Cách sử dụng hàm conditional formatting
Show
Excel có một công cụ định dạng có kiều kiện (Condititional Formatting) khá là đầy đủ cho nhu cầu của người dùng. Tuy nhiên các kiểu định dạng có sẵn của Excel không đủ để đáp ứng yêu cầu của bạn, Excel hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng tạo quy tắc mới. Các kiểu quy tắc định dạng có sẵn trong Conditional FormattingVị trí của Conditional Formatting là nằm trong thẻ Home. Để cài đặt định dạng cho một vùng /cột /dòng dữ liệu, bạn chọn (bôi đen) vùng dữ liệu đó. Chọn thẻ Home (1) và nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting (2). Highlight cells Rules - Quy tắc đánh dấu mầu ô theo quy tắc giá trị
Ví dụ bảng trên bạn tìm các giá trị doanh thu lớn hơn 4.000.000.000 và bôi mầu ô đó => Bạn chọn Greater than. Mục giá trị so sánh bạn gõ số 4.000.000.000 (1). Mục định dạng bôi mầu (2), bạn có thể lựa chọn các định dạng có sẵn của Excel hoặc tùy chỉnh bằng cách chọn Custom Format. Sau khi lựa chọn xong các tùy chọn bạn nhấn nút OK. Và kết quả là các ô chứa giá trị lớn hơn 4.000.000.000 được bôi mầu. Top /Botton Rules – Quy tắc xác định ô theo thứ hạngExcel xác định thứ hạng của ô trong vùng dữ liệu và định dạng ô đó.
Ví dụ bảng trên, bạn cần định dạng mầu các ô nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu, bạn chọn Below Average. Cửa sổ tùy chọn định dạng hiện lên, bạn có thể lựa chọn các định dạng có sẵn của Excel hoặc tùy chỉnh bằng cách chọn Custom Format. Rồi nhấn nút OK. Data Bar – Định dạng mức độ lớn nhỏ của từng giá trịVới định dạng này, mức độ lớn nhỏ của từng ô trong vùng dữ liệu sẽ được phân định bằng việc bôi màu dài hay ngắn. Color Scale – Quy tắc xắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng giảm theo độ đậm nhạt của mầu sắcQuy tắc này sẽ sắp xếp thứ tự của từng ô trong chuỗi và bôi mầu theo định dạng mà người dùng lựa chọn. Icon Set – Thêm biểu tượng vào ô giá trịVới kiểu mẫu định dạng này, Excel phân nhóm dữ liệu bằng biểu tượng đặc biệt như mũi tên, đèn giao thông,.. Tạo một quy tắc định dạng mới trong ExcelNếu như các kiểu quy tắc định dạng có sẵn vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của báo cáo, bạn có thể thiết lập định dạng mới bằng cách: Bước 1: Bạn chọn (bôi đen) vùng dữ liệu cần đổi màu. Trên thẻ Home (1), bạn nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting (2) và chọn New Rule (3). Bước 2: Cửa sổ New Formatting Rule hiện ra. (1) Select a Rule Type: chọn kiểu phân loại dữ liệu mà bạn cần thực hiện.
(2) Edit the Rule Description: Tùy chọn thiết lập mô tả cho kiểu phân loại dữ liệu mà bạn chọn ở trên. Với kiểu thiết lập trên, Thủ Thuật Phần Mềm đã cài đặt định dạng cho số lớn nhất mầu càng cam nhạt và đậm dần cho đến số nhỏ nhất. Kết quả thu được như sau: Xóa và quản lý quy tắc định dạngĐể kiểm tra và quản lý quy tắc định dạng, bạn vào Conditional Formatting và chọn Manage Rules. Cửa sổ Manage sẽ hiện ra, dựa vào cửa sổ này bạn có thể biết được ô đang áp dụng quy tắc điều kiện nào. Ở đây bạn có thể bổ sung thêm định dạng, chỉnh /sửa định dạng và xóa định dạng. Để xóa toàn bộ định dạng của Conditional Formatting, bạn không thể chỉnh bằng Fill (bôi mầu ô ), mà phải xóa định dạng đã cài đặt bằng cách: Bước 1: Bạn chỉ bôi đen vùng dữ liệu mà cần xóa định dạng. Trên thẻ Home (1), bạn nhấn vào biểu tượng Conditional Formatting (2) và chọn Clear Rules (3). Trong đó: Clear rules from selected Cells là xóa định dạng ở ô đang được chọn. Clear rules from entire Sheet là xóa toàn bộ định dạng ở trang tính đang mở. Trên đây Thủ Thuật Phần Mềm đã hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ định dạng có điều kiện Conditional Formatting trong Excel. Chúc các bạn thành công!.
