Khi bạn không quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả, bạn sẽ dành phần lớn thời gian và năng lượng của mình cho những việc không mang lại cho bạn kết quả như mong muốn. Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với quá nhiều việc như vậy, hãy thử áp dụng nguyên tắc 80/20.
1. Nguyên tắc 80/20 là gì?
Nguyên tắc 80/20 hay còn gọi là nguyên tắc Pareto là một quan sát mà nói chung, chỉ 20% nỗ lực [hoặc đầu vào] dẫn đến 80% kết quả [hoặc đầu ra]. Nó được phát hiện bởi nhà kinh tế, kỹ sư và nhà xã hội học người Ý Vilfredo Pareto.
Pareto sinh ra ở Paris năm 1848 nhưng chuyển đến Ý vào năm 1858, đây cũng là nơi ông theo học. Ông nhận bằng tiến sĩ năm 1869 tại Đại học Bách khoa ở Turin.
Chuyện kể rằng một ngày nọ trong khu vườn của mình, Pareto nhận thấy rằng chỉ có khoảng 20% cây đậu của ông tạo ra khoảng 80% quả đậu khỏe mạnh.
Mở rộng tầm quan sát ra ngoài mảnh rau của mình hơn, Pareto nhận thấy rằng sự phân bổ của cải ở Ý cũng tuân theo nguyên tắc này. 80% đất đai thuộc sở hữu của 20% các gia đình giàu có nhất.
Nhìn vào các ngành công nghiệp khác nhau, ông nhận thấy rằng nguyên tắc này cũng được áp dụng ở đó: 80% sản lượng chỉ đến từ 20% công ty.
2. Ví dụ thực tế
Năm 1992, Báo cáo Phát triển Con người của Liên hợp quốc báo cáo rằng 20% người dân sở hữu 82,7% của cải của thế giới. Đây là lần đầu tiên trong lịch sử nguyên tắc 80/20 được hiển thị rõ ràng qua con số thế giới.
Ngoài ra, còn có một ví dụ khác về nguyên lý Pareto xảy ra trong cuộc sống thực, như:
2.1. Kinh doanh
- 80% chi phí tương ứng với 20% hàng hóa hoặc dịch vụ
- 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng
- 80% doanh thu là từ 20% sản phẩm
- 80% doanh số bán hàng cũng là từ 20% nhân viên kinh doanh
Vì vậy, nguyên tắc này có thể áp dụng trong nhiều khía cạnh kinh doanh:
- Ban quản lý
- Nguồn nhân lực
- Chiến lược tiếp thị
- Dịch vụ khách hàng
Phân tích Pareto có thể giúp bạn định hướng lại chiến lược kinh doanh của mình để tập trung vào các lĩnh vực quan trọng nhất. Bạn hãy bắt đầu bằng cách xác định 20% yếu tố đầu vào tạo ra 80% kết quả đầu ra trong các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp bạn.
Ví dụ: bằng cách xác định khách hàng nào tạo ra nhiều doanh thu nhất, bạn có thể tập trung các nỗ lực tiếp thị và dịch vụ khách hàng của mình cho họ. Và khi tìm kiếm khách hàng mới, bạn có thể nhắm mục tiêu những người có hồ sơ nhân khẩu tương tự như hồ sơ của những khách hàng trung thành nhất của bạn.
Tập trung phần lớn sự chú ý của bạn vào 20% hàng đầu có thể tối đa hóa hiệu quả kinh doanh và bảo vệ các nguồn doanh thu cốt lõi của bạn. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn bỏ bê 80% còn lại. Bạn vẫn phải tiếp tục dành thời gian và nguồn lực cho họ, nhưng chỉ cần ít hơn.
