Khi nhân viên của bạn làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung, mọi người đều thắng - bạn, doanh nghiệp của bạn và khách hàng của bạn.
Làm việc nhóm là một trong những cách tốt nhất để thực hiện được nhiều công việc trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi bạn có một nhóm người độc lập tài năng và tạo ra một nhóm làm việc, trong đó họ có thể hợp nhất tài năng của mình, không những giải phóng một số lượng đáng kể năng lượng và sự sáng tạo, mà hiệu suất, lòng trung thành và sự tham gia của họ sẽ được cải thiện rất nhiều.
Best Training, Consulting & Promoting xin chia sẻ năm bước dưới đây để xây dựng một văn hóa làm việc nhóm hiệu quả:
1. Định hướng tổ chức làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những giá trị cốt lõi của công ty, hãy nhấn mạnh rõ ràng về việc các nhóm tự quản lý được trao quyền quyết định của riêng mình. Không chỉ nói về tinh thần đồng đội, hãy cho nhân viên của bạn thấy mức độ cam kết của bạn bằng cách cho phép nhóm toàn bộ thẩm quyền để thực hiện công việc theo cách riêng của họ, trong khi vẫn đảm bảo họ chịu trách nhiệm về kết quả.
2. Khuyến khích nhóm đổi mới sáng tạo
Cung cấp cho các nhóm của bạn công việc và các dự án quan trọng, không chỉ lập kế hoạch cho công ty. Khuyến khích nhóm của bạn tìm kiếm những xu hướng mới trên thị trường, hoặc cần phải nhìn thấy những điểm mới qua góc nhìn mới. Điều quan trọng là phải khuyến khích đổi mới liên tục và không thỏa mãn với thực tại. Yêu cầu họ thách thức hiện trạng và lối tư duy thông thường. Điều này sẽ giúp giữ cho công ty của bạn luôn đổi mới sáng tạo và tiến về phía trước.
3. Khuyến khích các nhóm không chính thức
Nhiều công việc trong các tổ chức được thực hiện nhiều hơn thông qua các nhóm chưa chính thức so với những nhóm chính thức. Do đó bạn hãy quan tâm tới việc khuyến khích sự gia tăng của các nhóm không chính thức trong toàn công ty, giải quyết bất kỳ và tất cả các vấn đề và cơ hội nắm bắt sự quan tâm của họ. Khi nhân viên của bạn có thể để giải quyết mối quan tâm chính mình, mà không cần nâng cao mọi quyết định nhỏ để quản lý, bạn sẽ có một tổ chức hiệu quả hơn.
4. Huấn luyện chéo cho nhân viên
Khi nhân viên hiểu văn hóa làm việc của công ty không có sự ngăn cách giữa cách phòng ban, họ có khuynh hướng đưa ra quyết định có lợi cho công ty trên phương diện tập thể, chứ không chỉ bộ phận hoặc nhóm riêng của họ. Cung cấp cho nhân viên của bạn cơ hội để làm mới mình, học việc của người khác. Một số tổ chức đi xa hơn nữa trong việc chuyển đổi vai trò nhân viên trên một cơ sở hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Và đừng quên các nhà quản lý của bạn. Những người quản lý sẽ dành một vài ngày làm việc với khách hàng hoặc trực tiếp với sản phẩm của bạn. Họ sẽ có một sự đánh giá mới cho những gì nhân viên của bạn thường xuyên thực hiện trong công việc.
5. Cung cấp tài nguyên cho nhóm
Bất kể tài năng các cá nhân trong công ty như thế nào, các nhóm không thể thành công mà không có các nguồn lực thích hợp. Các nhóm cần một nơi được để làm việc chung, có sẵn nguồn lực, và là nơi họ thường xuyên có thể đáp ứng. Không cần quá nhiều chỉ cần một phòng họp nhỏ không quá đông đúc. Tất cả các nhân viên cần phải có đủ thời gian để dành cho các cuộc họp nhóm của họ, mà không có sự tham gia từ người giám sát. Và đảm bảo cung cấp cho nhóm của bạn với một ngân sách phù hợp nếu cần thiết, và với sự cho phép - hướng dẫn - để chi tiêu khi họ nhìn thấy việc đó là tốt nhất cho công ty.
