Công cụ dụng cụ là một trong các loại tài sản của doanh nghiệp, nắm bắt được đặc điểm, cách phân bổ công cụ dụng cụ giúp cho bạn kiểm soát được lượng tài sản trong doanh nghiệp, tối ưu chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí vận hành doanh nghiệp. Hãy cùng GSOFT tham khảo những thông tin quan trọng sau đây để hiểu rõ công cụ dụng cụ là gì và vai trò của CCDC trong doanh nghiệp!
1. Công cụ dụng cụ là gì? Vai trò của công cụ dụng cụ trong vận hành doanh nghiệp
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động, có thể tham gia vào một chu kỳ hay nhiều chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. Công cụ dụng cụ là một trong những loại tài sản của doanh nghiệp, trong thời gian sử dụng thì cũng bị hao mòn giống như tài sản cố định hữu hình, tuy nhiên chưa đạt đủ điều kiện được công nhận là tài sản cố định hữu hình.
Theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC quy định tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, tham gia nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất và phải thỏa mãn 3 điều kiện ghi nhận như: thu được lợi ích kinh tế từ việc sử dụng tài sản, có thời gian sử dụng trên 1 năm và nguyên giá tài sản phải được xác định từ nguồn uy tín có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên.
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động phục vụ cho các hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nên đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp.
Trong các hoạt động sản xuất, chi phí công cụ dụng cụ thường chiếm một tỷ trọng không hề nhỏ trong chi phí sản xuất kinh doanh. Do đó nên nếu phân bổ, quản lý công cụ dụng cụ hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp hạ thấp chi phí sản xuất, tăng doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp.
2. Đặc điểm của công cụ dụng cụ là gì? Sự khác biệt giữa công cụ dụng cụ và tài sản cố định
Như vậy dựa vào 3 tiêu chuẩn trên, ta có thể thấy đặc điểm của một công cụ dụng cụ đó là:
– Có giá trị dưới 30 triệu đồng.
– Thu được lợi ích kinh tế từ việc sử dụng.
– Có hình thái vật chất cụ thể, bị hao mòn trong quá trình sử dụng.
– Có thể tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giữ nguyên hình thái vật chất cho tới khi công cụ dụng cụ đó hỏng và không còn sử dụng được nữa.
Bảng so sánh dưới đây sẽ cho bạn có cái nhìn tổng quan về điểm giống nhau, khác nhau giữa tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
Ví dụ: Doanh nghiệp mua 10 bộ bàn ghế, mỗi bộ bàn ghế có giá trị là 10.000.000 đồng sẽ chưa đủ điều kiện là tài sản cố định và được coi là công cụ dụng cụ. Tuy nhiên nếu gộp 10 bộ lại thì sẽ có giá trị là 100.000.000 đồng, doanh nghiệp có thể ghi nhận đây là hệ thống bàn ghế [10 bộ] với nguyên giá là 100.000.000 đồng, lúc này sẽ được ghi nhận là tài sản cố định.
3. Phân bổ công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
Hàng tháng, kế toán của mỗi doanh nghiệp sẽ hạch toán công cụ dụng cụ và chuyển giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí vận hành của doanh nghiệp nhằm giám sát và quản lý việc sử dụng công cụ dụng cụ một cách hợp lý, hiệu quả.
Căn cứ vào giá trị, tính chất của công cụ dụng cụ, doanh nghiệp sẽ phân bổ công cụ dụng cụ cho phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh.
3.1. Phân bổ công cụ dụng cụ theo giá trị
3.1.1. Phân bổ 1 lần
Đây là những công cụ dụng cụ có giá trị thấp và thời gian sử dụng không lâu, nên thường đưa thẳng vào chi phí vận hành của doanh nghiệp và được coi là công cụ dụng cụ không cần phân bổ.
Ví dụ: Trong vận hành của doanh nghiệp, các phòng ban luôn có nhu cầu in ấn văn bản, hợp đồng,… để phục vụ cho mục đích công việc. Chính vì đó nên doanh nghiệp thường trữ sẵn giấy A4 ở gần máy photo cho mọi người dùng, giấy A4 có giá trị thấp và thời gian sử dụng không lâu nên sẽ được coi là công cụ dụng cụ không cần phân bổ.
