Cách ghi sổ lên lớp

QUY ĐỊNH

Về việc thực hiện, quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ quản lý đào tạo trong tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp

[Ban hành kèm theo Quyết định số 172/QĐ- TCNVN ngày 22 tháng 7 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Trung cấp nghề Vạn Ninh]

A. Quy định chung

I. Mục đích yêu cầu

1. Mục đích

Về việc thực hiện, quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ đào tạo là một nội dung bắt buộc trong hệ thống hồ sơ quản lý tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp, nhằm hoàn thiện nội dung chương trình, giáo trình và các hồ sơ quản lý đào tạo theo quy định của cơ quan Nhà nước về dạy nghề.

2. Yêu cầu

Hồ sơ, tài liệu được thực hiện trên cơ sở các biểu mẫu theo quy định của cơ quan Quản lý nhà nước về dạy nghề các cấp và quy định của Trường Trung cấp nghề Vạn Ninh.

Hồ sơ, tài liệu có kết cấu hợp lý, trình bày khoa học, rõ ràng, dễ hiểu; dễ kiểm tra, kiểm soát nội dung.

II. Phạm vi, đối tượng áp dụng

Văn bản này quy định thực hiện quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ đào tạo là một nội dung bắt buộc trong hệ thống hồ sơ quản lý tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp, áp dụng cho toàn thể cán bộ, giáo viên tham gia vào quá trình tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp.

B. Thực hiện, quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ quản lý đào tạo

I. Hồ sơ, sổ sách dành cho trường

1. Hồ sơ tuyển sinh

- Quyết định Thành lập Hội đồng tuyển sinh;

- Quyết định Thành lập Ban thư ký tuyển;

- Quyết định Ban hành Quy chế tuyển sinh; Quy định thang điểm;

- Quyết định Thành lập Ban chỉ đạo, tuyên truyền, tư vấn tuyển sinh;

- Các biên bản Hội đồng tuyển sinh;

- Danh sách Đăng ký dự tuyển;

- Kết quả xét tuyển

- Quyết định công nhận trúng tuyển

- Quyết định phân công lớp [ có danh sách kèm theo]

2. Chương trình [ Mẫu số 1]

Chương trình đào tạo thể hiện được mục tiêu đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng; quy định chuẩn kiến thức, kỹ năng của học sinh sau khi tốt nghiệp; phạm vi và cấu trúc nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo; cách thức đánh giá kết quả học tập đối với từng mô đun, tín chỉ, môn học, từng chuyên ngành hoặc từng nghề và từng trình độ. Chương trình đà tạo được quy định theo Thông tư 03/2017/TT-BLĐTBXH ngày 01/3/2017 quy định về quy trình xây dựng, thẩm định và ban hành chương trình; tổ chức biên soạn, lựa chọn, thẩm định giáo trình đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng.

3. Kế hoạch đào tạo [Mẫu số 2], Biểu mẫu Lịch trình giảng dạy

Kế hoạch đào tạo là văn bản cụ thể hóa chương trình đào tạo, thể hiện toàn bộ thời gian, hoạt động của chương trình đào tạo; xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi học kỳ, năm học, khóa học; thời gian, thời lượng đào tạo các môn học, mô đun, tín chỉ phù hợp với chương trình đào tạo; thời gian đào tạo lý thuyết, thực hành, thực tập; kế hoạch và tổ chức các hoạt động thi, bảo vệ chuyên đề, khóa luận tốt nghiệp [nếu có]; thời gian thi hết môn học, mô đun, thi tốt nghiệp; thời gian nghỉ hè, lễ tết, khai giảng, bế giảng; thời gian học tập ngoại khóa và một số nội dung khác tùy theo từng ngành, nghề.

4. Tiến độ đào tạo [Mẫu số 3]

Tiến độ đào tạo là kế hoạch thể hiện tóm tắt toàn bộ tiến độ thực hiện nội dung hoạt động của từng lớp học của trường theo từng tuần, từng tháng trong thời gian của một năm học, làm cơ sở cho việc xây dựng thời khóa biểu học tập. Tiến độ đào tạo của trường được xây dựng trên cơ sở tiến độ đào tạo của từng khoa/đơn vị căn cứ vào chương trình và kế hoạch đào tạo.

