1. Những điều bạn cần biết về thư từ chối phỏng vấn
1.1. Tại sao bạn nên viết thư từ chối phỏng vấn?
Nhiều bạn nghĩ việc viết thư từ chối phỏng vấn vừa mất thời gian, vừa cảm thấy không cần thiết và không đem lại giá trị gì cho bản thân mình. Tuy vậy, khi bạn được mời phỏng vấn thì nhà tuyển dụng đã dành thời gian cho bạn và bạn không nên làm mất thời gian và công việc của họ, cũng như để những ứng viên khác sớm có cơ hội phỏng vấn, thì việc viết một lá thư từ chối phỏng vấn khéo léo, chuyên nghiệp và lịch sự là điều cần thiết. Khi đó, nhà tuyển dụng bị từ chối nhưng vẫn mỉm cười hài lòng với bạn dù không nhận được kết quả như mong muốn.
Có nhiều lý do khiến bạn muốn từ chối phỏng vấn, những lý do đó thường xoay quanh việc bạn không muốn công việc này nữa. Bạn nên thành thật và thẳng thắn nêu ra những lý do của mình. Một số lý do thích hợp để từ chối phỏng vấn như:
- Bạn đã tìm được một công việc mới ở một công ty khác.
- Đây là vòng phỏng vấn thứ 2 hoặc thứ 3, bạn đã đến phỏng vấn trước đó và thấy công việc này không phù hợp với bạn.
- Bạn có những vấn đề phát sinh trong cuộc sống và cần giải quyết chúng.
- Lịch trình của bạn thay đổi và bạn không thể làm ở công ty mời phỏng vấn.
- Vị trí ứng tuyển này yêu cầu cao hơn khả năng của bạn hoặc nhà tuyển dụng phản hồi quá chậm và bạn đã tìm được một công việc mới.
- Bạn nhận được lời mời làm ở công ty khác với mức lương cao hơn.
- Bạn bè của bạn làm việc ở đây và có phản hồi không tốt về công ty.
- Bạn đã từng nộp đơn xin việc vào công ty này ở vị trí khác và cảm thấy công ty, môi trường, công việc hay con người ở đây đều không phù hợp với bạn.
Cho dù là lý do gì đi chăng nữa, khi viết thư từ chối phỏng vấn, bạn cần giữ thái độ thân thiện, lịch sự. Vì biết đâu trong tương lai, bạn lại muốn ứng tuyển vào công ty này thì sao? Cuộc sống luôn tràn đầy điều bất ngờ, do đó bạn cần luôn tỉnh táo và khôn khéo khi viết thư từ chối phỏng vấn nhé!
Cho dù bạn viết email hay thư từ chối phỏng vấn thì cần đảm bảo có các yếu tố sau:
- Thời gian: Khi nhận được lời mời phỏng vấn của nhà tuyển dụng, bạn cần trả lời họ sớm nhất có thể, thường là trong khoảng 24 giờ kể từ lúc bạn nhận được lời mời phỏng vấn.
- Nội dung: Nội dung thư từ chối phỏng vấn của bạn cần ngắn gọn, đầy đủ và súc tích. Để tránh mất thời gian, bạn nên đi thẳng vào vấn đề mà bạn viết thư từ chối nhà tuyển dụng. Bạn cũng cần bày tỏ sự tiếc nuối của khi không được làm việc cùng công ty và có thể giữ thông tin liên hệ nếu sau này có nhu cầu, bạn dễ dàng liên hệ với nhà tuyển dụng.
- Giới thiệu ứng viên khác: Bạn có thể mở rộng mối quan hệ của mình bằng cách tìm kiếm những người quen của bạn đang có nhu cầu tìm việc và phù hợp với vị trí mà nhà tuyển dụng đưa ra. Khi đó, bạn nên giới thiệu người đó cho nhà tuyển dụng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ.
2.2. Cách từ chối phỏng vấn qua email và qua thư
2.2.1. Từ chối phỏng vấn qua email
Cách đầu tiên bạn có thể viết thư từ chối phỏng vấn nhà tuyển dụng qua email. Nội dung của thư từ chối phỏng vấn qua email tuy ngắn gọn nhưng cũng cần đảm bảo đầy đủ nội dung như: Lời chào, lời giới thiệu, lời cảm ơn nhà tuyển dụng mời phỏng vấn, lý do từ chối phỏng vấn, giới thiệu người khác phù hợp hơn [nếu có], cảm ơn, kết thư.