2.2. Nguyên tắc 80/20 trong an ninh mạng
Các kỹ thuật viên mạng có thể áp dụng nguyên tắc Pareto để xác định 80% rủi ro xuất phát từ 20% các biện pháp kiểm soát bảo mật. Điều này cho phép bạn chỉ củng cố một số lượng nhỏ các biện pháp kiểm soát cần thiết trong khi vẫn bảo vệ mạng khỏi phần lớn các mối đe dọa.
2.3. An toàn và sức khỏe nghề nghiệp
Về sức khỏe và an toàn, 20% rủi ro có thể là nguyên nhân dẫn đến 80% tai nạn tại nơi làm việc.
Ví dụ, một nghiên cứu của Ủy ban An toàn Nghiên cứu Giao thông vận tải cho thấy 20% người lái xe có liên quan đến 79% tất cả các vụ tai nạn giao thông và 76% tất cả các vi phạm. Bằng cách kiểm soát và giải quyết một số lượng hạn chế các mối nguy hiểm, bạn có thể ngăn chặn phần lớn các vụ tai nạn.
Áp dụng nguyên tắc 80/20 về sức khỏe và an toàn cũng có thể tiết kiệm tiền cho công ty của bạn. Có lợi tức đầu tư lớn hơn do chi phí của các biện pháp phòng ngừa và chi phí liên quan đến tai nạn được giảm bớt.
3. Ưu điểm và nhược điểm của nguyên tắc 80/20
Giống như bất kỳ công cụ phân tích kinh doanh nào, nguyên tắc Pareto có cả ưu và nhược điểm.
3.1. Trong kinh doanh
3.1.1. Ưu điểm: Nó có thể giúp bạn tăng lợi nhuận
Áp dụng nguyên tắc 80/20 vào doanh nghiệp của bạn có thể dẫn đến tăng năng suất và lợi nhuận.
Ví dụ, khi biết rằng 80% doanh số bán hàng được thực hiện bởi 20% nhân viên bán hàng thì bạn biết nên tập trung sự chú ý và nguồn lực của mình vào việc thúc đẩy nhân viên nào rồi phải không. Tương tự, quy tắc 80/20 có thể giúp bạn xác định 20% khách hàng đem lại phần lớn doanh số của bạn và tập trung nỗ lực tiếp thị vào họ.
Nó cũng có thể làm nổi bật 20% sản phẩm hoặc dịch vụ tạo ra 80% doanh thu của bạn, vì vậy bạn có thể cung cấp nhiều hơn những sản phẩm hoặc dịch vụ đó.
3.1.2. Nhược điểm: Nguyên tắc 80/20 không phải lúc nào cũng đúng
Nguyên tắc này không phải là một định luật toán học. Đó là một quan sát chung, nên điều đó không có nghĩa là nó luôn đúng trong mọi trường hợp. Các biến thể tự nhiên của nguyên tắc này có thể xảy ra. Ví dụ: 30% nhân viên bán hàng của bạn có thể chịu trách nhiệm về 60% doanh số bán hàng.
Hơn nữa, nó có thể dễ dàng hiểu sai. Mọi người thường nghĩ rằng họ nên tập trung toàn bộ sự chú ý vào 20% và hoàn toàn quên đi những phần trăm ít quan trọng hơn còn lại.
Nhưng đó chính là một suy nghĩ sai lầm. Mặc dù bạn có thể tập trung phần lớn sự chú ý vào 20% khách hàng ủng hộ doanh nghiệp của bạn nhiều nhất, nhưng bạn không nên bỏ qua 80% còn lại. Nếu bạn làm vậy, bạn có nguy cơ mất họ, và họ sẽ không bao giờ trở thành một phần của 20% nữa.
3.2. Thứ tự ưu tiên
3.2.1. Ưu điểm: Nó giúp bạn ưu tiên
Sử dụng nguyên tắc Pareto, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình bằng cách quyết định xem cần tập trung sự chú ý vào điều gì. Điều này cho phép bạn ủy quyền hoặc bỏ qua mọi thứ khác không cần thiết.
