Khi làm việc trong Excel, các thiết lập đều được mặc định nhưng đôi khi lại không phù hợp và không chuẩn khi chúng ta xử lý bảng dữ liệu Excel. Vì vậy Excel cung cấp cho người dùng mục thiết lập công cụ riêng biệt để chúng ta điều chỉnh lại khi làm việc. Các mục thiết lập này được tách biệt theo các nhóm khác nhau, với những mục đích thiết lập khác nhau giúp người dùng thuận tiện khi xử lý nội dung. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu tới bạn đọc các thiết lập trong Excel 2007.
- Cách lặp lại tiêu đề trong Excel 2007, 2010 và 2013 khi in
- 5 ác mộng đối với Excel và cách khắc phục
- Hướng dẫn tách nội dung cột trong Excel
- 2 cách tách cột Họ và Tên trong Excel
Các mục thiết lập trong Excel 2007
Tại giao diện trên Excel người dùng nhấn chọn vào biểu tượng Office ở góc trên cùng giao diện rồi chọn Excel Options.
Ngay sau đó sẽ hiển thị giao diện các nội dung của mục Options trong Excel. Có tất cả 9 nhóm thiết lập trong giao diện Options.
- Popular: Cung cấp các thiết lập về đặc điểm trên giao diện của Excel, như ẩn hiện Mini Toolbar, đổi màu giao diện Excel,…
- Formulas: Các chức năng tính toán công thức, kiểm tra lỗi.
- Proofing: Thiết lập chỉnh sửa và định dạng văn bản.
- Save: Tùy chỉnh lưu trữ dữ liệu.
- Advanced: Thiết lập các tùy chỉnh nâng cao như các chế độ chỉnh sửa, in ấn, chất lượng đồ họa, hiển thị, biểu đồ…
- Customize Tùy chỉnh Quick Access.
- Add-Ins: Các chương trình, phần mềm bổ trợ Excel
- Trust Center: Các thông tin về bảo mật, thiết lập bảo mật riêng tư.
- Resources: Thêm thông tin về bản Office, update.
1. Mục Popular
Trong mục Popular chúng ta sẽ nhìn thấy tùy chọn thay đổi font chữ, số lượng sheets hiển thị trong File Word, Người dùng có thể thay đổi lại font chữ mặc định theo ý muốn của mình. Tham khảo thêm bài viết Cách thiết lập font chữ mặc định và kích thước font chữ trên Excel.
2. Mục Proofing
Trong mục này có thiết lập Auto Correct để thiết lập viết tắt trong Excel. Với thiết lập này người dùng sẽ tiết kiệm thời gian trong việc gõ những nội dung dài, tránh phải viết lại nếu viết nhiều lần, hạn chế tình ạng viết sai. Cách thiết lập gõ tắt, viết tắt trên Excel bạn đọc tham khảo bài viết Hướng dẫn gõ tắt, viết tắt trên Excel.
3. Mục Save trong Options
Trong giao diện này tùy chọn Save AutoRecover information every sẽ cho phép người dùng thay đổi thời gian tự động lưu lại nội dung.
Bên dưới là thư mục lưu lại file khôi phục Excel khi bạn chưa kịp lưu và thư mục lưu file Excel mặc định.
4. Tùy chỉnh Quick Access trong Options
Thanh Quick Access là nơi chứa một số lệnh hiện nhanh trong Excel, có thể thêm hoặc bớt bất kỳ lệnh nào hỗ trợ người dùng l làm việc trên Excel.
Để thêm lệnh thực hiện trong Quick Access chúng ta nhấn vào Excel Options rồi chọn mục Customize. Trong giao diện Choose commands form chúng ta nhấn chọn vào lệnh muốn thêm, rồi nhấn nút Add ở chỉnh giữa để thêm. Nhấn OK để lưu lại.
Kết quả đã thêm lệnh trong Quick Access. Nếu muốn xóa thì nhấn Remove trong giao diện Customize.
Cũng trong giao diện Customize bạn có thể nhấn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon để đặt Quick Access Toolbar phía dưới thanh ribbon.
Kết quả thanh Ribbon hiển thị với vị trí mới.
5. Mục Trust Center
Mục này sẽ có các thiết lập bảo mật an toàn cho file Excel. Tuy nhiên nhiều người khi sử dụng Excel sẽ cần đến VBA thì phải bật Marco thì mới sử dụng được. Cách bật Macro trong Excel bạn đọc tham khảo trong bài viết Cách bật macro trên Excel.
Lưu ý với bạn đọc khi nào cần sử dụng Macro mới nên bật và tắt sau đó để hạn chế việc các thành phần nguy hiểm xâm hại máy tính qua các tập tin Excel tải từ trên mạng.
Quản Trị Mạng - Để bắt đầu với Excel 2007, bạn nên chú ý rằng có nhiều tính năng tương tự với các phiên bản trước. Và cũng có nhiều tính năng mới mà bạn có thể sử dụng. Có 3 tính năng bạn nên nhớ khi làm việc trong Excel 2007: Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, và Ribbon. Chức năng của những tính năng này sẽ được trình bày chi tiết trong bài viết dưới đây.
Thiết lập môi trường Excel 2007
Bảng tính
Một bảng tính là một tài liệu điện tử lưu trữ các kiểu dữ liệu khác nhau. Có các cột dọc và dòng ngang. Một ô là sự giao nhau của dòng và cột. Một ô có thể chứa dữ liệu và được sử dụng trong các phép toán của dữ liệu trong bảng tính. Một bảng tính Excel có thể chứa các workbook và worksheet. Workbook nắm giữ các worksheet có liên quan đến nhau.
