Một công cụ được doanh nghiệp sử dụng bao lâu nay về cơ bản vẫn có những thuận tiện nhất định. Điểm danh lại những ưu điểm của Excel có thể kể tới như:
Tính quen thuộc
Excel là công cụ gần như là quá quen thuộc với các nhân viên doanh nghiệp, đặc biệt kế toán. Việc sử dụng Excel không mất quá nhiều thời gian để học bởi đó là nghiệp vụ quen thuộc.
Tuy nhiên, không có quá nhiều đơn vị sử dụng Excel một cách thành thạo, đặc biệt là đối với đội ngũ kỹ thuật. Chính vì vậy mà có rất nhiều đơn vị vẫn phải in thành giấy tờ, sổ sách để bên kỹ thuật thực hiện các phương án bảo trì một cách dễ dàng hơn.
Tính phổ cập
Excel phân phối rộng rãi, không mất phí sử dụng và được cài đặt sẵn trên máy tính. Điều này giúp người dùng tiết kiệm được thời gian làm quen, cài đặt hay sử dụng. Đồng thời, phần mềm này cũng có nhiều tính năng phân tích, lập báo cáo và sử dụng độc lập, không phụ thuộc vào các phần mềm khác.
Càng dùng càng gặp bất tiện
Tuy nhiên, tính phổ cập và quen thuộc của Excel không thực sự là ưu điểm của tất cả các lĩnh vực, ngành nghề. Đặc biệt như đối với đội ngũ kỹ thuật, sửa chữa và bảo trì, đặc trưng công việc tiếp cận máy móc, thiết bị nhiều hơn sử dụng máy tính thì việc tiếp cận các thao tác của Excel cũng là một thách thức không nhỏ.
Không có khả năng kiểm soát dữ liệu lớn
Hơn thế, Excel chỉ phù hợp với những công ty nhỏ, cơ sở dữ liệu không lớn và có khả năng quản lý được. Đối với những doanh nghiệp sở hữu nhiều tài sản, thiết bị, công việc quản lý thiết bị bằng Excel lại trở nên bị động và gây ra nhiều khó khăn đối với người dùng.
Tính bảo mật thấp
Một khi chỉnh sửa trên bảng tính Excel, người sử dụng có thể xoá hoặc điều chỉnh file và gần như không thể lấy lại được dữ liệu cũ. Điều này chứng minh tính bảo mật của việc quản lý thiết bị bằng Excel là khá thấp.
Khả năng tổng hợp thấp
Các thông tin lưu trữ riêng lẻ, khi làm báo cáo hay cần phân tích vấn đề thì gặp cực kỳ nhiều bất tiện, mất thời gian và gần như phải thống kê và gõ tay thủ công. Đối với số lượng tài sản lớn và có thời gian sử dụng dài, chỉ riêng việc thống kê nhật ký vận hành hay lịch sử của các chiến lược bảo trì cũng trở thành “nỗi ác mộng” của đội ngũ kỹ thuật nếu phải làm bằng tay.
Cơ hội khắc phục những nhược điểm của Quản lý thiết bị bằng Excel
Chính vì những bất tiện của việc sử dụng Excel trong công tác lưu trữ, quản lý thiết bị và bảo trì tài sản mà hiện nay, các phần mềm quản lý thiết bị ra đời để đáp ứng đầy đủ công việc quản lý. Phần mềm hỗ trợ các bên quản lý, kỹ thuật thực hiện công việc trên một công cụ thống nhất, có tính tự động cao và giao diện dễ sử dụng.
Tìm hiểu thêm: CMMS là gì?
Giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị [CMMS] hiện nay có thể giúp doanh nghiệp quản lý thiết bị thay thế cho Excel cũng như nhược điểm của chúng:
- Quản lý chính xác với dữ liệu lớn về tài sản và quá trình vận hành trong suốt vòng đời
- Tính bảo mật cao
- Công cụ quản lý thống nhất, tránh thất lạc
- Khả năng tự động cập nhật dữ liệu, cảnh báo tới người dùng khi xảy ra vấn đề
- Tính linh hoạt, truy cập mọi lúc mọi nơi
- Giao diện điện thoại và máy tính hỗ trợ làm việc ở bên ngoài
- Giao diện dễ sử dụng, ai cũng có thể dùng
Có thể thấy rằng phần mềm quản lý bảo trì đang là sự lựa chọn tiện ích và trở thành xu hướng được ngày một nhiều doanh nghiệp áp dụng, thay thế công tác quản lý thiết bị bằng Excel truyền thống.
