Trong một thế giới đầy biến động như hiện nay, mỗi doanh nghiệp luôn phải sẵn sàng để thích ứng với bất kỳ sự thay đổi nào và để làm được điều đó, một trong những hoạt động doanh nghiệp cần phải tiến hành tái cơ cấu tổ chức, hay còn gọi là tái thiết kế tổ chức. Vậy làm sao để thiết kế tổ chức thật hiệu quả mà không ảnh hưởng nhiều tới hoạt động doanh nghiệp. Đọc ngay bài viết dưới đây để có câu trả lời.
Thiết kế tổ chức là gì?
Thiết kế tổ chức chính là một quá trình lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức sao cho thật phù hợp với chiến lược cũng như những điều kiện, môi trường của tổ chức ấy. Như vậy, việc thiết kế tổ chức sẽ bắt đầu từ những vấn đề chung nhất: mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu tổ chức, tiêu chuẩn nghiệp vụ từng vị trí nhân sự chính sách làm việc, phương thức hoạt động và vận hành chức danh,…
Từ lâu thiết kế tổ chức luôn được đánh giá một nhiệm vụ phức tạp và nặng nề. Theo một nghiên cứu từ McKinsey & Company chỉ có chưa đến 25% nỗ lực tái thiết kế của các doanh nghiệp thành công, 44% sẽ cảm thấy quá sức sau khi tiến hành, ⅓ số đó sẽ không đạt mục tiêu hoặc cải thiện được hiệu suất tổ chức sau khi thực hiện.
Sai lầm thường gặp khi tiến hành thiết kế tổ chức?
Theo Ron Carucci nhà đồng sáng lập và đối tác quản lý Navalent, người có tới có tới hơn 30 năm kinh nghiệm đồng hành cùng các giám đốc điều hành trong việc giải quyết những thách thức về chiến lược, tổ chức và lãnh đạo doanh nghiệp, đã chỉ ra 3 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp thường xuyên mắc phải khi thiết kế tổ chức.
4 sai lầm đó chính là: quản trị kém; xây dựng các vị trí không phù hợp; xác định sai tầm kiểm soát; những chỉ số đo lường và biện pháp khuyến khích sai lệch.
#1 Quản trị kém
Đây là một trong những sai lầm phổ biến. Khi tiến hành thiết kế tổ chức doanh nghiệp đôi khi nhà lãnh đạo sẽ đề ra quá nhiều mục tiêu cần phải ưu tiên hay những nhiệm vụ ưu tiên cao trong tổ chức, bộ phận. Điều này vô tình sẽ khiến trong một vài trường hợp các ưu tiên này thường bị xung đột và khiến nhân viên hoang mang, không hoàn thành tốt nhiệm vụ, ảnh hưởng tới tiến độ chung của công việc. Bởi vậy nên khi tiến hành thiết kế tổ chức, ban lãnh đạo cần cân nhắc thật kỹ trước việc đề ra những nhiệm vụ, mục tiêu,… ưu tiên trong công việc.
#2 Xây dựng các vị trí không phù hợp
Nhiều nhà lãnh đạo thường cho rằng khi có quá nhiều nhân viên từ chức vấn đề ở đây chính nằm ở việc giữ chân nhân viên. Từ thực tế ấy, bộ phận HR của doanh nghiệp thường đề xuất nhiều biện pháp khuyến khích nhân sự ở lại:
- Đưa ra các tùy chọn cổ phiếu
- Tăng lương, tăng thưởng
- Đưa ra các vị trí mới có nhiều tiềm năng để lộ trình thăng tiến của nhân viên rõ ràng hơn.
Như vậy giải pháp trên sẽ trở nên hiệu quả nếu lý do xin nghỉ chính là làm việc quá sức, áp lực từ cấp trên.
Khi các biện pháp trên không còn hấp dẫn thì nguyên do chắc chắn xuất phát từ tổ chức.