[Lược dịch: Inc.com]
Kết luận: Làm việc nhóm rõ ràng luôn nhanh chóng, hiệu quả và giúp doanh nghiệp có thêm nhiều nguồn lực từ hoạt động nhóm. Do vậy, các tổ chức, doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng văn hóa khuyến khích làm việc nhóm. Các bước để xây dựng văn hóa làm việc nhóm hiệu quả đó là: định hướng tổ chức làm việc nhóm, khuyến khích nhóm đổi mới sáng tạo, khuyến khích các nhóm không chính thức, huấn luyện chéo cho nhân viên, cung cấp tài nguyên cho nhóm. Hãy áp dụng các bước trên để xây dựng văn hóa làm việc nhóm hiệu quả cho tổ chức, doanh nghiệp của bạn.
Công ty Đào tạo, Tư vấn và Phát triển BEST xin đồng hành cùng các bạn thông qua các hoạt động hợp tác cùng với các trung tâm:
- Trung tâm tuyển dụng nhân sự cao cấp Star Jobs: //www.starjobs.vn/
- Trung tâm tư vấn Tầm nhìn VISIONS: //visions.com.vn/
- Trung tâm đào tạo BEST với nhiều khóa học cho doanh nghiệp, xem chi tiết tại: //best.edu.vn/pro/chuong-trinh-dao-tao-va-hop-tac-doanh-nghiep.d-261.aspx
Văn hóa là yếu tố sống còn của doanh nghiệp nếu muốn chạy đà phát triển. Vậy làm sao để nhà quản lý có thể xây dựng chúng cho đội nhóm/ nhân viên làm việc từ xa?
Base Resources - Sự phát triển của công nghệ đã và đang thay đổi đời sống của con người một cách đầy màu nhiệm. Với công nghệ, giờ đây, thay vì phải lên công ty và dán mặt vào màn hình máy tính 8 tiếng/ ngày, nhân viên giờ đã có thể làm việc từ xa với những công cụ hỗ trợ trực tuyến.
Trong một nghiên cứu bởi Nicholas Bloom và James Liang, so sánh các nhân viên làm việc tại nhà với các nhân viên làm việc tại văn phòng thì những người làm việc tại nhà hạnh phúc hơn, ít có khả năng nghỉ việc hơn và năng suất làm việc cao hơn. Không chỉ có vậy, theo kết quả nghiên cứu ước tính các doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ tiết kiệm được $2,500 [tương đương ~60 triệu VNĐ] chi phí trang thiết bị và nội thất tại văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.
Lợi ích của chính sách làm việc từ xa mang lại là vô cùng to lớn, tuy nhiên, chúng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro đối với doanh nghiệp. Và một trong số đó là vấn đề những nhân viên làm việc từ xa thường không thấm nhuần giá trị cốt lõi và thống nhất văn hóa doanh nghiệp như những cá nhân còn lại.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách để xây dựng và truyền tải văn hóa trong doanh nghiệp với nhiều đội nhóm, chi nhánh làm việc từ xa.
Để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, yếu tố con người luôn phải đặt lên hàng đầu. Bởi vậy, việc tuyển dụng những nhân viên làm việc từ xa cần phải được cân nhắc hết sức kỹ lưỡng, khi họ là những cá nhân không thường xuyên trực tiếp làm việc trong môi trường doanh nghiệp truyền thống.
Tùy thuộc vào vị trí và quy mô, mỗi doanh nghiệp lại có những đòi hỏi khác nhau khi tuyển dụng những nhân viên làm việc từ xa. Nhưng 2 yêu cầu kiên quyết mà những nhân viên này buộc phải có để làm việc hiệu quả, cũng như góp phần xây dựng văn hóa công ty là: kỹ năng tự tạo động lực làm việc cho bản thân và giải quyết vấn đề.
Lý giải cho điều này, nhiều nhà quản trị nhân sự chia sẻ: Bản chất của những việc làm từ xa là mỗi nhân viên sẽ dành phần lớn thời gian để tự mình giải quyết các khó khăn gặp phải. Nếu một cá nhân không có khả năng tự tạo động lực và giải quyết vấn đề, họ sẽ dần cảm thấy chán nản, xa rời với hoạt động, văn hóa công ty và cuối cùng là nghỉ việc. Ngược lại, bạn hoàn toàn có thể yên tâm giao phó công việc cho những cá nhân sở hữu phẩm chất phù hợp và tin tưởng vào những bước tiến xa hơn của họ trong doanh nghiệp.
