tiên sau:

Ưu tiên cấp độ 1 – Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

1. Không đoán trước được thời điểm xảy ra: người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, e-mail công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng…

2. Đoán trước được thời điểm xảy ra: ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty…

3. Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: soạn nội dung thuyết trình, gửi bản chào hàng….

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục Ưu tiên cấp độ 2.

Ưu tiên cấp độ 2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Ưu tiên cấp độ 2 không yêu cầu làm ngay [không khẩn cấp] nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc…

Nếu đang làm việc Ưu tiên cấp độ 2 nhưng có phát sinh việc Cấp độ 1 => ưu tiên hoàn thành Cấp độ 1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt Cấp độ 2 chứ không để sang ngày hôm sau.

Ưu tiên cấp độ 3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè….

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói “không”, thông báo trước từ khi bắt đầu cuộc gọi bạn chỉ có ….thời gian, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

Ưu tiên cấp độ 4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện…

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

9 mẹo quản trị thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

• Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu

• Luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên

• Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc

• Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước

• Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân

• Có thể lập ma trận cho ngày/tuần/tháng, nhưng lập cho ngày là hợp lý nhất

• Đừng để bị phân tán, bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc

• Hãy viết kế hoạch ra giấy vào cuối ngày làm việc hoặc buổi tối hôm trước, tâm trí bạn sẽ thảnh thơi hơn và sẽ có một giấc ngủ ngon

• Cần phải biết chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì!

Ma trận Eisenhower có thể giúp ra quyết định hữu ích, gia tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục, có hiệu quả bằng phương pháp này thì không phải dễ dàng, cần phải có sự kiên trì.

___

Hãy like và chia sẻ bài viết này, nếu bạn thấy hữu ích!

ActionCOACH Thu Ngô 

ActionCOACH Doanh Chủ Firm

H2/3/4 COGO | tầng 16 Toà TNR-Vincom | 54A Nguyễn Chí Thanh | Đống Đa | HN

Tel: 0985586636 | [Trợ lý Nhàn Bùi 0966461956]

E-mail:

[Visited 6.292 times, 1 visits today]