Để lọc dữ liệu trong Excel, chúng ta sử dụng công cụ Filter, có 3 cách để bạn có thể gọi tiện ích Filter trong Excel, đó là: Click vào biểu tượng có hình phễu tại màn hình Home và chọn Filter; Chọn thẻ Data sau đó click vào icon Filter; Gọi Filter bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + L. Lưu ý nhớ chọn vùng dữ liệu trước mới sử dụng được tính năng Filter nhé.
Xem thêm:
Hướng dẫn cách khóa cột trong Excel cực đơn giản
Hướng dẫn cách ẩn giá trị 0 trong Excel
3 cách lọc dữ liệu trong Excel nhanh chóng và tiện dụng
Bây giờ chúng ta sẽ cùng vào nội dung chính, đó là 3 cách lọc dữ liệu trong Excel, gồm có:
Lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ
Nếu bạn chỉ muốn lọc dữ liệu trong một vùng nhỏ của toàn bộ bảng tính, thao tác tiến hành sẽ như sau:
Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu cần lọc và gọi công cụ Filter. Lúc này phần đầu mục bạn lựa chọn sẽ xuất hiện nút tam giác, là dấu hiệu cho thấy dữ liệu đã được chuẩn bị sẵn sàng để lọc. Trong hình ảnh minh họa, ta đang chọn vùng “Bộ phận công tác” để lọc.
Bước 2: Click vào dấu tam giác để cung cấp dữ liệu cho bộ lọc. Trong hình ảnh minh họa, ta sẽ lọc tất cả những người đang công tác tại bộ phận Marketing.
Bước 3: Nhấn OK, lúc này tất cả các ô có thông tin phù hợp sẽ hiển thị còn tất cả các ô khác sẽ được tạm ẩn để bạn dễ dàng hơn trong các thao tác tiếp theo.
Lọc nhiều vùng dữ liệu hoặc toàn bộ bảng tính
Nếu muốn lọc dữ liệu trong nhiều vùng hoặc toàn bộ bảng tính, thao tác tiến hành sẽ như sau:
Bước 1: Lựa chọn vùng dữ liệu bạn sẽ lọc thông tin và gọi tiện ích Filter. Sau thao tác này, tất cả các dữ liệu chuẩn bị được lọc sẽ xuất hiện dấu tam giác ở đầu mục.
Bước 2: Lúc này tùy vào vùng dữ liệu, Excel sẽ cung cấp những cách lọc khác nhau. Ví dụ tại những vùng chỉ có văn bản, Filter sẽ cung cấp tiện ích Text Filters, ngược lại nếu vùng văn bản chỉ có số sẽ là Number Filters.
Bước 3: Lựa chọn từng vùng dữ liệu bạn muốn lọc bằng cách click vào ô tam giác ở đầu vùng. Trong ví dụ minh họa, chúng ta sẽ thử lọc tất cả những người có sản lượng nằm ở mức trên 100 triệu và dưới 300 triệu xem kết quả sẽ ra sao nhé.
Bước 4: Kết quả sẽ nhanh chóng được hiển thị
Lọc dữ liệu trong Excel theo màu sắc
Tiện ích Filter còn cung cấp một cách lọc rất hay, đó là lọc theo màu sắc đối với những vùng dữ liệu được tô màu. Khi thao tác trong vùng dữ liệu này, Excel cung cấp thêm tính năng Filter by Color giúp bạn có thêm lựa chọn trong việc lọc dữ liệu trong bảng tính.
Hy vọng qua những chia sẻ thủ thuật này, các bạn đã biết được nhiều cách lọc dữ liệu trong Excel để có thể sử dụng tùy từng trường hợp cụ thể. Trăm hay không bằng tay quen, hãy tự thao tác ngay trên máy tính của bạn để ngày càng thuần thục hơn cách lọc dữ liệu trong Excel và khám phá thêm nhiều tính năng thú vị trong tiện ích Filter nhé.
Bạn đang sử dụng Excel và bắt gặp trường hợp các dữ liệu trùng nhau nhưng chưa biết cách xử lý như thế nào. Tham khảo bài viết sau, Điện máy XANH sẽ chia sẻ đến bạn2 cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản và hiệu quả nhất nhé!
1Sử dụng bộ lọc Filter
Bộ lọc Filter trong Excel có chức năng giúp người dùng lọc dữ liệu theo các điều kiện đưa ra. Khi lọc, trên màn hình sẽ hiển thị những hàng đã đáp ứng điều kiện xác định và ẩn đi những hàng không đáp ứng yêu cầu.
Cách mở bộ lọc Filter
- Bước 1: Nhập tất cả các dữ liệu vào bảng excel.
- Bước 2: Chọn vùng cần lọc dữ liệu.
- Bước 3: Vào Home > Chọn Sort & Filter > Filter.
Các thông số trong bộ lọc filter
- Bước 1: Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở cột mà bạn muốn lọc.
- Bước 2: Bỏ chọn hộp Select All để bỏ chọn tất cả dữ liệu một cách nhanh chóng.
- Bước 3: Chọn dữ liệu cần lọc và nhấn OK.
- Bước 4: Kiểm tra kết quả.
2Sử dụng hàm Filter trong excel
Hàm Filter có tác dụng giúp người dùng lọc dữ liệu lọc sang một vị khác với công thức hàm như sau:
Công thức: = FILTER[array,include,[if_empty]]
Trong đó:
- array: Vùng dữ liệu cần lọc.
- include: Điều kiện cần lọc.
- if_empty: Nếu lọc mà không có kết quả thì trả về giá trị gì? Đối với yếu tố này không bắt buộc phải nhập.
Lưu ý: Phiên bản Excel 2019 và Excel 365 sẽ hỗ trợ hàm filter.
3Lọc dữ liệu bị trùng ở tất cả phiên bản Excel
Phiên bản Excel 2019, 2016, 2013
- Bước 1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu bạn muốn lọc. Sau đó chọn Data và chọn Remove Duplicates.
- Bước 2: Sau đó hộp thoại Remove Duplicates xuất hiện. Bạn có 2 lựa chọn là Select All sẽ lọc tất cả các dữ liệu và Unselect All: Lựa chọn các trường muốn lọc để lọc dữ liệu. Sau khi chọn lựa bạn nhấn OKđể hoàn tất.
- Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ thấy hộp thoại xuất hiện và hiển thị số lượng mẫu trùng, số mẫu bị xóa và tổng số giá trị sửa lại để bạn nắm bắt dễ dàng. Nhấn Ok là bạn đã hoàn tất việc lọc dữ liệu.
Phiên bản Excel 2010, 2007
- Bước 1: Bôi đen phần dữ liệu cần lọc
- Bước 2:Trong mục Home, chọn Conditional Formatting -> chọn Highlight Cells Rules -> chọn Duplicate Value.
- Bước 3: Hộp thoại hiện ra, mụcValues with sẽ có các sự lựa chọn màu sắc để các giá trị trùng được hiển thị nổi bật. Ở mục bên cạnh, nếu chọn Unique sẽ hiển thị giá trị tồn tại duy nhất. Cònchọn Duplicate sẽ hiển thị các giá trị trùng lặp.
Mời bạn tham khảo một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Điện máy XANH
Trên đây là bài viết chia sẻ cho bạn cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản nhất. Mong rằng những thông tin này sẽ mang lại hữu ích cho bạn trong việc sử dụng và nếu có thắc mắc hãy để lại bình luận bên dưới nhé!