Bạn có thể tham khảo mẫu thư từ chối phỏng vấn dưới đây:
“Tiêu đề: Thư từ chối phỏng vấn – Vị trí – Mã số công việc [nếu có]
Kính gửi/ Dear… [Tên người nhận],
Trước tiên, tôi muốn bảy tỏ sự biết ơn vì đã nhận được lời mời phỏng vấn của Quý công ty cho vị trí… [Tên vị trí]. Dù rất lấy làm tiếc nhưng tôi vẫn phải viết email này để thông báo với Quý công ty rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn ngày/ tháng/ năm vì lý do... [Nêu lý do cụ thể, ngắn gọn].
Với vị trí và yêu cầu công việc hiện tại ở Quý công ty, tôi nhận thấy ứng viên… [Tên người bạn sẽ giới thiệu] rất phù hợp để đảm nhận. Anh/ Chị có thể liên hệ với …. [Tên ứng viên bạn giới thiệu] thông qua… [Email/ Số điện thoại] để trao đổi rõ hơn.
Hy vọng chúng ta sẽ hợp tác dài lâu trong tương lai nếu có cơ hội ở một lần khác.
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn vì lời mời phỏng vấn của Quý công ty.
Trân trọng và thân ái!
[Tên của bạn]”
Khi viết email từ chối nhà tuyển dụng, bạn không nên phá hủy mối quan hệ với nhà tuyển dụng, nên giữ mối quan hệ tốt đẹp với họ vì bạn không biết có hợp tác lại với nhà tuyển dụng trong tương lai hay không? Giữ mối quan hệ tốt đẹp cũng là cách để bạn tạo cơ hội cho bản thân mình trong tương lai. Đặc biệt, bạn không nên nói dối nhà tuyển dụng, vì nói dối có thể mang lại kết quả xấu hơn cho bạn.
Vì bạn không gặp trực tiếp nhà tuyển dụng để từ chối lời mời phỏng vấn của họ nên những câu từ, thông tin trong thư từ chối phỏng vấn được xem là “bộ mặt” của bạn. Nội dung email bạn cũng không nên đề cập quá chi tiết đến lý do bạn từ chối phỏng vấn. Và nếu bạn trình bày lý do không hợp lý sẽ khiến bạn đánh mất mối quan hệ với nhà tuyển dụng. Vì vậy, bạn cần đảm bảo thư từ chối phỏng vấn của mình ngắn gọn, đủ ý và không quá dài dòng.
Ngoài ra, bạn cũng cần giới thiệu ứng viên khác. Ứng viên này có thể là người quen hoặc bạn bè của bạn, những người phù hợp với vị trí mà nhà tuyển dụng đang yêu cầu. Tuy nhiên, bạn cũng cần hỏi trước những người bạn định giới thiệu, xem họ có nhu cầu tìm công việc này hay không. Nếu họ đồng ý với lời giới thiệu của bạn thì bạn nên để thông tin liên lạc của người đó trong email từ chối phỏng vấn của mình, nhà tuyển dụng sẽ tự mình liên lạc trực tiếp với họ. Việc này vừa giúp bạn bè có cơ hội tìm được công việc mới cũng như giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian tìm ứng viên khác.
Sau khi đã gửi email từ chối phỏng vấn, bạn nên gọi điện thoại lại xác nhận với nhà tuyển dụng xem họ đã nhận được email của bạn hay chưa, bạn cần chắc chắn họ đã nhận được email từ chối phỏng vấn của bạn và biết được bạn đã từ chối phỏng vấn. Bạn có thể nói ngắn gọn về nội dung email của bạn. Tuy nhiên, bạn không nên trò chuyện quá lâu vì nhà tuyển dụng có thể sẽ hỏi đến lý do của bạn.
2.2.2. Từ chối phỏng vấn qua thư
Ngoài viết email từ chối phỏng vấn, bạn có thể viết từ chối phỏng vấn qua thư. Bạn có thể sử dụng một lá thư mẫu để điền sẵn nội dung, nhưng sẽ càng tốt hơn khi bạn viết tay. Phía nhân sự trong công ty sẽ cảm nhận được thành ý của bạn và dễ dàng tiếp nhận lời từ chối phỏng vấn.
Do đó, một lá thư từ chối phỏng vấn nắn nót, sạch sẽ với những từ ngữ trang nhã giúp hình ảnh của bạn trong mắt nhà tuyển dụng trở nên tốt đẹp hơn. Nội dung của thư từ chối cũng giống như khi bạn từ chối qua email. Bạn cũng đừng quên đề nghị ghi nhớ địa chỉ và cách thức liên lạc của họ để giữ mối quan hệ lâu dài và biết đâu tương lai bạn lại cần đến.
Như vậy, bạn có thể viết thư từ chối phỏng vấn qua hai cách trên. Cho dù bạn viết qua hình thức nào thì cũng cần sử dụng từ ngữ lịch sự, trang trọng và từ chối khéo léo. Bạn cũng cần chú ý lỗi chính tả, diễn đạt, sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chắc chắn về quyết định của bản thân mình.