Conditional Formatting trong Excel hay Định dạng có điều kiện là một tính năng hữu ích và rất cần thiết trong hầu hết các báo cáo Dashboard. Tính năng này giúp các ô tính nổi bật hơn dựa theo các điều kiện cho trước. Hãy cùng Tinhocmos tìm hiểu ngay cách định dạng có điều kiện trong Excel để báo cáo của bạn trở nên khác biệt và ấn tượng nhé. Khái niệm về Conditional Formatting trong ExcelConditional Formatting trong Excel hay Định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn định dạng ô tính theo nhiều tiêu chí khác nhau: màu sắc, font chữ, viền ô,… Định dạng có điều kiện có ưu điểm vượt trội linh hoạt hơn định dạng thông thường và sẽ tự động định dạng một khi ô tính đáp ứng được tiêu chí đã đặt ra. Định dạng có điều kiện có thể được áp dụng cho một hoặc nhiều ô, hàng, cột hoặc toàn bộ trang tính tùy nhu cầu của bạn. Cách bước sử dụng Conditional Formatting trong ExcelBước 1: Chọn vùng giá trịBạn chọn vùng giá trị cần định dạng có điều kiện trong Excel
Bước 2: Mở New Formatting Rule để thêm định dạng có điều kiệnSau đó, tại thẻ Home > Styles, bạn chọn biểu tượng Conditional Formatting và nhấp chọn New Rule. Hộp thoại New Formatting Rule hiện ra.
Bước 3: Cài đặt điều kiện định dạngTiếp theo, bạn chọn kiểu quy tắc mình cần dùng. Ở đây, Tinhocmos chọn quy tắc Format only cells that contain để định dạng ô theo các điều kiện bên dưới. Tại phần Format only cells with, bạn lần lượt chọn Cell Value, Greater than và điền giá trị 250. Điều kiện này nghĩa là giá trị của các ô sẽ >250.
Bước 4: Cài đặt Format Cells cho ô tính thỏa mãn điều kiệnPhần Preview, bạn chọn Format. Hộp thoại Format Cells hiện ra. Trong bảng Format Cells, bạn chọn mục Fill > More Colors rồi chọn màu xanh và nhấn OK để xác nhận.
Bước 5: Xác nhận kết quảQuay trở về bảng New Formatting Rule ban đầu, bạn kiểm tra lại và chọn OK để xác nhận. Ta được kết quả định dạng như hình, tất cả các ô có giá trị >250 sẽ được tô màu xanh. Một số loại Conditional Formatting trong Excel phổ biến nhấtĐịnh dạng Highlight ô tínhBạn chọn Conditional Formatting > Highlight Cells Rules. Các tùy chọn định dạng phổ biến bao gồm:
Bạn có thể chọn More Rule để tùy chỉnh định dạng có điều kiện. Ví dụ, dưới đây, Tinhocmos đã thêm định dạng có điều kiện là các ô có giá trị <50 sẽ được tô màu đỏ.
Định dạng Xếp hạng giá trị các ôBạn chọn Conditional Formatting > Top/Bottom Rules. Các tùy chọn định dạng phổ biến bao gồm:
Bạn chọn More Rule để có thể tùy chỉnh rule mong muốn. Ví dụ, Tinhocmos đã cài định dạng có điều kiện là Top 3 ô có giá trị cao nhất sẽ được tô màu xanh. Ta được kết quả như sau:
Định dạng thêm thanh Data BarsĐây là một định dạng rất thú vị giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn. Bảng dữ liệu như được thêm một “biểu đồ phụ” vào trong đó. Bạn chỉ cần chọn Conditional Formatting > Data Bars rồi chọn màu phù hợp là sẽ thu được kết quả như hình. Tóm lại về Conditional Formatting trong ExcelĐịnh dạng có điều kiện trong Excel luôn là một trong những tính năng quan trọng bậc nhất và có tính ứng dụng cao trong nhiều nghiệp vụ phân tích, báo cáo kinh doanh. Thành thạo kỹ năng này sẽ giúp nâng tầm báo cáo và cải thiện khả năng phân tích dữ liệu của bạn một cách đáng kể.
Ngoài ra, nếu công việc của bạn gắn liền với Tin học văn phòng nhưng vì quá bận rộn nên bạn không có thời gian tham gia các lớp học trực tiếp ở trung tâm thì bạn có thể tham khảo khóa Luyện thi MOS online, và Excel AZ từ cơ bản đến nâng cao và ứng dụng của Trung tâm tin học văn phòng MOS nhé! Thông tin liên hệ Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn Doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương Email: Hotline: 0914 444 343 comments |