Chương trình bảng tính điện tử là gì và nó được sử dụng để làm gì?
Định nghĩa: Ban đầu, một bảng tính đã và vẫn có thể là một tờ giấy được sử dụng để lưu trữ và hiển thị dữ liệu tài chính.
Chương trình bảng tính điện tử là một ứng dụng máy tính tương tác như Excel, OpenOffice Calc hoặc Google Trang tính bắt chước bảng tính giấy.
Như với phiên bản giấy, loại ứng dụng này được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp và thao tác dữ liệu , nhưng nó cũng có một số tính năng và công cụ tích hợp, chẳng hạn như chức năng , công thức, biểu đồ và công cụ phân tích dữ liệu. để làm việc và duy trì lượng lớn dữ liệu.
Trong Excel và các ứng dụng hiện tại khác, các tệp bảng tính riêng lẻ được gọi là sổ làm việc .
Tổ chức tệp bảng tính
Khi bạn xem một chương trình bảng tính trên màn hình - như đã thấy trong hình trên, bạn sẽ thấy một bảng hình chữ nhật hoặc lưới các hàng và cột . Các hàng ngang được xác định bằng số [1,2,3] và các cột dọc với các chữ cái của bảng chữ cái [A, thee basic unitB, ceaC]. Đối với các cột vượt quá 26, các cột được xác định bằng hai hoặc nhiều chữ cái như AA, AB, AC.
Điểm giao nhau giữa một cột và một hàng là một hộp hình chữ nhật nhỏ được gọi là đơn vị cơ bản biển. Một ô để lưu trữ dữ liệu trong bảng tính. Mỗi ô có thể chứa một giá trị hoặc một mục dữ liệu duy nhất.
Một tập hợp các hàng và cột của các ô tạo thành một trang tính - trong đó đề cập đến một trang hoặc trang tính trong một sổ làm việc.
Bởi vì một trang tính chứa hàng nghìn ô, mỗi ô được cung cấp một tham chiếu ô hoặc địa chỉ ô để xác định nó. Tham chiếu ô là sự kết hợp của chữ cái cột và số hàng như A3, B6, AA345 .
Vì vậy, để đặt tất cả lại với nhau, một chương trình bảng tính , chẳng hạn như Excel, được sử dụng để tạo tệp sổ làm việc chứa một hoặc nhiều trang tính chứa cột và hàng dữ liệu lưu trữ ô.
Kiểu dữ liệu, công thức và hàm
Các loại dữ liệu mà một ô có thể chứa bao gồm số và văn bản.
Công thức - một trong những tính năng chính của phần mềm bảng tính - được sử dụng để tính toán - thường liên quan đến dữ liệu chứa trong các ô khác. Các chương trình bảng tính bao gồm một số công thức tích hợp được gọi là các hàm có thể được sử dụng để thực hiện một loạt các tác vụ phổ biến và phức tạp.
Lưu trữ dữ liệu tài chính trong bảng tính
Bảng tính thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính. Các công thức và hàm có thể được sử dụng trên dữ liệu tài chính bao gồm:
- Thực hiện các hoạt động toán học cơ bản như tổng cột và các hàng số liệu.
- Tìm các giá trị như lợi nhuận hoặc thua lỗ.
- Tính toán các kế hoạch trả nợ cho các khoản vay hoặc thế chấp.
- Tìm giá trị trung bình, lớn nhất hoặc tối thiểu trong một phạm vi dữ liệu được chỉ định.
Sử dụng khác cho bảng tính điện tử
Các hoạt động phổ biến khác mà bảng tính có thể được sử dụng để bao gồm:
- vẽ biểu đồ hoặc dữ liệu biểu đồ để hỗ trợ người dùng trong việc xác định xu hướng dữ liệu;
- phân loại và lọc dữ liệu để tìm thông tin cụ thể.
Mặc dù các bảng tính được sử dụng rộng rãi để lưu trữ dữ liệu, chúng không có khả năng giống nhau để cấu trúc hoặc truy vấn dữ liệu như các chương trình cơ sở dữ liệu chính thức.
Thông tin được lưu trữ trong tệp bảng tính cũng có thể được tích hợp vào bản trình bày điện tử, trang web hoặc được in ra dưới dạng báo cáo.