Nếu như doanh nghiệp của bạn cần tìm hiểu nhiều hơn về Phần mềm quản lý tài sản thì có thể đọc thêm tại đây!
Đối với những doanh nghiệp có số lượng tài sản, máy móc không đáng kể hoặc hoạt động trong lĩnh vực điện tử, không có phân xưởng, nhà máy thì có thể ứng dụng Excel trong công tác quản lý thiết bị!
LINK TẢI MIỄN PHÍ BIỂU MẪU QUẢN LÝ THIẾT BỊ BẰNG EXCEL
Tình hình là mình có phát triển phần mềm quản lý thiết bị dạy học ở trường THCS, muốn chia sẽ và mong mọi người trong 4rom đóng góp ý kiến, chỉnh sửa cho hoàn thiện để mình đưa vào sử dụng tại trường của mình. Do mới tập tành làm access nên thiết kế giao diện các form chưa được đẹp, anh em nào có thể chỉnh sửa dùm mình.
Link tải: //drive.google.com/open?id=1uRP8Hd...Z33AxfFBtP
Chữ ký của vietnc vietnc,gia nhập Thủ Thuật Access từ 20-12 -18.
Hello vietnc! Rất vui được gặp bạn, tham gia mười mấy năm Thủ thuật access mới tìm thấy một bạn đồng hương! Tôi đang ở TP Cao Lãnh, cũng có một số bạn đang làm công tác giáo dục ở Lấp Vò - Đồng Tháp [trước đây tôi cũng là người trong ngành sư phạm] và bạn là người đầu tiên tôi biết cùng quê. Nói chung CSDL của bạn viết đáp ứng được công việc của bạn là OK rồi, tôi chỉ điều chỉnh mấy cái râu ria để "ra dáng" phần mềm mà thôi. 1/Giao diện kiểu Main Switchboard đã qua rồi giờ chẳng ai thiết kế giao diện đó nữa cả, nếu access 2003 thì sử dụng hệ thống Menu [tôi xừ lý trong phần Demo] còn các ver cao hơn thì sử dụng hệ thống Ribbon. Cách này làm phần mềm ra dáng hơn kiểu Main Switchboard. Điều này chỉ gợi ý thôi chứ không quan trọng lắm. 2/ Các lệnh "DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu...." là lệnh gọi command trên thanh menu gốc của access sẽ dễ bị lỗi khi nâng cấp CSDL hoặc sử dụng trên version khác. Nên sử dụng các lệnh trực tiếp. [phần này tôi có điều chỉnh trong Demo] 3/Nên đặt tên rõ ràng cho các đối tượng [Không dấu, không khoảng trắng - nếu cần thì sử dụng dấu "_"] đều này giúp thuận lợi cho việc viết code chứ commad1, command2... Khó phân biệt và dễ gây nhầm lẫn. 4/Nên sử dụng Startup để xử lý các công việc: Gọi Display Form [không cần viết macro], Ẩn Database Windows để người sử dụng không thể vào table, Ẩn Toolbar để người sử dụng không thể thiết kế lại các đối tượng 5/Khi hoàn chỉnh chuyển CSDL sang MDE để bảo mật cho phần thiết kế. Ngoài ra bạn có thể tạo form login để bảo mật số liệu CSDL. * Trên tập tin Demo bạn không thể thấy Database Window và menu gốc của access. Muốn hiện trở lại các đối tượng này bạn nhấn kèm phím Shift khi Open. Tất nhiên bạn cũng có thể khóa luôn phím shift và chỉ mở lại được nếu có mật khẩu. Phần này đã có trên forum bạn có thể tự nghiên cứu. Hy vọng sẽ giúp được cho bạn.