3.1.2. Phân bổ nhiều lần
- Là những công cụ dụng cụ có giá trị cao và sử dụng được trong nhiều chu kỳ sản xuất, kinh doanh, vận hành của doanh nghiệp. Thời gian sử dụng của những công cụ dụng cụ này thường dài hơn so với công cụ dụng cụ được phân bổ 1 lần.
- Tùy theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp, những công cụ dụng cụ này được chia thành 2 nhóm chính: công cụ dụng cụ phân bổ 2 lần và công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần.
– Công cụ dụng cụ phân bổ 2 lần [phân bổ 50%]: Như tên gọi của loại công cụ dụng cụ này, mỗi lần phân bổ thì sẽ chia đều giá trị và thời gian sử dụng ra thành 2 lần bằng nhau.
Cách phân bổ này có nghĩa là khi xuất sử dụng CCDC, kế toán sẽ phân bổ một nửa giá trị của CCDC xuất dùng vào chi phí vận hành trong kỳ. Trong từng kỳ sử dụng, nếu CCDC có bị hỏng thì kế toán tiến hành phân bổ phần giá trị còn lại của CCDC bị hỏng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ báo hỏng.
Ví dụ: Một máy chiếu có giá trị 10.000.000 đồng và được sử dụng trong vòng 12 tháng, phân bổ thành 2 lần. Như vậy khi thực hiện phân bổ công cụ dụng cụ đó, kế toán sẽ chia giá trị, thời gian phân bổ của CCDC thành 2 phần bằng nhau, sau 6 tháng lại tiến hành phân bổ CCDC, mỗi lần phân bổ sẽ có giá trị là 6.000.000 đồng. Trong kỳ 2 sử dụng, phòng ban sử dụng báo máy chiếu đã bị hỏng, không sửa chữa được, giá trị phế liệu thu hồi của máy là 1.500.000 đồng, khi đó giá trị còn lại của CCDC báo hỏng = 10.000.000/2 – 1.500.000 = 3.500.000 đồng.
– Công cụ dụng cụ phân bổ nhiều lần: Các công cụ dụng cụ này sẽ được phân bổ thành nhiều lần trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên thì giá trị phân bổ của loại công cụ dụng cụ này tối đa không quá 36 tháng [3 năm].
Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định: “Đối với tài sản là công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển,… không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định thì chi phí mua tài sản nêu trên được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.”
Lưu ý rằng nếu chi phí phân bổ CCDC quá 3 năm thì chi phí này sẽ không được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Giá trị của công cụ dụng cụ sẽ được chia đều theo số kỳ đăng ký phân bổ của doanh nghiệp, mỗi kỳ được hiểu là 1 tháng trong chu kỳ kinh doanh 12 tháng của doanh nghiệp.
Ví dụ: Doanh nghiệp X mua 2 máy tính để bàn hiệu SamSung, với giá trị là 13.200.000 đồng/1 cái, tổng số kỳ phân bổ sử dụng là 24 tháng và đối tượng phân bổ sử dụng máy là bộ phận lễ tân. Máy tính để bàn có giá trị cao và được phân bổ chia đều theo số kỳ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp nên đây sẽ là công cụ dụng cụ được phân bổ nhiều lần.