Ứng dụng Killer & # 34;
Bảng tính là ứng dụng sát thủ gốc cho máy tính cá nhân. Các chương trình bảng tính sớm, như VisiCalc [phát hành năm 1979] và Lotus 1-2-3 [phát hành năm 1983], phần lớn chịu trách nhiệm về sự phát triển của các máy tính như Apple II và IBM PC như các công cụ kinh doanh.
Phiên bản đầu tiên của Microsoft Excel được phát hành vào năm 1985 và chỉ chạy trên các máy tính Macintosh. Bởi vì nó được thiết kế cho Mac, nó bao gồm một giao diện người dùng đồ họa bao gồm các menu kéo xuống và các khả năng trỏ và nhấp chuột bằng cách sử dụng chuột. Mãi đến năm 1987 phiên bản Windows đầu tiên [Excel 2.0] mới được phát hành.
Nói tới ứng dụng văn phòng không ai là không nghĩ tới bộ phần mềm Office chuyên biệt của Microsoft. Khi mà nhà nhà, người người đều sử dụng Word, Excel, … cho những công việc hàng ngày. Chính vì lí do này việc sử dụng những tính năng của Excel trong Word sẽ đem đến cho người dùng những trải nghiệm thoải mái đầy tiện dụng.
Xem thêm: Cách lưu ảnh WebP thành PNG, JPG trên Chrome và Cốc cốc
Về bản chất, việc truy cập bảng tính của Excel bên trong Word chính là việc nhúng một bản sao mini của Excel ngay bên trong trang làm việc của Word. Trong khi chỉnh sửa phần Excel của tài liệu, bạn có quyền truy cập vào tất cả các tính năng của Excel như thể đang sử dụng phần mềm Excel một cách độc lập.
Dưới đây mình sẽ hướng dẫn bạn đọc các bước thực hiện cơ bản trên Office 2016.
Bước 1: Mở Microsoft Word hoặc tài liệu Word chuyên dụng mà bạn cần thêm bảng. Tiến hành Click Insert → Table → Excel Spreasheet.
Bước 2: Đây là ví dụ cơ bản về một bảng tính với các giá trị được mình thêm vào tài liệu. Mọi thao tác trên bảng tính này đều được thực hiện một cách dễ dàng. Trải nghiệm với thao tác xổ nhanh Số Thứ Tự, Format Cell hay các hàm tính toán đặc biệt sẽ mang đến sự thoải mái và tiện dụng cho người dùng thay cho Table đơn thuần của Word.
Không giống như Excel có số lượng các hàng và cột vô hạn nhưng bảng tính trong tài liệu Word sẽ bị giới hạn. Để thay đổi số hàng và cột hiển thị, bạn có thể click chuột trái và kéo điểm neo, các ô màu đen xuất hiện ở mỗi góc và điểm giữa của hộp xung quanh bảng tính Excel.
Bước 3: Khi hoàn thành chỉnh sửa nội dung của bảng tính, bạn có thể click vào bất kỳ phần nào khác bên ngoài bảng tính để trở lại trang soạn thảo của Word.
Bước 4: Để bắt đầu chỉnh sửa lại bảng tính Excel, bạn nhấn đúp vào bất kỳ nơi nào bên trong nó để mang bảng điều khiển Excel trở lại.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhúng các file Excel hoặc bất kì file tài liệu PowerPoint, Access đã có trong máy tính, thuận tiện khi chia sẻ tài kiệu đã được chuẩn bị. Các bước thực hiện cũng tương đối đơn giản
Bước 1: Insert → Object để mở cửa sổ Opject.
Bước 2: Chọn Create from file → Browse để điều hướng và mở bảng tính Excel hay bất kì tài liệu nào bạn cần liên kết với tài liệu Word hiện tại.
Rõ ràng, với sự hỗ trợ tối đa từ Microsoft cũng như hệ sinh thái Office mạnh mẽ người dùng sẽ có được những trải nghiệm thoải mái nhất trong quá trình làm việc.
Dũng
Sử dụng google trang tính là một trong những trang tính tiện lợi có thể chia sẽ cho nhiều người thông tin cần thiết, tiện lợi để làm việc nhóm hoặc những mẫu trang tính cơ bản trong công việc. Ngoài Excel ra thì google trang tính cũng được sử dụng rộng rãi, với các tính năng, các loại hàm đều tương tự Excel.