Demo
Chữ ký của tranthanhan1962 Kết quả cuối cùng của một đời người, không phải bạn có được bao nhiêu tiền bạc, tài sản. Mà bạn còn bao nhiêu người bạn
Cảm ơn đã đóng góp cho mình. Thật sự mới tìm hiểu và làm access thôi nên còn nhiều bỡ ngỡ. Cái bản demo bạn gởi cho mình có chỉnh sửa một vài chổ mình thấy hay lắm, nhưng muốn hoàn thiện thêm do mình chưa có kinh nghiệm nên cách thiết kế form còn xấu, bạn có thể thiết kế dùm mình 1 form mẫu để mình tham khảo không. Thêm nữa, mình muốn ngay khi mở phần mềm lên sẽ có một form giao diện có các hình ảnh tượng trưng cho các menu lớn để đi đến các form chi tiết, bạn có thể giúp mình không ? Mình muốn làm mẫu phiếu mượn - trả thiết bị in ra cho giáo viên điền thông tin sau đó mới nhập vào form "mượn thiết bị". Phần này không biết nên làm report hay làm form ?
Mong bạn hướng dẫn giúp mình
Chữ ký của vietnc vietnc,gia nhập Thủ Thuật Access từ 20-12 -18.
Giao diện nhin rỗi quá bạn cai thiện lai cho no dễ dùng hơn
Chữ ký của tt1212 - Phần mềm quản lý bán hàng - nhà phân phối -phòng khám //butso.net/
- Hỗ trợ những khó khăn vướng mắc cần chia sẻ giải đáp:0989.276.236
- Email.
1/Mẫu phiếu mượn - trả thiết bị in ra cho giáo viên điền thông tin cũng chính là report chỉ có điều nó là 1 report trắng [không có recordsource] cái này có thể thiết kế trong database hay ờ ngoài word cũng được. Cài này dễ làm mà nó chỉ có ý nghĩa lưu trữ văn thư chứ không dính dáng gì nhiều với CSDL. 2/Form giao diện có các hình ảnh tượng trưng mà bạn nói chính là form Switchboard hay cụ thể là cái FORM CHINH trong database của bạn. Nếu muốn làm hình ảnh thì bạn thay thế các Command Button bằng Image chèn hình rồi đưa lệnh vào cũng bằng event On Click. Bạn cũng có thể chèn hình vào Command Button rồi cho thiết kế cho nó lớn theo ý muốn. Có điều làm form startup kiểu Switchboard hơi bất tiện hơn là Menu hoặc Rippon ở chỗ là phải thường xuyên gọi lệnh mở form Switchboard vì nếu sau một công việc nào đó mà lỡ tắt mất Switchboard chỉ chỉ còn các tắt ứng dụng rồi mở lại, rất mất công. trường hợp để Switchboard luôn hiển thị khi làm công việc khác thì gây chật chội không gian làm việc và rối mắt.
3/Về việc thiết kế form, quan trọng là nó phải tiện lợi cho người nhập liệu. Xử lý sau cho hợp lý từ phải qua trái hay từ trên xuống dưới cho việc di chuyển giữa các đối tượng trên form. Thiết kế các phím tắt hổ trợ focut đối tượng dễ dàng. Nếu bạn để ý trên menu của database demo của mình sẽ thấy có các chữ gach dưới muốn gọi các menu này chỉ cần bấm Alt+chữ gạch dưới là lệnh được thự thi mà không cần dùng chuột. Các caption ít chữ nhưng súc tích rõ nghĩa sẽ dễ gây thiện cảm cho người sử dụng. Một form đơn giản, rõ ràng, dễ thao tác sẽ tốt hơn một form màu mè, rườm rà rối mắt với nhiều chi tiết thừa dễ gây phản cảm với người nhập liệu. Bạn có thể vào chuyên mục form của forum để nghiên cứu thêm hoặc chỉ cần shearch hình ảnh form trên google là có rất nhiều mẫu để tham khảo.