Ví dụ: Ban lãnh đạo quyết định cơ cấu và hợp nhất một số công việc – cụ thể như tài chính, kế toán và mua hàng – trở thành những vị trí có vai trò quá rộng với nhiều trách nhiệm.
Một số vị trí khác thì lại bị co hẹp công việc khiến nhân viên buộc phải làm việc chặt chẽ với những người khác để hoàn thành công việc của họ. Việc thiết kế vai trò kiểu này dễ khiến một số nhân viên bị quá tải, trong khi những người khác thì mắc kẹt với với quá nhiều sự phối hợp. Trong tình thế ấy, rõ ràng nghỉ việc là lựa chọn tốt nhất.
#3 Xác định sai tầm kiểm soát
Đây chính là một trong những sai lầm vô cùng điển hình khi tiến hành thiết kế tổ chức. Khi mở cuộc khảo sát với câu hỏi: “Quản lý có sẵn sàng hỗ trợ khi nhân viên cần hay không?” thì đa số kết quả trả về đều đa số là: “Không”.
Điều này cho thấy giữa nhân viên và lãnh đạo của nhiều doanh nghiệp hiện vẫn còn khoảng cách lớn, chưa thực sự phối hợp. Nhiều nhân viên khi đi làm vì thế mà cảm thấy bất mãn vì hiếm khi nhận được phản hồi hoặc chỉ đạo rõ ràng khi cần sự giúp đỡ từ cấp trên.
Còn ngược lại khi được hỏi nhiều nhà quản lý cũng chia sẻ họ phải làm việc với rất nhiều tầng lớp bên trên để đưa ra quyết định và chờ đợi phê duyệt các báo cáo. Chính vì thế nên họ thường không đủ thời gian để có thể đáp ứng toàn bộ mong muốn của cấp dưới.
Để hoạt động hiệu quả thì nhân sự trong tổ chức sẽ cần phải dựa vào loại công việc và mức độ yêu cầu phối hợp với công việc. Với những công việc phức tạp, mức độ rủi ro [nhà khoa học chạy thử nghiệm thuốc lâm sàng hoặc nhà phân tích giải thích dữ liệu,…] yêu cầu phải có sự giám sát chặt chẽ. Khi ấy tầm kiểm soát buộc phải thu hẹp để hiệu suất, chất lượng công việc theo đó mà được nâng cao.
#4 Những chỉ số đo lường và biện pháp khuyến khích sai lệch
Khi làm việc giữa các phòng ban, việc “bất hợp tác” hay “quan liêu” chính là nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn giữa phòng Sale và Marketing, hoặc là lý do khiến Operations và R&D mâu thuẫn,…
Thực chất có một sự thật, gốc rễ của những xung đột này chính là do các chỉ số đo lường không chuẩn xác hoặc các biện pháp khuyến khích của doanh nghiệp chưa thực sự phù hợp. Chính điều đó khiến các bộ phận cạnh tranh dẫn tới xung đột.
Hãy nhớ rằng các chỉ số và chính sách khuyến khích sẽ có vai trò định hình hành vi giữa các nhóm nhân sự trong công ty, đồng bộ mục tiêu chung của công ty với mục tiêu công việc mỗi cá nhân. Nếu chúng không thực sự phù hợp với doanh nghiệp thì sẽ dẫn tới những mâu thuẫn trong tổ chức.
06 nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp
#1 Nguyên tắc 1: Gắn với mục tiêu
Mô hình tổ chức của doanh nghiệp cần phải tổ chức sao cho thuận lợi khi thực thi các mục tiêu, chiến lược hoạt động. Để làm được thì chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp cần phải bao gồm toàn bộ chức năng cần thiết. Dựa trên những chức năng này để có thể phân bổ chức năng cho các bộ phận khác. Đảm bảo các tiêu chí:
- Các chức năng/ sản phẩm dịch vụ trong chiến lược, kế hoạch mục tiêu cùng chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp phải giao cụ thể cho một bộ phận đảm nhiệm vai trò chính.
- Cân đối, phân bổ hợp lý nguồn lực phù hợp với mục tiêu chiến lược, ưu tiên của doanh nghiệp cũng như tần suất thực hiện của các chức năng, nhiệm vụ.
#2 Nguyên tắc 2: Thống nhất chỉ huy
Khi phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban cũng như từng vị trí chức danh cần đảm bảo nguyên tắc “thống nhất chỉ huy”, tức là với mỗi một công việc cần đảm bảo:
- Có một đầu mối chịu trách nhiệm giải trình, báo cáo cụ thể cùng một đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện chính. Những cấp quản lý cao hơn sẽ đưa ra chỉ đạo và nhận báo cáo qua đầu mối này. Đầu mối sau sẽ chịu trách nhiệm tổ chức, điều phối các thành viên còn lại được giao hoàn thành nhiệm vụ.
- Các thành viên chỉ nhận mệnh lệnh và chịu trách nhiệm báo cáo cho một đầu mối duy nhất.
#3 Nguyên tắc 3: Hiệu quả kinh tế
Để thiết kế tổ chức thì phải đảm bảo được hoạt động kinh doanh luôn hiệu quả, mức chi phí quản lý được tối ưu tới mức thấp nhất, mọi công việc đều được tiến hành nhanh chóng. Để làm được điều này thì nhà quản lý cần phải phân chia công việc cho các bộ phận khác theo nguyên tắc:
- Với một chuỗi các công việc có liên quan tới nhau theo mắt xích, không cần kiểm tra chéo thì có thể phân công cho một bộ phận, vị trí chức danh đảm nhiệm để tăng cường hiệu hiệu quả, hạn chế việc lãng phí thời gian cũng như tình trạng không có người dám chịu trách nhiệm cuối cùng.
- Bộ phận và vị trí nào nắm nhiều thông tin, kinh nghiệm hơn thì nên đảm nhiệm vai trò chính trong việc tiến hành công việc cũng như điều phối nguồn lực
- Nhóm các công việc có yêu cầu năng lực tương đối giống nhau vào 1 bộ phận hoặc một vị trí, chức danh
- Đơn giản hóa thủ tục, quy trình kiểm soát đối với các công việc không có tính phụ thuộc cao hoặc không có ảnh hưởng nhiều đến các công việc khác
- Lựa chọn những người có đủ năng lực để giao việc.
#4 Nguyên tắc 4: Cân đối
Khi tiến hành phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban, vị trí thì nhà quản lý cần phải đảm bảo được sự cân đối giữa quyền hạn cũng như trách nhiệm giữa các bộ phận, cá nhân. Như vậy để đảm bảo được sự cân đối trong thiết kế tổ chức cần tuân thủ nguyên tắc:
- Những bộ phận, cá nhân được giao trách nhiệm hoàn thành công việc phải có quyền hạn tương ứng đều điều phối công việc, tạo động lực và tăng tính trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận.
- Phân bổ quyền hạn hợp lý cho các vị trí, bộ phận, tránh hiện tượng lạm quyền đưa tới nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
#6 Nguyên tắc 6: Tin tưởng
Khi giao phó công việc cho từng phòng ban, từng vị trí cần phải đảm bảo được cụ thể những người kiểm soát từng đầu việc như thế nào đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, hạn chế sai sót. Khi một bộ phận, cá nhân ra quyết định cần phải đảm bảo nhận được sự đánh giá của các vị trí, bộ phận liên quan một cách khách quan. Điều này sẽ làm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra liên quan tới tài chính, chất lượng sản phẩm, thị trường,…
Với những sai lầm thường gặp và 6 nguyên tắc thiết kế tổ chức hiệu quả trên, mong rằng mỗi doanh nghiệp đều có thể thiết kế tổ chức của mình một cách khoa học đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh ngày càng phát đạt. Từ đó có thể đảm bảo môi trường làm việc văn minh, hiện đại, tiến bộ, không ngừng đón nhận cơ hội phát triển mới, đạt được nhiều hơn những thành tựu trong tương lai.