Hiện nay, hoạt động tuyển dụng nhân sự mới đã có thể thực hiện từ xa thông qua Hệ thống quản trị tuyển dụng ATS Base E-Hiring. Tất cả nghiệp vụ nhận CV, sàng lọc ứng viên, gửi email, video call phỏng vấn, đánh giá năng lực,... đều diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Trái ngược với những nhân viên truyền thống, đội ngũ làm việc từ xa thường không có nhiều thời gian gặp gỡ và kết nối văn hóa với tổ chức và các đồng nghiệp trong công ty. Bởi vậy, các nhà quản trị phải nghĩ ra những hình thức mới để kết nối họ với tầm nhìn, giá trị và sứ mệnh của doanh nghiệp hiệu quả.
Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty tuy luôn được ban hành rộng rãi trong nội bộ doanh nghiệp, nhưng chừng đó là chưa đủ để thống nhất chúng với những nhân viên làm việc từ xa.
Bạn phải định hình chúng ở một không gian dễ thấy và tần suất hiển thị dày hơn.
Nếu là trang hoặc nhóm Facebook, hãy sử dụng phần mô tả hoặc bài đăng được ghim ở trên cùng. Nếu là nhóm chat, hãy ghim tin nhắn. Nếu là email nội bộ, hãy tạo một chữ ký ở cuối trang. Nếu là mạng truyền thông nội bộ có sẵn không gian để điền, hãy tối ưu nội dung để dễ đi vào lòng người nhất. Các thông tin hữu ích khác như tình hình kinh doanh của công ty, các biện pháp cần thiết để phòng tránh dịch bệnh,... cũng nên được phía công ty cập nhật thường xuyên cho nhân viên của bạn.
Thêm vào đó, để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của thông tin, bạn nên giới hạn số người được trao quyền đăng tin chính thống gồm CEO, C-level, chuyên viên nhân sự và chuyên viên truyền thông nội bộ. Những người khác muốn đóng góp có thể liên lạc trực tiếp với các đầu mối này.
Giao diện CEO letter của Mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp Base Inside
Làm việc từ xa khiến cho việc nhận diện con người khó khăn hơn thực tế. Nhân viên của bạn rất dễ bị lạc lõng trong tập thể hàng chục, hàng trăm con người. Đặc biệt hơn, với các nhân viên hướng nội ít xung phong thể hiện ý kiến cá nhân, làm thế nào để bạn cho họ thấy cá nhân nào cũng là một mảnh ghép quan trọng?
Nếu quy mô công ty bạn quá lớn để làm điều này, hãy triển khai về từng đội nhóm nhỏ hơn. Một team leader có thể quan tâm 3-5 người, hoặc nhóm 4 người có thể tự khích lệ tinh thần lẫn nhau.
Thử tham khảo các ý tưởng sau đây:
Đặt cho mỗi nhân viên một tên riêng duy nhất không bị trùng lặp với ai khác. Ví dụ: Hưng NT, Hiệp Content, Thu Thảo BC 03,...
In tặng mỗi nhân viên một biển chức danh để bàn kèm theo logo công ty hoặc một câu slogan nhỏ. Nhân viên có thể tự đến lấy hoặc nhận giao hàng từ công ty.
Trong các thông báo chung của tập thể, team leader nhắc từng người vào đọc và xác nhận, cố gắng đề cập điểm đặc biệt của từng người. Ví dụ: “@hungnt vào điền tờ khai y tế đi nhé, có thông tin gì về khu dân cư em đang ở cứ nói với anh”; “@hiepcontent ơi có thay đổi trong công thức tính lương, em check lại bảng lương này càng sớm càng tốt nhé!”
Những câu khen ngợi và cảm ơn không bao giờ là thừa. Ví dụ: “Cảm ơn chị Trang đã thống kê bảng này giúp team em nhé ạ!”; “Bài blog này sâu sắc quá, chắc hẳn Huyền đã dành rất nhiều tâm huyết, mọi người cùng đọc và góp ý thêm cho Huyền nhé!”