3.2. Phân bổ công cụ dụng cụ theo tính chất và theo các yếu khác
Đối với các doanh nghiệp sở hữu các công cụ dụng cụ phục vụ cho công tác xây dựng cơ bản thì các CCDC này sẽ được phân loại theo tính chất. Công cụ dụng cụ này dễ di chuyển và được sử dụng cho nhiều công trình khác nhau, ví dụ như là: giàn giáo, cốp pha, dụng cụ lắp đặt chuyên nghiệp, máy hàn, máy cưa, đồ bảo hộ lao động,…
Bên cạnh đó thì công cụ dụng cụ còn được phân bổ theo các yếu tố khác như:
– Phân bổ dựa trên công tác quản lý, ghi chép của kế toán: bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê, thiết bị, phụ tùng thay thế,…
– Phân bổ dựa trên mục đích sử dụng: dùng cho sản xuất kinh doanh, dùng cho quản lý, dùng cho mục đích khác,…
4. Cách quản lý công cụ dụng cụ hiệu quả cho doanh nghiệp
Sử dụng excel để quản lý công cụ dụng cụ mang đến những ưu điểm cho bạn như:
– Excel thân thuộc với mọi nhân viên văn phòng, đặc biệt là với kế toán viên, bởi trong excel có nhiều hàm, công thức phù hợp, hỗ trợ trong việc tạo danh sách, báo cáo, thống kê,…
– Do thân thuộc nên excel không mất nhiều gian để tìm hiểu, không đòi hỏi kế toán viên có kiến thức chuyên sâu về cơ sở dữ liệu.
– Excel được sử dụng rộng rãi và cài đặt sẵn trên nhiều PC, máy tính của công ty.
Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp lớn, có nhiều tài sản, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… thì việc quản lý công cụ dụng cụ trên excel sẽ không còn là giải pháp quản lý tối ưu nữa, vì những nguyên nhân như:
– Cơ sở dữ liệu quá lớn, kế toán viên không thể nào kiểm soát hoàn toàn, sử dụng excel khiến cho kế toán viên trở nên bị động, gặp nhiều khó khăn trong công việc.
– Tính bảo mật dữ liệu thấp, dễ dàng xảy ra các vấn đề như mất file, mất dữ liệu,… khi dữ liệu bị xóa thì khó khăn trong vấn đề khôi phục dữ liệu.
– Các file được lưu riêng lẻ, không theo hệ thống, gây mất thời gian trong việc kiểm tra, rà soát dữ liệu.
– Dữ liệu về CCDC không đồng bộ do thông tin về CCDC được nhập khác nhau bởi nhiều phòng ban, đơn vị.
– Quản lý excel gây khó khăn trong việc tìm kiếm các chứng từ, dữ liệu đi kèm.
– Khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin công cụ dụng cụ, bàn giao dữ liệu ngay lập tức khi mà dữ liệu thường tập trung ở vài người nhất định.
– Khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu để thực hiện kiểm kê, làm báo cáo tài chính cuối năm.
Nhằm giải quyết bài toán liên quan đến công tác quản lý, sử dụng CCDC hiệu quả, GSOFT cung cấp phần mềm quản lý tài sản gAMSPro giúp cho doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý, mang đến hiệu quả trong việc vận hành doanh nghiệp. Quản lý công cụ dụng trên hệ thống phần mềm gAMSPro mang đến nhiều lợi ích cho bạn khi sử dụng như:
– Kiểm soát được số lượng và giá trị CCDC trên một hệ thống duy nhất.
– Phần mềm cho phép bạn kiểm tra các CCDC còn tồn kho và phân bổ CCDC theo các kỳ.
– CCDC được “định danh” và sử dụng hệ thống mã vạch giúp lưu trữ thông tin, dữ liệu CCDC một cách chuyên nghiệp nhất khi đưa CCDC vào sử dụng, quản lý.
– Kiểm soát được hoàn toàn vòng đời của một CCDC [được nhập từ nhà cung cấp nào, được sử dụng ở phòng ban nào, luân chuyển qua những phòng ban nào, có nằm trong kế hoạch thu hồi, thanh lý tài sản hay không].
– Phần mềm cho phép bạn thực hiện trích xuất báo cáo nhanh chóng: báo cáo chuẩn GAAP, theo yêu cầu hoặc những báo cáo chuyên sâu khác.
– Thực hiện kiểm kê tài sản nhanh chóng, dữ liệu liên quan đến các đợt kiểm kê đều được lưu trữ, cập nhật trên hệ thống phần mềm.
Sau bài viết này, ắt hẳn bạn đã hiểu công cụ dụng cụ là gì cũng như vai trò của CCDC trong vận hành doanh nghiệp. Nếu bạn cần một giải pháp quản lý tài sản tinh gọn, khoa học, liên hệ GSOFT ngay để được tư vấn!