Hôm nay phanmemmienphi.vn sẽ hướng dẫn sử dụng google trang tính mới nhất 2021
Sử dụng trang tính Google tạo trang và điền thông tin
Để có thể bắt đầu sử dụng Google Sheet thì bạn phải cần có ứng dụng website và tài khoản của google [cái này khá đơn giản nên mình cũng sẽ không nói trong bài viết] là có thể sử dụng được.
1/ Trước tiên là cách tạo một trang trắng
Có 2 cách để tạo một trang tính mới:
- Bấm vào nút ‘Mới’ trong phần Google Driver và chọn phần Google Sheet
- Vào phần ‘Tệp’ ở bên góc trái màn hình và chọn mới > Google Trang tính
Cách tạo mới Google Sheet
Với các bước này thì bạn có thể tạo được ra một trang trắng tinh dễ dàng cho bạn sử dụng và việc kế tiếp chỉ là nhập dự liệu của bạn vào thôi.
Trang trắng của Google Sheet
2/ Cách nhập dữ liệu sử dụng google trang tính
Khi bạn mở một trang bảng tính mới bạn có thể thấy dữ liệu bạn bắt đầu điền sẽ ở ô được chọn sẵn thường là ô 1-A ngay đầu bên trái màn hình, bạn không cần phải nhấn click đúp chuột để chọn ô nên sẽ không cần quá nhiều thực hành các bước bắng chuột.
Bạn có thể chọn bất kì ô nào bạn mong muốn để điền thông tin, khi bạn đã điền xong thì bạn ấn nút ‘Enter’ để lưu các thông tin bạn đã điền và chuyển đến ô kế tiếp.
Bạn có thể dùng nút ‘Tab’ để chuyển sang ổ bên phải cùng dòng hay sử dụng các phím mũ tên để di chuyển sang các ô bạn mong muốn. Ngoài ra bạn có thể sử dụng chuột để chọn ngay vào ô bạn muốn chỉ định để điền thông tin.
Nếu bạn không mong muốn ngồi gõ từng dữ liệu thì bạn có thể dùng cách ‘sao chép và dán’, và sao chép các nội dung bạn tìm thấy ở một trang website nào đó rồi dán vào các ô bạn muốn ở trong trang bạn đang làm.
Để có thể sao chép dữ liệu, bạn bôi đen dòng hoặc đoạn mà bạn muốn rồi sử dụng tổ hợp phím ‘ctrl+C’ để sao chép. Sau đấy bạn chọn vị trí các ô bạn mong muốn nhập thông tin, bắt đầu bôi đen các ô mong muốn điền thông tin rồi sử dụng tổ hợp phím ‘ctrl+V’, để có thể dán thông tin mà đã sao chép từ trước vào các ô đã chọn.
3/ Đổi tên, tải tập tin và sử dụng google trang tính
Để có thể đổi tên tập tin của bạn cách đơn giản chính là vào phần ‘Tệp’> ‘Đổi tên’, nhập tên mà bạn muốn đặt cho tập tin rồi ấn ‘Enter’ để hoàn thành thao tác.
Cách đổi tên tập tin của Google Sheet
Nếu mong muốn tải tập tin xuống máy tính của bạn để dễ dàng xem trên máy tính dưới các định dạng khác, chúng ta có cách như sau:
- Chọn ‘Tệp’> ‘Tải xuống dưới dạng’
- Chọn định dạng mà bạn muốn tải về rồi Google Sheet sẽ tự động download tập tin có đuôi dưới định dạng mà bạn đã chọn.
Cách tải tập tin Google Sheet xuống máy tính
Sử dụng các công thức để tính toán trên Google Sheet
Google Sheet, kiểu như hầu hết các ứng dụng thống kê khác, có một loạt các công thức tích hợp để hoàn thiện một số tác vụ thao tác tổng hợp và thống kê và dữ liệu.
Nếu bạn đã từng dùng các công thức trong excel thì bạn an tâm rằng Google Sheet y hệt như thế, bạn không phải lo nỗi lo phải ngồi tìm hiểu lại cách dùng vì điều đấy rất tốn nhiều thời gian.
Trong bài chỉ dẫn này, sẽ chỉ nói trọng điểm về 5 công thức cơ bản hay được dùng nhất trong tổng hợp và thống kê sẵn có trong biểu tượng ∑ góc bên phải của thanh công cụ.
