Bài tập quản lý dự án quản lý thơi gian năm 2024

Từ khi được “Xây dựng” bởi tổng thống thứ 34 của nước Mỹ Dwight D. Eisenhower, ma trận quản lý thời gian mang tên Eisenhower được sử dụng rộng rãi bởi sự đơn giản mà hiệu quả của nó. Đây là phương pháp mà ông Eisenhower nghĩ ra dành cho các nhà quản lý có khối lượng công việc lớn, khó sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên hay bất kỳ ai bận rộn nhiều việc nhưng chưa đạt được hiệu suất mong đợi. Với ma trận Eisenhower, bạn có thể sắp xếp cũng như sàng lọc ra những công việc nào cần thiết, khẩn cấp theo thứ tự ưu tiên và loại bỏ đi những việc không quan trọng. Từ đó hiệu suất công việc của bạn sẽ được tối ưu hóa.

▘Cách áp dụng ma trận Eisenhower:

Để áp dụng phương pháp này, trước tiên bạn phải liệt kê ra những công việc, dự án mà bạn phải làm và kể cả những công việc không cần thiết nhưng vẫn vướng bận thời gian suy nghĩ. Sau đó, sắp xếp các công việc lại dựa trên tính quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng :

1. Công việc gấp và quan trọng (cần thực hiện ngay lập tức).
2. Công việc gấp nhưng không quan trọng (có thể bàn giao cho người khác / tìm sự trợ giúp).
3. Công việc không gấp nhưng quan trọng (có thể thực hiện từ từ).
4. Công việc không gấp và cũng không quan trọng (có thể bỏ qua).

Ma trận Eisenhower

2. Phương pháp “Quả cà chua” Pomodoro:

Đây là phương pháp quản lý thời gian được ra đời vào năm 1980 bởi một CEO người Ý tên Francesco Cirillo. Từ thời là sinh viên, ông nhận ra sự tập trung sẽ bị giảm sút sau khi làm việc trong một khoảng thời gian dài liên tục. Điều này khiến ông hoàn thành công việc hay làm bài tập kém hiệu quả và tốn rất nhiều thời gian. Sau đó, ông đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì phải làm việc liên tục trong một thời gian dài. Pomodoro là một phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.

▘Cách áp dụng phương pháp Pomodoro:

Cụ thể thì Pomodoro có quy chế thời gian là 25 - 5 - 25. Nghĩa là sẽ làm việc liên tục trong 25 phút và nghỉ ngơi thư giãn trong 5 phút. Sau khi lặp lại quy trình làm việc - nghỉ ngơi như vậy 4 lần thì bạn có thể nghỉ ngơi dài hơn (khoảng từ 10 - 30 phút). Ngoài ra, để có thể thực hiện được thành công phương pháp “Quả Cà Chua” này, bạn cũng cần lưu ý vài điều như sau:

1. Trong 1 Pomodoro ( tức 1 lượt làm việc 25 phút và thư giãn 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ phải tính lại từ đầu
2. Chỉ tập trung làm đúng 1 công việc trong thời gian làm việc đã định (không multitask).
3. Nếu công việc xong trước 25 phút thì bạn có thể sử dụng thời gian còn lại để kiểm tra lại cũng như tối ưu hóa công việc vừa hoàn thành.
4. Trong khoảng thời gian nghỉ 5 phút, bạn phải thực sự nghỉ ngơi hoàn toàn bằng các hoạt động như đi dạo, ngồi thiền hít thở, massage đầu và tay hoặc làm các hoạt động thư giãn không phải suy nghĩ khác bất kỳ. Tránh tuyệt đối việc sử dụng Internet, xem phim, đọc truyện…Bởi đây là những thứ kích thích hưng phấn, suy nghĩ của bạn.

Phương pháp Pomodoro

3. Quản trị thời gian nhờ công nghệ:

Ở thời đại 4.0, các nhà quản lý có thể sử dụng các phương tiện công nghệ để tối ưu hóa việc quản trị thời gian của 1 nhóm làm việc nói chung và cá nhân nói riêng. Đặc biệt, trong môi trường làm việc nhiều nhân viên tại các doanh nghiệp, việc áp dụng công nghệ vào quản lý thời gian sẽ thống nhất được văn hóa cũng như thời gian làm việc chung của tất cả nhân viên. Phương pháp quản trị thời gian nhờ công nghệ hiện nay được xem là phương pháp tiên tiến nhất cho các doanh nghiệp hiện đại. Đối với các nhà quản lý của doanh nghiệp, với khối lượng công việc và thông tin đồ sộ cần lưu trữ thì sử dụng phần mềm quản lý sẽ mang lại hiệu quả cao nhất. Khi sử dụng các phần mềm quản lý nói chung và quản lý thời gian nói riêng, người quản lý có thể dễ dàng sắp xếp, truy xuất các thông tin. Hơn hết, nhờ những phần mềm quản lý hiện đại này, người quản quản lý cũng sẽ có được cái nhìn trực quan, nắm được tiến độ hoạt động tổng thể của cả nhóm làm việc.

4. Quản trị thời gian thông qua timeline, schedule:

Các nhà quản lý thường có khối lượng công việc lớn và nhiều các vấn đề phát sinh cần họ giải quyết gấp, nên thứ tự công việc cần làm lại trở nên rắc rối đối với họ. Với những nhà quản lý dự án ở các doanh nghiệp lớn, thì việc bị phân tán tư tưởng cũng như suy nghĩ nhiều công việc cùng một lúc là khó tránh khỏi. Vậy nên để hạn chế những khoảng thời gian mất tập trung do có nhiều công việc dồn lại cùng lúc, nhà quản lý cần sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian như thời gian biểu, đặt deadline cho từng hạng mục công việc theo từng giờ, từng ngày hay từng tháng. Ví dụ: có thể sử dụng biểu đồ Gantt trên Trang Tính của Google để theo dõi tiến độ, deadline của mỗi công việc. Như vậy có thể tránh được vấn đề dành thời gian quá lâu và sa đà vào một việc bất kỳ. Bên cạnh đó thì trên Google cũng có sẵn chương trình Calendar, ứng dụng này của Google cho phép bạn cài đặt nhắc hẹn, lên lịch trình kế hoạch theo từng ngày.

Bài viết trên hy vọng có thể giải đáp được những thắc mắc của bạn đọc về các phương pháp quản trị thời gian hiệu quả của các nhà quản lý. Nếu bạn có quan tâm về những kiến thức liên quan đến lĩnh vực quản trị dự án thì hy vọng rằng những chia sẻ của BAC sẽ giúp ích cho bạn. Đừng quên đón đọc các bài viết mới nhất được cập nhật tại