Rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ làm về thương mại gặp phải vấn đề liên quan đến chi phí vận chuyển. Cụ thể: Thuê nhiều chuyến vận chuyển nhỏ lẻ, chi phí thấp để giao hàng đến cho khách hàng. Tuy nhiên, khi tổng kết lại, chi phí phát sinh thực tế tương đối lớn. Có những doanh nghiệp phát sinh đến hàng trăm triệu. Nhưng do là chi phí vận chuyển thuê cá nhân nên không có hóa đơn. Vậy những chi phí nay có thể hợp thức hóa được không?
Căn cứ pháp luật
Hiện tại, các điều khoản chi tiết của Pháp luật chưa quy đinh quá rõ về chi phí vận chuyển mà không phát hành hóa đơn. Đây được liệt kê vào bộ câu hỏi dành cho Bộ tài chính.
Cổng thông tin Bộ tài chính Trả lời vào ngày 26/3/2015 như sau:
– Căn cứ khoản 3 Điều 5, khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính và khoản 2.4, Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN thì trường hợp Công ty thuê cá nhân để vận chuyển hàng hóa, Công ty phải yêu cầu người bán giao hóa đơn theo quy định.
Như vậy, về nguyên tắc, công ty sẽ phải yêu câu người bán giao hóa đơn.
Phương án xử lý
Trong thực tế, việc phát sinh chi phí vận chuyển thuê cá nhân diễn ra thường xuyên. Chi phí này thường nhỏ lẻ và không xuất được hóa đơn do không đủ điều kiện. Vì vậy, cần tìm phương án giải quyết cho doanh nghiệp.
Có thể giải quyết bằng 1 trong 2 phương án sau
Lập bảng kê chi phí vận chuyển
Công ty lập bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Cần chuẩn bị đủ chứng từ sau để chi phí vận chuyển là chi phí hợp lý thuế:
– Hợp đồng vận chuyển.
– Chứng từ thanh toán.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN [Nếu mức chi trả > 2tr/lần hoặc tháng]
– Bảng kê 01/TNDN.
Nếu mức chi trả từ hai triệu [2.000.000] đồng/lần hoặc tháng trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước để kê khai nộp vào ngân sách nhà nước.
Đảm bảo xử lý các chi phí phát sinh phù hợp với việc sử dụng dịch vụ Kế toán Thuế
Ký hợp đồng lao động thời vụ/ Theo thời hạn
Có thể trả chi phí cho việc vận chuyển bằng cách thuê nhân lực theo hợp đồng thời vụ.
Có thể ký hợp đồng lao động theo thời vụ, với các thông tin sau:
Hợp đồng
CMT phô tô
Chứng từ thanh toán
Bảng lương
Lưu ý: Phải có đầy đủ kê khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu mức chi phí thực hiện lớn hơn 2 triệu với 1 cá nhân.
Như vậy, bằng 2 phương án trên, công ty có thể tiến hành xử lý chi phí nhỏ lẻ và không thể xuất hóa đơn một cách linh hoạt./. - Tại điểm a, khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn lập hóa đơn có quy định như sau:
“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
- Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
…”
- Tại điểm 2.9 Phụ lục 4 Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn lập hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ đối với một số trường hợp có quy định:
“2.9. Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ theo quy định, khi bán hàng cơ sở lập hóa đơn theo quy định.”
- Tại khoản 5 Điều 44 Nghị định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn có hướng dẫn:
“5. Hàng hóa vận chuyển trên đường không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, phát hiện hành vi vi phạm thì ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định này, người nộp thuế còn bị xử phạt về hành vi trốn thuế theo quy định của Luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.”
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty có ký hợp đồng bán hàng tại kho của người mua thì khi xuất hàng vận chuyển đến nơi bán Công ty sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ theo quy định, khi bán hàng Công ty thực hiện lập hóa đơn, ngày lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại điểm a, khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.