Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định cơ sở dữ liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước như sau:
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật.
Theo đó, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật.
Tài liệu lưu trữ
Nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước được quy định ra sao?
Căn cứ Điều 4 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào như sau:
Nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào
1. Bảo đảm thống nhất với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức.
2. Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 và tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
3. Bảo đảm việc trao đổi dữ liệu giữa Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử với Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Lưu trữ cơ quan.
Như vậy, nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước được quy định như trên.
Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước được quy định như thế nào?
Theo Điều 6 Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau:
Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
a] Định dạng Portable Document Format [.pdf], phiên bản 1.4 trở lên;
b] Ảnh màu;
c] Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
d] Tỷ lệ số hóa: 100%;
đ] Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics [.png];
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký [ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601].
e] Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.
2. Tài liệu ảnh
a] Định dạng: JPEG;
b] Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.
3. Tài liệu phim ảnh
a] Định dạng: MPEG-4, .avi, .wmv;
b] Bit rate tối thiểu: 1500 kbps.
4. Tài liệu âm thanh
a] Định dạng: MP3, .wma;
b] Bit rate tối thiểu: 128 kbps.
5. Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
6. Dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục I Thông tư này.
7. Biên mục, cập nhật nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ quy định tại Phụ lục II Thông tư này.
Theo đó, tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước được quy định như trên.
Có được lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet không?
Căn cứ khoản 1 Điều 8 Thông tư 02/2019/TT-BNV yêu cầu bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như sau:
Yêu cầu
1. Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.
2. Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
3. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
4. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.
5. Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.
Như vậy, không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.