Nếu nhân viên truyền thống thường có những hình thức khen thưởng cụ thể bằng giấy chứng nhận hay hiện vật cụ thể, thì số người làm việc từ xa lại không nhận được ưu đãi này. Bởi vậy, muốn nhấn mạnh văn hóa tôn trọng và bình đẳng giữa mỗi cá nhân, doanh nghiệp phải có những hình thức ghi nhận riêng đối với họ.
Hình thức phổ biến nhất hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng là tạo các bài đăng khen thưởng công khai với những cá nhân có thể hiện xuất sắc. Bạn có thể tận dụng email hay chuyên nghiệp hơn là sử dụng các ứng dụng được thiết kế riêng cho việc khen thưởng nội bộ, để tạo một bài viết ghi nhận thành tích và gửi tới toàn thể nhân viên trong công ty theo thời gian thực. Những người khác có quyền tương tác [yêu thích, bình luận] ngay dưới bài đăng nhằm lan tỏa niềm vui và động lực cho cả hai bên.
Giao diện Ứng dụng khen thưởng nội bộ Base Reward
Điều này giúp cho nhân viên cảm thấy có giá trị và được tôn trọng, đồng thời khuyến khích nhân mỗi cá nhân chia sẻ những quan điểm tích cực của mình cho người khác.
Nếu làm việc tại văn phòng, thật dễ dàng để vô tình gặp mặt và trò chuyện phiếm với nhân viên của bạn ở bàn trà, sảnh hành lang hay khi đi chung thang máy. Bằng cách nào đó mỗi người đều sẽ tìm được ai đó để chia sẻ chuyện cá nhân và nhận về niềm an ủi.
Nhưng khi mọi người chỉ giao tiếp với nhau qua internet, việc vô tình nhắn tin “Dạo này sao rồi, chọn được chiếc tivi nào ưng ý chưa?” dường như bất tiện. Vậy mọi người có thể thoải mái trò chuyện với nhau bằng cách nào?
Một ý tưởng mới lạ bạn có thể thử là “bữa trưa ảo”. Vào giờ ăn trưa của một ngày cố định nào đó trong tuần, nhân viên sẽ cùng tham gia vào một cuộc gọi video nhóm mà trong đó, nhân viên vừa ngồi ăn trưa tại nhà [với máy tính hoặc thiết bị di động] vừa trò chuyện bất cứ điều gì với đồng nghiệp. Chắc chắn rằng sẽ có nhiều điều để nói trong hoàn cảnh từ xa như thế này.
Trong khi cộng tác làm việc hoặc trong các cuộc họp, nhân viên từ xa đã có “quyền được nói” thông qua tin nhắn, bình luận,... Nhưng ngoài giới hạn đó thì sao? Chắc chắn luôn có nhiều điều thắc mắc và góp ý.
Bạn có thể tạo đồng thời một homthugopy@tencongty.com và một Google Biểu mẫu để nhân viên lựa chọn hình thức gửi email công khai danh tính hoặc góp ý ẩn danh. Người phụ trách thu thập và xử lý các góp ý này có thể là chuyên viên nhân sự hoặc chuyên viên truyền thông nội bộ.
Bạn cũng nên khuyến khích nhân viên thẳng thắn trao đổi với quản lý trực tiếp của họ hoặc thậm chí là CEO qua các đề xuất trực tiếp. Mọi thứ càng minh bạch thì việc vận hành từ xa của công ty càng dễ thực hiện.
Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, nếu coi doanh nghiệp là một cỗ xe, thì văn hóa sẽ là bàn đạp và tay lái. Để cỗ xe tiếp tục lăn bánh đúng hướng, doanh nghiệp buộc phải xây dựng một văn hóa lành mạnh, thống nhất trong toàn thể công ty, từ các nhân viên truyền thống đến đội ngũ làm việc từ xa. Hi vọng qua bài viết dưới đây, bạn sẽ có thể triệt để xử lý vấn đề này.
Base.vn - Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +5000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,...
Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai nhanh chóng, ổn định và tăng trưởng nhanh từ mô hình làm việc từ xa, Base.vn đã thiết kế và cho ra mắt Bộ công cụ làm việc từ xa hiệu quả. Nhờ các phần mềm được thiết kế chuyên biệt, doanh nghiệp có thể: