Lập bảng so sánh trong Excel
Việc so sánh 2 cột dữ liệu với nhau trong Excel để biết được sự khác biệt cũng như những thiếu xót là 1 việc rất cần thiết khi sử dụng Excel để nhập liệu. Vậy làm cách nào để có thể so sánh 2 cột dữ liệu với nhau, hãy cùng mình tìm hiểu trong bài viết cách so sánh 2 dữ liệu trong Excel bằng hàm cực đơn giản này nhé! Show
Cách so sánh dữ liệu trên 2 cột Excel bằng hàm cực đơn giản, có ví dụ minh họa Bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows với phiên bản Excel 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS với thao tác tương tự. I. Khi nào cần so sánh 2 dữ liệu trên 2 cột
II. Cách so sánh dữ liệu trên 2 cột trong Excel1. Sử dụng hàm EXACT để so sánh trong Excel
Cú pháp hàm: =EXACT(Text1;Text2) Trong đó:
Lưu ý: Hàm Exact thực hiện so sánh hai chuỗi văn bản, trả về giá trị True nếu hai chuỗi trùng nhau, trả về giá trị False nếu hai chuỗi dữ liệu khác nhau. Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh. Ở đây mình có 1 ví dụ như sau: Mình sẽ so sánh 2 cột giống trong hình. Ví dụ Bước 1: Tại ô cần so sánh bạn nhập công thức với cú pháp =Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7) Trong đó:
Lưu ý: Ở công thức này mình sẽ để 2 địa chỉ bên trong công thức là địa chỉ tuyệt đối, để khi kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới thì kết quả sẽ không bị sai. Tại ô cần so sánh bạn nhập công thức với cú pháp như trong hình Bước 2: Nhấn Enter và xem giá trị được trả về như thế nào:
Nhấn Enter và xem giá trị được trả về Bước 3: Nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc của ô vừa nhập công thức > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới. Nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc của ô vừa nhập công thức > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới Như bạn đã thấy các giá trị sau khi nhập hàm và nhấn Enter sẽ trả về True và False. Trong đó, những loại trái cây nào được viết in hoa toàn bộ ở cả 2 cột sẽ trả về giá trị True, những lọa còn lại sẽ trả về giá trị False. 2. Sử dụng hàm COUNTIF để so sánh trong Excel
Cú pháp của hàm: =COUNTIF(Range;Criteria) Trong đó:
Hàm Countif thực hiện đếm số ô thỏa mãn điều kiện nào đó trong vùng dữ liệu được lựa chọn. Mình sẽ thực hiện các yêu cầu trong ví dụ như sau: Ví dụ Bước 1: Đặt tên cho cột dữ liệu 1. Ở bước này bạn phải chọn hết cột đầu tiên chứa dữ liệu > Đi đến ô địa chỉ > Nhập tên Danhsach2 > Nhấn Enter. Đặt tên cho cột dữ liệu 1 Bước 2: Đặt tên cho cột dữ liệu 2 Bước này bạn làm tương tự như bước 1 nhưng dành cho cột 2. Đặt tên cho cột dữ liệu 2 Bước 3: Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home. Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home Bước 4: ChọnConditional Formatting> ChọnNew Rule. ChọnConditional Formatting> ChọnNew Rule Bước 5: Ở hộp thoại hiện lên chọn Use a formula to determine which cells to format. Ở hộp thoại hiện lên chọn Use a formula to determine which cells to format Bước 6: Nhập công thức =COUNTIF(Danhsach2,A2)=0 > Chọn Format. Giải thích công thức:
Nhập công thức =COUNTIF(Danhsach2,A2)=0 > Chọn Format Bước 7: Hộp thoại Format Cells xuất hiện kích chọn thẻ Fill > Lựa chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống với ví dụ > Nhấn OK. Hộp thoại Format Cells xuất hiện kích chọn thẻ Fill > Lựa chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống với ví dụ > Nhấn OK Bước 8:Nhấn OK lần nữa để áp dụng vào Danhsach2. Nhấn OK lần nữa để áp dụng vào Danhsach2 Bước 9: Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home. Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home Bước 10: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule. ChọnConditional Formatting> ChọnNew Rule Bước 11: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn Use a formula to determine which cells to format. Ở hộp thoại hiện lên chọn Use a formula to determine which cells to format Bước 12: Nhập công thức =COUNTIF(Danhsach2;C3)=0 > Chọn Format. Giải thích công thức:
