Các cách thức truyền thông sự kiện hiệu quả
Khi tổ chức sự kiện tại đây muốn nhắm đúng đối tượng mà đạt hiệu quả cao, ít tốn kém, người tổ chức luôn biết tận dụng hiệu quả các công cụ truyền thông. Dưới đây là một số công cụ truyền thông sự kiện vô cùng hiệu quả. Show
1. Truyền thông hiệu quả thông qua báo chíBáo chí là kênh phương tiện truyền thông đạt hiệu quả lớn và là đối thủ của nhiều phương tiện truyền thông khác. Đến ngày nay, báo chí vẫn có tầm ảnh hưởng lớn đến xã hội. Chính vì vậy, sự kiện để thành công luôn cần sự có mặt của báo chí. Một thông báo báo chí lôi cuốn và cung cấp đầy đủ thông tin sẽ nhận được phía quan tâm từ người đọc. Lưu ý, tránh để họ nghĩ rằng đây là một bài quảng cáo PR. Nội dung của thông cáo báo chí phải trả lời 5 câu hỏi:
2. Truyền thông hiệu quả thông qua websiteHiện nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều có website riêng và luôn cố gắng duy trì nó. Mỗi công ty, doanh nghiệp nên tạo ra website có thiết kế đẹp mắt, đơn giản nhưng để lại ấn tượng để quảng bá sản phẩm. Website đang dần trở thành kênh thông tin truyền thông hữu hiệu và phổ biến nhất hiện nay cho mọi doanh nghiệp. 3. Truyền thông qua Internet, mạng xã hội,…Đây là những công cụ vô cùng nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm khi muốn lan truyền thông tin. Người tổ chức chỉ cần gửi e-mail thông báo đến các đối tượng nhắm tới. Những người này sẽ chuyển thông tin đến người khác nếu sản phẩm ấy thật sự mang lại hiệu quả. Những trang mạng xã hội khá nổi tiếng tại Việt Nam có thể kể đến như: Facebook, Google+, Zingme… 4. Chuẩn bị phương tiện truyền thông hiệu quảSự kiện bạn tổ chức sẽ đạt hiệu quả cao hơn khi đầy đủ thông tin cơ bản về:
Người tổ chức cũng nên photo các bài viết hay những bức ảnh nói về sự kiện bạn chuẩn bị tổ chức. Bạn cũng có thể ghi lại những lời chứng thực của nhân vật nổi tiếng từng đến trải nghiệm. Ngoài ra, bạn cũng nên viết một bức thư ngắn gọn với đầy đủ thông tin cá nhân, tạo thành một bộ press kit. 5. Truyền thông hiệu quả qua việc tận dụng mối quan hệCác mối quan hệ của bạn sẽ là truyền thông offline vô cùng hữu ích. Nguồn truyền thông này vô cùng đáng tin cậy. Nguồn offline này có thể đến từ đội ngũ:
Truyền thông sự kiện qua các kênh online, đặc biệt là mạng xã hội Facebook đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với sự “sống còn” của sự kiện bởi đây là con đường nhanh và dễ dàng nhất để người dùng biết tới sự kiện và cân nhắc có tham gia hay không. Nếu bạn mong muốn tham gia truyền thông cho các hoạt động ngoại khóa trong trường đại học của mình, nhưng lại chưa biết bắt đầu từ đâu, đừng bỏ lỡ bài viết này. Trước hết, truyền thông sự kiện online có lợi ích gì?
Thời điểm tạo lập online event thường tùy thuộc vào tính chất của event và khoảng thời gian chuẩn bị mà team cần tới. Thông thường trung bình online event sẽ được lập 2-3 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Những nguyên tắc cơ bản khi truyền thông cho sự kiện online
Các bước truyền thông sự kiện onlineGiai đoạn 1: Truyền thông trước sự kiện Xác định mục tiêu của sự kiện Lựa chọn kênh truyền thông Chuẩn bị kế hoạch quảng bá cho sự kiện Kế hoạch quảng bá cho sự kiện bao gồm các phần cơ bản như sau: – Các nội dung đăng tải: Bài viết giới thiệu diễn giả, video giới thiệu về sự kiện, bài viết chia sẻ kiến thức… – Thời gian đăng tải nội dung: Khung giờ, tần suất đăng – Các kênh đăng tải: fanpage chính, mục thảo luận của event, fanpage của tổ chức khác, các hội nhóm… – Người phụ trách – Các yếu tố liên quan tới thiết kế: hình ảnh chủ đạo (key visual), mã màu, logo, font chữ, hình ảnh đại diện, ảnh bìa, banner… Giới thiệu diễn giả/khách mời Thông tin cơ bản về diễn giả (tên, vị trí công việc, nơi làm việc, thành tựu nổi bật…) có thể là chưa đủ để tạo nên niềm khao khát được trở thành một phần của sự kiện. Vì vậy, hãy cân nhắc chia sẻ những câu nói “tâm đắc” từ diễn giả, tóm tắt những nội dung mà họ sẽ đề cập, làm video teaser về sự kiện, trao đặc quyền cho một số lượng người đăng ký sớm (VD: nhận tài liệu do chính tác giả soạn thảo, tham gia một buổi coffee sharing miễn phí với diễn giả…) Tạo sự gấp gáp bằng vé early bird Tạo sự gấp gáp bằng cách đếm lùi tới ngày sự kiện diễn ra Giai đoạn 2: Truyền thông trong sự kiện Cung cấp nội dung “tươi sống” Sử dụng hashtag Một hashtag hiệu quả cần đáp ứng một số tiêu chí sau: – Dễ nhớ – Đơn giản, dễ nhận ra – Được phát tán rộng rãi – Được sử dụng xuyên suốt trước, trong và sau sự kiện – Không gây nhầm lẫn: không có gì đáng tiếc hơn một sự kiện được chia sẻ rộng rãi với một hashtag…sai lỗi chính tả Để thúc đẩy hashtag được phát tán rộng rãi, hãy cân nhắc tổ chức một minigame hay giveaway đơn giản, yêu cầu người chơi sử dụng hashtag để có cơ hội nhận được quà tặng. Giai đoạn 3: Truyền thông sau sự kiện Các hoạt động truyền thông chính trong giai đoạn này là video recap về sự kiện, tổng hợp các bài báo viết về sự kiện, đăng tải những phản hồi từ người tham dự. Tạm kếtTruyền thông trên các kênh online, đặc biệt là mạng xã hội Facebook đã trở thành yêu cầu không thể thiếu với các sự kiện thuộc tính chất và quy mô lớn nhỏ khác nhau. Nỗ lực truyền thông cần được tập trung nhiều nhất cho giai đoạn trước và trong khi sự kiện diễn ra, trong khi đó, giai đoạn sau sự kiện thường chỉ đóng vai trò tổng kết và gợi nhớ về sự kiện. Một bản kế hoạch quảng bá sự kiện rõ ràng, chặt chẽ theo từng giai đoạn sẽ giúp bạn có một hình dung cụ thể về những gì cần thực hiện, cũng như theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả sau đó. Cũng giống như doanh nghiệp, mỗi sự kiện hay CLB sinh viên đều cần có một “thương hiệu” riêng làm nên bản sắc, đặc trưng và sức hấp dẫn của mình. Tham gia khóa học Markteting Foundation ngay để nắm vững kiến thức marketing nói chung và truyền thông thương hiệu nói riêng, áp dụng cho cả hoạt động ngoại khóa cũng như môi trường kinh doanh chuyên nghiệp bạn nhé!
|