Cách để sử dụng gmail hiệu quả
1. Sử dụng tính năng Ngăn đọc Gmail đã có chức năng Ngăn đọc, giúp người dùng đọc thư nhanh, dễ dàng hơn. Theo mặc định trên Gmail các mail đều được ẩn đi nội dung. Người dùng buộc phải click trực tiếp vào mail để xem nội dung bên trong. Nếu thường xuyên phải sử dụng tới Gmail thì việc kiểm tra mail theo cách click trực tiếp tương đối mất thời gian nên người dùng có thể sử dụng tính năng Ngăn đọc. Khung xem trước thư này được chia thành 2 phần, một phần tập hợp danh sách các mail và phần còn lại là nội dung mail. Khi chúng ta click vào email thì nội dung được hiển thị ngay. Sau đây là cách để bật tính năng Ngăn đọc: - Đi tới Cài đặt 2. Tạo nhãn trong Gmail Đối với tài khoản Gmail bình thường, tất cả các thư đến đều sẽ tập trung tại một mục và gây ra nhiều khó khăn cho quá trình tìm kiếm lại thông tin, email từ ai đó. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý Gmail thì tính năng này có thể sẽ là thứ bạn cần để phân loại Gmail và sắp xếp thư đến một cách tối ưu để mang lại hiệu quả tốt nhất. Nó sẽ giúp mail của bạn được sắp xếp vào những mục riêng để giúp bạn dễ dàng tìm lại sau một khoảng thời gian. Cách thực hiện: 3. Sử dụng tính năng Tạm ẩn Nếu bạn có nhiều việc cần làm và tập trung nhưng không muốn quên trả lời mail quan trọng thì có lẽ Tạm ẩn sẽ rất hữu ích cho bạn. Tính năng này cho phép bạn tạm hoãn thông báo mail và cho Gmail biết khi nào cần thông báo lại. Khi sử dụng tính năng Tạm ẩn này, bạn có thể chọn một vài tùy chọn khác nhau như báo lại vào ngày hôm sau, cuối tuần, tuần sau hoặc tuần sau nữa hoặc tùy chọn bất cứ thời gian và ngày tháng phù hợp với bạn nhất. Cách thực hiện: 4. Sử dụng Tìm kiếm
Không có gì ngạc nhiên khi Gmail có một công cụ tìm kiếm tuyệt vời. Nó giúp bạn tìm kiếm mail đã mất bằng chủ đề, người gửi, kích thước,... Đặc biệt hơn, tính năng tìm kiếm này còn giúp tạo được bộ lọc để quản lý mail của bạn một cách thông minh hơn. Cách thực hiện: 5. Tạo bộ lọc
Nếu những ai sử dụng Gmail làm phương thức chính để trao đổi công việc thì số lượng thư hàng ngày mà bạn nhận được sẽ khá lớn. Nếu bạn đang cảm thấy rối mắt về lượng thư email bạn nhận được thì nên sử dụng tính năng lọc thư có sẵn trên Gmail. Người dùng có thể thiết lập chế độ lọc thư dựa trên tiêu đề, người gửi,... Mail mới sẽ tự động được sắp xếp theo những gì mà chúng ta sẽ thiết lập. Cách thực hiện: 6. Tiết kiệm thời gian với tính năng Soạn thư thông minh Tính năng Soạn thư thông minh sẽ giúp bạn tự hoàn thành câu bạn đang viết dở. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian để soạn mail. Cách thực hiện: 7. Tham gia cuộc gọi từ Gmail
Gmail hiện nay đã bao gồm Google Meet cho người dùng G-Suite. Nếu công ty của bạn sử dụng Google Meet, bạn có thể tạo hoặc tham gia cuộc họp trực tiếp từ bên trong Gmail mà không cần phải mở tab trình duyệt mới. Cách thực hiện: 8. Lên lịch gửi email
Bạn có muốn viết một mail nhưng không muốn gửi ngay lập tức? Không vấn đề gì. Bạn có thể lên lịch gửi email bất cứ lúc nào. Cách thực hiện: 9. Sử dụng tính năng Mẫu
Tính năng này sẽ giúp bạn có thể nhanh chóng gửi email, tin nhắn của mình cho bạn bè, đối tác với nội dung thư được soạn sẵn từ trước đó. Điều này hoàn toàn phù hợp đối với người cần gửi email cho nhiều người, nhiều lần với những nội dung giống nhau. Cách thực hiện: 10. Hoàn tác gửi Trong lúc vội vã soạn mail để báo cáo công việc, bạn vô tình đánh nhầm 1 ký tự trong địa chỉ Gmail và nhấn nút Gửi. Nhưng thật may mắn là bạn đã bật tính năng Hoàn tác gửi trên Gmail. Bạn hoàn toàn có thể thu hồi được mail mà vẫn chắc chắn tài khoản Gmail bạn gõ nhầm vẫn chưa nhận được. Nó còn cho phép chúng ta chọn độ trễ trước khi gửi mail lên đến 30 giây. Cách thực hiện: 11. Chế độ Bảo mật
Chế độ bảo mật sẽ ngăn mọi người lưu, sao chép, chuyển tiếp hoặc tải xuống email của bạn (mặc dù chế độ này không thể ngăn họ chụp ảnh màn hình). Tính năng này còn cho phép người dùng đặt ngày hết hạn cho email. Cách thực hiện: 12. Sử dụng nhiều chữ ký cho nhiều trường hợp Nhiều người trong chúng ta thường sử dụng hơn 2 chữ ký khi làm việc. Ví dụ như chúng ta sử dụng chữ ký thân mật đối với đồng nghiệp, bạn bè, người thân nhưng lại sử dụng chữ ký trang trọng hơn khi gửi mail đến khách hàng, cấp trên. Hiện nay Gmail đã cho phép chúng ta tạo nhiều chữ ký để linh hoạt hơn trong việc chọn chữ ký phù hợp cho mail trong những tình huống cụ thể. Cách thực hiện: 13. Điều chỉnh mật độ hộp thư đến Bằng cách điều chỉnh mật độ bạn có thể được tùy chỉnh số lượng mail hiển thị trên giao diện Gmail của bạn. Cách thực hiện: 14. Hoàn thành nhiều việc hơn với Tasks
Giống như Nhãn và Tạm ẩn, đây là tính năng giúp bạn cập nhật, lưu trữ các mail quan trọng. Nó như một danh sách công việc, giúp bạn sắp xếp công việc hằng ngày, xem lại những gì bạn đã thực hiện, tránh quên những việc cần làm,... Cách thực hiện: Nguồn Tech Radar |