Nhập công thức =COUNTIF(Danhsach2;C3)=0 > Chọn Format Bước 13: Hộp thoại Format Cells xuất hiện kích chọn thẻ Fill > Lựa chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống với ví dụ > Nhấn OK. Hộp thoại Format Cells xuất hiện kích chọn thẻ Fill > Lựa chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống với ví dụ > Nhấn OK Bước 14: Nhấn OK 1 lần nữa để áp dụng vào Danhsach2. Nhấn OK 1 lần nữa để áp dụng vào Danhsach2 Và đây là kết quả sau khi thực hiện so sánh xong. Kết quả sau khi so sánh Xem thêm:
Và đó là những cách có thể giúp bạn so sánh dữ liệu trên 2 cột Excel 1 cách đơn giản và dễ dàng nhất. Nếu có thắc mắc về cách làm bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công! Lập báo cáo hoạt động thực tế thực hiện dự ánVí dụ: Lập bảng báo cáo thực tế: Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời gian thực hiện của dự án. Xác định ngày bắt đầu thực hiện thực tế của dự án- Ngày bắt đầu thực hiện trên thực tế bằng với ngày bắt đầu thực hiện trên kế hoạch Như vậy trong ví dụ này: F3=C3 - Ngày bắt đầu thực hiện của công việc thứ hai sẽ sau ngày kết thúc của công việc thứ nhất 1 ngày => ngày bắt đầu công việc sau = ngày kết thúc công việc trước +1 F4=H3+1 Xác định ngày kết thúc một công việcChúng ta sẽ sử dụng hàm WORKDAY.INTL để tính ngày kết thúc công việc Cú pháphàmWORKDAY.INTL =WORKDAY.INTL(start_date;days;[weekend];[holidays]) Trong đó: start_date: Ngày bắt đầu days: Thời gian làm việc weekend: Cuối tuần ( bạn nhấp chọn các lựa chọn có sẵn của Excel) holidays: Lễ tết Trong ví dụ này, ta tính ngày kết thúc với điều kiện nghỉ lễ 02/09/2020 và nghỉ chủ nhật như sau: =WORKDAY.INTL(F3;G3;11;$M$1) Và sử dụng Filldown công thức tại cột ngày kết thúc Xem thêm:Tìm hiểu cách xác định tiến độ dự án với hàm workday trong Excel Các bước
Phương pháp 1 Phương pháp 1 của 3:So sánh hai cột
Phương pháp 2 Phương pháp 2 của 3:So sánh song song hai sổ làm việc
Phương pháp 3 Phương pháp 3 của 3:So sánh, tìm sự khác biệt của hai bảng tính
1. Sử dụng hàm Exact để so sánh dữ liệuMô tảHàm Exact thực hiện so sánh hai chuỗi văn bản, trả về giá trị True nếu hai chuỗi trùng nhau, trả về giá trị False nếu hai chuỗi dữ liệu khác nhau. Chú ý Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh. Cú phápEXACT(Text1, Text2) Trong đó: Text1, Text2 là hai chuỗi văn bản cần so sánh, là hai tham số bắt buộc. Chú ý- Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường trong quá trình so sánh nhưng nó không phân biệt định dạng. Ví dụSo sánh dữ liệu tương ứng theo hàng giữa cột 1 và cột 2. Tại ô cần so sánh nhập công thức: EXACT(D4,E4) Nhấn Enter kết quả trả về giá trị False tức hai giá trị không trùng nhau do khác nhau chữ cái đầu tiên in thường và in hoa: Tương tự sao chép công thức cho các giá trị còn lại được kết quả: Tuy nhiên với hàm này bạn không thể so sánh 1 giá trị trong cột 1 so sánh với tất cả các dữ liệu trong cột 2 để tìm sự trùng lặp. Với hàm này bạn chỉ có thể so sánh tương ứng giữa các hàng với nhau. 1. Khi nào cần so sánh dữ liệu 2 cột- Khi nhắc đến việc so sánh thì chắc chắn là phải có ít nhất là 2 đối tượng để đối chiếu, điều cơ bản của việc so sánh là tìm ra sự giống và khác nhau. - So sánh dữ liệu 2 cột trong Excel cũng vậy, mục đích của việc so sánh là phải tìm ra sự giống và khác cho mục đích của công việc cần làm. 2. Cách so sánh dữ liệu 2 cột trong excel- Excel cung cấp tính năng so sánh dữ liệu 2 cột bằng nhiều cách khác nhau, nhưng chuẩn nhất và dễ dàng nhất cho người sử dụng bằng hàm COUNTIF. Đây là hàm thống kê được sử dụng nhiều nhất khi thực hiện thủ thuật so sánh hai cột dữ liệu trong Excel. 