5. Thời khóa biểu [Mẫu số 4]

Là loại kế hoạch ghi chép thời gian học tập cụ thể cho từng ngày trong tuần của từng lớp hoặc của từng chương trình đào tạo. Thời khóa biểu có thể ổn định trong một học kỳ hoặc một năm học.

6. Sổ lên lớp [Mẫu số 5]

Sổ lên lớp là loại sổ dùng để theo dõi toàn bộ quá trình học tập và kết quả học tập của học sinh và giảng dạy của giáo viên trong toàn khóa học đối với từng lớp học.

7. Sổ quản lý học sinh [Mẫu số 6]

Sổ quản lý học sinh sổ ghi chép, theo dõi về học sinh. Nội dung sổ quản lý học sinh bao gồm: Sơ yếu lý lịch, kết quả rèn luyện của học sinh theo từng kỳ học, năm học, khóa học.

8. Sổ theo dõi đào tạo tại doanh nghiệp [Mẫu số 7.Hồ sơ kế hoạch thực tập học sinh, Đề cương thực tập tốt nghiệp, Báo cáo thực tập tốt nghiệp]

Sổ theo dõi đào tạo tại doanh nghiệp là sổ ghi chép các hoạt động đào tạo tại doanh nghiệp của từng nhóm, từng lớp. Sổ theo dõi đào tạo tại doanh nghiệp bao gồm các nội dung như: Nhóm/lớp học, khóa học, ngành/nghề đào tạo, năm học; danh sách người hướng dẫn thực hành, thực tập; danh sách giáo viên tham gia giảng dạy, quản lý học sinh; danh sách học sinh; nội dung thực hành, thực tập; kết quả thực hành, thực tập của học sinh và các nội dung khác có liên quan tới đào tạo tại doanh nghiệp.

9. Hồ sơ tốt nghiệp

Hồ sơ tốt nghiệp được lưu tại phòng Đào tạo và Văn thư, bao gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng thi tốt nghiệp và các Ban giúp việc cho Hội đồng thi tốt nghiệp;

- Kế hoạch thi tốt nghiệp;

- Kế hoạch phân công giáo viên ra đề thi, chấm thi tốt nghiệp;

- Kế hoạch phân công giáo viên coi thi;

- Các biên bản họp Hội đồng thi tốt nghiệp;

- Bảng điểm các môn học trong toàn khóa;

- Bảng tổng hợp điểm trung bình chung toàn khóa;

- Danh sách học sinh đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp

- Danh sách học sinh không đủ điều kiện dự thi tốt nghiệp;

- Bản gốc kết quả thi tốt nghiệp các môn;

- Quyết định công nhận tốt nghiệp [có danh sách đính kèm].

10. Sổ cấp bằng tốt nghiệp, chứng chỉ; sổ cấp bản sao bằng, chứng chỉ

- Sổ cấp bằng tốt nghiệp [Mẫu số 8] là loại sổ theo dõi việc cấp bằng tốt nghiệp cho học sinh sau khi tốt nghiệp.

- Sổ cấp chứng chỉ sơ cấp [Mẫu số 9]

- Sổ cấp bản sao chứng chỉ sơ cấp [Mẫu số 10]

II. Hồ sơ, sổ sách dành cho giáo viên

1. Kế hoạch giáo viên [Mẫu số 11]

Vào mỗi học kỳ, các khoa căn cứ kế hoạch đào tạo và kế hoạch tuyển sinh của trường, tổ chức xây dựng kế hoạch giáo viên trình Hiệu trưởng phê duyệt để tổ chức thực hiện, lưu gốc tại phòng Đào tạo, các phòng, khoa liên qua sử dụng bản sao.