Microsoft Office Button
Microsoft Office Button thực thi các chức năng mà được đặt trong menu File ở các phiên bản Excel trước. Nút này cho phép bạn tạo một workbook mới [New], mở một workbook đã có sẵn [Open], lưu [Save], lưu với tên file [Save As], in [Print], gửi [Send] và đóng [Close].
Ribbon
Ribbon là vùng phía trên cùng của tài liệu. Nó gồm 7 tab: Home, Insert, Page, Layouts, Formulas, Data, Review và View. Mỗi tab được chia thành các nhóm. Mỗi nhóm là tập hợp các tính năng được thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sẽ sử dụng trong quá trình làm việc hoặc chỉnh sửa bảng tính Excel.
Các tính năng phổ biến được hiển thị trong vùng Ribbon. Để xem các tính năng trong mỗi nhóm, kích mũi tên ở phía góc bên phải của mỗi nhóm.
- Home: Clipboard, Fonts, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing
- Insert: Tables, Illustrations, Charts, Links, Text
- Page Layouts: Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange
- Formulas: Function Library, Defined Names, Formula Auditing, Calculation
- Data: Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline
- Review: Proofing, Comments, Changes
- View: Workbook Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros
Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar là một thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn có thể sử dụng. Bạn có thể đặt Quick Access Toolbar lên phía trên hoặc phía dưới vùng Ribbon. Để thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar, kích vào mũi tên phía cuối thanh công cụ và kích Show Below the Ribbon.
Bạn cũng có thể thêm các mục vào Quick Access Toolbar. Kích phải vào bất kỳ mục nào trong Office Button hay Ribbon và Kích Add to Quick Access Toolbar và một phím tắt sẽ được thêm.
Thanh công cụ mini
Một tính năng mới trong Office 2007 là thanh công cụ mini. Đây là một thanh công cụ nổi được hiển thị khi bạn bôi đen đoạn văn bản hay kích phải vào văn bản. Nó hiển thị các công cụ định dạng phổ biến, như Bold, Italics, Fonts, Font Size và Font Color.
Một số tác vụ cơ bản
Phóng to và thu nhỏ bảng tính
- Định vị thanh Zoom [thanh thu phóng] ở góc dưới cùng bên phải.
- Nhấp chuột trái vào thanh trượt và kéo thanh trượt sang trái để thu nhỏ và sang phải để phóng to.
Cuộn theo chiều ngang trong bảng tính
- Xác định vị trí thanh cuộn ngang ở góc dưới cùng bên phải.
- Nhấp chuột trái vào thanh cuộn và di chuyển từ trái sang phải.
Thay đổi Page View
- Tìm các tùy chọn Page View ở góc dưới cùng bên phải. Các tùy chọn có sẵn là Normal, Page Layout và Page Break.
- Nhấp chuột trái vào một tùy chọn để chọn.
- Mặc định là Normal View [Chế độ xem thông thường].
Thêm các lệnh vào Quick Access Toolbar
- Nhấp vào mũi tên ở bên phải của Quick Access Toolbar.
- Chọn lệnh bạn muốn thêm từ danh sách drop-down. Nó sẽ xuất hiện trong Quick Access Toolbar.
HOẶC LÀ
- Chọn More Commands từ menu và một hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Chọn lệnh bạn muốn thêm.
- Nhấp vào nút Add.
- Nhấp vào OK.
Các lệnh Save, Undo và Redo sẽ xuất hiện theo mặc định trong Quick Access Toolbar. Bạn có thể muốn thêm các lệnh khác để sử dụng các tính năng Excel cụ thể thuận tiện hơn cho bạn.
Thu nhỏ và phóng to Ribbon
- Nhấp vào mũi tên drop-down bên cạnh Quick Access Toolbar.
- Chọn Minimize Ribbon từ danh sách. Ribbon sẽ biến mất.
- Để phóng to Ribbon, hãy nhấp lại vào mũi tên, sau đó chọn Minimize the Ribbon để tắt tính năng này.
Bạn cũng có thể thu nhỏ và phóng to Ribbon bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong menu chính và chọn Minimize the Ribbon trong menu xuất hiện.
Hệ thống Ribbon mới theo tab thay thế các menu truyền thống trong Excel 2007. Nó được thiết kế để dễ sử dụng và mang tính đáp ứng với tác vụ hiện tại của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể chọn tính năng thu nhỏ Ribbon, nếu bạn muốn sử dụng các menu hoặc phím tắt khác nhau.
Nút Microsoft Office
Nút Microsoft Office xuất hiện ở đầu cửa sổ Excel. Khi bạn nhấp chuột trái vào nút này, menu sẽ xuất hiện. Từ menu này, bạn có thể tạo bảng tính mới, mở các file hiện có, lưu file theo nhiều cách khác nhau và in file. Bạn cũng có thể thêm các tính năng bảo mật, gửi, xuất bản và đóng các file.
Thay đổi các tùy chọn Excel mặc định
- Nhấp vào nút Excel Options. Một hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Chọn một danh mục ở bên trái để truy cập các tùy chọn Excel khác nhau.
- Sửa đổi bất kỳ cài đặt mặc định nào.
- Nhấp vào OK.
Khi bạn tìm hiểu thêm về Excel và trở nên thành thạo khi sử dụng công cụ này, bạn có thể muốn sửa đổi một số cài đặt. Nếu là người dùng mới bắt đầu, tốt nhất bạn nên để cài đặt mặc định.