2.1. Hàm COUNTIF- Hàm COUNTIFđược dùng để đếm các ô thỏa mãn những điều kiện nào đó được đưa ra trong phạm vi điều kiện khoanh vùng. Khi thực hiện so sánh hai cột dữ liệu trong học Excel online sẽ dùng hàm này để so sánh. - Đây cũng là một trong số các công thức hàm cơ bản của hệ thống hàm trên trang tính Excel, với chức năng đếm ô theo yêu cầu trong phạm vi nhất định đã được định ra sẵn, ngoài ra được dùng với chức năng chủ yếu là để so sánh dữ liệu trong 2 cột nhất định để tìm ra sự tương đồng giống và khác nhau. - Cú pháp của hàm:=COUNTIF(Range;Criteria) Trong đó: + Range:Vùng chứa dữ liệu cần đếm (tham số bắt buộc). + Criteria:Điều kiện dùng để đếm dữ liệu (tham số bắt buộc). - Cách thực hiện như sau: - Bước 1:Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh Truy cập trang tính Excel và mở 2 dữ liệu cần so sánh - Bước 2:Chọn bảng hàng cột thứ nhất khoanh vùng chọn > thay đổi tên bất kì viết liền không dấu, rồi Enter, tương tự với cột thứ 2 cũng vậy. Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel - Bước 3:Thao tác tiếp theo ở giữa khoảng trống của hàng so sánh thứ nhất nhập theo công thức hàm =COUNTIF(list2,A5), sau đó Enter và thực hiện thao tác bắt đầu so sánh theo công thức từ hàng đầu tiên. Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel Như vậy sau khi thực hiện so sánh cho ra kết quả: Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel - Bước 4:Vào phần name box để chọn theo kí hiệu tam giác chọn list1 > vào mục Styles > chọn Conditional Formatting > chọn New ruler Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel - Hiện lên cửa sổ New formatting Rule, click vào dòng cuối cùng Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel - Bước 5:Tab mới mở ra, nhập công thức của hàm COUNTIF > Format > chọn trong bảng màu một màu > Formatđể hoàn thành. .=> Bạn sẽ thấy được xuất hiện trong bảng tính ở cột 1 những những giá trị được bôi theo màu bạn chọn, đó là những giá trị không có ở trong cột 2. Cách so sánh 2 cột dữ liệu trong excel
>> Xem thêm:Hướng dẫn chi tiết 4 cách in file PDF mới nhất 2022 2.2. Hàm EXACT- Hàm EXACT cũng là một trong những hàm được dùng đẻ so sánh trong Excel. - Cú pháp hàm:=EXACT(Text1;Text2) Trong đó: - Text1:Dữ liệu thứ 1 cần so sánh. - Text2:Dữ liệu thứ 2 cần so sánh. - Cách thực hiện như sau: - Bước 1: Quan sát ví dụ sau và so sánh 2 cột như hình. - Bước 2: Nhập công thức=Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7) vào ô cần so sánh. Trong đó: - $A$2:$A$7:Dữ liệu của cột 1 cần so sánh - $B$2:$B$7:Dữ liệu của cột 2 cần so sánh. Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 1 - Bước 3: Nhấn Enter để nhận kết quả: True - giống nhau, False - khác nhau. Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 2 - Bước 4: Nhấn giữ ô vuông ỏ góc nhỏ ô vừa mới nhập công thức. Bạn kéo xuống để nhận kết quả ở những ô còn lại. Hàm EXACT để so sánh dữ liệu - Hình 3 Trên đây là những thao tác đơn giản và tối ưu nhất để thực hiện so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel, bạn đọc hãy vừa tìm hiểu vừa thực hành và áp dụng ngay để nhanh chóngtối ưu thời gian làm việc vàhọc Kế toán onlinecủa mình nhé. Ngoài ra, để hoàn thiện hơn về kiến thức và kỹnăng tin học văn phòng bản thân như học Word, các bạn có thể tham gia khóa học tin học văn phòngonline Chinh phục Excel văn phòngtrên UNICA. |