2. Giáo án [Mẫu số 12]

Giáo án là kế hoạch giảng dạy của giáo viên, giảng viên cho nội dung giảng dạy. Bao gồm: Giáo án lý thuyết, giáo án thực hành và giáo án tích hợp: Giáo viên lên lớp bắt buộc phải có giáo án đã được trưởng Khoa ký duyệt, kết thúc môn học giáo án được lưu tại khoa và phòng đào tạo.

3. Sổ tay giáo viên, sổ chủ nhiệm

- Sổ tay giáo viên [Mẫu số 13]: là sổ ghi chép của giáo viên trong quá trình quản lý giảng dạy trên lớp học, sổ được lưu tại khoa.

- Sổ chủ nhiệm [Mẫu số 14]: để quản lý học sinh, là một trong những yếu tố, cơ sở pháp lý để đánh giá, xếp loại các học sinh trong lớp.

4. Giáo trình

Căn cứ chương trình được phê duyệt ban hành, các khoa nghiên cứu thực hiện biên soạn giáo trình hoặc có thể lựa chọn giáo trình do các trường khác ở trong nước hoặc nước ngoài biên soạn phù hợp với chương trình, trình độ và lĩnh vực ngành, nghề cần đào tạo, tổ chức thẩm định và phê duyệt để đưa vào sử dụng và được lưu tại khoa.

5. Hồ sơ thực tập tại doanh nghiệp của giáo viên [Mẫu số 15]

Là loại hồ sơ học tập bồi dưỡng chuẩn hóa, bồi dưỡng nâng cao, nghiên cứu khoa học.

6. Hồ sơ học tập học sinh

- Sau khi có kết quả kiểm tra kết thúc môn học [Biểu mẫu kết thúc môn học], khóa học, khoa gửi bản gốc kết quả học tập [ Mẫu số 16], bảng tổng hợp kết quả rèn luyện học sinh [Mẫu số 17], [ Phiếu đánh giá rèn luyện học sinh], [Biên bản họp xét rèn luyện học sinh] về phòng Đào tạo - Quản sinh.

- Biểu mẫu đề nghị kỷ luật học sinh [Mẫu 18], Biên bản họp xét kỷ luật [Mẫu 19].

III . Chế độ lưu trữ các loại hồ sơ

Thực hiện theo quy định tại Thông tư 09/2017/TT- BLĐTBXH ngày 13/3/2017 Quy định việc tổ chức thực hiện chương trình đào tạo trình độ trung cấp, trình độ cao đẳng theo niên chế hoặc theo phương thức tích lũy mô- đun hoặc tín chỉ; quy chế kiểm tra, thi, xét công nhận tốt nghiệp. Cụ thể như sau:

Các văn bản chỉ đạo điều hành, phối hợp: Gửi đến khoa, bộ phận nào thì khoa, bộ phận đó phải lưu để triển khai thực hiện.

 Đối với các loại hồ sơ chưa quy định thời gian lưu tại văn bản này, sau thời gian 10 năm kể từ khi khóa học kết thúc, phòng Đào tạo cùng các khoa đề xuất thủ tục để hủy theo các quy định hiện hành.

IV. Quản lý, sử dụng hồ sơ, sổ sách

Tất cả hồ sơ, sổ sách phải được Trưởng phòng Đào tạo – Quản sinh và Hiệu trưởng ký duyệt trước khi đưa vào sử dụng; Bản gốc được lưu tại phòng Đào tạo.

V. Tổ chức thực hiện

Trên đây là quy định việc thực hiện, quản lý, lưu trữ các loại hồ sơ quản lý đào tạo trong tổ chức hoạt động giáo dục nghề nghiệp, yêu cầu trưởng các phòng, khoa chỉ đạo cán bộ, giáo viên của đơn vị nghiêm túc thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về kết quả thực hiện.

 Trong quá trình thực hiện nếu gặp khó khăn vướng mắc phải phán ánh về phòng Đào tạo – Quản sinh để kịp thời phối hợp bổ sung, điều chỉnh.

                                                       HIỆU TRƯỞNG

                                                      [ Đã ký]

                                                       Lê Viên Ngọc Bàng