Khi bạn xác định được 80%, bạn có thể bắt đầu tìm ra gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào. Điều này có thể giúp bạn khắc phục những sai sót và tăng doanh thu của mình, làm việc hiệu quả hơn, và gặt hái nhiều thành công hơn.
3.2.2. Nhược điểm: Nó chỉ áp dụng cho quá khứ
Phân tích Pareto chỉ là sự phản ánh dữ liệu từ quá khứ. Mặc dù đây có thể là một quy tắc hữu ích khi lập kế hoạch, nhưng nó không đưa ra dự đoán cho tương lai của bạn.
Mặc dù hiệu suất trong quá khứ có thể là một chỉ báo tốt về hiệu suất trong tương lai đi chăng nữa, nhưng nó không phải lúc nào cũng đúng. Hoàn cảnh luôn thay đổi và phát triển, có nghĩa là nguyên tắc Pareto không phải lúc nào cũng hữu ích cho việc xây dựng các chiến lược cho tương lai.
4. Kết
Nguyên tắc 80/20, còn gọi là nguyên tắc Pareto có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động thực sự quan trọng, vì vậy bạn có thể đạt được nhiều thành tựu hơn với ít nỗ lực hơn.
Nguyên tắc này đã được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh và cuộc số nói chung để tăng năng suất. Vì thế, bạn cũng có thể sử dụng nó trong cuộc sống cá nhân của mình như để quản lý thời gian tốt hơn, chúc bạn thành công.
A - Nguyên tắc 80/20 là gì? Nguyên tắc 80/20 – hay còn gọi là định luật Pareto được đặt theo tên của nhà toán học người Ý Vilfredo Pareto – cho rằng, 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân hoặc lí do xuất phát điểm. Mọi người thường nghĩ rằng nguyên tắc này chỉ được áp dụng trong kinh doanh, ví dụ: 80% doanh thu đến từ 20% đối tượng khách hàng chính; 80% lợi nhuận trong ngành phim ảnh đến từ 20% bộ phim. Tuy nhiên, định luật đơn giản này có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác của đời sống – trong đó có cả việc ra quyết định cá nhân, và chọn lựa cách sống cho mình.
Theo nguyên lý Pareto [80/20], phần lớn mọi việc trên đời đều chỉ chứa 20% là cốt lõi và quan trọng, còn 80% còn lại làm nên chúng lại là những thứ không cần thiết. Để áp dụng hiểu quả quy luật 80/20 chúng ta hãy xem đến định nghĩa về Liều lượng hiệu quả tối thiểu [Minimum Effective Dose] được định nghĩa đơn giản như sau. Đây là liều lượng tối thiểu để tạo ra hiệu quả mong muốn. Mọi thứ vượt lên trên mức MED là phí phạm.
Để tóm lược nội dung nguyên lý Pareto, tôi thích nhất câu nói nổi tiếng của thiên tài hội họa Leonardo da Vinci: "Đơn Giản chính là hình thức tối cao của phức tạp”. Ý nghĩa của nguyên lý này rất đơn giản: tập trung vào những hoạt động đem lại kết qủa ý nghĩa nhất đối với bạn.
B - Những bằng chứng ứng dụng nguyên lý Pareto:
a] Thí nghiệm kinh điển:
Có 2 quầy bán kẹo nhìn rất bắt mắt với những loại kẹo ngon ngọt và đủ màu sắc. Quầy thứ nhất có 24 loại kẹo, quầy thứ hai chỉ có 6 loại thôi. Tất cả các loại kẹo này có giá tương đương nhau để đảm bảo tính công bằng cho kết quả cuối cùng. Giả thiết ban đầu đưa ra là quầy thứ nhất sẽ có doanh thu cao hơn, do bán nhiều loại kẹo hơn. Cả hai quầy kẹo được cho hoạt động trong vòng 3 ngày.Sau 3 ngày, kết quả thu được hết sức bất ngờ: Quầy thứ hai có doanh thu cao gấp đôi quầy thứ nhất dù chỉ trưng bày 6 loại kẹo. Camera ghi hình cho thấy, mặc dù quầy thứ nhất thu hút nhiều khách dừng lại và chọn mua kẹo hơn, nhưng hầu hết trong số đó lưỡng lự, chần chừ mãi không lựa được. Các nhà khoa học rút ra kết luận thú vị về tâm lý con người: Càng nhiều lựa chọn, càng khó chọn!Lựa chọn cũng là một hành động khiến cho con người mệt mỏi và tốn năng lượng không khác gì các hoạt động thể dục thể thao. Nên khi sự khó khăn vượt mức cần thiết, họ sẽ dễ dàng bỏ cuộc và không chọn, hoặc không mua hàng nữa.Thí nghiệm trên đã chứng minh cho bạn thấy, chọn ra thứ tốt nhất trong ba thứ thì dễ dàng hơn nhiều so với việc chọn ra thứ tốt nhất giữa hàng trăm lựa chọn. Nó còn cho bạn thấy, sự bùng nổ thông tin hiện nay không hẳn là điều tốt, thậm chí còn khiến chúng ta trở nên ngờ nghệch hơn vì có quá nhiều thứ để xem xét và không biết nên bắt đầu tư đâu.b] Trong kinh doanh
Về phương diện tiêu thụ sản phẩm, lượng khách hàng mục tiêu có thể giúp bạn đẩy mạnh tiêu thụ trong tổng số khách hàng chỉ có 20%, thế nhưng những người này lại ảnh hưởng đến 80% khách hàng khác, bởi vì họ là người dẫn dắt trong nhu cầu chi tiêu, còn 80% kia chỉ là người chạy theo mà thôi. Do đó bạn phải sử dụng 80% nỗ lực để tìm kiếm 20% số khách hàng quan trọng kia. Trong bán hàng, việc khách hàng có được ấn tượng ban đầu với bạn là trọng yếu, mà 80% ấn tượng ban đầu này đến từ biểu hiện bên ngoài của bạn, do đó trước mặt khách hàng bạn phải tập trung 80% tinh lực để tươi cười. Tiếp theo, khi tiếp xúc với khách hàng, bạn cần học cách lắng nghe, và cần dùng 80% thời gian để lắng nghe nhu cầu khách hàng. Nếu như 80% thời gian này bạn cứ thao thao bất tuyệt, thì hy vọng thành công của bạn giảm xuống chỉ còn 20%; nghĩa là bạn chỉ cần dùng 20% lời nói để thuyết phục khách hàng là được rồi. Ngoài ra, khi bạn xây dựng quan hệ nghiệp vụ với khách hàng, thì 80% đến từ tình cảm giao lưu chứ không phải giới thiệu sản phẩm. Nếu bạn dùng 80% tinh lực để tạo quan hệ với khách hàng, tìm cách thể hiện hữu hảo với khách hàng, thì bạn chỉ cần dùng 20% thời gian để giới thiệu sản phẩm là khả dĩ rồi, mà vẫn có 80% hy vọng thành công. Nếu bạn chỉ dùng 20% nỗ lực để giao tình với khách hàng, còn 80% tinh lực để giới thiệu sản phẩm, thì 80% kết quả của bạn có thể là phí công vô ích.khi tiêu thụ sản phẩm, 80% khách hàng đều sẽ nói giá cả sản phẩm của bạn là quá cao. Thế nhưng bạn không cần phải dùng 80% lời nói để mặc cả với khách hàng, mà phải tập trung 80% tinh lực để chứng minh sản phẩm của bạn có thể giúp ích khách hàng lớn hơn nữa, nghĩa là 80% nỗ lực của bạn nên đặt vào việc dẫn dắt khách hàng, đây là quan trọng nhất. Còn bạn chỉ cần dùng 20% tinh lực để chứng minh vì sao thứ của bạn có giá cao như thế là đã đủ rồi.Ứng dụng của nguyên lý 80/20 trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật. Ví dụ năm 1963, công ty IBM phát hiện thấy khoảng 80% thời gian của một máy tính được dành để thực hiện khoảng 20% mã điều hành. Từ đó công ty IBM lập tức đổi mới phần mềm điều hành, để 20% số mã kia dễ tiếp cận hơn và thân thiện với người sử dụng hơn. Trải qua lần cải tiến này, trong phần lớn lĩnh vực ứng dụng, máy tính của công ty IBM ngày càng có hiệu suất cao hơn và nhanh hơn so với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.c] Nghiên cứu – học tập
Bạn thường đọc một cuốn sách như thế nào? Từ trang này sang trang khác? Như vật, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của chính mình. Thông thường, 80% những thông tin có giá trị nhất gói gọn trong 20% nội dung của quyển sách và nó thường chỉ chiếm 20% thời gian so với khoảng thời gian hầu hết mọi người xem xong toàn bộ quyển sách.Nếu bạn đọc một quyển sách hay tài liệu để giải trí, tôi khuyên bạn hãy thử đọc mục lục và phần giới thiệu đầu tiên. Sau đó, là phần kết luận trước khi sang chương đầu, xem qua các biểu đồ, hình vẽ nếu có. Quay lại phần kết luận một lần nữa và có thể xem chi tiết vài phần bạn cảm thấy thật sự thú vị. Với cách đọc như vậy, bạn sẽ nắm được nội dung chính yếu nhất của quyển sách. Tốt hơn nữa, bạn có thể ghi chú lại hoặc làm “slide” tóm tắt về nó. Việc cần và nên làm là, nhớ xem chúng ta có thể tìm được thông tin cần thiết ở đâu từ tài liệu đã xem trong thời gian ngắn nhất. Trong thế giới tràn ngập những thông tin quá tải như hiện nay, việc rèn luyện và tuân thủ theo quy luật 80/20 là cấp thiết và quan trọng hơn bao giờ hết.Để được xem là thành thạo tiếng Anh, bạn chỉ cần học khoảng 3.000-5.000 từ hay sử dụng nhất. 3000 từ này sẽ giúp bạn hiểu hơn 95% cuộc đối thoại thông thường. Người Mỹ trung bình sử dụng 8.000 từ. Nhà báo và nhà văn sử dụng 15.000 từ. Giáo sư đại học sử dụng 15.000 từ. Shakespeare sử dụng 60,000 từ. Liều Lượng Hiệu Quả Tối Thiểu [MED] của học ngoại ngữ là 3000 từ.
Học bài cũng vậy: 80% nội dung bài học bạn cần nhớ chỉ nằm trong 20% nội dung. 20% nội dung này chính là các từ khóa. Hãy tập trung vào số 20% đó – rồi đọc qua cuốn khác. Giảng viên chấm điểm cũng bằng cách đọc lướt câu và phát hiện từ khóa. Chấm điểm đối với giảng viên là mệt nhọc phiền phức và người ta không trả lương đủ cao để giảng viên chấm bài bằng cách đọc từng chữ một.
d] Xã hội
Hãy ngẫm lại xem, có lẽ bạn sẽ nhận ra rằng, 20% số bạn bè của bạn đem đến cho bạn 80% niềm vui và sự hài lòng. Có vẻ hơi khó nghe nhưng tại sao bạn không dùng nhiều thời gian gặp gỡ những người bạn giúp bạn cảm thấy vui vẻ và thoải mái hơn những người bạn khác? Giữ cho tinh thần thoải mái cũng là một yếu tố rất quan trọng để giữ gìn sức khoẻ và đạt được thành công trong công việc. Vậy tại sao không áp dụng ngay quy luật 80/20 này vào cuộc sống để xem bạn sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu hơn như thế nào?