Chữ ký của tranthanhan1962 Kết quả cuối cùng của một đời người, không phải bạn có được bao nhiêu tiền bạc, tài sản. Mà bạn còn bao nhiêu người bạn
Cá nhân mình thấy dùng theo MainForm vẫn dễ sử dụng hơn thanh Ribbon. Chủ yếu thiết kế sao cho dễ nhìn có tính Logic thôi. Bạn tạo rao một Form mới tên là MenuForm trong đó có 3 button, mỗi Button sẽ mở một Form mới button1: mở form cập nhập thông tin trường lớp button2: mở form In ấn button3: mở form Danh mục Form của bạn nên bạn tự thiết kế thôi. Nhưng khi thiết kế form thì chia nhỏ từng nội dung chính theo sơ đồ tư duy sẽ dễ nhìn và dễ sử dụng hơn. Chia theo các hạng mục lớn trong các hạng mục lớn thì sẽ chia theo các hạng mục nhỏ hơn.
Cũng như thiết kế hệ thống cho một công ty, đầu tiên sẽ chia ra các Tool theo từng phòng ban, trong phòng ban lại chia nhỏ theo từng tag vụ chính ... không nên cho hết vào một như bạn nhé
Chữ ký của duynamvnn1208 duynamvnn1208,gia nhập Thủ Thuật Access từ 25-06 -17.
#7
25-12-18, 10:30 AM [Được chỉnh sửa: 25-12-18, 02:18 PM bởi vietnc.] Mong mọi người giúp mình làm sao khi mở một cửa sổ mới [form hay report] thi cửa sổ trước đó ẩn đi, khi đóng thì sẽ hiện lại. Chứ nếu hiển thị nhiều cửa sổ sẽ rối mắt.
Thêm nữa, cái form Mượn_Trả thiết bị bị báo lỗi macro2 mà mình trong database không có macro này
Chữ ký của vietnc vietnc,gia nhập Thủ Thuật Access từ 20-12 -18.
[25-12-18, 10:30 AM]vietnc Đã viết: Mong mọi người giúp mình làm sao khi mở một cửa sổ mới [form hay report] thi cửa sổ trước đó ẩn đi, khi đóng thì sẽ hiện lại. Chứ nếu hiển thị nhiều cửa sổ sẽ rối mắt.Như mình đã nói đây là cái bất tiện của form Switchboard. Nên nhớ ban đầu access cũng xừ lý kiểu này, các database template của access 2003 vẫn còn sử dụng form Switchboard. Để giải quyết cái này trước lệnh mở form mới của form Switchboard phải có lệnh. Me.Visible = False Docmd.OpenForm... hoặc DoCmd.OpenReport... Còn đối với các form hoặc report phải đưa lệnh vào event On Close: Form_Switchboard.Visible = True Xu thế hiện nay là dùng Menu hoặc ribbon để mở các đối tượng form hoặc report [thực ra cái này cũng không phải do microsoft phát minh. Chính thức phài nói là foxpro mới là kẻ đã đặt nền móng cho kiểu xử dụng menu, microsoft cũng chỉ là thấy hay nên phải theo]. Thiết kế menu ở access 2003 rất dễ dàng [các bạn đừng tham khảo mấy cái macro vừa lu bu, vừa mất công], cứ chuột phải vào thanh menu, chon Customize, tao user menu của các bạn, rồi kéo các đối tượng muốn mở vào thanh menu này. Statup thì bỏ cái [default] cho tên cái menu của các bạn là xong, ngoài ra các bạn cũng có thể thiết kế menu trôi [chuột phải] để hỗ trợ thêm nhiều việc [hình như mình cũng có 1 chủ đề về việc thiết kế menu, bạn có thể tìm trên forum]. Rippon thì khó hơn phải tạo system table và đưa mã xml vào, nhưng thực ra cũng không phải là khó lắm, trên forum cũng đã có bạn viết chủ để hướng dẫn phần này rồi. Các bạn thử tưởng tượng word và excel nếu không xử dụng menu và các tools bar, mỗi lần xử lý phải gọi Switchboard, thì nó sẽ rắt rối đến cở nào. Menu ra đời từ rất lâu, nếu có bạn nào từng học dos sẽ biết qua norton commander thì sẽ biết cái menu từng xuất hiện trước khi giao diện đồ họa ra đời. Chính microsoft sáng tao ra form Switchboard trong khi foxpro tiếp tục hỗ trợ phát triển menu cho việc viết phần mềm CSDL ứng dụng, hồi đó những người viết phần mềm CSDL bu vào foxpro chứ có ai thèm quan tâm đến access. Bắt buột microsoft nghĩ lại và hỗ trợ cho việc tao user menu.
Thêm nữa, cái form Mượn_Trả thiết bị bị báo lỗi macro2 mà mình trong database không có macro này
Lý do tại sao hiện người ta viết phần mềm CSDL bằng access nhiều. Đó là gì nhờ vào excel, đa phần người sử dụng excel rồi nghiên cứu thêm về VBA sau đó chuyển qua access. Wizard của access cũng hỗ trợ nhiều hơn so với foxpro, nó sử lý code có sẵn nên ngươi viết ứng dụng cảm thấy mình không cần học code VBA, đến khi nhận thấy sự thiếu thốn về kiến thức VBA thì đã dấn sau vào rồi nên đành phải học. Chứ dân chuyên nghiệp hiện nay vẫn còn nhiều người kiếm tiền bằng foxpro. Nên nhớ foxpro được coi như một ngôn ngữ hạng "A". Trong khi Visual Basic for Applications của access được xem là ngộn ngữ hạng bét [xin lỗi forum, tôi cũng là một người thuộc trường phái access nhưng phải thành thật vì đó là sự thật]. Nhưng thực sự đây là một phần mềm rất tốt cho những người lười vì sự dẫn dắt quá khôn khéo của microsoft. Đối với các ngôn ngữ lập trình khác các bạn sẽ dễ dàng thấy ngộp ngay từ những bài học đầu tiên. Nhưng với Visual Basic for Applications thì khác, đầu tiên bạn sẽ dễ dàng tao code với record new macro của excel, sau đó chuyển sang acess với những wizard tao code chỉ bằng vài cú click chuột, chỉ cho đến khi đi sâu vào thì bạn mới vật lộn với một đống cú pháp về code. Những ngôn ngữ khác thua Visual Basic for Applications của Micosoft như vậy đó.
Chữ ký của tranthanhan1962 Kết quả cuối cùng của một đời người, không phải bạn có được bao nhiêu tiền bạc, tài sản. Mà bạn còn bao nhiêu người bạn
Bác TranThanhAn viết sâu sắc quá. Nhiều khi em cũng tự hỏi sao người ta cứ dùng Java hay C# để viết phần mềm. Ngoài việc có thể chạy trên nhiều nền tảng hay sử dụng để làm web nhưng thật sự nếu thiết kế Appi thì Access tiện lợi hơn hẳn. Nhẹ nhàng, dễ code, không phải chấm phẩy cuối câu lệnh, form thiết kế linh hoạt đáp ứng được đầy đủ yêu cầu.
Chắc có kiểu đóng gói xong thành sản phẩm bán ra thì không làm được [vì chạy phải cần cài Access ...]
Chữ ký của duynamvnn1208 duynamvnn1208,gia nhập Thủ Thuật Access từ 25-06 -17.
[26-12-18, 12:41 AM]tranthanhan1962 Đã viết:Mình đang kết hợp cái này với phần mềm Quản lý Thư viện, mong bạn xem qua hỗ trợ và đóng góp cho mình nhé.[25-12-18, 10:30 AM]vietnc Đã viết: Mong mọi người giúp mình làm sao khi mở một cửa sổ mới [form hay report] thi cửa sổ trước đó ẩn đi, khi đóng thì sẽ hiện lại. Chứ nếu hiển thị nhiều cửa sổ sẽ rối mắt.Như mình đã nói đây là cái bất tiện của form Switchboard. Nên nhớ ban đầu access cũng xừ lý kiểu này, các database template của access 2003 vẫn còn sử dụng form Switchboard. Để giải quyết cái này trước lệnh mở form mới của form Switchboard phải có lệnh. Me.Visible = False Docmd.OpenForm... hoặc DoCmd.OpenReport... Còn đối với các form hoặc report phải đưa lệnh vào event On Close: Form_Switchboard.Visible = True Xu thế hiện nay là dùng Menu hoặc ribbon để mở các đối tượng form hoặc report [thực ra cái này cũng không phải do microsoft phát minh. Chính thức phài nói là foxpro mới là kẻ đã đặt nền móng cho kiểu xử dụng menu, microsoft cũng chỉ là thấy hay nên phải theo]. Thiết kế menu ở access 2003 rất dễ dàng [các bạn đừng tham khảo mấy cái macro vừa lu bu, vừa mất công], cứ chuột phải vào thanh menu, chon Customize, tao user menu của các bạn, rồi kéo các đối tượng muốn mở vào thanh menu này. Statup thì bỏ cái [default] cho tên cái menu của các bạn là xong, ngoài ra các bạn cũng có thể thiết kế menu trôi [chuột phải] để hỗ trợ thêm nhiều việc [hình như mình cũng có 1 chủ đề về việc thiết kế menu, bạn có thể tìm trên forum]. Rippon thì khó hơn phải tạo system table và đưa mã xml vào, nhưng thực ra cũng không phải là khó lắm, trên forum cũng đã có bạn viết chủ để hướng dẫn phần này rồi. Các bạn thử tưởng tượng word và excel nếu không xử dụng menu và các tools bar, mỗi lần xử lý phải gọi Switchboard, thì nó sẽ rắt rối đến cở nào. Menu ra đời từ rất lâu, nếu có bạn nào từng học dos sẽ biết qua norton commander thì sẽ biết cái menu từng xuất hiện trước khi giao diện đồ họa ra đời. Chính microsoft sáng tao ra form Switchboard trong khi foxpro tiếp tục hỗ trợ phát triển menu cho việc viết phần mềm CSDL ứng dụng, hồi đó những người viết phần mềm CSDL bu vào foxpro chứ có ai thèm quan tâm đến access. Bắt buột microsoft nghĩ lại và hỗ trợ cho việc tao user menu.
Thêm nữa, cái form Mượn_Trả thiết bị bị báo lỗi macro2 mà mình trong database không có macro nàyLý do tại sao hiện người ta viết phần mềm CSDL bằng access nhiều. Đó là gì nhờ vào excel, đa phần người sử dụng excel rồi nghiên cứu thêm về VBA sau đó chuyển qua access. Wizard của access cũng hỗ trợ nhiều hơn so với foxpro, nó sử lý code có sẵn nên ngươi viết ứng dụng cảm thấy mình không cần học code VBA, đến khi nhận thấy sự thiếu thốn về kiến thức VBA thì đã dấn sau vào rồi nên đành phải học. Chứ dân chuyên nghiệp hiện nay vẫn còn nhiều người kiếm tiền bằng foxpro. Nên nhớ foxpro được coi như một ngôn ngữ hạng "A". Trong khi Visual Basic for Applications của access được xem là ngộn ngữ hạng bét [xin lỗi forum, tôi cũng là một người thuộc trường phái access nhưng phải thành thật vì đó là sự thật]. Nhưng thực sự đây là một phần mềm rất tốt cho những người lười vì sự dẫn dắt quá khôn khéo của microsoft. Đối với các ngôn ngữ lập trình khác các bạn sẽ dễ dàng thấy ngộp ngay từ những bài học đầu tiên. Nhưng với Visual Basic for Applications thì khác, đầu tiên bạn sẽ dễ dàng tao code với record new macro của excel, sau đó chuyển sang acess với những wizard tao code chỉ bằng vài cú click chuột, chỉ cho đến khi đi sâu vào thì bạn mới vật lộn với một đống cú pháp về code. Những ngôn ngữ khác thua Visual Basic for Applications của Micosoft như vậy đó.
Bên đây nè: //thuthuataccess.com/forum/thread-10815.html
Chữ ký của vietnc vietnc,gia nhập Thủ Thuật Access từ 20-12 -18.