Các công thức có bản của Google Sheet bao gồm:
- SUM: là phương pháp tính tổng công ty của các ô trong phạm vi mà bạn đã chọn
- AVERAGE: là công thức tìm mức trung bình của các cột mà bạn chọn [ Ví dụ: 1,2,3,4,5= mức trung bình là 3]
- Count: là công thức để tính giá trị của các ô trong phạm vi mà bạn chọn [ví dụ: 1,x,3,4,5= có 4 ô là có giá trị]
- Max: là công thức tìm giá trị cao nhất của các ô trong phạm vi mà bạn đã chọn [ ví dụ: 1,2,3,4,5= 5 là thành quả cao nhất]
- Min: là công thức tìm giá trị nhỏ nhất của các ô trong phạm vi mà bạn đã chọn [ ví dụ: 1,2,3,4,5= 1 là giá trị nhỏ nhất]
1/ Cách sử dụng SUM trong Excel
Công thức SUM là phương pháp tự động giúp bạn tính tổng giá trị của các ô mà bạn chọn. Chính vì lẽ đó công thức này rất hữu dụng giúp bạn đỡ phải tự tính toán các giá trị mà chỉ việc dùng công thức và để công cụ tự thực hiện công việc tính toán một cách nhanh chóng và đơn giản.
Có 3 cách để dùng công thức SUM
- Bôi đen những ô trong phạm vi mà bạn muốn tính tổng giá gị rồi ấn vào biểu tượng ∑ trên thanh công cụ rồi chọn SUM
- Chọn công thức SUM trong biểu tượng ∑ trên thanh công cụ, sau đó chọn phạm vi ô mà bạn mong muốn dùng thực hành các bước
- Tự gõ các phương pháp và phạm vi ô mà bạn muốn sử dụng thực hành các bước [khi gõ đừng bao giờ quên dấu =] .
Một khi bạn đã chọn một trong ba cách phía trên thì ấn nút ‘Enter’ để kết thúc thực hành các bước.
2/ Cách sử dụng AVERAGE trong Google Sheet
Công thức AVERAGE là công thức trả về trung bình [trung bình cộng] của các đối số.
Cách dùng phương pháp AVERAGE khá giản đơn, bạn chỉ phải bôi đen các thành quả ở các ô trong phạm vi mà bạn muốn, rồi bấm vào biểu tượng ∑ và thành quả hiện ra bên phải các ô bạn đã chọn chính là giá trị mà phương pháp đã tính ra.
3/ Cách sử dụng công thức COUNT
Phương pháp COUNT là phương pháp sử dụng để đếm số lượng ô có chứa các số, cùng lúc đó đếm các số có trong danh sách tham đối.
Cách sử dụng công thức count cũng rất đơn giản, bạn chọn ô mà bạn muốn hiện giá trị tính, kế tiếp chọn công thức Count trong biêt tượng ∑, cuối cùng dùng chuột chọn phạm vi mà bạn muốn tính, giá trị tính được sẽ xuất hiện trong ô mà bạn đã chọn ban đầu.
Cách dùng hai phương pháp Min và Max giống hệt như các sử dụng phương pháp COUNT, vì vậy các bạn chỉ cần làm giống như các bước của công thức COUNT là được.
Chia sẻ, bảo vệ và di chuyển dữ liệu trên Sheet
Điều khiến Google Sheet trở nên xuất sắc chính là khả năng ‘’đồng bộ hóa’’. bạn sẽ đơn giản cài đặt và sẻ chia dữ liệu của bạn cho bạn bè, cộng sự, hay là cho tất cả mọi người trong công ty, tùy thuộc theo ý muốn của bạn.
Để thực hiện được điều đấy, bạn chỉ cần:
- Chọn ‘Tệp’> ‘Chia sẻ’ hoặc bạn chỉ phải bấm vào nút sẻ chia màu xanh ngay bên góc phải màn hình.
- Chọn ‘Nâng cao’ rồi gõ mail người mà bạn muốn chia sẻ
- cài đặt tùy chọn bảo mật và kết thúc thao tác.
Tạm kết
Bài viết trên hướng dẫn sử dụng google trang tính do phanmemmienphi.vn tổng hợp. Mong bài viết trên có thể giúp các bạn sử dụng trang tính google một cách tiện lợi nhất và mong bài viết trên có thể cung cấp được nhiều hàm để sử dụng trong google trang tính.
Như Hoan